Оформлення конверта (The envelope)

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

З ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

з дисципліни „Іноземна мова” (англійська)

для студентів ІІ – V курсів

усіх спеціальностей денної, заочної

та дистанційної форм навчання

 

Полтава 2006

 

Методичні вказівки з ділового листування з дисципліни „Іноземна мова” (англійська) для студентів II – V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та дистанційної форм навчання. – Полтава: ПолтНТУ, 2006.- 36 с.

 

Укладачі: Ж.М. Сімачевська, доцент;

А.О. Агейчева, викладач.

 

Відповідальний за випуск: завідувачка кафедри іноземних мов Н.О. Демченко,

канд. пед. наук, доцент.

 

Рецензент: Ю.І. Кузнєцова, канд.філол.наук, доцент.

 

Затверджено радою університету

Протокол № 4 від 06.07.2006 р.

 

Редактор Я.В. Новічкова

 

Коректор Н.О. Янкевич

 

Витяг

з протоколу №5 засідання кафедри іноземних мов

від 17.02.2006 року

 

 

Слухали: Кандидата філол.наук, доцента Сімачевську Ж.М. про підготовку до

видання м етодичних указівок з ділового листування

(англійською мовою) з дисципліни „Іноземна мова” для студентів

II–V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та дистанційної

форм навчання.

 

Виступили: Кандидат філол.наук, доцент Кузнєцова Ю.І., яка відзначила, що

дані методичні вказівки виконані згідно з потребою часу та у

відповідності і до програмних вимог знань іноземної мови на II-V

курсах усіх спеціальностей та форм навчання. Така робота є

необхідною та своєчасною у матеріальному забезпеченні навчаль-

ного процесу. Рекомендуються до видання;

Ст.викладач Кузьміна С.В. підкреслила необхідність даної роботи

для навчального процесу та її позитивну роль у формуванні навичок

ділового листування. Рекомендує видати дані методичні вказівки.

 

Ухвалили: Рекомендувати до видання методичні вказівки з ділового

листування (англійською мовою) з дисципліни „Іноземна мова” для

студентів II–V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та

дистанційної форм навчання.

 

 

Зав. кафедри Н.О. Демченко

 

 

Секретар Л.В. Бабаш

 

Вступ (Introduction)

У наш час, коли процеси інтеграції та глобалізації набувають світового масштабу і співробітництво країн у різних галузях діяльності суспільства є нормою у міжнародних відносинах, уміння написати ділового листа стає необхідністю, незважаючи на використання новітніх технічних засобів комунікації.

Ділова кореспонденція – витончений вид комунікації, тому ні в США, ні в Англії звичайно ділові листи не пишуться новачками. Це копітка та вдумлива робота досвідчених бізнесменів і секретарів. Більш того, автори таких листів досконало знають психологію людей, котрим вони їх адресують, та досить точно можуть передбачити відповідну реакцію.

Ділові листи є посланням вашої фірми, тому вони мають бути ретельно продуманими перед відправленням. Їх зовнішній вигляд, стиль і тон, у якому вони написані, яскраво характеризують вашу компанію. Будьте доброзичливі, нехай ваш лист стане зразком ввічливості та вишуканості.

У США, де сильно розвинута конкуренція, написання бізнес-листів стало наукою. Результати, котрі були досягнуті за допомогою ділових листів, досліджуються й аналізуються, обчислюється процент отриманих відповідей, кількість записів, що сприяли продажу товару, розглядаються причини успіхів та невдач. У своїх листах американці намагаються використовувати майже все: жарти, анекдоти, каламбури, гумор і сарказм, карикатури, малюнки та діаграми, які можуть привернути увагу до їх листа.

У Великобританії справи з кореспонденцією дещо інакші: англійці не впадають у крайнощі заради залучення клієнтів, і їх листи відзначаються стриманістю й люб’язністю. У цьому проявляється національний характер англійців та їх прихильність до старої формальної традиції. Тому листи, написані в англійському стилі, справляють враження більш професійних.

Слід зауважити, що більшість американських ділових листів усе ж таки написана у традиційному англійському стилі.

