Методы исследования и приемы анализа результатов

В процессе исследования студенту – практиканту рекомендуется активно пользоваться различными подходами, методами и приемами анализа, как общего характера так и специфического:

ü подходы – системный, логический, комплексный, глобальный, интеграционный, виртуальный, стандартизационный, маркетинговый. эксклюзивный, функциональный, процессный, структурный, ситуационный, нормативный, оптимизационный, директивный, поведенческий, деловой и т.д.

ü методы – анализа (сравнения, индексный, балансовый, цепных подстановок, элиминирования, графический, функционально-стоимостной, факторный); экономико-математические методы; прогнозирования; моделирования; экспертно- аналитический; наблюдения; «фотография» рабочего дня руководителей, специалистов и технических исполнителей (Приложение 4); киносъемка; метод моментных наблюдений; метод опроса исполнителей; интервью и беседы, метод анкетирования, метод аналогий; статистические методы; графические способы изображения структуры и процессов управления, хронометраж, изучение документов и др.

ü приемы – сводки и группировки, абсолютных и относительных величин, средних величин, динамических рядов, сплошных и выборочных наблюдений, детализации и обобщения.

Материалы исследования оформляются в виде сводных таблиц, графиков, статистических подборок, записок и других обобщающих документов.

Для получения наиболее объективных данных рекомендует для изучения одного и того же вопроса применять для контроля и сопоставления различные методы исследования.

Изучение системы управления может осуществляться метод параллельного или последовательного исследования. Оба метода могут также сочетаться. Параллельное исследование возможно при достаточном числе работников в то или ином подразделении (объект анализа). Для расширения фронта исследования целесообразно временно привлекать работников из других подразделений, предварительно проинструктировав их по вопросам методики исследования.

Анализ деятельности конкретного подразделения рекомендуется начинать беседой с его руководителями. Другой путь может привести к трениям так как будет истолкован как «прыжок через голову», и снизит в конечном счете эффект исследования. Если же руководитель не может уделить студенту необходимое время, он обычно назначает специалиста соответствующего уровня, способного оказать необходимую помощь практиканту.

В процессе беседы следует выяснить ряд вопросов: давно ли существует данное подразделение; его место системе управления, подчиненность, структура; проводилась ли ранее реорганизация; кадровый состав, его стабильность, структура персонала; сменяемость руководства подразделения; взаимосвязи подразделения с руководством организации, другими службами; система оплаты труда и премирования; состояние трудовой дисциплины; уровень квалификации работников; распределение обязанностей; тип руководства подразделением (централизация всех функций управления отделом в руках руководителя или децентрализация функций между руководителем, его заместителем, ответственными исполнителями); процедура выдвижения на вакантные должности в данном подразделении.

Должна быть проанализирована организация работы руководителя подразделения; загрузка в течение рабочего дня; решение каких вопросов занимает больше всего времени; равномерность загрузки по периодам; кто замещает руководителя во время его отсутствия; пределы доверия к заместителю и его полномочий; распорядок рабочего дня; знакомство с новинками специальной литературы; совещания; характер координации и согласований решений с другими службами, руководством организации. В частности, следует установить характер претензий к другим подразделениям, выяснить отно­шение руководителя к рационализации управления, научной орга­низации труда.

Перечень вопросов должен быть составлен до беседы, она не должна проходить беспорядочно.

В результате беседы исследователи получают общее представление об организации работы подразделения, в частности о взглядах руководителя данного подразделения на проблему совершенствования системы управления. Не исключено, что во время беседы будут высказаны интересные предложения, которые следует учесть на дальнейших этапах исследования и проектирования системы управления. После беседы можно приступить к выполнению намеченного плана исследования. Предварительно следует ознакомить с ним руководителя и проинструктировать, если это необходимо, персонал подразделения.

Для исследования системы управления.кроме рабочей программы общего плана исследования, методик изучения конкретной проблемы необходимо иметь по крайней мере еще ряд документов.

Первый документ — рабочая план-карта, которая необходима планирования и учета работы исследователя. Второй документ — рабочий блокнот для записей, роль которого может выполнять ноутбук. В блокнот вносятся результат наблюдений в процессе исследования. Третий документ – сводная таблица результатов исследования (Приложение 4)

Целесообразно также провести письменные либо устные опросы работников управленческого аппарата (что важно в целях практической подготовки по специальности). Для этого необходимо определить вопросы и круг опрашиваемых.

