Введення і редагування даних

Введення з клавіатури. Редагування даних

 

Введення даних у таблицю Excel — це запис деяких значень у комірки.

Можливі два варіанти введення даних із клавіатури: введення безпосередньо в комірку і введення в рядок формул.

Операції зміни даних у комірках дуже прості. Ви можете користуватися одним із таких прийомів:

§ для заміни даних на нові виділіть комірку і наберіть у ній нові дані;

§ для редагування усередині комірки клацніть мишею по комірці (активізація комірки) і потім зробіть подвійне клацання по комірці або натисніть F2 (у комірці з'явиться курсор);

§ для редагування у рядку формул активізуйте потрібну комірку, клацніть у рядку формул і змініть дані.

Завершується редагування натисканням на клавішу Enter або клацанням поза коміркою, що редагується.

Переміщення і копіювання даних

 

Способи переміщення і копіювання даних:

Drag and Drop. Виділіть первинний діапазон комірок і наведіть покажчик миші на жирну рамку межі діапазону. Коли покажчик набуде форми стрілки, натисніть на ліву кнопку миші (при переміщенні даних) або ліву кнопку і клавішу Ctrl (при копіюванні). В останньому випадку до стрілки покажчика додається невелика позначка «+», що означає копіювання. Перетягніть зображення комірок у нове положення і відпустіть кнопку миші.

Буфер обміну. При операціях переміщення і копіювання через буфер обміну виділіть первинні комірки. Потім виконайте команду меню Правка → Вырезать (Копировать). Для команд Вырезать і Копировать можна використовувати звичайні комбінації клавіш: Ctrl+X і Ctrl+C відповідно. Клацніть мишею по кутовій (лівій верхній) комірці цільового діапазону й оберіть команду Правка → Вставить або натисніть на Ctrl+V. Ділянка первинних комірок залишається виділеною рухомим пунктиром. Відмініть виділення натисканням на клавішу Esc.

Маркер заповнення. Виділіть первинну комірку і наведіть покажчик миші на маркер заповнення, що міститься на межі комірки у правому нижньому куті. Покажчик миші перетвориться при цьому на тонке чорне перехрестя. Перетягніть маркер заповнення до цільових комірок і відпустіть кнопку миші. Якщо до цього в зоні вставки були інші дані, то вони будуть заміщені новими даними.

Вставка і вилучення рядків і стовпців

 

Для вставки одного рядка виділіть будь-яку комірку у рядку, над якою потрібно вставити новий рядок. Потім у меню Вставка оберіть команду Строки. Аналогічно можна вставити декілька рядків (число вставлених рядків дорівнюватиме числу виділених по вертикалі комірок).

Щоб вставити один стовпець, клацніть по комірці в стовпці, зліва від якого має бути новий стовпець, і виконайте команду Вставка → Столбцы. Для вставки декількох стовпців виділіть ті, справа від яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців має збігатися з кількістю тих, що вставляються.

Зазначимо, що можлива вставка не тільки рядків і стовпців, а й вставка порожніх комірок. Це виконується командою Вставка → Ячейки.

Щоб вилучити рядок (рядки) або стовпець (стовпці), виділіть об'єкти, які вилучаються, і оберіть команду меню Правка → Удалить. При вилученні рядків звільнене місце заповнюється рядками, розташованими нижче, а при вилученні стовпців на їхнє місце зміщуються стовпці з правого боку.

Вилучення комірки виконується дещо складніше. Оберіть команду Правка → Удалить і у діалоговому вікні, що з'явилося, зазначте за допомогою перемикачів напрямок переміщення сусідніх комірок, які заповнять звільнене місце.

Способи автозаповнення

 

1. Автозаміна. Цей засіб використовується для виправлення помилок при наборі тексту.

2. Автовведення. При введенні перших літер тексту у клітинку Excel аналізує вміст клітинок над поточною і під поточною (до порожніх клітинок) і якщо знайдено спів падання перших літер, то Excel пропонує свій варіант тексту.

3. Вибір зі списку. Excel аналізує вміст сусідніх клітинок і формує список. Щоб здійснити вибір зі списку, потрібно викликати контекстне меню для клітинки, і вибрати зі списку, що розгорнеться, необхідний текст.

4. Автозаповнення.
1) Заповнення клітинок однаковими значеннями:
- записати значення в певну клітинку;
- курсор миші встановити на маркер автозаповнення (маленький квадратик в нижньому правому куточку рамки-курсора);
- утримуючи натиснутою ліву клавішу мишки тягнути даний текст у потрібному напрямку, - в результаті отримається послідовність клітинок з однаковими значеннями. Під час переміщення миші з’являється підказка, які значення записуються в клітинки.
2) Формування послідовності дат та списків користувача. Виконуються дії, аналогічні до попереднього пункту, і отримується послідовність дат з проміжком в 1 день.
3) Створення прогресій.
- Задати значення у двох суміжних клітинках – перших елементів прогресії;
- виділити ці дві клітинки;
- навести вказівник мишки на маркер авто заповнення;
- тягнути вказівник, утримуючи натиснутою ліву клавішу мишки у потрібному напрямку.
Для створення геометричних прогресій, прогресій дат – необхідно виділити послідовність клітинок, яку необхідно заповнити і виконати команду меню Правка→Заполнить→Прогрессия.

5. Автообчислення. Якщо мишею виділити певний діапазон клітинок, то в рядку стану справа з’явиться кнопка вигляду , яка має своє меню. В меню цієї кнопки можна вибрати:
- Середнє значення
- максимальне значення
- мінімальне значення
- кількість значень та ін.

6. Автосумування. Виділити діапазон клітинок, значення яких потрібно просумувати, і натиснути на панелі інструментів кнопку ∑.

 

Формати даних

 

Дані, введені до комірок ЕТ, повинні мати певний формат. Під форматом комірок у Excel розуміється дуже великий набір параметрів. Переглянути список цих параметрів можна обравши команду меню Формат → Ячейки. У відповідь з'явиться діалогове вікно Формат ячеек (мал.2), що містить наступні вкладки (параметри клітинки):

1) Число (використовується для визначення форми даних, що будуть вводитись у клітинку: „общий, числовой, денежный, время, процентный...”);

2) Вирівнювання (по вертикалі, по горизонталі, орієнтація тексту, об’єднання клітинок, перенесення слів у клітинці);

3) Шрифт (Вибір параметрів шрифту);

4) Границя (встановлення видимих та невидимих границь клітинки);

5) Вид (заливка клітинки кольором);

6) Захист клітинок.

Мал. 2. Діалогове вікно Формат ячеек