Инструкция о порядке работы с персональными данными

(разработана в качестве ознакомительного экземпляра)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Настоящая Инструкция о порядке работы с персональным данным (далее — Инстукция) Исторического факультете УО «Белорусский Гуманитарный Институт» (далее – Факультет) разработана в соответствии с Конституцией Республики Беларусь от 15.03.1994 года, Законом Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» от 10 ноября 2008 года N 455-З, а также другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

1.2. Цели разработки Инструкции:

1.2.1. определение порядка работы с персональными данным сотрудниками Факультета;

1.2.2. обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина, в т.ч. сотрудников и обучающихся Факультета, при использовании их персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;

1.2.3. установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.3. К любой информации, содержащей персональные данные, применяется режим конфиденциальности, за исключением:

1.3.1. обезличенных персональных данных;

1.3.2. общедоступных персональных данных.

 

II. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

2.1. Персональные данные получают непосредственно у обучающегося или сотрудника Факультета.

2.2. Факультет, посредством VPN канала с использованием технологии удаленного терминального доступа, заполняют и просматривают базу данных на сервере в ректорате УО «Белорусский Гуманитарный Институт». Исторический факультет УО «Белорусский Гуманитарный Институт» имеет доступ только к персональным данным своих обучающихся и сотрудников.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений сотрудника Исторического факультета УО «Белорусский Гуманитарный Институт» при его приёме, переводе и увольнении:

2.3.1. Информация, представляемая сотрудником при поступлении на работу в УО «Белорусский Гуманитарный Институт», должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

- трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

- диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

- направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

- индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

- декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

2.3.2. Информация копируется в информационную систему персональных данных (базу данных) «Бухгалтерия и кадры».

2.3.3. В УО «Белорусский Гуманитарный Институт» создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие персональные данные сотрудников в единичном или сводном виде:

- документы, содержащие персональные данные сотрудников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; трудовые книжки сотрудников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации сотрудников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству УО «Белорусский Гуманитарный Институт», руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения);

- документация по работе отделов (факультетов) (положения, должностные инструкции сотрудников, приказы ректора УО «Белорусский Гуманитарный Институт»);

- документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с обучающимися УО «Белорусский Гуманитарный Институт».

2.4. Комплекс документов, сопровождающий процесс работы с обучающимися:

2.4.1. Информация, представляемая абитуриентами (будущими обучающимися) при поступлении в УО «Белорусский Гуманитарный Институт», должна иметь документальную форму. Абитуриенты предъявляют следующие документы:

- заявление на имя ректора ВУЗа по установленной форме;

- оригиналы документа об образовании и приложения к нему;

- оригиналы сертификатов централизованного тестирования (далее – ЦТ), проведенного в Республике Беларусь в год приема;

- медицинскую справку о состоянии здоровья по форме, установленной Министерством здравоохранения;

- документы, подтверждающие право абитуриента на льготы при приеме на обучение;

- 6 фотографий размером 3 х 4 см.

2.4.2. Кроме перечисленных в пункте 2.4.1. документов при необходимости дополнительно представляются:

- выписка из трудовой книжки (для абитуриентов, поступающих на заочную или вечернюю форму получения образования);

- заключение врачебно-консультационной или медико-реабилитационной экспертной комиссии об отсутствии противопоказаний для обучения по выбранной специальности (для лиц, закончивших учреждения, обеспечивающие получение специального образования, детей-инвалидов в возрасте до 18 лет, инвалидов I, II и III группы);

- заключение государственного центра коррекционно-развивающего обучения и реабилитации о рекомендации обучения в учреждениях, обеспечивающих получение специального образования (для лиц с нарушениями зрения, слуха, функций опорно-двигательного аппарата);

- справка сельского исполнительного комитета о постоянном (не менее двух лет) проживании на момент получения образования в сельском населенном пункте либо в населенном пункте, расположенном на территории радиоактивного загрязнения (для выпускников учреждений образования, расположенных в указанных населенных пунктах);

- документы, подтверждающие белорусскую национальность (для белорусов, являющихся гражданами иностранных государств или лицами без гражданства);

- договор между абитуриентом и заказчиком на целевую подготовку (для абитуриентов, участвующих в конкурсе на целевые места);

- копия диплома (с приложением) о высшем образовании, а для студентов вуза – письменное согласие руководителя вуза с места основной учебы и академическая справка, а также справка, подтверждающая, что первое высшее образование получено на условиях оплаты (для лиц, поступающих для получения второго высшего образования);

- документ о результатах прохождения профессионально-психологического собеседования или тестирования в вузах (для абитуриентов, поступающих на специальности, по которым предъявляются особые требования к специалистам);

- свидетельство об окончании факультета довузовской подготовки, подготовительного отделения (для абитуриентов, поступающих на специальности сельскохозяйственного профиля в вузы сельскохозяйственного профиля);

- рекомендация воинской части (для уволенных в запас военнослужащих);

- письменное согласие одного из родителей либо законного представителя (для абитуриентов в возрасте до 18 лет, поступающих в вузы, осуществляющие подготовку кадров для Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, органов внутренних дел, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям);

- рекомендация должностного лица, осуществляющего общее руководство сводной ротой почетного караула при подготовке и проведении государственных торжественных мероприятий.

