Положення про відділ контролінга на підприємстві

Дане Положення є типовим, у якому не представляється можливим врахувати все різноманіття умов роботи кожного підприємства. Тому при організації служби контролінга на конкретному підприємстві запропоноване до використання Положення необхідно конкретизувати і пристосовувати до умов роботи даного підприємства.

1. Сутність, цілі і задачі

1. Контролінг являє собою синтез елементів обліку, аналізу, контролю, планування, реалізація яких забезпечує вироблення альтернативних підходів при здійсненні оперативного і стратегічного керування процесом досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності підприємства.

2. Сутність визначається метою, задачами й основними функціями контролінга. Ціль контролінга в глобальному (стратегічному) масштабі полягає в забезпеченні виживаності підприємстві, проведенні антикризової політики, підтримці потенціалу успіху. Цілі оперативного характеру полягають у забезпеченні прибутковості і ліквідності підприємства шляхом виявлення причинно-наслідкових зв'язків при зіставленні виторгу від реалізації і витрат.

3. Основними задачами контролінга є:

- організація руху інформаційних потоків на підприємстві з метою їхньої оптимізації;

- раціональна організація формування витрат для забезпечення можливості їхнього оперативного регулювання;

- розрахунок сум покриття витрат підприємства;

- керівництво при плануванні і розробці бюджетів;

- формування переліку підконтрольних показників відповідно до цілей і пріоритетів підприємства;

- визначення і аналіз відхилень фактичних величин від запланованих показників;

- визначення ступеня впливу виявлених відхилень на кінцевий результат діяльності;

- структурний аналіз прибутку з метою виявлення недоліків і розробки напрямків по удосконалюванню елементів прибутку;

- оцінка ризику намічених (планованих) угод на ринку товарів і послуг з витягом максимальних вигод;

- мотивація і створення систем інформації для прийняття правильних рішень.

4. Виконання поставлених задач забезпечується шляхом реалізації основних функцій:

- інформаційної: вироблення підконтрольної інформації;

- обліково-контрольної: зіставлення отриманих результатів із заданими параметрами;

- аналітичної: аналіз основних підконтрольних показників;

- планування: координація планів і бюджету;

- прогностичної: вироблення варіантів альтернативних рішень.

2. Суб'єкти

5. Основний професійний склад служби контролінга визначається в залежності від обсягів діяльності і потреб підприємства, а також можливості організації та ступеня ефективності цієї служби.

6. Служба (відділ) контролінга формується з наступних спеціалістів:

- контролер-технолог;

- контролер-аналітик;

- контролер інформаційних систем.

7. Даний професійний склад очолює керівник служби контролінга. Рішення про його призначення приймає керівник підприємства.

8. Призначення на посаду фахівців відділу контролінга здійснюється по рекомендації керівника відділу на основі контрактів, укладених між керівником підприємства і фахівцями-контролерами.

9. Керівник відділу контролінга розробляє і надає на розгляд і затвердження керівнику підприємства посадові інструкції фахівців-контролерів.

10. Відділ контролінга займається збором і обробкою інформації про витрати і доходи, виробляє можливі варіанти заходів управлінського впливу на сформовану ситуацію по оптимізації прибутку і скороченню витрат.

11. Керівник відділу контролінга здійснює контроль за дотриманням вимог посадових інструкцій працівниками відділу, розглядає претензії по їхній діяльності і конфліктні ситуації між контролерами і персоналом підприємства.

12. За вимогою керівника відділу контролінга застосовуються міри покарання щодо фахівців-контролерів, що здійснили невиконання своїх посадових обов'язків.

3. Об'єкти

13. Основними об'єктами контролінга є витрати підприємства і центрів відповідальності, у яких відбувається нагромадження витрат і формування доходів. Вищенаведені об'єкти розглядаються з огляду організаційного, інформаційного і методичного аспектів.

14. До організаційних аспектів відносяться:

- рух інформаційних потоків контролінга в системі інформаційних потоків підприємства;

- рух інформації (документообіг) на підприємстві, що стосується витрат і доходів по структурних підрозділах (центрам відповідальності);

- форми внутрішньої звітності, що фіксують оперативну і релевантну інформацію.

15. До інформаційних аспектів відносяться:

- система функціонування внутрішнього інформаційного забезпечення;

- класифікація витрат;

- міжнародні стандарти і норми.

16. До методичних аспектів відносяться:

- метод обробки інформації;

- методи калькулювання собівартості;

- ціноутворення;

- методи планування витрат;

- удосконалення вищенаведених методів відповідно до міжнародної практики (стандартів).

4. Організація взаємозв'язків з функціональними відділами підприємства

17. Успішне функціонування відділу контролінга в більшій мері залежить від раціональної організації взаємозв'язків з функціональними відділами, що ґрунтуються на русі інформації в розрізі входу і виходу.

18. Рух інформації у відділ контролінга відбувається відповідно до основних елементів витрат, що визначають обсяг робіт даного відділу.

19. Керівник відділу контролінга встановлює і затверджує у керівника підприємства терміни подання інформації у відділ контролінга.

20. Координація і взаємодія між відділом контролінга й іншими відділами підприємства на рівні входу відбувається по наступних інформаційних напрямках:

- відділ маркетингу: інформація про реалізації продукції, інформація про несплату рахунків покупцями;

- відділ кадрів: інформація про склад і рух кадрів;

- планово-економічний відділ: планові показники, бізнес-план, інформація про наявність засобів і їхніх джерел;

- комерційний відділ: виконання договорів-постачань залишки матеріальних цінностей, інформація про складські витрати;

- відділ внутрішнього аудита: дані експертно-аудиторської діагностики підприємства.

21. Послідовність обробки і формування інформації (документів) у відділі контролінга фіксується в технологічних схемах руху, обробки і формування даних по кожній ділянці роботи.

22. Відповідальність за якість вхідної у відділ контролінга інформації несуть керівники тих відділів, з яких доставляється дана інформація.

23. Результативність роботи контролінга визначається якістю і своєчасністю надання вихідної інформації, використовуваної керівництвом підприємства й оперативному керуванні.

24. Відповідальність і якість вихідної інформації несе керівник відділу контролінга.

5. Організація і забезпечення функціонування відділу контролінга

25. Для успішного функціонування відділу контролінга керівнику даного відділу необхідно:

- забезпечити розробку посадових інструкцій для фахівців відділу контролінга;

- забезпечити планування роботи відділу контролінга в розрізі кожного працівника;

- здійснювати контроль за ходом виконання робіт і аналіз результатів з метою попередження виникнення негативних явищ;

- організувати інформаційне, методичне і технічне забезпечення відділу контролінга.

26. Кожен фахівець-контролер повинен ознайомитися і прийняти, до виконання визначений йому обсяг робіт відповідно до загального плану роботи відділу контролінга.

27. У ході здійснення робіт фахівці відділу конгролінга оформляють відповідні форми внутрішньої документації, визначені в обліково-економічній політиці підприємства.

28. На підставі отриманої інформації (як внутрішньої так і зовнішньої) керівник відділу контролінга розробляє можливі варіанти управлінських рішень, підкоряючи їхнім визначеним цілям.

Економічно обґрунтована інформація з кожного альтернативного варіанта управлінських рішень надається на розгляд керівництву підприємства в письмової, а при особливих обставинах, і в усній формі.