Тема 11. Можливості та сфери використання Excel.

 

Microsoft Excel — засіб для роботи з електронними таблицями, що набагато перевищує за своїми можливостями існуючі редактори таблиць. Перша версія даного продукту була розроблена фірмою Microsoft у 1985 році. Microsoft Excel — це простий і зручний засіб, що дає можливість проаналізувати дані і за необхідності поінформувати про результат зацікавлену аудиторію, використовуючи Internet. Microsoft Excel є на сьогоднішній день найпопулярнішим табличним редактором у світі.

Ефективний аналіз і обробка даних

· Швидкий та ефективний аналіз, зручні засоби для роботи з даними (майстер зведених таблиць дає можливість швидко оброб­ляти великі масиви даних і одержувати підсумкові результати в зручному вигляді).

· Механізм автокорекції формул автоматично розпізнає і виправляє помилки під час уведення формул. Microsoft Excel уміє розпізнавати 15 найрозповсюдженіших помилок, яких припускаються користувачі під час уведення формул у комірки.

· Використання природної мови у написанні формул.

· Проведення різних обчислень з використанням могутнього апарата функцій і формул.

· Дослідження впливу різних факторів на дані.

· Розв’язання задач оптимізації.

· Одержання вибірки даних, що відповідають певним критеріям.

· Побудова графіків і діаграм.

· Статистичний аналіз даних. У редактора Excel для Windows є настільки могутній апарат математичної статистики, що можна займатися статистичним моделюванням.

Багаті засоби форматування та відображення даних.

· Засоби форматування роблять оформлення таблиць яскравішим і зрозумілішим (можливості злиття комірок в електронній таблиці, поворот тексту в комірці на будь-який кут, накреслення тексту в комірці з відступом).

· Майстер створення діаграм дає можливість подавати дані в таблицях конкретніше (більш зручний і потужніший майстер створення діаграм, крім стандартних, нові типи діаграм — діаграми у вигляді круглих стовпчиків, тетраедрів тощо).

Наочний друк.

· Багато користувачів зіштовхувалися з проблемами під час друку складних електронних таблиць. Чимало труднощів пов’яза­но з недостатньо точним визначенням ділянки друку, тобто того, яка частина електронної таблиці буде надрукована. Тому Micro­soft Excel забезпечує попередній перегляд меж ділянки, що друкується. Після включення режиму відображення меж ділянок, що друкуються, на таблиці з’являється сітка, що показує, яка частина таблиці буде надрукована на якій сторінці. За необхідності вмістити на одній сторінці додаткову кількість стовпців чи рядків таблиці, досить просто перетягнути межу сторінки в потрібне місце, і Microsoft Excel сам розрахує необхідну зміну шрифту та масштабу зображення під час друку зазначеного діапазону комірок на одній сторінці.

Спільне використання даних і робота над документами.

· Тепер для користувачів редактора Microsoft Excel є доступним режим реальної багатокористувацької роботи. Кілька різних користувачів можуть одночасно працювати з однією і тією самою таблицею, і навіть документувати внесені зміни. Аналогічно до режиму виправлень у Microsoft Word тепер можна залишати коментарі про те, хто і коли вніс зміни в дану комірку.

Обмін даними та робота в Інтернеті.

· Можливість використовувати найсвіжіші дані. За допомогою Microsoft Excel можна одержувати їх у вигляді електронних таблиць прямо з Web-серверів у мережі Internet. Microsoft Excel містить вбудовані функції, що дають змогу легко поміщати на Web-сервер документи, створені в середовищі редактора Micro­soft Excel. До їх числа належать: майстер збереження документа
у форматі HTML, засіб перегляду вмісту документів Microsoft Excel для користувачів, що не працюють з цим додатком, і ряд інших.

· Можна використовувати вбудований Internet Assistant для перетворення таблиці у формат HTML і публікації на Web-сер­вері. Microsoft Excel дає імпортувати дані з HTML-документів, знайдених на Web-сервері, відновлюючи при цьому формат і оформлення таблиці. Після імпорту дані доступні для виконання будь-яких операцій у редакторі Microsoft Excel.

· Web Queries. У Microsoft Excel 97 існує операція створення запиту до даних, що зберігаються на Web-сервері. Можна створити постійне посилання на сторінку в Інтернеті, і дані в таблиці оновлятимуться автоматично.

 

Можливості

Довідка і помічник для роботи з електронними таблицями. Допомагає користувачам навчитися ефективної роботи з електронними таблицями. Дає корисні поради та рішення. Відповідає на запитання доступною користувачу мовою.

Зручність уведення формул. Користувачі можуть писати рівняння, користуючись простою термінологією. У формулах замість посилань на комірки можна використовувати назви стовпчиків і рядів (наприклад: Ціна*Кількість замість А1*А2), що полегшує створення та розуміння обчислень.