Уміння контактувати з людьми через листування можна розвинути через навички писати хороші листи, засвоївши досить прості правила. Дані методичні вказівки мають на меті допомогти студентам у цьому. Вони призначені для студентів ІІ-V курсів усіх спеціальностей стаціонарної, заочної та дистанційної форм навчання і складаються з теоретичного викладення техніки написання ділових листів та вправ, які формують практичні навички.

Ці методичні вказівки, безумовно, будуть корисними у досягненні поставленої мети.

 

 

При укладанні методичних указівок використана така література:

 

1. Израйлевич Е.Е. Коммерческая корреспонденция и документы на английском языке. – С.-Пб.: Лениздат, 1992. – 440с.

2. Кутний Е.А. Бизнес - корреспонденция на английском языке. – М.: Торсинг, 2002. – 207с.

3. Письменная О.А. Английский для офиса. – М.: ЗАО „Славянский дом книги”,2004. – 223с.

4. Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русском языках. – М.: ИНФРА-М, 1995. – 160с.

5. Буданов С.І., Борисова А.О. Business English. – Х.: TORSING Publishing House, 2005. – 111с.

6. Васильева Л. Деловая переписка на английском языке. – М.: Айрис Пресс, 2003. – 352с.

7. Джон К. Уолден. Библия деловых писем, факс-сообщений и E-mail на английском языке. – М.: Publishing House, 2004. – 478с.

 

Оформлення конверта (The envelope)

 

Існують певні правила оформлення конверта англійською мовою, і їх належить дотримуватись. А саме:

У правому верхньому кутку знаходиться марка або штамп, що замінює марку. В нижній частині конверта друкується адреса, вона містить таку інформацію:

- прізвище та ім’я адресата;

- його посада;

- назва фірми;

- поштова скринька;

- номер будинку, назва вулиці;

- місто, штат, країна;

- поштовий індекс.

В адресі на конверті коми вживаються за правилами пунктуації чи зовсім не ставляться.

В американських листах індекс указується в одному рядку з назвою країни. Пишеться він великими цифрами без додаткових розділових знаків. Індекс має дві половини цифрових позначень, між ними робиться інтервал. Індекс не підкреслюється.

Зворотна адреса пишеться у лівому верхньому кутку або на зворотному боці конверта.

 

	AVIA		STAMP
Mr. Albert Durrell, 2233 Connecticut Avenue.,N.W., Washington,D.C.20008, USA
		D.Clark, Sales Manager, Priston & Co Ltd, 28 Kolas Court, North Middletown, NJ, 07734 USA

 

Структура ділового листа

(The composition of a business letter)

Діловий лист, як і будь-який інший діловий документ, має бути написаний охайно й красиво. Слід дотримуватись правил граматики, орфографії та пунктуації.

Перш за все, фірма повинна мати свої фірмові бланки, надруковані на якісному папері. Вони мають бути простими, привабливими, з чітко вказаною назвою фірми, адресою та видом бізнесу фірми. Хороший бланк – це непогана реклама, але на вигляд він не повинен нагадувати рекламу.

Усі ділові листи слід набирати на комп’ютері й друкувати на принтері. Текст листа має відповідати розміру аркуша. Лист не слід друкувати стисло. Текст треба розподілити рівномірно на сторінці аркуша, щоб він виглядав естетично.

Поля зліва та справа повинні бути не меншими ніж 2 см, а верхні й нижні – трохи ширшими. Рекомендується писати листа з однаковими інтервалами між рядками та подвійним інтервалом між абзацами.

Для зручності вивчення форми ділового листа англійською мовою його прийнято ділити на такі складові частини:

1) заголовок (the letterhead or the sender’s address);

2) дата написання листа (the date);

3) найменування та адреса одержувача (внутрішня адреса)

(the recipient’s name and address);

4) звертання (the greeting or the salutation);

5) основний текст листа (the body of the letter);

6) заключне вітання (the complimentary close);

7) підпис (signature).

Вони розміщуються на бланку так:

Norton and Co., Ltd., 1. Walmer House Regent St., London W. I

Tel: Telex (cables): Fax: 2. July 18, 200… 3.

