Delays In Delivery and Non-Delivery

The buyer follows up his orders to make sure that the goods are delivered on time. If there is any delay in delivery, the buyer sends the seller a reminder or warns him that he will rescind the contract unless the goods are delivered within a certain period of time or by a certain date. (In many cases, the buyer sends a reminder — or even several reminders — before fixing a final deadline for delivery.)

Reminders and the allowance of additional time can, of course, be dispensed with if the buyer reserved the right to cancel his order in the case of any delay in delivery, or if it is quite obvious that the seller is not able or not willing to perform his contract.

Delays in delivery or non-delivery may result in losses for the buyer and lead to action for damages. Sometimes buyer and seller themselves, when entering into a contract, fix the amount of damages payable in the event of a breach of contract (liquidated damages).

If the proper performance of the contract is rendered impossible by acts of God (flood, lightning, earthquake, etc.) or other circumstances beyond the seller's control, the seller is not liable for any losses sustained by the buyer. (Many suppliers insert in their offers or sales notes a clause to the effect that they do not accept any liability in such cases.)

In his reply to a letter from a customer complaining of a delay in delivery, the supplier apologizes and explains the situation. However, if difficulties arise with regard to delivery, the supplier should not wait until he receives a reminder from the customer, but he should inform the customer of these difficulties as soon as they appear.

In any case the supplier should, if possible, tell the customer when he can expect delivery of the goods. He may send part of the goods and promise to deliver the bal­ance later. In order to induce the customer to accept the goods when they are delivered at a later date, he may offer a price reduction or a similar concession. If the seller finds that he is unable to deliver the goods, he should ask the buyer to release him from the contract. It is better to seek a release than to commit a breach of contract and face the possibility of legal action.

 

Missing Consignments

Sometimes a customer complains of a delay in delivery, although the goods have been dispatched by the supplier and should already have arrived at their destination. In such cases, investigations have to be made. These investigations may reveal that the consignment has been delayed, misdirected or lost in transit. Occasionally it is also discovered that the consignment was overlooked by the customer, or that some other error has occurred.

 

