Принципы построения эффективной системы контроля.

Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоя­нии сформулировать новые цели, которые обеспечат ей выжива ние в будущем; Для этого он должен обладать несколькими важ­ными свойствами.

Область контроля. Для того чтобы контроль был эффектив­ным, обеспечивал достижение целей организации, он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации — внешнюю ситуацию и внут­ренние процессы, протекающие в ней. Речь идет не о том, что он должен быть тотальным, мелочным, фиксировать любые собы­тия. Это дорого и практически невозможно. Контроль процесса деятельности организации не может осуществлять только одно лицо или небольшая группа людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо луч­ший контроль — это самоконтроль заинтересованных в результа­тах своего труда исполнителей. Поэтому, чтобы получить надеж­ный контроль, нужно максимально расширить полномочия лю­дей в процессе выполнения своих обязанностей и проверять лишь самое важное — результаты.

Своевременность контроля заключается во временном интер­вале между проведением измерений или оценок, который адек­ватно соответствует контролируемому явлению. Помимо этого, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, сис­тема эффективного контроля — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрог­нозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и npиcnоcaбливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных измене­ний в системе контроля..,

Экономичность контроля. Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств долж­ны приближать организацию к поставленным целям. Таким обра­зом, если суммарные затраты превосходят создаваемые ею пре­имущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль.

Уильям Ньюмен, профессор Высшей школы бизнеса при Ко­лумбийском университете, сформулировал несколько рекомен­даций для менеджеров, которые хотели бы избежать непредна­меренного негативного воздействия контроля на поведение со­трудников и, таким образом, повысить его эффективность, Эти рекомендации таковы.

Устанавливайте стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны пони­мать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей.

Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. При вы­работке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них организация. Одна­ко, согласно мотивационной теории ожидания, можно мотиви­ровать людей на работу для достижения только тех целей, кото­рые они склонны считать реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогич­но, если стандарт установлен на столь низком уровне, что достичь его не составляет никакого труда, это обстоятельство мо­жет оказывать демотивирующее воздействие на людей с высо­ким уровнем потребностей в достижении высоких результатов. Хороший менеджер чувствует разницу в потребностях и воз­можностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий.

Устанавливайте двустороннее общение. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь ру­ководства. У. Ньюмен считает, что любой руководитель, осуще­ствляющий контроль в организаций, — от президента до брига­дира, должен откровенна обсудить со своими подчиненными, ка­кие значения ожидаемых результатов будут применяться в каче­стве стандартов в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличить вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, не очевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы.

Избегайте чрезмерного контроля. Руководство не должно пе­регружать своих подчиненных многочисленными формами конт­роля, иначе это будет поглощать все их внимание, может просто раздражать и приведет к полному беспорядку и краху.

Вознаграждайте за достижение стандарта. Если руководство организации хочет, чтобы сотрудники были ориентированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно спра­ведливо вознаграждать их за достижение установленных стан­дартов результативности.