The British Engineering Co., Ltd., 12 City New Road London, E.C.1

4. Dear Sirs, Re: Dispatching New Machine Tools.

5. We thank you for your order of new machine tools and are pleased to advise you that your order has been dispatched today.

6. Yours faithfully,

7. (Signature)

Якщо лист пишеться не на бланку фірми, як у попередньому випадку, його складові частини розміщуються дещо по-іншому, а саме:

M A R G I N			M A R G I N
	The sender’s address
	The date
The recipient’s name and address
The greeting (salutation)
The body of the letter
	The complimentary close
	The signature

 

Нижче подається лексичне наповнення цього листа.

 

 

Midland Bank Aval Ltd.,

135-141 Cannon street,

London

 

6 th October, 2004

 

 

E.R.Frederics,

Brown & Smith Ltd.,

79 Park Avenue,

London

 

Dear Sir,

We write to draw your attention to the fact that our statement of account dated 5th October is still awaiting settlement. As your payments are now considerably overdue, we must ask you to remit the sum in question without delay.

 

Yours faithfully,

(Signature)

S. Dickinson

Executive Director

 

Тепер розглянемо детально кожну із складових частин ділового листа.

1. Заголовок (шапка)

(The letterhead)

Він включає адресу відправника, тобто назву фірми й телеграфну адресу, номери телефонів, номер та умовну назву телетайпа (teletype), номери телекса, факсу, назву комерційних кодів (комерційними кодами називаються словники умовних скорочень комерційних термінів і фраз, які використовуються при складанні телеграм):

 

University of Virginia

Thornton Hall

Charlottesville, VA 22903-2442

TEL: [phone]

FAX: [phone]

 

Адреса відправника може писатися або а) з відступом, або б) у вигляді колонки:

 

a) 32, Highgate West Hill, London, N.6, England	б) Harry Cross and Co., Ship Agent 17 Black Friars Street, London E.C.3., Great Britain

 

У кінці назв багатьох англійських промислових підприємств, банків тощо стоїть слово Ltd. (Limited):

- A.Smith & Co., Ltd.

- The Sheffield Engineering Co., Ltd.

 

Слово Limited (Ltd) – це скорочення словосполучення limited liability company – „компанія з обмеженою відповідальністю”.

У США замість слова Limited після назв багатьох торгово-промислових підприємств, фірм та банків стоїть слово Corporation(Corp.) чи Incorporated (Inc.), воно означає „об’єднання осіб, що мають обмежену відповідальність” або „зареєстрований як корпорація”. Як правило, перед словами Ltd., Inc. ставиться кома, але якщо назва підприємства була зареєстрована без коми, то вона не ставиться. Наприклад:

 

- James Smith & Company, Incorporated.

- The American Mining Corporation.

Дата (The date)

Дата розміщується у правому верхньому кутку листа на 1-2 інтервали нижче від адреси відправника. При цьому використовуються кількісні, порядкові числівники та числові позначення:

1. 12th September, 2004

2. 12 September, 2004

читається: the twelfth of

September, twenty hundred and four

 

3. September 12th, 2004

4. September, 12 2004

читається: September the

twelfth twenty hundred and four

 

При позначенні дати способом 1 і 3 слід звернути увагу на правильне написання порядкового числівника за допомогою цифр та одного із закінчень st, nd, rd і th:

1st, 21st, 2nd, 22nd, 3rd, 23rd, 4th та ін.

 

Перший спосіб написання дати частіше вживають у Великобританії, а четвертий - у США.

Слід також звернути увагу на те, що перед числівниками, котрі позначають рік, звичайно ставиться кома. Крапка в кінці дати не обов’язкова. Назва місяців часто скорочується (крім March, May, June, July).

 

January – Jan.

February – Feb.

April – Apr.

August – Aug.

September – Sept.

October – Oct.

November – Nov.

December - Dec.

 

Зауважимо, що читання цифрового позначення дат в американському і британському варіантах англійської мови різне, а саме:

Br.: 1st March, 2004

1.3. 2004

Am.: January 3d, 2004

 

Міжнародна організація стандартизації запропонувала таку форму написання дат в ділових листах та документах: рік, місяць, число (з інтервалом, дефісом чи крапкою).

