Стандарти, що використовуються при складанні

Документа

 

Вивчаючи дану тему, зверніть увагу на такі положення:

 

1. Достовірність тексту.

2. Точність тексту.

3. Логічність тексту документа.

4. Доречність тексту.

5. Чистота тексту ділового документа.

6. Повнота, стислість, переконливість тексту документа.

7. Оформлення сторінки документа.

8. Нумерація сторінок.

9. Рубрикація тексту.

10. Оформлення титульної сторінки.

11. Правила оформлення заголовків і підзаголовків.

12. Прийоми виділення окремих частин тексту.

13. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту.

14. Виноски до тексту та правила їх оформлення.

15. Правила оформлення бібліографії.

16. Правила складання бібліографічного опису.

17. Написання цифр та символів у ділових паперах.

18. Вимоги до мови ділових паперів.

 

 

Як відомо, текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

 

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

 

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

 

Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми (детальний виклад даного матеріалу див. на сс.45 – 51 джерела № 1). Зверніть увагу на вимоги, що ставляться до термінів:

 

1) термін повинен мати форму, зафіксовану в словнику;

2) має вживатися з одним значенням;

3) утворюючи похідні форми, слід дотримуватися літературних норм і не

робити цього на власний розсуд;

4) якщо значення терміна викликає сумніви, слід звернутися до тлумачного

словника.

 

Логічність тексту характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також забезпечує смислову послідовність тексту. Логічність мовлення – у точності і правильності вживання слів, словосполучень, речень, що можливо за умови чіткого й послідовного мислення. Пригадайте, що таке тавтологія і плеоназм, намагайтесь їх уникати в ділових документах.

 

Причинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:

1) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день;

2) використання зайвих слів: моя власна думка;

3) заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачте мені – вибачаюся;

4) неправильне чергування низки однорідних членів речення: акти і документи;

5) неправильна координація присудка із складеним підметом: дехто з нас знали;

6) порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;

7) вживання дієприкметникових зворотів на місці підрядних речень: Повернувшись у село, випускнику вузу обіцяли роботу за фахом;

8) порушення смислового зв’язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п’ять гуртків, які працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років;

9) невміння поділити текст на абзаци.

Логічні елементи тексту:

 

1) вступ (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання тощо)

2) доказ (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

 

Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Чистота мовлення – вживання слів, що відповідають літературній нормі, уникання діалектизмів, просторічних слів, канцеляризмів, професіоналізмів, іншомовних слів (детальніше про це – див. сс.48 – 49 джерела № 1). Пам’ятайте також, що чистота мовлення на рівні вимови досягається дотриманням нормнаголошення (див.сс.49 – 50 джерела № 1).

 

Будьте особливо уважними при складанні документів, використовуючи штампи (готові зразки для висловлення думки): доводити до відома, беручи до уваги, взяти за основу тощо – недоречне їх використання призводить до беззмістовності фрази, до неконкретності змісту.

 

Пам’ятайте, що не можна переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення, бо в документі вони є логічними зв’язками між частинами.

 

Канцеляризми - складні, громіздкі слова та фрази, хоча за формою вони відповідають нормам літературної мови: Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва… Приступили до конкретної реалізації намічених планів…

Постійно пам’ятайте, що надмірне вживання вставних слів робить текст документа чи ділове мовлення беззмістовним: значить, отже, взагалі, ну, так би мовити, розумієте, буквально та інших.

 

В офіційно-діловому стилі доречним є використання фразеологізмів, які роблять мовлення більш переконливим, живим, яскравим: докласти зусиль, круглий стіл, увійти в ритм тощо.

 

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

 

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

 

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.

 

Простим вважається текст документа, який складається з самого закінчення.

 

Складним є текст, що містить всі логічні елементи тексту документа.

 

Управлінські документи оформлюють на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х 210 мм).

 

З усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

 

Пам’ятайте, що:

1) тільки перша сторінка документа друкується на бланку, а друга й наступні – на чистих аркушах паперу;

2) якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту;

3) не бажано відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

4) не варто починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

5) не можна переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

 

Запам’ятайте, що нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої.

 

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані, не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

 

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

 

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін., тобто це зовнішнє вираження композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа.

 

Пригадайте, що найпростішою рубрикацією є поділ на абзаци. Абзац – це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

 

Типовий абзац має три частини:

 

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

 

Пам’ятайте, що середня довжина абзацу має бути 4 – 6 речень (хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення), але в будь-якому випадку це внутрішньо замкнене смислове ціле.

 

З метою полегшення процесу читання й опрацювання документів рубрики нумеруються.

