Назначение и возможности Word

Word является мощным универсальным средством для управления (создание, редактирование, просмотр и обмен) документами и публикациями различного типа, включая публикации в Интернет. Его возможности (версии Word’95- Word’2003):

- набор текста различными шрифтами, с возможностью форматирования, выделения отдельных терминов и фраз;

- составление и использование при форматировании текста шаблонов и стилей;

- включение в документ рисунков, диаграмм, графиков, таблиц, результатов вычислений и формул, сносок и примечаний;

- редактирование всего документа, в том числе текста, рисунков, диаграмм, графиков, таблиц, результатов вычислений и формул и т.п.;

- построение оглавления и алфавитного указателя;

- получение различного вида списков рисунков, таблиц, графиков;

- возможность проверки правописания, как на русском языке, так и на иностранных;

- использование словарей синонимов для расширения терминологической базы публикации;

- составление и использование тезаурусов;

- совместное создание документов;

- подготовки публикации на другом языке;

- проверочные расчеты в процессе подготовки публикации;

- обеспечение достаточного уровня безопасности (защита от макросов, паролирование, цифровая подпись);

- расширение функций Word посредством создания макросов и написания программ на Word Basic

и многое другое.

Новое в версии Word 2010:

Создание документов

Работа в пользовательском интерфейсе Microsoft Office Fluent, содержащим все средства, требуемые для выполнения текущей задачи. Добавление часто используемого содержимого в документы из элементов в коллекции титульных страниц, цитат и колонтитулов, создание собственных стандартных блоков. Создание, импорт и публикация блогов. Создание редактируемых уравнений с использованием готовых. Динамический подсчет слов. Использование типографских возможностей. Функция включает нумерацию и маркировку списков, стили маркированных списков, шрифты. Управление диспетчером и конструктором ссылок. Контекстная проверка правописания.

Редактирование и форматирование документов

Функция построения графиков и диаграмм включает создание объемных форм, эффектов прозрачности, падающих теней и т.д. Добавление эффектов форматирования непосредственно в текст документа. Word 2010 содержит новые и улучшенные инструменты редактирования изображений. Экспресс-стили. Настройка тем Office. Макеты для организационных диаграмм и диаграмм рисунков в SmartArt. Совместное редактирование документов при помощи службы Windows Live. Доступ к документам через браузер.

Интеграция документов в бизнес-процессы

Доступ к содержимому документов, обеспечивающий совместимость с широким набором программ и решений. Управление содержимым с помощью специальных элементов. Обзор области сведений о документе. Поддержка форматов Office XML через пользовательские схемы. Привязка данных.

Управление документами

Поиск по содержимому документа. Восстановление черновых несохраненных версий файлов. Настройка ленты. Управление репозиториями документов. Уменьшение размера файлов и восстановление поврежденных файлов. Возможность создания динамических смарт-документов. Выявление документов с внедренными макросами.

Общий интерфейс Word

В самом простом случае для создания документа в Word необходимо в требуемой папке, например, на рабочем столе в папке Иванов, выбрать из контекстного меню команду Создать Документ Microsoft Word, с клавиатуры ввести название этого документа, например, «Задание к ЛР по MS Word» и открыть документ, дважды щелкнув на созданный файл. На экране откроется следующее (Рис. 1).

Интерфейс Word состоит из следующего:

1. Рабочее окно, строка заголовка. Кнопки панели быстрого доступа (слева-направо): Системное меню, Сохранить, Отменить, Повторить, Настройка панели быстрого доступа. Кнопки управления окном в правом верхнем углу: Свернуть, Свернуть в окно и Закрыть;

2. Меню команд (Лента), в нем сосредоточены все команды MS Word. Доступно при помощи мыши и клавиатуры (Alt, далее соответствующие подсказкам клавиши);

3. Панели (вкладки) инструментов (на них вынесены наиболее часто употребимые группы команды). Доступны также при помощи мыши и клавиатуры. Активизируются по необходимости в меню команд (Лента). При работе могут дополняться автоматически либо настраиваться пользователем;

4. Линейки горизонтальная и вертикальная (активизируются Вид/Линейка). Доступна только при помощи мыши;

5. Вертикальная полоса прокрутки. Доступна при помощи мыши;

6. Область задач, например, Стили (активизируется Главная/Стили). Доступна при помощи мыши и клавиатуры;

7. Область документа;

8. Контекстное меню (активизируется щелчком правой кнопки мыши для конкретного положения курсора);

Рис. 1

9. Строка состояния. Отображает (слева-направо): номер текущей страницы, общее количество страниц, количество слов выделенных (при выделении)/в документе, Состояние проверки правописания, текущий язык, Режим просмотра документа, Масштаб.

Справка Word

При необходимости получения справочных сведений в меню Microsoft Office Fluent 2, Рис. 1 нажмите мышкой кнопку – Справка Microsoft Word, которая обычно расположена в правом верхнем углу экрана, либо нажмите клавишу F1 клавиатуры. В результате откроется окно справки, Рис. 2.

Имеется несколько способов доступа к справочным сведениям в окне справки:

1. Оглавление (кнопка панели инструментов окна справки, Рис. 2, 1). Представляет собой гипертекстовый электронный справочник по Word. Для пользования им необходимо найти необходимый раздел справки и в нем справочную информацию;

2. Вкладка Мастер ответов. В поле Выберите действие задается вопрос, нажимается кнопка Найти и т.д.;

3. Поиск. Обеспечивается поиск в материале справки по введенным в окно поиска ключевым словам.

Всплывающие подсказки

В случаях, когда назначение команды или кнопки неизвестно или требуется узнать больше о каком-либо параметре в диалоговом окне, нужные сведения можно получить с помощью всплывающих подсказок. Всплывающие подсказки содержат сведения о различных элементах, отображаемых на экране.

Рис. 2

Имеются следующие способы доступа к всплывающим подсказкам:

- для получения справки о параметрах, изменяемых в диалоговом окне, нажмите кнопку с вопросительным знаком в правом верхнем углу окна. Откроется окно Справки с контекстной информацией;

- чтобы узнать название кнопки панели инструментов, поместите на нее указатель мыши, и через некоторое время будет отображено название кнопки и пояснение ее назначения.