Перегляд макета сторінки. Дає можливість задати точне розташування інформації на кожній друкованій сторінці.

Замовлені комірки. Користувачі можуть «проникнути за сітку» звичайної електронної таблиці, щоб дані відповідали їхнім вимогам.

Контроль змін. У випадку кількох користувачів спрощується контроль змін у робочому каталозі (виділяються зміни, внесені іншими користувачами). Для кожної виділеної комірки є відомості про те, що було змінено, коли і ким.

Гіперпосилання. В усі документи Excel 97 можна вставляти гіперпосилання для доступу до потрібних документів незалежно від їх місцезнаходження.

Відкриття з URL. Велика гнучкість за спільного використанні даних у мережі Intranet. Користувачі легко можуть відкривати файли Excel чи HTML з HTTP- і FTP-серверів за допомогою команди Excel 97 Файл/Открыть.

Публікація в режимі «online» — запис в URL. Полегшує розміщення зошитів Excel на HTTP- і FTP-серверах мережі Intranet. Тепер кожен може переглядати і використовувати дані електронних таблиць, поміщених у спільну мережу Intranet чи в глобальну мережу.

Робота з HTML-документами. Excel 97 працює з документами HTML так само легко, як і зі своїми документами (*.xls). Форматування і гіперпосилання зберігаються, а користувачі дістають можливість динамічного аналізу даних, а не простого їх перегляду.

Середовище розробки Visual Basic (VBE). Середовище VBE сумісне із середовищем Visual Basic 5.0. У ньому є поліпшений редактор кодів, броузер ієрархічних об’єктів, багатовіконний налагоджувач, вікно властивостей, аналізатор проекту і конструктор.

Майстер діаграм. Розташування всіх параметрів графіків в одному місці прискорює їх створення та редагування.

Зошити колективного користування. У цих зошитах кілька користувачів можуть одночасно відкрити один документ, не отримавши повідомлення «файл уже відкритий». Можна змінювати дані, форматувати, редагувати формули і навіть додавати та вилучати комірки.

Збереження в гіпертекстовому форматі (HTML). Користувачі можуть автоматично перетворювати свої таблиці, створені за допомогою програми Excel, у HTML-формат для того, щоб розміщувати їх в Інтернеті або в мережі Intranet. Діаграми тепер можна записувати у форматі GIF з поліпшеними можливостями перетворення.

Перегляд документів Excel. Користувачі можуть публікувати документи Excel так, щоб їх могли переглядати й ті, в кого немає програми Excel. Програма Excel Viewer дає можливість, не користуючись програмою Excel, переглядати, копіювати, збільшувати, фільтрувати, друкувати і слідувати гіперпосиланням у документах Excel.

Спеціальні можливості

У Microsoft Excel включені деякі можливості, що дають змогу спростити роботу і виконати необхідні обчислення.

Перша — автозаповнення таблиці. Режим Автозаполнение, що дає змогу створювати послідовності з числових чи текстових значень, практично не вводячи дані вручну, також розширений. У редакторі Microsoft Excel можливо створювати свої власні режими автозаповнення. Наприклад, якщо потрібно створити аркуші із заголовками типу Січень, Лютий, Березень і т.д., — до наших послуг режим Автозаполнение. Більше того, команда Сортировка обробляє тепер і користувацькі (тобто створені) списки Автозаполнения, тож ми завжди зуміємо відсортувати свої дані.

Друга спеціальна можливість — команда Автосуммирование, дає змогу складати числові значення одним натисканням миші, зробити це одночасно і з рядками, і зі стовпцями. За цією командою можна підбивати загальні підсумки навіть у таблицях із проміжними підсумками.

Також існує така можливість, як Подбор параметров (одержати необхідний результат, змінюючи вихідні дані) і Поиск решения (знаходження коренів рівнянь).

Ще однією цікавою особливістю редактора Excel є можливість роботи з географічними мапами Карта...

 

Сфери застосування

Excel, як видно з усього сказаного вище, вельми потужний інструмент для розв'язування задач, пов'язаних з масивами різноманітних даних, тому сфер його застосування чимало, починаючи від бухгалтерських і складських задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макроекономіки. У редакторі таблиць Excel зручно вирішувати задачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями й ін. Так само є всі можливості для повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці, аналіз) з базами даних. Завдяки наявності мови програмування в редакторі Excel можливе створення різних програм користувача, що автоматизують специфічні стандартні задачі.

 

Тема 12. Формули та функції в Excel.