 

Зверніть увагу – існує дві системи нумерації: традиційна і нова.

 

Традиційна – базується на використанні знаків різних типів: римських та арабських цифр, великих і малих літер тощо, але система використання різних позначень повинна мати логічну будову (див. сс.52 – 53 джерела № 1).

 

Запам’ятайте, що при рубрикації тексту документа слід дотримуватись таких правил:

 

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи

перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності.

 

Пам’ятайте, що застосовуючи нову систему нумерації слід враховувати:

 

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів

поділу:

- розділи – 1.; 2.; 3.;

- номери підрозділів включають в себе також номери розділів – 1.1.; 1.2.;

1.3.;

- номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту – 1.1.1.; 1.1.2.;

1.1.3.

 

Зверніть увагу, використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

 

Титульна сторінка - перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо.

 

Запам’ятайте, титул може містити такі елементи:

 

1) прізвище та ініціали автора;

2) назву установи, від імені якої видається праця;

3) заголовок, що характеризує тему;

4) підзаголовок, який уточнює тематику;

5) рік видання (написання));

6) серію, до якої належить друкована праця;

7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);

8) номер частини, тому, випуску;

9) черговість видання, починаючи з другого;

10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача і

редактора перекладу;

11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів;

12) рекомендації відповідних установ (“Рекомендовано Міністерством

освіти і науки України як навчальний посібник”; “Затверджено до

друку вченою радою Запорізького інституту економіки інформаційних

технологій”).

 

Зверніть увагу на те, що у збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї.

 

Якщо праця написана колективом авторів, то їхні прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові. Запам’ятайте, що на звороті титульної сторінки можуть також зазначатися:

1) вказівки, за яким виданням друкується книга;

2) відомості про ухвалу вченої ради тощо;

3) повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу;

4) першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка;

5) вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір;

6) повідомлення про додатки на вкладних аркушах;

7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо – детальніше див. сс.54 – 55 джерела №1).

 

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок довгий, його ділять (за змістом) на декілька рядків. З’ясуйте для себе різницю значень термінів заголовок і назва документа (див.сс.55 – 56).

 

Зверніть увагу на прийоми виділення окремих частин тексту (великими літерами, у розрядку, підкресленням, курсивом), які необхідно виділити, зробити на них логічний чи смисловий наголос тощо.

 

Особливу увагу зверніть на оформлення приміток, додатків і підстав до тексту документа.

 

Примітка - додаткова помітка, пояснення до тексту.

Додаток - подання додаткової інформації (документа) після тексту.

 

Підстава - причина, достатній привід, які виправдовують дію, вчинок. На підставі - виходячи з чого-небудь, спираючись на щось.

 

(Правила оформлення приміток див на сс.57 – 58 джерела №1).

 

Виноска - це текст, що розміщується в кінці сторінки і відмежовується від основного тексту горизонтальною рискою. Біля слова чи вислову, які вимагають пояснення або коментаря, ставиться знак виноски – цифра (з дужкою чи без неї) або зірочка, - який повторюється на початку самої виноски (правила оформлення виносок див. на сс.58 – 59 джерела №1).

 

Бібліографія - це список літератури з певного питання. Розрізняють бібліографію:

1) реєстраційну (знайомить читача з назвами усіх книг з конкретного питання);

2) рекомендаційну (містить назви книг, які автор радить прочитати);

3) як список використаної літератури (містить перелік книг, на які посилається автор).

 

Способи розташування бібліографічних відомостей див. на сс.59 – 60 джерела № 1.

 

Особливу увагу зверніть на правила складання бібліографічного опису, щоб не робити прикрих помилок у роботі, - див. сс.60 – 61 джерела № 1.

 

1. Написання цифр та символів у ділових паперах - матеріал, який необхідно знати студентам всіх спеціальностей, можна знайти на сс.61 – 62 джерела № 1. Зверніть увагу на особливості написання цифр та символів комп’ютерним способом.

 

Вимоги до мови ділових паперів:

 

· Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

· Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила… Інститут готує…

· Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й

пояснювальні записки, накази.

· Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних

конструкцій.

· Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у

зв’язку з, згідно з метою тощо.

· Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що…; Нагадуємо Вам, що…; Підтверджуємо з вдячністю… тощо.

· Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Розглянувши…,Беручи до уваги…, Враховуючи…, Вважаючи… тощо

· Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі широкому колу читачів (Слід писати: Прошу надати мені відпустку, а не: Прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки тощо).

· Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення перед означуваними словами; додатки – після керуючого слова;

вставні слова – на початку речення).

· Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну (Слід писати: Вами ще не дана відповідь на лист-запит… а не: Ви не відповіли на лист-запит…).

· Активну форму слід вживати тоді, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Інститут гарантує…; Комісія підтверджує… тощо.

· Уживати інфінітивні конструкції: Попередити правління…; Створити

комісію…; Затвердити пропозицію… тощо.

· У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую…; Пропоную…

· Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: обл., р-н, км, напр., канд.філол.наук тощо.

· Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний…, Високошановний…, Вельмишановний… тощо.

 

Література:

 

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

2. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

3. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К., 1992.

4. Пентилюк М.І. Культура мови і стилістика. - К., 1994.

5. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

6. Л.Ю.Шевченко та ін. Сучасна українська мова. Довідник. - К., 1993.

7. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

 

Тема 9. Класифікація документів

Розглядаючи дану тему, знайдіть відповіді на такі запитання:

 

1. Що таке справочинство?

2. За якими ознаками класифікуються документи?

3. Які існують групи документів?

4. Що таке система документації?

 

Справочинство - це саме та діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

 

Особливості сучасного справочинства полягають, насамперед, у переведенні його на українську мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

 

Дотримання стандартів із справочинства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свічення культури виконавця.

 

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якої установи, закладу, підприємства чи організації, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

 

Документи мають велике правове значення, оскільки є засобом засвідчення, доведення певних фактів.

 

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Пам’ятайте, що документи не пишуться, а складаються з певних реквізитів, мовних кліше, усталених конструкцій.

 

Відповідно до цих вимог виділяють види документів за ознаками класифікації та групами.

Оскільки найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності, виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

Отже, класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див.сс.170 – 172 джерела № 1). У будь-якому із запропонованих джерел Ви можете знайти класифікацію за такими ознаками:

 

1) спосіб фіксації інформації;

2) зміст;

3) назва;

4) вид;

5) складність;

6) місце складання;

7) строки виконання;

8) походження;

9) гласність;

10) юридична сила;

11) стадія виготовлення;

12) строки зберігання;

13) рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

· письмові;

· графічні;

· фото- й кіно документи;

· фотодокументи.

 

За змістом документи поділяють на:

· організаційно-розпорядчі (ОРД);

· фінансово-розрахункові;

· постачально-збутові та ін.

Документи, що належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

а) організаційні;

б) розпорядчі;

в) довідково-інформаційні;

г) з кадрових питань;

д) особові офіційні.

 

За назвою розрізняють:

· накази;

· положення;

· протоколи;

· розпорядження;

· службові листи;

· заяви;

· статути тощо.

 

За видами документи поділяють на:

· типові;

· трафаретні;

· індивідуальні.

 

За складністю документи бувають:

· прості;

· складні.

 

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні;

· зовнішні.

 

За строками виконання документи бувають:

· термінові;

· нетермінові.

 

За походженням документи поділяють на:

· службові;

· офіційно-особисті.

 

За гласністю документи бувають:

· звичайні;

· для службового користування (ДСК);

· таємні;

· конфіденційні та ін.

 

За юридичною силою документи поділяють на такі:

· справжні (істинні);

· фальшиві (підроблені).

 

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали;

· копії (різновиди: відпуск; витяг; дублікат).

 

За строками зберігання розрізняють:

· документи постійного зберігання;

· документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

· документи тимчасового (до 10 років) зберігання).

 

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

· організаційно-розпорядча;

· первинно-облікова;

· планова;

· звітно-статистична;

· конструкторська;

· технологічна;

· банківська;

· фінансова;

· торговельна;

· зовнішньоторговельна;

· цінова;

· бухгалтерсько-облікова та ін.

 

Отже, система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Як вище бачили, систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Детальнішу інформацію Ви знайдете на сс.5 – 8; 170 – 172 джерела № 1, сс. 30 – 33 джерела № 2 та на сс.5 – 6; 13 – 448 джерела № 3.

 

Література:

 

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

3. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

5. Л.Ю.Шевченко та ін. Сучасна українська мова. Довідник. - К., 1993.

 

 

Тема 10. Особливості оформлення деяких документів та роботи

З ними

 

Проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особливої актуальності в наш час у зв’язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і т. ін.).

Пропонуємо розглянути такі питання теми:

1. Як адресувати кореспонденцію?

2. Як датувати документ?

3. Хто і як повинен підписувати документ?

4. Де розташовувати ініціали того, хто підписує документ?

5. Де поставити печатку?

6. Як затвердити документ?

7. Як зазначити погодження змісту документа?

8. Як зазначити наявність додатків?

9. Як зазначається проходження і виконання документів?

