Изменение ширины столбца и высоты строки

Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 8,5 означает, что в ячейку данного столбца можно ввести в сред­нем 8,5 символов стандартного шрифта (для пропорционально­го шрифта точная оценка невозможна). Ширина столбца - от 0 до 255 символов.

Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409).

Чаще всего приходится изменять ширину столбца (напри­мер, чтобы разместить тексты или использовать длинные числа).

Для изменения размеров столбца (строки) в Excel предусмотре­ны два способа. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указа­тель примет форму черного крестика с двунаправленной стрел­кой влево - вправо) и переместите границу влево или вправо мето­дом «Drag-and-Drop». Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указа­тель примет форму черного крестика с двунаправленной стрел­кой вверх-вниз) и переместите границу вверх или вниз. В поле имени при перемещении границы высвечивается текущая шири­на столбца (высота строки) в соответствующих единицах измере­ния (символах или пунктах).

Если необходимо явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), то необходимо выделить хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду Формат-Столбец-Ширина... или Формат-Строка-Высота... и укажите в соответст­вующем диалоговом окне необходимое значение ширины столб­ца (высоты строки).

Вид данных, вводимых в ячейку таблицы

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

• число;

• формулу;

• текстовую (алфавитно-цифровую) информацию. MicrosoftExcel отличает один вид информации от другого.

Число

Если набрали некую последовательность символов, в ко­торую входят цифры, а также знаки «+», «-» (в начале последо­вательности) или «,» (как разделитель целой и дробной части), эта последовательность считается числом.

В MicrosoftExcel число может состоять только из следующих символов: 0123456789 + -(),/$%.Ее

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запя­тая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых сим­волов, рассматриваются как текст.

Примеры чисел: 257; -345,2; +4890,859

По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, но вы можете выровнять его по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания. Кроме того, вы можете записать число в экспо­ненциальной форме (в виде мантиссы и порядка). Например, чис­ло 48 900 можно представить как 4.89Е+04.

Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8-12 символов). Слиш­ком большие или слишком малые числа Excel попытается пред­ставить в экспоненциальной форме (например, вместо 48 900 000 в ячейке может появиться 4.89Е+07, т.е. 4.89x10), а при дальней­шем увеличении количества знаков в числе Excel отобразит чис­ло как цепочку символов «#» (##...#).

Точность числа (количество знаков после точки) можно регу­лировать с помощью кнопок панели инструментов «Формати­рование».

Примечания. 1. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; на­пример, вводите 0 1/2.

2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ().

3. Число хранится в числовом формате, даже если была использо­вана команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячей­кам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, ин­вентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячей­кам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте кла­вишу F2, а затем - клавишу Enter, чтобы ввести заново данные.

Формулы

Возможность использования формул и функций является од­ним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Вычисления задаются формулами. Текст формулы, кото­рая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака ра­венства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от тек­ста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычи­тание); (умножение); (деление); (возведение в степень).

Последовательность выполнения действий в арифметических выражениях. При вычислении значения арифметического выра­жения операции выполняются слева направо с соблюдением трех уровней приоритета: сначала выполняется возведение в степень, затем умножение и деление, затем сложение и вычитание. По­следовательность выполнения операций можно изменить с по­мощью круглых скобок. При наличии скобок сначала вычисля­ются значения выражений, записанных внутри скобок низшего уровня (в самых внутренних скобках), и т. д.

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые распо­ложены на другом рабочем листе или даже в таблице другого фай­ла. Однажды введенная формула может быть в любое время моди­фицирована. Встроенный Мастер функций помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого программа Excel позволяет работать со слож­ными формулами, содержащими несколько операций. Для нагляд­ности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввес­ти соответствующую формулу =А1/В1 и нажать клавишу Enter.

Примечание. Если во введенной вами формуле имеется синтакси­ческая ошибка, то в ячейке выводится сообщение «#ИМЯ?». Са­мыми распространенными ошибками являются: ввод аргументов формулы в русском регистре, пропуск знака операции.

Мастер функций. Поскольку некоторые формулы и их ком­бинации встречаются очень часто, то программа Excel предлага­ет более 400 заранее запрограммированных формул, которые на­зываются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Мастер функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функ­ций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфа­виту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует про­изводить поиск по категориям.

Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Мастер функций.

Функция оперирует некоторыми данными, которые называ­ются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Мастер функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов. Чтобы вызвать мастера функций необходимо выдели­ть ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Мастер функций (fx). Откроется диалоговое окно Мастер функций.

В поле Категория этого окна перечислены категории функций, а в поле под ним представлен список функций, соответствующих выбранной категории. При открытии окна в этом поле представ­лен список 10 недавно использовавшихся функций. Для того что­бы выбрать функции нужной категории функции, следует выбрать название категории в поле Категория.

Например, функция СУММ.

На втором шаге в диалоговом окне Мастера функций указываются аргументы функции. Мастер функ­ций различает аргументы, которые должны учитываться обяза­тельно, и необязательные (опциональные) аргументы.

Для того, чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввес­ти его адрес с клавиатуры, либо в таблице выделить область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соот­ветствующем поле диалогового окна Мастера функций. Если все аргументы функции были указаны правильно, в нижней части окна появляется значение этой функции, которое будет помеще­но в таблицу.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В строке фор­мул можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствую­щими аргументами.

Текст

Если набранная последовательность в представлении Excel не является ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, пос­ледовательность -145,2 будет считаться числом, a -145s2 или vl45.2 - текстом. Последовательность =А1+А2 - это формула, а А1+А2- текст.

Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

• следующие ячейки в строке пусты - тогда визуально текст накроет эти ячейки;

• в следующих ячейках есть данные - тогда правая часть тек­ста скроется за этими ячейками.

Основные манипуляции с таблицами

Перемещение по таблице

Для выделения любой ячейки таблицы достаточно щелкнуть на ней мышью. Кроме того, курсорную рамку можно перемещать в любом направлении клавишами курсора (<, >, ^, v). Для пере­мещения по рабочему листу можно использовать стандартный механизм полос прокрутки (стрелки и бегунки).

Чтобы мгновенно перейти к нужной ячейке таблицы, можно выбрать команду Правка - Перейти..., а затем в диалоговом окне в поле Ссылка указать адрес ячейки и щелкнуть кнопку «ОК». Если искомая ячейка имеет имя, можно выбрать его в раскрывающем­ся списке поля имени.

Для перехода к другому листу рабочей книги нужно щелкнуть мышью на ярлыке листа в списке листов в левой нижней части окна таблицы. Если ярлык нужного листа не виден, то для его вывода используйте кнопки прокрутки листов.

Выделение фрагментов электронной таблицы

Выделение фрагментов документа в Excel играет ту же роль, что и в других приложениях Windows, - именно к таким фраг­ментам применяются выдаваемые вами команды копирования, удаления, форматирования и т.п. Ячейка электронной таблицы, окаймленная черной рамкой, является выделенной (текущей). Передвигать рамку можно с помощью клавиш управления кур­сором, поэтому ее часто называют курсорной рамкой (с этим по­нятием вы также знакомы). Для выделения любой ячейки доста­точно щелкнуть на ней мышью.

Очень часто необходимо выделять блок ячеек, т.е. прямоуголь­ный сектор таблицы, вырезающий несколько строк и столбцов. Для выделения блока необходимо установить указатель внутри левой верхней ячейки, нажать левую кнопку мыши и смещать указатель по диагонали к правому нижнему углу блока. При этом первая ячей­ка внешне не изменяется, а остальные окрашиваются в темно-серый - цвет. Текущий размер блока в процессе выделения высвечивается в поле имени (например, 4Rx3C, т.е. четыре строки, три столбца).

Чтобы выделить:

• целый столбец - щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке столбца;

• целую строку - щелкните мышью на соответствующем но­мере в заголовке строки;

• всю таблицу - щелкните на левой пустой кнопке в заголов­ке столбца.

Очистка ячеек

Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользовать­ся командой Правка - Очистить, которая позволяет удалить либо все содержимое ячеек, либо какие-то его элементы (примечание, формат). Для этой же цели вы можете нажать клавишу Delete.

Вставка и удаление

Для вставки ячеек, столбцов или строк можно воспользоваться командами меню Вставка: Ячейки, Строки, Столбцы, Лист. Для удаления выделенных столбцов, строк, ячеек можно воспользо­ваться командами меню Правка - Удалить. Для удаления листа используйте команду Правка - Удалить лист.

Перемещение, копирование и вставка фрагментов

Выполнение операций перемещения, копирования и вставки фрагментов таблицы удобно выполнять с помощью буфера обмена. Достаточно выделить фрагмент таблицы и, щелкнув правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню.

В контекстном меню можно выбрать команду выполнения нуж­ной операции: Вырезать (поместить в буфер обмена, удалив из таб­лицы), Копировать (поместить в буфер обмена копию выделенно­го фрагмента таблицы), Вставить (из буфера обмена в таблицу).

Поиск и замена

В Excel существует возможность находить указанный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, напри­мер формулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с со­держимым текущей ячейки. Для поиска данных в списке Excel позволяет использовать фильтры, которые помогают отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка обо­рудования можно извлечь данные по наименованиям оборудова­ния, которые приобретены в одном экземпляре.

Поиск текста и чисел

Для поиска текста и чисел необходимо выделить диапазон ячеек, в кото­ром будет проводиться поиск, или навести указатель на любую ячейку и нажать кнопку мыши, если требуется провести поиск по всему листу. В меню Правка выберать команду Найти. На вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Най­ти ввести текст или число, которые нужно найти, затем в списке Область поиска выбрать тип данных, среди которых будет про­изводиться поиск, указав по строкам или столбцам выполнять поиск и т.д. Для начала поиска щелкнуть кнопку «Найти далее». Если нуж­но будет остановить поиск, нажать клавишу Esc.

Для замены текста и чисел выделить диапазон, в котором бу­дет проводиться поиск, или навести указатель на любую ячейку и нажать кнопку мыши, если требуется провести поиск по все­му листу. В меню Правка выбрать команду Заменить. После это­го на экране будет раскрыта вкладка Заменить диалогового окна Найти и заменить.

В поле Найти введите текст или числа, которые нужно найти, затем в поле Заменить на введите, чем заменить. Если вы хотите удалить символы, то оставьте поле Заменить на пустым. Для на­чала поиска щелкните кнопку «Найти далее». Если заданный вами образ поиска отсутствует, то поиск заканчивается и об этом вы­водится сообщение. Как только будет найдено первое вхождение заданного в поле Найти образа поиска, поиск приостановится, а ячейка с найденным фрагментом будет выделена. Чтобы заме­нить найденные символы, выберите команду Заменить. Если необходимо заменить все вхождения, щелкните кнопку «Заменить все». Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу Esc.