 

Формули

Формули – це вираз, що починається із знаку рівності і складається з числових величин, адрес осередків, функцій, імен, які сполучені знаками арифметичних операцій. До знаків арифметичних операцій, які використовуються в Excel відносяться: складання; віднімання; множення; ділення; піднесення до ступеня.

Деякі операції у формулі мають вищий пріоритет і виконуються в такій послідовності:

– піднесення до ступеня і вирази в дужках;

– множення і ділення;

– складання і віднімання.

Результатом виконання формули є значення, яке виводиться в осередку, а сама формула відображається в рядку формул. Якщо значення в осередках, на які є посилання у формулах, змінюються, то результат зміниться автоматично.

Внесення змін до формули

Для внесення змін до формули клацніть мишею на рядку формул або клавішу F2. Потім внесіть зміни і натисніть кнопку Введення в рядку формул або клавішу Enter. Якщо ви хочете внести зміни до формули безпосередньо в осередку, де вона записана, то двічі клацніть мишею на осередку з цією формулою. Для відміни змін натисніть кнопку Відміна в рядку формул або клавішу Esc.

Використання посилань

Посилання однозначно визначає комірку або групу осередків робочого листа. За допомогою посилань можна використовувати у формулі дані, що знаходяться в різних місцях робочого листа, а також значення одного і того ж осередку в декількох формулах. Можна також посилатися на комірки, що знаходяться на інших листах робочої книги, в іншій робочій книзі, або навіть на дані іншого застосування. Посилання на комірки інших робочих книг називаються зовнішніми. Посилання на дані в інших застосуваннях називаються видаленими.

Переміщення і копіювання формул

Після того, як формула введена в комірку, ви можете її перенести, скопіювати або розповсюдити на блок осередків. При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі не змінюються, а комірку, де раніше була формула, стає вільним. При копіюванні формула переміщається в інше місце таблиці, при цьому абсолютні посилання не змінюються, а відносні посилання змінюються.

При копіюванні формул можна управляти зміною адрес осередків або посилань. Якщо перед всіма атрибутами адреси осередку поставити символ “$” (наприклад $A$1), то це буде абсолютне посилання, яке при копіюванні формули не зміниться. Зміняться тільки ті атрибути адреси комірки, перед якими не коштує символ “$”, тобто відносні посилання. Для швидкої установки символів “$” в посиланні її необхідно виділити у формулі і натиснути клавішу F4.

Для переміщення формули підведіть покажчик миші до того місця межі осередку, де зображення покажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку. Потім натисніть ліву кнопку миші і, утримуючи її, переміщайте комірку в потрібне місце таблиці. Завершивши переміщення, відпустите кнопку миші. Якщо в записі формули є адреси осередків, вони при переміщенні формули не змінюються.

Для копіювання формули підведіть покажчик миші до того місця межі осередку або блоку, де зображення покажчика змінюється з білого хрестика на білу стрілку. Потім натисніть клавішу Ctrl і ліву кнопку миші і переміщайте комірку в потрібне місце таблиці. Для завершення копіювання відпустите кнопку миші і клавішу Ctrl. Якщо в записі формули є відносні адреси осередків, при копіюванні формули вони зміняться.

Розповсюдження формул

Крім копіювання і переміщення формулу можна розповсюдити на частину рядка або стовпця. При цьому відбувається зміна відносних посилань. Для розповсюдження формули необхідно виконати наступні дії:

1. Встановіть курсор в комірку з формулою.

2. Підведіть покажчик миші до маркера заповнення. Зображення покажчика змінюється на чорний хрестик.

3. Натисніть ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутою, переміщайте курсор до потрібного місця. Для завершення розповсюдження формули відпустите кнопку.

Необхідно відзначити, що Excel виводить в комірку значення помилки, коли формула для цього осередку не може бути правильно обчислена. Якщо формула містить посилання на комірку, який містить значення помилки, то ця формула також виводитиме значення помилки.

Функції Excel

Функції Excel — це спеціальні, наперед створені формули для складних обчислень, в які користувач повинен ввести тільки аргументи.

Функції складаються з двох частин: імені функції і одного або декількох аргументів. Ім’я функції описує операцію, яку ця функція виконує, наприклад, СУМ.

Аргументи функції Excel - задають значення або комірки, використовувані функцією, вони завжди поміщені в круглі дужки. Відкриваюча дужка ставиться без пропуску відразу після імені функції. Наприклад, у формулі «=СУММ(A2;A9)», СУМ — це ім’я функції, а A2 і A9 її аргументи.

Ця формула підсумовує числа в осередках A2, і A9. Навіть якщо функція не має аргументів, вона все одно повинна містити круглі дужки, наприклад функція ПІ (). При використанні у функції декількох аргументів вони відділяються один від одного крапкою з комою. У функції можна використовувати до 30 аргументів.