Примерный лист опроса представлен в приложении 8.

Проводящий устный опрос, должен разбираться в теме беседы, уметь расположить к себе отвечающего, не навязывать своего мнения.

Для изучения уровня эффективности труда работников управленческого аппарата рекомендуется применять специальную аналитическую карту, возможная форма которой приведена в Приложении 9. Карта заполняется в изучаемом подразделении либо самим работником, либо лицом, проводящим беседу, опрос или наблюдения. Если имеется несколько человек в данной должностной категории, может быть записано их общее мнение.

Для функционального анализа распределения операций по исполнителям, изучения их нагрузки в процессе исследования составляются специальные таблицы (Приложение 4).

7.3 Оформление результатов исследований по практике

При составлении отчетной документации по практике, по мимо установленных требований по оформлению, практиканту рекомендуется использовать различную документацию, которая необходима как для целей комплексного анализа объекта управления, так и внесения в структуру отчетной документации Примерный перечень этих документов:

1. Структурные схемы, показывающие соподчиненность подразделений организации, количества служб (лиц), подчиненных тому или иному руководителю, административных (линейных) и функциональных связей.

2. Схемы распределения обязанностей между руководителями и их заместителями.

3. Штатное расписание и списки личного состава.

4. Функциональные таблицы, показывающие распределение обязанн остей в подразделениях или между подразделениями аппарата управления.

5. Таблицы решений, показывающие фактическое распределение полномочий на различных уровнях управляющей системы.

6. Описательные характеристики имеющихся положений об отделах (службах), должностных инструкций.

7. Бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении платежных средств, прогнозный баланс.

8. Бюджеты денежных средств, управленческих расходов, продаж, трудовых затрат.

9. Графики разработки бюджетов всех уровней, платежные календари.

10. Документы, показывающие существующий порядок выполнения тех или иных трудовых процессов.

11. Информационные схемы (карты), показывающие структуру и направление информационных потоков.

12. Документограммы, показывающие интенсивность, структуру, направление и общую технологию документооборота (по службам, видам документов или функциям управления).

13. Карты «фотографий» рабочего дня, хронометражные карты.

14. Копии различных документов (приказов, распоряжений, докладных записок, справок).

15. Описательные характеристики операций, процедур с указанием их трудоемкости.

16. Схемы расположения отделов (служб) в административном помещении.

17. Планировка рабочих мест в помещении отделов (служб).

18. Заполненные анкеты, протоколы опросов, интервью, записи бесед.

19. Материалы наблюдений (из рабочих блокнотов исследователя).

20. Действующие нормы времени по отдельным трудовым про­цессам.

21. Материалы исследования трудовой дисциплины работников организации.

22. Материалы исследования условий труда.

23. Схемы маршрутов посетителей и сотрудников по зданию (территории) организации.

24. Интенсивность посещений отдельных помещений.

25. Описательная характеристика системы внутрифирменных внешних связей с приложением схем и перечня используемого оборудования, подсчетов интенсивности телефонных переговоров, частоты вызовов исполнителей к руководству для получения информации и передачи распоряжений.

26. Описательная характеристика системы размножения и копирования документов с указанием схемы организации работ, видов и объемов документации, периодов наибольшей загруженности, типичных недостатков, перечней имеющегося оборудования.

27. Описательная характеристика системы компьютеризации вычислительных работ со схемой организации работ, перечнем оборудования, анализом потребности служб организации в вычислительных работах, характеристикой периодов наибольшей загруженности, типичных недостатков.

28. Описательная характеристика организации ремонта компьютеров и организационной техники на предприятии.

29. Другие документы по усмотрению студента-практиканта, проводившего исследование.

Вся представляемая студентом документация должна отвечать следующим требованиям:

■ быть полной, то есть охватывать все элементы системы управления;

■ достоверной, основанной на фактах, первичных материалах, статистических данных;

■ объективной, отражающей подлинную сущность явлений, а не субъективное мнение лица, проводящего исследование (это положение не исключает, конечно, собственных оценок исследователя, изложенных в рабочих картах, записях, примечаниях);

■ стандартной, сопоставимой, обеспечивающей возможность сравнивать во время анализа материалы исследования по разным периодам, аспектам и в разных подразделениях;

■ пригодной для электронной обработки;

■ хорошо оформленной.

Приложение 1

 

 

ДОГОВОР