Наприклад: 96 04 15, 96-04-15, 96.04.15.

 

Вітання

(The greeting or the salutation)

Вступне вітання відділяється від останнього рядка адреси одержувача одним-двома інтервалами і пишеться зліва від початку сторінки листа. Найбільш загальновживаною формою вітання є „Dear” (шановний).

 

1) У листах до фірм та закладів використовують наступні звертання:

Sirs, (:) Панове;

Dear Sirs, (:) Шановні панове;

Gentlemen, (:) Панове (вживається в основному в США).

 

У британському варіанті після вітання ставиться кома, а в американському – двокрапка.

 

2) У листах до окремих високих посадових осіб (прізвища яких невідомі відправнику) вживають:

 

Sir, (:) Пане;

Dear Sir, (:) Шановний пане;

Dear Sir / Madam,(:) Шановний Пане / або Пані (вживається, якщо лист

адресовано посадовій особі, стать якої

невідома відправнику);

Sir / Madam, (:) Пане / або Пані.

 

3) Менш офіційними привітаннями знайомим особам є:

 

Dear Mr Smith, Шановний містер (пане) Сміт;

Dear Mrs Brown, Шановна місіз (пані) Браун;

Dear Miss White, Шановна міс Уайт.

 

У листах до високих посадових осіб, а також в офіційних та ділових листах до окремих осіб у вступному звертанні вказується прізвище, причому в британському варіанті англійської мови після звертання ставиться кома, в американському - двокрапка:

 

британський варіант американський варіант

 

Dear Mr Brown, Dear Mr. Mason:

Dear Mrs Smith, Dear Mrs. Charney:

Dear Miss Roberts, Dear Miss Maine:

 

Основний текст листа

(The body of the letter)

У багатьох листах після вступного звертання подається вказівка на загальний зміст листа, яка часто пишеться без яких-небудь попередніх слів. Іноді перед указівкою стоїть одне із слів: Re, Subject, Conc.

Re - є скороченням від латинського вислову in re – “у справі” й має

значення „стосовно”, „відносно”;

Conc - є скороченням від слова concerning.

Ці слова – вказівки, як правило, підкреслюються:

Dear Sirs,

 

Re: Our Order B-67

 

It is now over 6 weeks since we sent in the above order, and we are still awaiting delivery.

We regret that unless you are able to give us an assurance of delivery within the next two weeks, we shall be obliged to cancel the order.

Please, treat this matter as urgent.

Yours faithfully,

*** (підпис)

T Kelvin

Marketing Manager

 

 

Підпис

(The signature)

Підпис ставиться під заключною формулою ввічливості й пишеться від руки. В офіційних листах він складається з імені, ініціала другого імені та прізвища. Іноді замість обох імен ставляться ініціали. Під підписом друкується прізвище особи, яка підписує даний лист, її посада, відділ. Наприклад:

 

Yours faithfully, *** (підпис) J.D. Carson Manager

Yours faithfully, Thamesbank Metal & Co. *** (підпис) J. Brown Financial Director

 

У другому прикладі перед підписом поставлено назву компанії, що дозволяється.

Іноді в підписі використовують термін per pro (p.p.-per procautionem, лат.: „від імені”). Цей термін частіше вживають секретарі, коли підписують листи від імені своїх директорів та начальників, наприклад:

 

Your faithfully,

(підпис)

Mary Hanson (Mrs)

p.p.D.Simpson

Sales Manager

 

До листів часто додаються брошури, проспекти, листівки тощо. Ви обов’язково повинні вказати їх наявність у листі, позначивши літерами Encl., Enc або Enclosures наприкінці листа у лівому кутку, наприклад:

 

 

6th May 19 …

 

The Manager,

Cook & Hunter, Ltd.,

8, High Street, Newcastle

 

Dear Sir,

 

We thank you for the letter of 3rd May, requesting details of our new product.

We have pleasure in enclosing a copy of our illustrated catalogue together with the latest price list.

 

Yours faithfully,

*** (підпис)

L. Harrods

Sales Manager

 

Enc.

