Тема: «Технологии обработки структурированных данных»

Структурированность означает, что принято соглашение о способе упорядочения данных для упрощения автоматизированной обработки. Такие данные обрабатываются с помощью систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) – это поименованная совокупность логически связанных между собой структурированных данных, хранящаяся на внешнем машинном носителе и относящаяся к определенной предметной области.

Системы управления (СУ) - это комплекс программных средств для создания базы данных, поддержки ее в актуальном состоянии и организации поиска в ней необходимой информации.

Так как документ Excel – таблица, то его можно считать реляционной базой данных, основными элементами которой являются:

1. Поле - это ячейка таблицы для хранениязначение одного атрибута объекта (числа, текста, даты и т.д.). Каждое поле имеет имя.

2. Столбец -содержит значения одного поля – данные одного типа. Имя столбца совпадает с именем поля.

3. Запись – это строка таблицы, хранящая значения всех полей - данных разных типов, логически связанные между собой.

4. Таблица – совокупность всех записей. Одинаковые записи отсутствуют.

Создание БД

 

Для создания БД необходимо задать заголовки полей(столбцов) и ввести исходные данные. Создайте БД следующего вида и разместите на лист с именем БД.

 

Фильтрация записей из БД

Фильтрация – это отбор записей из базы данных, которые содержат определенное значение или отвечают заданным критериям. Для фильтрации используется команда Данные, которая имеет две опции: Фильтр и Расширенный фильтр. Отличаются они способом отбора и переноса выбранных после фильтрации данных.

Применение команды Данные, Фильтр

Команда Данные, Фильтр производит:

1. Фильтрацию данных по одному полю (критерию, условию).

2. Отобранные данные выводятся в самой таблице. Остальные данные временно скрываются.

Поэтому, при необходимости использования в дальнейшем отобранных данных, нужно их после фильтрации скопировать на новое место.

После вызова команда Фильтр помещает кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой) непосредственно в строку с названиями столбцов (Рисунок 13). Для отбора записей по определенному полю, необходимо нажать кнопку в этом поле, после чего появляется раскрывающийся список, который содержит все значения этого поля. Для выполнения отбора необходимо в этом списке выделить нужное значение. В результате в таблице остаются строки, содержащие это значение. Остальные временно скрываются.

Рисунок 13. Результатвыбора команды Данные, Фильтр

 

Перед выполнением задания переименовать лист2 в Автофильтр.

Пример 1. Отобрать уроженцев города Улан – Удэ.

Выполняемые действия:

1. Курсор установить в любую ячейку базы данных.

2. Выбрать команду Данные, Фильтр.

3. Открыть список с помощью кнопки раскрывающихся списков по полю Место рождения.

4. Выделить значение Улан – Удэ.

5. Полученную таблицу скопировать на лист Автофильтр и снабдить заголовком.

6. Вернуть все записи. Для этого вновь открыть список по полю Место рожденияи нажать кнопку Выделить все.

Результат отбора в следующей таблице.

 

Таблица. Уроженцы города Улан - Удэ

№	ФИО	Дата рождения	Место рождения	Пол	Семейное положение	Социальное положение	Средняя зарплата
	Андреева П.Р.	12.04.1967	Улан -Удэ	ж	б	Служащий
	Минина М.И.	04.08.1995	Улан -Удэ	ж	х	Студент

 

Таким способом можно осуществить отбор по любому полю. Такой отбор записей является отбором по определенному значению.

Пользовательский автофильтр

Для создания сложного критерия необходимо использовать пользовательский автофильтр. Для этого в пункте 4 предыдущего алгоритма выбрать строку Текстовые фильтры, если поле содержит текст, Числовые фильтры, если поле содержит числа, Фильтры по дате, если в поле даты и в появившемся меню выбрать нужную строку или Настраиваемый фильтр. В результате появляется окно пользовательского автофильтра, в котором нужно создать критерий. Критерии создаются для одного поля и могут быть связаны функциями «И» либо «ИЛИ», если нужно создать два условия отбора. При этом функция «И» применяется при одновременном выполнении условий, а функция «ИЛИ» - при выполнении хотя бы одного условия.

Пример 2. Создать список людей с датами рождений между 1955 и 1975 годами. Для построения такого критерия необходимо:

1. Курсор установить в любую ячейку базы данных.

2. Выбрать команду Данные, Фильтр.

3. Открыть список по полю Дата рождения.

4. Выбрать в нем строку Фильтр по дате.

5. В появившемся меню выбрать строку Между.

6. В окне диалога Пользовательский автофильтрзадать условия в обеих строках. В верхней строке задать условие “после или равно 06.08.55”, а в нижней строке – “ до или равно 03.09.75”(Рисунок14). Условия объединяются функцией “ И ”, так как требуется одновременное выполнение обоих критериев (установить флажок И).

7. Нажать кнопку ОК.

Рисунок 14. Фильтр по дате рождения

 

Результат в таблице на листе Автофильтр.

Таблица. Отфильтрованные записи по полю Дата рождения

№	ФИО	Дата рождения	Место рождения	Пол	Семейное положение	Социальное положение	Средняя зарплата
	Андреева П.Р.	12.04.1967	Улан -Удэ	ж	б	Служащий
	Васильев А.Т.	13.08.1956	Иркутск	м	б	Рабочий
	Тимофеева П.О.	02.07.1965	Иркутск	ж	б	Служащий
	Авдеев И.Б.	03.09.1975	Курск	м	х	Крестьянин
	Викулин М.М.	06.08.1955	Кырен	м	б	Крестьянин
	Васина В.П.	12.12.1972	Кырен	ж	б	Служащий

Пример 3. Создать список людей с социальным положением Служащий или Рабочий.

Для построения такого критерия необходимо:

 

1. Курсор установить в любую ячейку базы данных.

2. Выбрать команду Данные, Фильтр.

3. Открыть список по полю Социальное положение.

4. Выбрать в нем строку Текстовые фильтры.

5. В появившемся меню выбрать строку Настраиваемы фильтр.

6. В окне диалога Пользовательский автофильтрзадать условия в обеих строках. В верхней строке задать условие “ равно служащий, а в нижней строке – “ равно крестьянин”. Условия объединяются функцией “ ИЛИ ”, так как требуется выполнение хотя бы одного из критериев (установить флажок ИЛИ).

7.
Нажать кнопку ОК.

Рисунок 15. Критерий по полю Социальное положение

 

Результат в таблице на листе Автофильтр.

Таблица. Отфильтрованные записи по полю Социальное положение.