Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удале­ния данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информа­ции. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экра­не, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и до­бавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фо­новые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повы­шают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных от­кроете вкладку Формы и щелкните по кнопке <Создать>, то откроется окно, в котором ука­заны способы создания формы.

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно.

Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора.

Авто­формы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают задан­ные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую фор­му.

Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой,

а сводная таблица — со сводной таблицей Excel. Эти режимы предпочтительнее использовать опытным пользователям, хотя форму с диаграммой не так сложно создать и начинающему пользователю — Access в этом поможет.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформле­ния фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы пред­ставления данных: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная.

Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядо­чить как угодно. Access дает возможность использовать большинство стандартных элемен­тов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводят­ся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами — один под другим.

Если вы создаете форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе несколь­ких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связан­ные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных мож­но в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы, но, чтобы реализовать эти возможности, надо обладать определенным опытом работы с формами. Некоторые из возможностей построения сложных форм мы рас­смотрим в следующей главе, посвященной разработке многотабличной базы данных.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Переме­щаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополне­ния в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы (это есте­ственно: такая форма лишь способ представления данных из таблиц или запросов), поэтому здесь их повторять не будем. Просмотр и печать форм также производятся аналогично то­му, как это производится с таблицами.

На рисунке 4 представлен первый этап создания форм. Затем задается уникальный стиль оформления формы.

Рис. 4 Мастер создания форм

 

На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который открывает только что созданную форму в режиме Конструктора.

Средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. На рисунке 5 представлен пример простой формы. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм. На рисунке 6 представлен пример сложной формы.

Рис. 5 Пример простой формы

 

Рис. 6 Пример сложной формы (наличие подчиненной формы)

 

4. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ.

 

1. Что такое информация?

2. Что такое база данных?

3. Что такое поле?

4. Что такое запись?

5. Что такое СУБД?

6. Для чего используется СУБД?

7. Из каких объектов состоит БД Access?

8. Какие типы полей используются в Access?

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ.

ЗАДАНИЕ

1 Откройте программу Access.

2 Создайте новую базу данных.

3 Создайте таблицу «Пациенты» базы данных.

4 Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.

5 Сохраните созданную таблицу.

6 Введите ограничения на данные, вводимые в поле Пол; должны вводиться только М или Ж.

7 Задайте значение по умолчанию для поля Пол в виде слова М.

8 Заполните таблицу данными в соответствии с рисунком и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Пол.

9 Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

10 Произведите поиск в таблице пенсионера Сергеева.

11 Произведите сортировку данных в поле Фамилия по убыванию.

12 Произведите фильтрацию данных по полю Пол.

Имя поля	Тип данных		Размер поля
№ п\п	Числовой		Целое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Пол	Текстовый
Адрес	Текстовый
Диагноз	Текстовый

Таблица 1. Таблица данных Пациенты

 

13. Создайте еще таблицу «Врачи» с данными из следующей таблицы

Имя поля	Тип данных		Размер поля
№ уд	Числовой		Целое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Пол	Текстовый
Адрес	Текстовый
Специализация	Текстовый

Таблица 2. Таблица данных Врачи

14. Создайте дополнительную таблицу с именем «Отделение», которая будет содержать следующие поля: Отделение (текстовый), № уд (числовой), Телефон отделения (текстовый).

15. Создайте дополнительную таблицу с именем «Лечение», которая будет содержать следующие поля: № п/п (числовой), Отделение (текстовый).

16. Заполните таблицу Отделение и Лечение данными.

17. Создайте формы для просмотра таблиц.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