Документация по операциям банка.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана документации и документооборота. В плане документации - указать перечень документов, необходимых для учета хозяйственных и банковских операций. При этом могут использоваться как типичные формы первичных документов, так и разрабатываемые самим банком. Характер банковских операций и их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требует использования специальной документации, разработанной ЦБ, и обязателен к применению юридическими физическими лицами. Все операции банка отражаются в учете на основании денежно–расчетных документов. Документы должны содержать необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.

Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банковскую документацию. Эти документы относятся содержат:

ü Название документа

ü Номер формы

ü Номер документа и дата его выписки

ü Наименование и месть нахождения организации плательщика и получателя

ü Номера счетов в банке

ü Назначение платежа

ü Подписи доверенных лиц клиентов и оттиск печати

ü Подписи работника банка, проверяющих документы

 

Кроме того, в реквизитах указывается наименование и место нахождения банка получателя и плательщика, их кореспонденским счетам и бики (шестизначный банковский идентификационный код).

Все документы подразделяются на банковские и клиентские.

К банковским документам относятся:

- мемориальные ордера

- кассовые ордера

- платежные ордера

- распоряжения кредитного отдела

К клиентским документам относятся: документы, получаемые от клиента или выдаваемые им.

По характеру отражения банковские операции и денежно–расчетные документы подразделяются на:

1. Кассовые (оформляемые для приема и выдачи денег)

ü Приходные (объявления на взнос наличными, приходные кассовые ордера, препроводительные ведомости, квитанции о приеме денег)

ü Расходные (чеки на получение денег, кассовые расходные ордера)

2. Мемориальные – используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы (платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, аккредитивы, расчетные чеки).

Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка, которые несут ответственность за законность совершения операции и правильность оформления документов.

К внебалансовым документом относятся мемориальные ордера, которыми оформляются прием и выдача документов и ценностей, хранящихся в кассе и бухгалтерии.

Документооборот и хранение банковских документов.

Основа организации первичного учета - это утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Документооборот – это путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота указывается порядок, место и время прохождения документа с момента поступления в банк или создания до выхода из банка или окончания операции.

Порядок прохождения документа по структурным подразделениям установленным главным бухгалтером в соответствии с правилами документооборота и контроля. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. Подтверждение произведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и копию. Кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Проверяется правильность оформления документа, сличается подпись и оттиск печати клиента с заявленными в карточку образцами, номер чека с номером, записанным в карточке с образцами.

 

Аналитический учет регистра.

Аналитический учет – это подробный, детальный учет, отражающий банковские операции во всех ей деталях.

Задачи аналитического учета:

1. Полное, подробное и оперативное отражение банковских операции;

2. Контроль банковских операций по существу и по форме, по основе данных первичных денежно-расчетных документов.

 

Основные регистры аналитического учета:

ü Лицевые счета;

ü Ведомости остатков реализации и привлеченных средств;

 

Лицевые счета открываются по каждому банковскому внебалансовому счету, по видам учитываемых средств, ценностей, с подразделением средств по назначению и владельцам.

Лицевые счета присваиваются наименование и номер. Номер определяет его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. По истечению отчетного года после 31 декабря разрешается новым счетам клиента присваивать номера лицевых счетов в закрытом отчетном периоде.

Знаки в номере счета располагаются, начиная с первого разряда слева. При осуществлении операций по счетам в иностранной валете, а так же драг. металлов в разрядах предназначенных для кода валюты, указывается соответствующий код.

Пример: балансовый счет 405.02

Валюта – доллары США

Порядковый номер лицевого счета 3281.

40502 840 К 0115 0003281

(1-5) (6-8) 9 10-13 14-20

 

В лицевых счетах должны показываться:

Дата предыдущей операции по счету входящий остаток на начало дня остаток на конец дня.

Номера документов:

Лицевые счета ведутся на отдельных листах или в виде электронных баз данных. Лицевые счета печатаются в 2-х экземплярах. 2 –ой экземпляр является выпиской и предназначается для выдачи клиентов. К выписке прилагаются первичные документы, на основе которых осуществляются операции по счету. На прилагаемых документах расставляется штамп и календарный штемпель даты провода документа. Владелец счета обязан в течении 10 дней после выдачи выписки письменно сообщить банку о суммах ошибочно зачисленных списанных со счета.

В случае утери клиентом выписки ее дубликат выдается по письменному разрешению руководителя банка или его заместителя. На титульнике дубликата делается подпись: «Дубликат выписан за…». На титульном листе самого лицевого счета указывается дата и подпись: «Выдан дубликат выписки»

Данные подписи скрепляются под подписью главного бухгалтера.

Ведомость остатка по счетам:

- 1-го и 2 – го порядка

- Лицевым счетам

- Балансовым и внебалансовым счетам

Составляется по специальной форме ежедневно.

Ведомость остатка привлеченных и размещенных средств составляется ежемесячно или другие сроки предусмотренные учетной политикой.

Синтетический учет.

Это обобщенный учет, он обобщает данные аналитического учета и выполняет следующие операции:

Ø Группировку данных аналитического учета по определенным признакам.

Ø Проверку правильности ведения аналитического учета.

Сгруппированные данные синтетического учета используются для анализа и управления банковской деятельностью.

Основными регистрами синтетического учета являются:

1. Ежедневная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам. На квартальные и годовые даты с нарастающим итогом с начала года.

2. Ежедневный баланс – составляется до 12 часов следующего рабочего дня.

Балансы и оборотные ведомости. Подписываются после рассмотрения руководителем, главным бухгалтером или их заместителем.

Перед подписанием баланса главный бухгалтер:

а) сверяет соответствие остатков по счетам 2-го порядка, отраженными в балансе, с остатками показанные в оборотной ведомости и ведомости по счетам.

б) в соответствии остатков по счетам отраженной ведомости с остатками, показанными в ведомости размещенных и привлеченных средств.

О произведенной сверке делается запись в балансе. При выявлении расхождений выясняются причины и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке. Исправления совершаются в момент их обнаружений. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускаются.

Учетная политика банка.

Каждый банк в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета и другими нормативными документами Банка России разрабатывает и утверждает учетную политику. Учетная политика определяет совокупность способов ведения бухгалтерского учета.

Основными элементами учетной политики являются:

1. Рабочий план счетов

2. Форма первичных документов

3. Порядок расчета с филиалами

4. Способы начисления амортизации

5. Порядок контроля внутри банковских операции и другие.

Данные элементы рассматриваются в нескольких аспектах:

1. Организационно-технический включает в себя:

1.1. Рабочий план счетов

1.2. Первичные документы

1.3. Правила оборота и технология обработки информации

1.4. Методы оценки имущества

1.5. Порядок внутри банковского контроля

1.6. И др.

2. Методологический, он включает в себя:

2.1. порядок учета всех операции осуществляемых банком

2.2. Периодичность формирования финансового результата

2.3. Учет материальных активов (материальных запасов)

2.4. Учет создания и использования фондов

3. Налоговый, в него включены:

3.1. Порядок расчетов с бюджетом по всем видам налогов

За организации бухгалтерского учета соблюдение законодательства при выполнении банковских операции ответственность несет руководитель. За формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета своевременное предоставление отчетности – ответственность несет главный бухгалтер.