10. Як нумерувати сторінки?

 

Відповіді на запропоновані запитання знайдете в джерелі № 1 на сс.7 – 12.

 

Щоб виконати контрольну роботу за даними запитаннями, запам’ятайте зразки відповідей:

 

1.

· Конкретній посадовій особі кореспонденція адресується так:

 

Запорізький інститут економіки

та інформаційних технологій

Проректорові з навчальної роботи

проф.Сипку А.В.

(адреса)

 

· Керівникові підприємства, установи тощо:

 

Ректорові Запорізького інституту економіки

та інформаційних технологій

проф.Туровцеву Г.В.

(адреса)

 

· Кільком посадовим особам (керівникам) - не більше 4-х адресатів:

 

Президентові АТ „Борисфен”

Директорові з комерційних питань

Начальникам виробничих відділів

 

· Коли адресатів більше 4-х осіб – додають список розсилки.

 

· Відповідь на скарги, заяви тощо може адресуватися із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса.

 

Запам’ятайте, що розділові знаки між окремими елементами адреси не ставляться.

 

Не пишуть також прийменників в, на, до тощо в адресах типу:

 

Верховний суд України

252025, м. Київ,

вул.. П.Орлика, буд.. 5

 

2.

Дата

- день написання листа або наказу;

- день затвердження плану, звіту, інструкції;

- день фіксації вчинків у протоколах, актах;

- день набирання чинності розпорядчого документа після одержання

адресатом (якщо документ її не обумовлює).

 

Способи датування:

19.09.03; 19 вересня 2003 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

 

Місце датування:

- на бланку:

 

№_____________

„19” вересня 2003 р.

 

- не на бланку - після тексту перед або під підписом:

 

Завідувач кафедри українознавства

19.09.03 (підпис) М.Д.Некоз

 

 

Або:

 

Бухгалтер-аудитор Бухгалтер-економіст

(підпис) (підпис)

Іваненко П.С. Петренко І.С.

19.09.03 19.09.03

 

3.

- Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

 

Брокер митний _____________ В.М.Малий

підпис

 

- При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства при назві того, хто підписує, не треба, а лише вказати: ректор, директор, головний бухгалтер, інженер тощо.

 

- Коли документ підписує кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однією посадою розташовують на одному рівні:

 

Директор заводу Директор магазину

________ І.М.Савенко ________ К.П.Равенко

(підпис) (підпис)

________ (дата) _________ (дата)

 

- Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого

підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним

послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

 

Проректор інституту _____________ Д.П.Кириченко

(підпис)

 

Головний бухгалтер _____________ В.В.Волошина

(підпис)

 

 

4.

Ініціали того, хто підписує документ, розташовуються:

 

- на адресуванні – після прізвища, напр.: Олексієнкові С.Г.;

- при підписуванні документа, його затвердженні - перед прізвищем, напр.: О.К.Усатенко;

- на резолюції – після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Симоненко; Йоржику К.П.;

- у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) - після прізвища, напр.: „Зарахувати Сидоренка Я.П. до групи МЕ...”;

- ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

 

5.

- Печатка повинна частково (лівим крилом) захопити частину найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис (правим крилом). У фінансових документах - тільки найменування посади.

 

- На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться, оскільки там є штамп установи, організації тощо.

 

6.

- Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання

матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його

підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у

відрядженні, а затверджує - начальник, директор, голова правління,

генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому

правому куті перед назвою документа:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

„___”_________ рік

 

 

- Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

19.09.03 № 54

 

Або:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

акціонерів товариства

19.09.03 № 3

 

 

7.

Зазначення погодження змісту документа роблять для зовнішнього і

внутрішнього погодження з метою оцінки документа – його попереднього

розгляду (наприклад, звернення адміністрації до колективу через профком)

чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

 

- Оформляють цей реквізит під текстом документа:

 

ПОГОДЖЕНО:

Ректор інституту

(підпис)

19.09.03 О.М. Юрчук

Директор ліцею

(підпис)

19.09.03 П.Р.Кравець

Головний бухгалтер

(підпис)

19.09.03 З.М.Вишиванюк

 

 

- Або – колегіальним органом:

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання правління

19.09.03 № 5

 

8.

Наявність додатків до документа зазначають так:

 

- Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

- Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

- Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 11.06.03 № 5-5/123 на 8 арк.

- Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу.

 

9.

Проходження і виконання документів зазначається в:

 

- резолюції: На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтерові

Завідувачу лабораторії

Терміново вирішити

Доручити Морозові тощо.

 

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті).

 

- про виконання зазначають внизу документа зліва:

 

 

До справи 20/03. Відповідь дана 12-34/56 від 19.09.03.

