Частини мови у діловому спілкуванні

Іменник

Назви осіб за професією, посадою, званням та ін., як правило, утворюють паралельні форми чоловічого й жіночого роду (учитель – учителька, викладач – викладачка, працівник – працівниця тощо). Водночас офіційними, основними назвами посад, професій і звань служать іменники чоловічого роду: секретар, бухгалтер, водій, комбайнер, директор, професор тощо. У ділових офіційних документах вони вживаються незалежно від статі особи, позначуваної цим іменником (зарахувати п. Іванову О.М. на посаду лаборанта; звільнити п. Іванову О.М. від виконання обов’язків диспетчера та ін.). Текст набуває строго офіційного характеру, якщо слова, залежні від найменування посади, узгоджуються з цим найменуванням у формі чоловічого роду, і в тих випадках, коли мова йде про жінок (головний технолог дозволив, змінний інженер закінчив). Проте якщо в документі вказується прізвище жінки, яка займає названу посаду, то підпорядковані слова (це звичайно дієслова) узгоджуються з прізвищем і вживаються у формі жіночого роду (головний технолог заводу п. Дубровська Т.В. повідомила). Висловлення типу „наша директор сказала”, „наша головна технолог поїхала” не відповідають нормам літературної мови (вони мають усно-розмовний характер). Багато іменників жіночого роду, утворених суфіксами -к (а), -ш (а), -х(а) тощо мають яскраво виражене усно-розмовне, а іноді й просторічно-жаргонне забарвлення, порівняно з формами чоловічого роду (секретарка, лікарка, касирка, головиха). В офіційних текстах вони не вживаються.

Не вживаються в офіційних ділових паперах найменування осіб за ознакою місця проживання або місця роботи типу сільчани, заводчани та ін. Ці слова є розмовними варіантами офіційних складених найменувань (мешканці села, заводські робітники та ін.).

Іменники чоловічого роду у давальному відмінку однини можуть мати паралельні закінчення: -ові (-еві, -єві) і –у (-ю). У діловому стилі виразно переважає закінчення - у (-ю): директору, інженеру, документу та ін. (хоч цілком можлива і форма директорові, інженерові, документові).

Прикметник

У діловому стилі кількісно переважають відносні прикметники (якісних значно менше).

Проте оскільки якісні прикметники все ж вживаються, то доводиться утворювати від них ступені порівняння (тобто форму для вияву більшої чи меншої міри якості). В українській мові ці форми можуть бути однослівними, синтетичними (високий, вищий, найвищий) і двослівними, аналітичними (високий, більш високий, найбільш високий).

У діловому стилі ступінь більшого чи меншого вияву якості передається звичайно аналітичною формою (з допомогою прислівників більш, менш, далеко, надто, дуже тощо), оскільки творення таких форм практично можливе від усіх якісних прикметників; ці форми вільно відмінюються й широко вживаються в ролі означень; вони сприймаються як стилістично нейтральні, в той час як однослівні форми мають чітке розмовне забарвлення.

Займенник

Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо… Надсилаємо… Повідомляємо …).

Паралельно до щойно розглянутої є форма третьої особи однини (Дирекція просить …. Завод повідомляє…). Хоча реальний діяч тут “я”, проте виклад, як правило, ведеться від третьої особи. Мовець майже (або й зовсім) усунений від участі у мовленні, ніяк себе не проявляє, що й надає викладові бажаного нейтрального або суворо-офіційного характеру.

Займенник Вам (у конструкціях типу Надсилаємо Вам для ознайомлення …) теж опускається, що й створює загальне враження строгої об’єктивності викладу, типової для ділового стилю.

Проте бувають ситуації, в яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з’явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до … виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; порівняйте: пропоную Вам притягти до… прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом’якшує категоричність вимоги.

Вживання займенника першої особи однини я також не допускається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у першій особі однини (Пропоную… Наказую…). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіографія, доручення).

Дієслово

Найпоширенішою дієслівною формою в ділових паперах є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке стоїть у першій або третій особі множини (ми вимагаємо, дирекція звертається).

Теперішній час вживається ще на позначення майбутнього, коли підкреслюється обов’язковість (нарада розпочинається о 10 годині).

Недоконаний вид у ділових паперах, як правило, позначається складеними формами (будуть здійснюватися, буде розпочинатися, а не здійснюватимуться, розпочинатиметься).

Наказовий спосіб в українській мові виражається цілим рядом форм; власне наказовими формами, формами дійсного способу із значенням наказовості й відповідною інтонацією (ідемо! пішов!), інфінітивом (встати!), лексичними засобами (проїзд заборонено).