 

Зверніть увагу на артикль The перед словом Manager в адресі одержувача. Його вживання означає, що у цьому закладі є тільки один менеджер.

 

Стиль ділового листа

(The style of business letters)

Стиль ділового листа - важлива його риса, й надання йому зайвої офіційності є характерною і типовою помилкою тих, хто його пише. Для порівняння нижче надаються два варіанти вираження однієї і тієї ж інформації:

 

As per your request, As you requested.

please find enclosed I am enclosing a check for $17.

herewith a check in

the amount of $17.

 

Як бачите, другий варіант простіший та звучить більш дружньо.

 

Стиль ділової кореспонденції постійно змінюється. З кожним роком він усе більше спрощується і стає менш формальним. Зараз практично всі фірми віддають перевагу простій розмовній мові, щоб якомога ясніше висловити зміст, зробити лист ефективним та справити позитивне враження на партнера.

Тон ділового листа повинен бути нейтральним, позитивним і доброзичливим. Порівняйте:

небажаний тон	бажаний тон
- We cannot pay until we… - We cannot send you the statement before… - Though we asked you to sign the papers you… - We have your letter in which you claim that…	- We shall be glad to pay… - We will send you the statement …   - We asked you to sign the papers, but…   - We are sorry to learn from your letter that…

Доречно зробити ще кілька зауважень: чим частіше ви вживатимете “we are sorry”, “I appreciate”, “please”, “thank you”, тим тісніші й результативніші будуть ваші стосунки з партнерами; якщо є потреба вживати займенники I або We, слід пам’ятати, що I вживається, коли ви пишете від свого імені, а We – від імені компанії. Але не варто вживати Our company, бо це робить лист сухим та офіційним.

Отже, щоб ваш діловий лист був написаний професійно:

1) кожну нову тему починайте з нового абзацу;

2) все, що хочете написати у своєму листі, виражайте просто, ясно й коротко;

3) не користуйтесь дієсловами у пасивному стані там, де можна використати активний стан;

4) не вживайте зайвих слів там, де можна висловитись коротко та просто;

5) будьте ввічливими у листі;

6) ретельно вибирайте відповідні фрази й словосполучення.

Далі надаються деякі рекомендації щодо їх вибору.

 

Замість	Вживайте
- advise, inform (порадити, проінформувати)	say, tell, let us know (сказати, дати знати)
- as per (стосовно)	as to, according to (стосовно)
- at an early date (найближчим часом)	soon, today, next week (незабаром,, сьогодні, наступного тижня)
- at this time, at the present time (в даний час)	now, at present (зараз, сьогодні)
- due to the fact that (завдяки тому факту, що)	because (тому що)
- for the purpose of (з тією метою, щоб)	for (для)
- in accordance with (відповідно до)	according to (відповідно)
- free of charge (безкоштовно)	free (безкоштовно)
- in advance of, prior to (раніше чогось, перед, до)	before (перед, до)
- in compliance with your request (відповідно до вашого прохання)	as you requested (як ви просили)
- kindly (будь ласка)	please (будь ласка)
- attached hereto (до цього додається)	attached (додається)
- avail oneself of (скористуватися чим-небудь)	use (використати)
- be of the opinion (вважати)	believe (бути впевненим)
- enclosed herewith (до цього додається)	enclosed (додається)
- forward by post (відправити поштою)	mail (відправити поштою)
- have a tendency to (мати тенденцію до)	tend to (мати тенденцію до)
- in many instances (в багатьох випадках)	often (часто, багато разів)
- send an answer (послати відповідь)	reply (дати відповідь)
- write your name (напишіть своє прізвище)	sign (підпишіться)

Вживання скорочень

(Abbreviations)

У ділових листах воно обмежене. Деякі скорочення не допускаються: скорочення типу “We’ve”, “That’ll be”, “I’ll” тощо. Але скорочуються:

1) назви країн та їх валют

 

Canada	СA	CAD	Canadian Dollar
Germany France Italy	DE FR IT		Euro
Japan	JP	JPY	Yen
Sweden	SE	SEK	Swedish Krona
Ukraine	UA	UAH	Hryvnia
Russia	RU	RUR	Rouble
USA	US	USD	US Dollar
United Kingdom	GB	GBP	Pound Sterling