В.Чайка

20.09.03

 

- про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

 

Клименко 272-13-49

 

 

- про розмноження документа – також індекс друкарки (перші літери

імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату

друкування:

 

Білоусенко 123-45-67 ПБ 15. 19.09.03

 

10.

Неправильно: Правильно:

 

- 54 -; 54.; 54 с. Починаючи з другого аркуша вгорі

справа на відстані не менше 10 мм

від країв: 3; 15

Література:

 

1. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

3. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

 

Тема 11. Особливості оформлення деяких документів

Та роботи з ними

 

Пропонуємо розглянути найуживаніші випадки оформлення документів, з якими доведеться зіткнутися молодому фахівцеві:

 

1. Оформлення документів по особовому складу (або: з кадрово-контрактових питань).

2. Оформлення трудової книжки.

3. Виготовлення документів за допомогою персонального комп’ютера.

4. Ознаки справжніх та підроблених документів.

5. Робота з документами, що містять комерційну таємницю.

6. Підготування відряджень.

 

Розглядаючи 1 питання, слід насамперед запам’ятати, що до цієї групи відносяться:

1. Особові картки.

2. Заяви.

3. Накази по особовому складу.

4. Характеристики.

5. Автобіографії.

6. Резюме.

7. Анкети.

8. Контракти.

9. Угоди.

10. Заповіти.

11. Посвідчення.

12. Копії з особистих документів, оформлених на трафаретних бланках.

13. Доручення.

14. Розписки.

15. Особові справи.

16. Трудові книжки.

17. Витяг із трудової книжки.

 

Матеріал, що Вас цікавить при вивченні даного питання, найповніше викладено в джерелі № 1 на сс.105 – 133 та в джерелі № 2 на сс. 55 – 92.

 

Перш ніж почати роботу зі складання певних документів, зверніть увагу на те, що в „Сучасному діловодстві” на сс.106 – 132 в теоретичному описі документів у дужках наводяться номери додатків, напр.: (дод.50) – він на с.306. Це значить, що, починаючи зі с.181 даного посібника, наводяться зразки готових документів, для полегшення їх запам’ятовування. Уважно вивчіть склад реквізитів бланка, їх місця розташування, а потім заповніть своїми даними (що буде вимагатися під час контролю).

 

Готуючи відповідь на 2 запитання, скористайтеся даними посібника на сс.120 – 132 та додатками на сс.358 – 364.

 

Персональний комп’ютер сьогодні став основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації. На сс.133 – 148 Ви зможете ознайомитись з можливостями роботи на ПК, стандартами установлення форматів паперу й розмірів берегів документів, правилами конструювання бланків різних документів. Тут же наводяться рисунки, які унаочнюють матеріал, що Ви вивчаєте.

 

Відповідаючи на 4 запитання, зверніться до сс.177 – 180. Тут Ви знайдете матеріал щодо розпізнавання істинних і підроблених документів; видів підробок; способів повного і часткового підроблення документів; ознаки підробок документів.

 

Правила роботи з документами, що містять комерційну таємницю Ви знайдете на сс.173 – 175. Зверніть увагу на додатки 105 – 107. З’ясуйте, що таке комерційна таємниця, яка інформація вважається конфіденційною; основні умови віднесення інформації до КТ; на які блоки вона поділяється і що належить до кожного з них; правила схоронення й доступу до конфіденційної інформації; способи забезпечення захисту КТ; особливості роботи з документами, що містять КТ; правила виготовлення документів з грифом КТ; правила руху таких документів і їх зберігання; правила архівування цих документів.

 

Відповіді на 6 запитання пропонують Вам на сс.149 – 158 посібника. Зверніть увагу на додатки 96 – 97 на сс.365 – 367. Ознайомившись з цими матеріалами, Ви повинні знати порядок оформлення службового відрядження; уміти заповнити супутні документи; знати порядок і особливості оформлення відряджень у межах України і за кордон; порядок звітування за відрядження.

 

Література:

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

2. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

3. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

5. Л.Ю.Шевченко та ін. Сучасна українська мова. Довідник. - К., 1993.

 

Тема 12. Особливості перекладу текстів з російської мови

На українську

Пропонуємо розглянути такі положення даної теми:

 

1. Рід іменників у російській та українській мовах.

2. Особливості утворення ступенів порівняння прикметників в українській мові.

3. Особливості утворення українських кількісних, порядкових та дробових числівників і їх відмінювання.

4. Дослівний переклад і смисл (вибір слова).

5. Дієприкметниковий зворот і підрядні речення.

6. Особливості перекладу українських прийменників.