Робота з документами власного архіву керівника

Усі документи, що надходять до керівника незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять в установі, згідно з номенклатурою справ зберігають до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах.

Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі.

Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління.

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника утворюється комплекс документів, що становить його власний архів (цей термін умовний. Слід підкреслити, що тут під власним архівом розуміють зібрання документів, що утворилися в процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника і не належать до архівного фонду підприємства).

До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:

· копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);

· копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені копії їх також зберігають у структурних підрозділах);

· підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;

· примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник;

· особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін.;

· різні публікації і матеріали до них;

· відбитки друкованих видань;

· витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;

· документи творчої діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);

· власне листування;

· відгуки, рецензії, висновки тощо;

· робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

· проспекти виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання, переклади іноземних джерел;

· запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи.

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження. З цією метою документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами), їх систематизують за ознаками таких архівів:

1. Тематичний або предметно-запитальний (соціальний розвиток підприємства, застосування прогресивних технологій, форм організації праці, закордонні відрядження, громадська робота та ін.).

2. Авторський (кореспондентський) - документи міністерства і об’єднання, НДІ, КБ, проектних і громадських організацій, власні документи та ін.

3. Хронологічний (документи, розподілені за певними періодами).

4. Номінальний (інструкції, рішення, накази, листи, проекти, кошториси, договори, доповіді).

5. Географічний (по регіонах України, інших країнах).

6. Алфавітний (у цьому разі використовують прізвища авторів, назви установ і адміністративно-територіальних одиниць, об’єктів, предметів).

Іноді доцільно поєднувати кілька ознак, наприклад предметно-запитальних з хронологічними, номінальних з авторськими.

Документи кожного комплексу зберігають в окремій справі (справах). Кожна справа повинна мати заголовок, складений так, щоб виключити можливість потрапляння однакових або аналогічних документів у різні справи.

Документи власного архіву керівника, як правило, накопичуються у справах протягом кількох років, тобто формування справ відбувається за мірою надходження документів.

Для того щоб визначити, у яку справу направити документ, необхідно мати перелік справ, який складають довільно. Першими у ній розміщують заголовки справ, які найчастіше використовує керівник. Перелік зберігають у зручному для огляду місці (під склом, у робочому щоденнику, на внутрішній поверхні дверцят шафи або боксу для документів та ін.). У переліку справ доцільно вказувати дату початку кожної справи. Це суттєво полегшує використання справ і пошук документів у них.

З метою полегшення пошуку відомості про окремі документи або їх групи, об”єднані будь-якою ознакою, фіксують на картках -вказують найважливіші пошукові ознаки документа (автор, дата, питання) і назву або індекс папки, де він зберігається. Доцільно відображувати у картотеці не всі документи, тобто не перетворювати її в опис справи, а лише найважливіші, що визначають її зміст. Перегляд такої картотеки дасть змогу відносно безпомилково орієнтуватися в документах власного архіву.

Контроль за станом документаційного забезпечення управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

У процесі контролю використовуються методи, наведені у табл.9.1.

Таблиця 9.1 — Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління

Об’єкт контролю	Метод
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції.
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій.
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів.
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів.
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки.
Додержання виконавської дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу.
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів.
Підготовка і передавання справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів.
Нормування праці персоналу, зайнятого документацій ним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання.
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах.

 

За результатами контролю керівник приймає рішення, які в разі потреби оформлюють у вигляді відповідних розпорядчих документів.

Резюме

Діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства: централізована: (передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах), децентралізована (передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз’єднані), змішана (частину операцій роботи з документами покладено на спеціалізовані службу, а решту операцій виконують структурні підрозділи).

Основною функцією діловодства підрозділів і працівників є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є: прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання їх і на цій основі - доцільний порядок роботи з документами.

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах: стандартизація (встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування), уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки.

З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно: розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією; визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.; перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою; визначати потребу у реєстрації документів.

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження.

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

Контрольні питання

1. Розкрийте сутність поняття “діловодство”.

2. Назвіть та охарактеризуйте форми діловодства, які застосовуються у підприємствах.

3. Вкажіть вимоги до раціональної організації документообігу у підприємствах.

4. Розкрийте основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах.

5. У чому полягає зміст роботи з документами, що надходять у підприємство?

6. Визначте особливості роботи з документами власного архіву керівника.

7. Назвіть та охарактеризуйте методи контролю за станом документаційного забезпечення управління.