Форми колективного обговорення професійних проблем

Форми колективного обговорення професійних проблем: наради, збори, дискусії.

Нарада – це форма організації ділового спілкування з метою обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах виробничого, громадського та політичного життя. Вона дає змогу спільно аналізувати важливі питання й висловлювати свої думки та пропозиції, приймати найоптимальніші рішення. Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: виробничий, дисциплінарний, організаційний тощо.

Залежно від поставлених завдань та мети ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні та оперативні.

Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори, що проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує спільний інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).

Збори готуються заздалегідь, як і інші форми спілкування, збори складаються з кількох етапів:

– підготовка зборів;

– висвітлення проблеми та її обґрунтування;

– обговорення проблеми;

– ухвалення рішення.

Дискусія – форма колективного обговорення, мета якої – виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв’язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та завершальний.

 

ДОКУМЕНТАЦІЯ З КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ

До документації з кадрово-контрактних питань належать: резюме, характеристика, рекомендаційний лист, заява, автобіографія, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка, контракт, трудова угода, трудовий договір.

Резюме – документ щодо особового складу, адресований роботодавцеві, у якому в стислій формі подаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, що бажає зайняти певну вакансію.Особа, яка пише резюме, повинна донести до роботодавця інформацію про свої здібності, знання та практичні навички і переконати його у своїй перспективності. Резюме має відповідати певним нормам оформлення. На перегляд резюме роботодавець витрачає дуже мало часу, тому в тексті повинні впадати в око ключові слова: здібності, досягнення і досвід, а в оформленні – рівні поля, наявність абзаців. Резюме потрібно обов’язково скласти на комп’ютері і видрукувати на якісному білому папері. Важливо розмістити резюме на одній сторінці, максимум на двох.

Резюме повинно бути стислим і продуманим; доведеним і точним; акуратним; бездоганним та читабельним.

Характеристика – це документ, у якому сформульовано офіційну (громадську) думку про працівника, співробітника, члена організації і докладно викладено її в офіційній формі за підписами представників адміністрації, відділу кадрів, керівника підрозділу та ін.Характеристика видається на прохання працівника. У трудовому законодавстві не передбачено подання характеристики при зарахуванні на роботу, проте в окремих випадках виникає потреба мати службову характеристику: для подання до військкомату, до навчального закладу, для переобрання за конкурсом у вузах тощо.У характеристиці повинно бути вказано час, з якого працює особа, зазначено, як вона ставиться до своїх службових і громадських обов’язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий і теоретичний рівень тощо. Характеристика складається у двох примірниках. Кожен пункт пишеться з абзаца. Інформація в тексті документа викладається від третьої особи.

Лист – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами та приватними особами. Через листування ведуться ділові переговори, з’ясовуються поточні питання між підприємствами, викладаються претензії.

Рекомендаційний лист – це вид листа, який за функціональними ознаками належить до листів, що не вимагають відповіді.Логічними елементами змісту службового листа є: вступ, докази, висновки. Вступ повинен містити виклад причин і безпосередню мету написання листа. У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, у якому викладається суть питання, основна думка документа: пропозиція, згода, відмова. У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці.

Заява – документ щодо особового складу, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють такі види заяв:

– особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноруч в одному примірнику;

– службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), яку він репрезентує, до посадової особи іншої організації, установи тощо. Службова заява може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання на подання позики); заява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява тощо.

Автобіографія – це документ щодо особового складу, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Документ, як правило, пишеться власноруч. Характер тексту автобіографії розповідний, виклад відомостей хронологічний. Кожне наступне повідомлення починається з нового абзацу.

Трудова угода – це документ, яким затверджуються взаємовідносини між установою (організацією, фірмою тощо) і працівником, який до цього часу не належав до її штату.

Трудова угода укладається, якщо в штаті організації відсутні спеціалісти потрібного профілю (кваліфікації). За певних умов трудова угода укладається зі штатними працівниками.

Трудовий договір – це письмова угода двох чи кількох організацій або юридичних і фізичних осіб з організаціями про встановлення, зміну чи припинення господарських взаємовідносин.

Трудовий договір має відповідати законодавчим нормам. Трудовий договір вважається укладеним, після погодження сторонами всіх пунктів.

 

Стратегії поведінки під час ділової бесіди.

На етапі обговорення проблеми доцільно дотримуватися деяких правил, які полегшують розуміння співрозмовника і дають змогу обмінюватись інформацією:

- уважно слухати і чути

- намагатися перейти від монологу до діалогу

- давати змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку

- викладати свою інформацію чітко, коротко й послідовно:

- добирати способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо

- викладати докази в коректній формі.

Аргументуючи свою позицію, доцільно навести цифрові дані, факти, виявити суперечності, розглянути їх, вилучити висновки за частинами. Аргументи треба викладати впорядковано, використовуючи правила та закони логіки, підкріплювати логічні апеляції емоційними. Доцільно вживати порівняння та протиставлення типу так…, проте. Це приверне увагу співрозмовника до висловленої думки. Певний ефект може дати висловлювання видимої підтримки партнера наприклад, Ви переконливо розповіли про ці факти….

Приймаючи рішення, доцільно керуватися такими рекомендаціями:

- спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди

- заздалегідь сформулювати мінімальну мету й обміркувати альтернативні варіанти розвязання проблеми

- намагатися добитися добровільної згоди партнера

- не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо її

мети не було досягнуто

- закінчуючи бесіду, доцільно використати свій найсильніший аргумент.