Методичні вказівки до виконання індивідуального завдання

MS Project - програмне забезпечення, яке виконує роль менеджера проектів. Даний пакет забезпечує автоматизацію проектних робіт в будь-якій сфері діяльності і сприяє прийняттю складних управлінських рішень.

З допомогою MS Project можна здійснити декомпозицію задачі на певні роботи, виконання яких і приведе до виконання цієї задачі. При цьому кожна робота забезпечується необхідними ресурсами (фінансовими, трудовими, матеріальними). Також MS Project містить інструментарій, що дозволяє наочно, у вигляді графіка, представляти проект, відображати виконані роботи, затрачені ресурси. При аналізі даного графіка встановлюється критичний шлях, виявляються резерви часу, простої чи перевантаження у виконанні робіт. Все це надає можливість прийняти правильне рішення щодо оптимізації проекту. Функція MS Project - складання звіту - надає можливість в будь-який момент часу інформувати робітників про виконання проекту.

Основними перевагами MS Project серед інших аналогічних пакетів є: простий інтерфейс і функції для складання звітів. Інтерфейс MS Project передбачає можливість використання різних типів таблиць:

· Таблиця Гіперпосилання (View/Table/Hiperlink) полегшує і пришвидшує роботу користувача шляхом прив’язки до джерела інформації.

· Таблиця Сумарні дані (View/Table/Summary) показує результати роботи над проектом.

· Таблиця Витрати (View/Table/) показує аналіз витрат на проект.

· Таблиця Work (View/Table/Work) показує тривалість роботи в годинах.

· Таблиця Usage (View/Table/Usage) показує тривалість роботи в днях.

· Таблиця Cost (View/Table/Cost) показує вартість структурних одиниць проекту.

 

.

Частина 1. Підготовка до створення проекту засобами MS Project

1. Запуск MS Project

Зі стартового меню вибираємо пункт Program / MS Office/ MS Project.

На екрані з’являється головне вікно програми, де ми, працюючи над проектом, будемо бачити діаграму Ганта (Gantt Chart). Вікно поділяється дві частини: -інформаційну (зліва) і графічну з часовою шкалою (справа) рис.1).

 

Рис.1. Початковий вигляд головного вікна Gantt Chart

 

Перед початком створення проекту необхідно внести початкову інформацію про проект, а саме:

· з меню Project обрати Project information і у вікні, що з’явиться (рис. 2), внести необхідну інформацію;

· з меню File обрати Properties та у закладці Summary заповнити поля інформацією про майбутній проект (рис.3).

 

Рис.2. Вікно внесення початкової інформації про проект

 

Рис.3. Вікно внесення інформації про проект

 

Форматування часової шкали

Якщо запропонований за замовчуванням варіант часової шкали не влаштовує, існує можливість змінити його форматування. Для цього з меню вибрати Format / Timescale. Отже, даний пункт меню викликає вікно такого вигляду (рис.4).

Рис.4. Вікно форматування часової шкали

Пункт меню Timescale дозволяє проводити форматування часової шкали, тобто дозволяє обирати найбільш зручний її вигляд, позначення і вирівнювання. За допомогою даного пункту меню можна стиснути часову шкалу (зменшити її розмір) (Enlarge), обрати вигляд розділюючої смуги або її відсутність (Scale separator) тощо.

 

Вибір календаря проекту

За замовчуванням використовується стандартний (Standart) календар (5 робочих днів на тиждень по 8 годин), крім того, існує можливість вибору цілодобового (24hours) та нічного (NightShift) календарів. При потребі можна створити новий календар на основі вищеперерахованих шаблонів.

Створення нового календаря

Для створення нового календаря потрібно виконати такі операції з меню Tools обрати Change Working Time… З’явиться діалогове вікно”Change Working Time”.

У вікні “Change Working Time” натискаємо кнопку New і створюємо новий календар.

 

Рис.5. Вікно створення нового календаря

 

При потребі вносимо зміни у перелік вихідних і робочих днів (наприклад, робимо суботу робочим днем).

Частина 2. Створення проекту

Визначення списку задач

Попередній список задач проекту створюється в паперовому варіанті (дивись додаток 1). Наступним кроком буде перенесення інформації з таблиці в середовище MS Project.

· Для того, щоб ввести задачу, необхідно зробити відповідний запис в полі TaskName.

· Для того, щоб виділити етапний пункт проекту (наприклад “Фаза планування”), необхідно виділити мишкою наступний пункт і вибрати на панелі інструментів кнопку. Таким чином заносимо список задач в інформаційну частину діаграми Ганта.