Прізвище та адреса одержувача

(The recipient’s name and address)

 

Ці дані пишуться безпосередньо з лівого боку аркуша на 1-3 інтервали нижче від дати і без відступу. Наприклад:

margin		October 16, 2004
National Westminster Bank, PLC, International Banking Division, 25 Old Broad Street, London, E.C.3, England

 

Коми в кінці рядка часто не ставляться. Номер будинку слід писати перед назвою вулиці. Слова Street, Road, Avenue, Place не повинні скорочуватись, але ці правила порушуються, тому можна зустріти такі скорочення: Str., Rd., Ave., Pl.

Особа або відділ, яким адресується лист, указується на початку адреси:

- The Manager The National Bank, Ltd

- Mr A. V. Smith Manager National Westminster Bank, PLC

Примітка: PLC, plc – скорочена форма від “public limited company”.

 

Якщо з якихось причин прізвище одержувача невідоме, то пишеться „To whom it may concern”.

Перед прізвищем посадової особи вказується її титул скороченою формою:

 

Mr - перед прізвищем чоловіка:

Mr D.B.Jones містерові (панові) Джоунзу.

Mrs - перед прізвищем заміжньої жінки

(вказуються ініціали її чоловіка):

Mrs H.M. Clark для пані Кларк.

Miss - перед ім’ям та прізвищем

незаміжньої жінки:

Miss Mary Stephans для міс Мері Стефенс.

Ms - перед прізвищем жінки, якщо її

сімейний статус невідомий:

Ms Black для міз Блек.

Messrs. - (скорочення від французького слова Messieurs - панове)

вживається перед назвою фірми, якщо вона включає

прізвища:

Messrs. A. Robinson and Sons фірмі Робінсон енд Санз.

Слово Messrs. адресується організації та тому завжди вживається у множині, і після нього ставиться крапка.

Наприклад:

Messrs. A. Smith & Co., Limited,

25 Leadenhall Street,

London E.C.

England

 

Після титулів у британському варіанті англійської мови крапка не ставиться, а в американському ставиться:

 

британський варіант американський варіант

 

Mr Brown Mr. Brown

Mrs H.M. Clark Mrs. F.R.Cronin

 

Професійні титули ставляться перед прізвищем:

Professor E. Hallorsen

Prof. B.A.Richardson

 

Посадові титули вживаються не перед прізвищем, а після нього: Mr Jack Armstrong, President of American Steel Corp.

 

Іноді, незважаючи на те, що лист відправників адресується певному закладу в цілому, в ньому додатково вказується прізвище посадової особи, якій він призначається (англійський варіант):

 

- Attn. Mr R.Grayson - Kind attention of Mr R. Grayson

Lloyds Bank, plc Lloyds Bank, plc

 

- For the attention of Mr R. Grayson

Lloyds Bank, plc

 

В американських листах у подібних випадках пишуть так:

 

Chase Manhattan Bank

c/o Mr.….(Care of Mr.…)

 

Вітання

(The greeting or the salutation)

Вступне вітання відділяється від останнього рядка адреси одержувача одним-двома інтервалами і пишеться зліва від початку сторінки листа. Найбільш загальновживаною формою вітання є „Dear” (шановний).

 

1) У листах до фірм та закладів використовують наступні звертання:

Sirs, (:) Панове;

Dear Sirs, (:) Шановні панове;

Gentlemen, (:) Панове (вживається в основному в США).

 

У британському варіанті після вітання ставиться кома, а в американському – двокрапка.

 

2) У листах до окремих високих посадових осіб (прізвища яких невідомі відправнику) вживають:

 

Sir, (:) Пане;

Dear Sir, (:) Шановний пане;

Dear Sir / Madam,(:) Шановний Пане / або Пані (вживається, якщо лист

адресовано посадовій особі, стать якої

невідома відправнику);

Sir / Madam, (:) Пане / або Пані.

 

3) Менш офіційними привітаннями знайомим особам є:

 

Dear Mr Smith, Шановний містер (пане) Сміт;

Dear Mrs Brown, Шановна місіз (пані) Браун;

Dear Miss White, Шановна міс Уайт.

 

У листах до високих посадових осіб, а також в офіційних та ділових листах до окремих осіб у вступному звертанні вказується прізвище, причому в британському варіанті англійської мови після звертання ставиться кома, в американському - двокрапка:

 

британський варіант американський варіант

 

Dear Mr Brown, Dear Mr. Mason:

Dear Mrs Smith, Dear Mrs. Charney:

Dear Miss Roberts, Dear Miss Maine:

 

Основний текст листа

(The body of the letter)

У багатьох листах після вступного звертання подається вказівка на загальний зміст листа, яка часто пишеться без яких-небудь попередніх слів. Іноді перед указівкою стоїть одне із слів: Re, Subject, Conc.

Re - є скороченням від латинського вислову in re – “у справі” й має

значення „стосовно”, „відносно”;

Conc - є скороченням від слова concerning.

Ці слова – вказівки, як правило, підкреслюються:

Dear Sirs,

 

Re: Our Order B-67

 

It is now over 6 weeks since we sent in the above order, and we are still awaiting delivery.

We regret that unless you are able to give us an assurance of delivery within the next two weeks, we shall be obliged to cancel the order.

Please, treat this matter as urgent.