2.4.3. Кроме перечисленных выше способов, информация об обучающихся может быть получена в ходе проведения анкетирования во время обучения.

2.5. Данные из документов вносятся сотрудниками в информационную систему персональных данных (базу данных) «Студенты».

 

III. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

3.1. Хранение бумажных документов, содержащих персональные данные, должно осуществляться в специальных папках, закрытых шкафах или сейфах, в порядке, исключающем доступ к ним третьих лиц.

3.2. Хранение информации, содержащей персональные данные, в электронном виде, так же должно осуществляться в порядке, исключающем доступ к ним третьих лиц.

3.3. Безопасность персональных данных при их обработке с использованием технических и программных средств обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей в себя организационные меры и средства защиты информации, удовлетворяющие устанавливаемым в соответствии с законодательством Республики Беларусь требованиям, обеспечивающим защиту информации.

3.4. Срок хранения документов, содержащих персональные данные, определяется законодательством Республики Беларусь.

 

IV. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОПУСКА К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ

 

4.1. Допуск к персональным данным могут иметь только те сотрудники Факультета, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими своих трудовых обязанностей. Перечень таких сотрудников отражен в «Приказе об утверждении списка должностных лиц, которым необходим доступ к персональным данным».

4.2. Процедура оформления допуска к персональным данным представляет собой следующую строгую последовательность действий:

- Издание Приказа о допуске сотрудника к информации, содержащей персональные данные;

- ознакомление сотрудника под роспись с настоящей Инструкцией, Приказом о его допуске к информации, содержащей персональные данные;

- истребование с сотрудника «Обязательства о неразглашении конфиденциальной информации».

 

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

5.1. В Историческом факультете УО «Белорусский Гуманитарный Институт» защите подлежат все сведения, содержащие персональные данные, в том числе:

- зафиксированные в бумажных документах;

- зафиксированные в электронных документах на технических средствах, включая внешние носители;

- зафиксированные в базах данных.

5.2. Защита персональных данных должна вестись по трём взаимодополняющим направлениям:

5.2.1. Проведение организационных мероприятий:

- разработка и внедрение внутренних организационно-распорядительных документов, регламентирующих обработку и защиту персональных данных, в том числе порядок доступа в помещения и к персональным данным;

- ознакомление сотрудников с законодательством Республики Беларусь и внутренними нормативными документами, получение обязательств, касающихся работы с персональными данными;

- проведение обучения сотрудников вопросам защиты персональных данных.

5.2.2. Программно-аппаратная защита:

- разработка модели угроз безопасности персональным данным;

- внедрение программно-аппаратных средств защиты информации;

- организация учёта носителей персональных данных.

5.2.3. Инженерно-техническая защита:

- установка сейфов или запирающихся шкафов для хранения носителей персональных данных;

- установка усиленных дверей, сигнализации, режима охраны здания и помещений, в которых находятся и хранятся персональные данные.

5.3 Определение конкретных мер, общую организацию, планирование и контроль выполнения мероприятий по защите персональных данных осуществляет ответственный за организацию хранения и обработки персональных данных, назначаемый соответствующим Приказом.

 

VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ

 

6.1. Ответственность за соблюдение требований по защите информации ограниченного доступа и надлежащего порядка проводимых работ возлагается на пользователей информационных систем персональных данных (баз данных), лица, ответственного за организацию работы с персональными данными на Факультете.

6.2. Сотрудники Факультета, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

6.3. Разглашение персональных данных (передача их посторонним лицам, в том числе другим сотрудникам, не имеющим к ним допуск), их публичное раскрытие, утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные, а также иные нарушения обязанностей по их защите и обработке, установленные настоящей Инструкцией, локальными правовыми актами (приказами, распоряжениями) Исторического факультета УО «Белорусский Гуманитарный Институт», влечет наложение на сотрудника, имеющего доступ к персональным данным, дисциплинарных взысканий в виде: замечания, выговора, увольнения.

 

VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

7.1. Настоящая Инструкция утверждается деканом Факультета и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным.

7.2. Все сотрудники Факультета, участвующие в работе с персональными данными, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.

 

ИНСТРУКЦИЯ