У ділових документах форми власне наказового способу (іди – ідіть, роби – робіть) використовуються лише в усному мовленні; в писемній формі переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Інфінітив, вживаний у наказах і розпорядженнях, надає висловленню категоричного характеру. Менш категоричні безособові форми; вони мають характер ствердження фактів і застосовуються в різних інструкціях, статусах, приписах та ін. (забороняється, заборонено; не дозволяється тощо).

Можна вважати, що для ділового стилю визначальними є такі морфологічні ознаки: мінімальне вживання прислівників (у зв’язку з відсутністю оцінних характеристик), особових займенників (предмети переважно називаються, а не вказуються займенниками), відсутність вигуків; значна кількість дієприкметників і дієприслівників, які задовольняють вимоги “компактності” викладу.

 

2. Д о в і д к а – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформлюються на бланках установи, в них від руки заповнюються тільки індивідуальні відомості.

 

ЗРАЗКИ:

Міністерство освіти і науки України

Державний вищий навчальний заклад

Приазовський державний технічний університет

 

вул. Університетська, 1

м. Маріуполь, 87500

тел. [phone]

17.11.2008

Довідка № 127

 

Студентка Ніколаєнко Тетяна Анатоліївна навчається на ІІ курсі гуманітарного факультету.

Видано для подання до ЖЕУ-3.

 

Декан ф-ту (підпис) О.В. Попович

Секретар (підпис) О.Г. Сушко

(печатка)

 

 

Житлово-експлуатаційне управління №1

Приморського району

пр. Нахімова 27, м. Маріуполь, 87500, тел. 333-555

 

27.05.2010. м. Маріуполь

Довідка № 321

 

Неїжмак Олексій Степанович з 10.05.2000 року мешкає за адресою: пр. Нахімова, буд. 12, кв. 12. Займає загальну житлову площу 36 м^2..

Видано для подання до відділу обліку та розподілу житлової площі виконкому Маріупольської міської ради народних депутатів.

 

Начальник ЖЕУ (підпис) В.С. Короїд

(печатка)

 

3. П р а в о п и с и, і, ї в о с н о в а х і н ш о м о в н и х с л і в

и пишеться:

1. В основах загальних іншомовних слів після дев’яти букв д, т, з, с, ц, ч, ш, ж, р («Д е т и з ’ї с и ц ю ч а ш у ж и р у») перед наступним приголосним (крім й) пишемо и: директор, інститут, позиція, символ, цитата, чипси, шифр, режим, ритм (але місіс, сіті – центральна частина Лондона, де зосереджено контори та правління найбільших банків, фондова та товарна біржі).

2. Як виняток и пишеться після інших букв:

1) у давнозапозичених словах: вимпел, бинт, графин, єхидна, імбир, скипидар, спирт, кит, кипарис, лиман, лимон, мигдаль, миля, шпиталь, химера;

2) у словах, запозичених зі східних мов: башкир, гиря, калмик, кинджал, киргиз, кисет, кишлак;

3) у словах церковного вжитку: єпископ, митрополит, митра.

2. В основах власних іншомовних назв (у географічних назвах і прізвищах) буква и пишеться після шиплячих («Щ е ї ж дж у») та ц перед наступним приголосним: Ва шин гтон, Шилл ер, Чин гізхан, Чик аго, Ал жир, Вір джин ія, Циц ерон.

Крім того, буква и пишеться:

а) після р, д, т перед приголосним (крім й): Великоб рит анія, К рит, Мад рид, Цю ри х, Кор дил ьєри, Тиб ет, Арген тин а, Ва тик ан;

б) у кінцевих сполученнях -ида, -ика: Антаркт ида, Атлант ида, Амер ика, Мекс ика, Аркт ика, Корс ика;

в) а також у власних назвах: Єгипет, Єрусалим, Вифлеєм, Сирія, Сицилія, Пакистан, Палестина, Китай, Бразилія.

і пишеться:

1. На початку слова: ідеал, імпічмент, Ірландія.

2. Перед голосними та й, а також у кінці незмінюваних слів: ажіотаж, нотаріус, аксіома, гігієна, клієнт, станція, радій, журі, жалюзі, Греція, Чіатурі, Сочі.

3. Після губних б, п, в, м, після н, л, після г, к, х (якщо це не виняток): вітамін, ліцензія, гірлянда, хімік, бізнес, академік, Ніцца.

4. У географічних назвах також після з, с (якщо це не виняток): Сімферополь, Сідней, Зімбабве;

5. У прізвищах після всіх приголосних, крім шиплячих і ц: Кіплінг, Грімм, Дізель (але дизель), Дідро, Меріме, Сінклер.

ї пишеться:

після голосних, крім е, і: мозаїка, Каїр, прозаїк, наївний.

у пишеться:

у словах, запозичених із французької мови, після літер на позначення шиплячих ж, ч: журі, парашут, брошура, Жуль; та в словах парфуми, парфумерія.