Yours faithfully,

*** (підпис)

T Kelvin

Marketing Manager

 

 

Заключна формула ввічливості

(The complimentary close)

За останнім абзацом листа пишеться заключна формула ввічливості. Вона відділяється від тексту двома інтервалами і розміщується, як правило, по середині сторінки або праворуч. Останнім часом її пишуть здебільшого ліворуч. Після неї завжди ставиться кома. Вибір її залежить від вступного вітання, а саме:

Вступні вітання:   Dear Sirs, Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir/Madam,   Gentlemen,	Заключні формули ввічливості:   Yours faithfully, - з повагою Faithfully yours, - з повагою (ці формули найбільш поширені в Англії)   Yours truly, Truly yours, (ці формули вживаються в США)
Dear Mr Smith, Dear Mrs Brown, Dear Miss White,	Yours sincerely, - з повагою Sincerely yours, - з повагою   Yours truly, (ці формули Yours very truly, вживаються в США)
Dear Sirs,   We thank you for your letter of August 14, with your order for 25 Cameras.   Yours faithfully, *** (підпис) H. Green Marketing Manager

 

Підпис

(The signature)

Підпис ставиться під заключною формулою ввічливості й пишеться від руки. В офіційних листах він складається з імені, ініціала другого імені та прізвища. Іноді замість обох імен ставляться ініціали. Під підписом друкується прізвище особи, яка підписує даний лист, її посада, відділ. Наприклад:

 

Yours faithfully, *** (підпис) J.D. Carson Manager

Yours faithfully, Thamesbank Metal & Co. *** (підпис) J. Brown Financial Director

 

У другому прикладі перед підписом поставлено назву компанії, що дозволяється.

Іноді в підписі використовують термін per pro (p.p.-per procautionem, лат.: „від імені”). Цей термін частіше вживають секретарі, коли підписують листи від імені своїх директорів та начальників, наприклад:

 

Your faithfully,

(підпис)

Mary Hanson (Mrs)

p.p.D.Simpson

Sales Manager

 

До листів часто додаються брошури, проспекти, листівки тощо. Ви обов’язково повинні вказати їх наявність у листі, позначивши літерами Encl., Enc або Enclosures наприкінці листа у лівому кутку, наприклад:

 

 

6th May 19 …

 

The Manager,

Cook & Hunter, Ltd.,

8, High Street, Newcastle

 

Dear Sir,

 

We thank you for the letter of 3rd May, requesting details of our new product.

We have pleasure in enclosing a copy of our illustrated catalogue together with the latest price list.

 

Yours faithfully,

*** (підпис)

L. Harrods

Sales Manager

 

Enc.

 

Зверніть увагу на артикль The перед словом Manager в адресі одержувача. Його вживання означає, що у цьому закладі є тільки один менеджер.

 

Стиль ділового листа

(The style of business letters)

Стиль ділового листа - важлива його риса, й надання йому зайвої офіційності є характерною і типовою помилкою тих, хто його пише. Для порівняння нижче надаються два варіанти вираження однієї і тієї ж інформації:

 

As per your request, As you requested.

please find enclosed I am enclosing a check for $17.

herewith a check in

the amount of $17.

 

Як бачите, другий варіант простіший та звучить більш дружньо.

 

Стиль ділової кореспонденції постійно змінюється. З кожним роком він усе більше спрощується і стає менш формальним. Зараз практично всі фірми віддають перевагу простій розмовній мові, щоб якомога ясніше висловити зміст, зробити лист ефективним та справити позитивне враження на партнера.

Тон ділового листа повинен бути нейтральним, позитивним і доброзичливим. Порівняйте:

небажаний тон	бажаний тон
- We cannot pay until we… - We cannot send you the statement before… - Though we asked you to sign the papers you… - We have your letter in which you claim that…	- We shall be glad to pay… - We will send you the statement …   - We asked you to sign the papers, but…   - We are sorry to learn from your letter that…

Доречно зробити ще кілька зауважень: чим частіше ви вживатимете “we are sorry”, “I appreciate”, “please”, “thank you”, тим тісніші й результативніші будуть ваші стосунки з партнерами; якщо є потреба вживати займенники I або We, слід пам’ятати, що I вживається, коли ви пишете від свого імені, а We – від імені компанії. Але не варто вживати Our company, бо це робить лист сухим та офіційним.

Отже, щоб ваш діловий лист був написаний професійно:

1) кожну нову тему починайте з нового абзацу;

2) все, що хочете написати у своєму листі, виражайте просто, ясно й коротко;

3) не користуйтесь дієсловами у пасивному стані там, де можна використати активний стан;

4) не вживайте зайвих слів там, де можна висловитись коротко та просто;

5) будьте ввічливими у листі;

6) ретельно вибирайте відповідні фрази й словосполучення.

Далі надаються деякі рекомендації щодо їх вибору.

 

Замість	Вживайте
- advise, inform (порадити, проінформувати)	say, tell, let us know (сказати, дати знати)
- as per (стосовно)	as to, according to (стосовно)
- at an early date (найближчим часом)	soon, today, next week (незабаром,, сьогодні, наступного тижня)
- at this time, at the present time (в даний час)	now, at present (зараз, сьогодні)
- due to the fact that (завдяки тому факту, що)	because (тому що)
- for the purpose of (з тією метою, щоб)	for (для)
- in accordance with (відповідно до)	according to (відповідно)
- free of charge (безкоштовно)	free (безкоштовно)
- in advance of, prior to (раніше чогось, перед, до)	before (перед, до)
- in compliance with your request (відповідно до вашого прохання)	as you requested (як ви просили)
- kindly (будь ласка)	please (будь ласка)
- attached hereto (до цього додається)	attached (додається)
- avail oneself of (скористуватися чим-небудь)	use (використати)
- be of the opinion (вважати)	believe (бути впевненим)
- enclosed herewith (до цього додається)	enclosed (додається)
- forward by post (відправити поштою)	mail (відправити поштою)
- have a tendency to (мати тенденцію до)	tend to (мати тенденцію до)
- in many instances (в багатьох випадках)	often (часто, багато разів)
- send an answer (послати відповідь)	reply (дати відповідь)
- write your name (напишіть своє прізвище)	sign (підпишіться)