Terms and phrases

a. Advising Dispatch	Уведомление об отправке
This is to inform you that we have today sent you the following goods:...	Уведомляем Вас, что мы сегодня отправили Вам следующие товары: …
We are pleased to advise that the goods you ordered have been dispatched by rail this morning.	Мы рады сообщить Вам, что груз, который Вы заказали, был отправлен сегодня утром по железной дороге.
The consignment has been shipped by M.S. “Martha” leaving London on …	Партия была отгружена на пароход «Марта», отбывающий из Лондона … (дата).
S.S. “Eastern Trader” is scheduled (due) to arrive in Singapore on …	Пароход «Восточный Трейдер» должен прибыть в Сингапур … (дата).
We hope the consignment will arrive safely (reach you in good condition).	Мы надеемся, что груз прибудет в сохранности (дойдет до вас в хорошем состоянии).
b. Packing	Упаковка
wooden case, wooden box	деревянный ящик, деревянная коробка
crate	ящик
carton, cardboard box	картон, картонная коробка
plywood box	фанерный ящик
chest	коробка
sack, bag	мешок, сумка
bale	тюк
drum	барабан (для наматывания троса, проволоки или ленты самописца)
cask, barrel	бочка, баррель
carboy, demijohn	бутыль
case lined with oilpaper	коробка, выстеленная изнутри пергаментной бумагой
tin-lined case	коробка, выстеленная изнутри фольгой
case with metal strapping/steel strapping; metal-strapped/ steel- strapped/ case; case bound with metal bands/steel straps	ящик, усиленный металлической лентой
wrapping paper, craft paper	оберточная бумага, крафт-бумага
corrugated cardboard	гофрированный картон
wood wool; US: excelsior	древесная шерсть
c. Sending Invoice - Requesting Payment	Отправка счетов. Просьба произвести платеж
We enclose invoice in duplicate (triplicate, quadruplicate, quintuplicate).	Мы прилагаем счет в двух (трех, четырех, пяти) экземплярах.
A copy of the invoice is enclosed; the original together with the other documents will be surrendered (released) to you by the Mercantile Bank on payment of our draft for …	Прилагается копия счета-фактуры. Оригинал вместе с другими документами будет вручён Вам Меркентайл Банком при оплате нашей тратты на сумму …
Please remit the invoice amount by bank draft, as arranged.	Пожалуйста, перечислите сумму счёта по банковскому чеку, как было обговорено.
Please remit by bank transfer to our account with either of the following banks: …	Пожалуйста, переведите банковским переводом на наш счет в любом из следующих банков: …
We enclose a three months’ sight draft, which please return to us after accepting.	Мы прилагаем трёхмесячный вексель на предъявителя, который мы просим вернуть после принятия.
d. Notations and Declarations on Invoices	Примечания и декларации по счетам-фактурам
Please advise us if the goods are not delivered within 14 days from date of dispatch, as otherwise the carrier may refuse payment for loss.	Пожалуйста, сообщите нам, если товары не будут доставлены в течение 14 дней с даты отправки, так как в противном случае перевозчик может отказаться от оплаты потерь.
All unearned discounts will be charged back.	Все незаработанные скидки взимаются назад.
Cartons are non-returnable.	Коробки возврату не подлежат.
Packing containers, if returned in good condition and carriage paid, will be credited in full.	Упаковочная тара, в случае возвращения в хорошем состоянии и оплаты перевоза, будет записана в кредит в полном объеме.
Complaints will be considered only if made within 7 days from receipt of goods.	Жалобы будут рассматриваться лишь в течение 7 дней с момента получения товара.
We hereby certify that this invoice is in all respects true and correct.	Настоящим удостоверяем, что этот счет является верным и правильным во всех отношениях.
This is to certify that these goods are of the United Kingdom origin.	Настоящим удостоверяем, что эти товары произведены в Соединенном Королевстве.
e. Reminders and Complaints Concerning Delays in Delivery	Напоминания и жалобы, касающиеся задержек в поставках
We expressly stated in our order that the goods must reach us not later than...	В нашем заказе мы чётко указали, что товары должны прибыть к нам не позже … (дата)
Your delay in delivery places us in a difficult position.	Задержка Вашей поставки ставит нас в трудное положение.
Would you be good enough to look into the matter and advise us when the goods can be shipped.	Будьте добры разобраться в этом вопросе и сообщать нам, когда товар может быть отгружен.
We must have your definite promise that the goods will be dispatched by the end of next week.	У нас должно быть Ваше твердое обещание, что к концу следующей недели товары будут отосланы.
We must insist on your informing us by telegram of the earliest possible date of delivery.	Мы настаиваем на том, чтобы Вы информировали нас телеграммой о самой ранней возможной дате поставки.
We must ask you to give top priority to all pour outstanding orders.	Мы должны попросить Вас уделить всем нашим невыполненным заказам первостепенное внимание.
… to hasten delivery, as our import licence will expire on…	… ускорить поставку, поскольку наша лицензия импорта истечет …(дата)
Should you fail to deliver the goods by…, we shall be compelled to cancel the order.	Если Вы не в состоянии поставить товары к... (дата), мы будем вынуждены отменить заказ.
… to obtain the goods from another supplier.	… получить товары от другого поставщика.
… to hold you liable for any losses incurred.	… привлечь Вас к ответственности за любые понесенные потери.
f. Seller’s Reply	Ответ продавца
We apologize for the delay and shall do our utmost to expedite delivery.	Мы приносим извинения за задержку и сделаем все возможное, чтобы ускорить поставку.
We greatly regret the delay, which is due to circumstances beyond our control.	Мы глубоко сожалеем о задержке, которая произошла в силу обстоятельств вне нашего контроля.
On receipt of your letter we immediately got in touch with shipping company, and they informed us that M.V. “Martha” was held up due to engine trouble.	После получения Вашего письма мы сразу же связались с судоходной компанией, и они сообщили нам, что теплоход «Марта» был задержан из-за поломки двигателя.
The delay is due to the exceptional demand during the past few months.	Задержка связана с исключительным спросом в течение последних нескольких месяцев.
The acute shortage of qualified labour makes it increasingly difficult for us to keep pace with rush of orders.	Из-за острой нехватки квалифицированной рабочей силы мы с трудом успеваем выполнить имеющийся наплыв заказов.
Our forwarding agent has been unable to book the necessary shipping space at an earlier date.	Наш экспедитор не имел возможности забронировать необходимое погрузочное место на более раннюю дату.
We would ask you to accept our apologies for the inconvenience caused and hope that you will give us an opportunity to regain your confidence.	Мы приносим свои извинения за причиненные неудобства и надеемся, что Вы дадите нам возможность восстановить Ваше доверие.
…to renew our cordial relations.	…возобновить наши отношения.
g. Seller Informs Buyer of Delay	Продавец сообщает покупателю о задержке
We regret having to advise you of a delay in the execution of your order.	Мы с сожалением сообщаем Вам о задержке выполнения Вашего заказа.
We are sorry that a slight delay will be unavoidable (inevitable).	Нам жаль, но небольшая задержка будет неизбежна.
Due to an unauthorized strike in our factory, it will be impossible to deliver the goods within the time agreed upon.	Из-за несанкционированной забастовки на нашем заводе доставить товар в течение оговоренного времени будет невозможно.
Owing to a delay in the delivery of raw materials, we shall probably be unable to complete your order before the end of May.	Вследствие задержки поставки сырья мы, вероятно, не сможем выполнить Ваш заказ до конца мая.

 

Specimen letters