 

2) у текстах листів ви знайдете також такі скорочення:

p.p. - (лат., per pro) – за, від імені, за дорученням;

att. - attention – до уваги;

encl. - enclosure – додаток до листа;

ref. - reference – посилання на відповідні документи;

Prof. - Professor - професор;

P.S. - Postscript – після написаного;

 

3) деякі міжнародні абревіатури:

c.i.f. – cost, insurance, and freight (страховка, ціна та перевозка) сиф;

f.o.b. – (франко борт судна) фоб.

 

Підтвердження замовлень

(Confirmation of orders)

 

-We were pleased to get your order...	-Ми були раді отримати Ваше замовлення....
-It represents our first dealing with you…	-Він представляє першу нашу спільну справу з Вами...
-It is out of tock (hot available)	-Цього товару зараз немає...
-Instead… we can after you…	-Замість...ми можемо запропонувати Вам...
-We regret that we cannot book the order.	-Шкодуємо, що не можемо прийняти Ваше замовлення.
-We can book your order at the prices we quoted.	-Ми можемо прийняти Ваше замовлення за цінами, призначеними нами.
-We can place your order with us.	-Ми можемо прийняти Ваше замовлення.
-We are certain that a trial order…	-Ми впевнені, що пробне замовлення...
-Payment will be made by letter of credit.	-Оплата буде здійснена акредитивом.
-Kindly confirm your order…	-Будь ласка, підтвердіть Ваше замовлення...

Вибачення

(Apologies)

-We apologize for the delay in writing you.	-Ми вибачаємось за затримку відповіді Вам.
-Please, accept our apologies for…	-Будь ласка, прийміть наші вибачення за...
-We very much regret to say that...	-На превеликий жаль, повідомляємо...
-We regret to inform you that...	-На жаль, ми повідомляємо Вас, що...
-We are sorry to have to remind you	-Вибачте за те, що ми повинні нагадати Вам...
-We are sorry for a delay in…	-Вибачте за затримку в...
-We regret that…	-Нам прикро, що...

Поєднувальні фрази

(Binding phrases)

-Fur there to the above…	-Далі про вищевикладене…
-In addition to the above...	-Додамо до вищезазначеного...
-In view of the above said	-Зважаючи на вищевикладене...
-We wish to draw your attention to the fact that…	-Звертаємо Вашу увагу на той факт, що...
-The matter is the point is	-Справа в тому, що...
-In our opinion…	-На нашу думку,...
-In case of delay in delivery	-У разі затримки у поставках...
-What’s more… -Further more…	-Більш того...
-In addition to this	До того ж...

Типи ділових листів

(Business letters models)

Розглянемо найбільш поширені типи ділових листів, з якими слід ознайомитися:

- лист-запит (enquiry letter);

- відповідь на запит, пропозиція (reply to enquiry and offer-letter);

- лист-замовлення (order letter);

- підтвердження отримання замовлення (confirmation of order);

- повідомлення про відмову від замовлення (reject of order).

Листи негативного змісту (скарги, претензії тощо) не розглядаються в даних методичних указівках.

 

Лист - запит

(Enquiry letter)

Як правило, першим кроком у започаткуванні ділових стосунків є лист-запит. Часто обставини складаються так, що саме листи такого типу формують подальші стосунки ділових партнерів.

Їх пишуть у разі необхідності отримати будь-яку інформацію, прайс-листи чи каталоги тощо. Вашому листу-запиту завжди будуть раді, бо ви є потенційним клієнтом, і відповідь надійде незабаром. Але Ваш лист-запит має бути чітким, лаконічним та конкретним.

Лист 1

Letter 1

April 5, 2005…

The Executive Director

Brown and Smith Ltd.,

1304 Sherman Ave.,

Madison, Wisconsin

 

Dear Sir,

We are interested in buying your new products and would be pleased to receive a copy of your latest catalogue and the price list.

 

Yours faithfully,

**** (підпис)

R. Smith

Marketing Manager

 

Лист 2

Letter 2

11 th April 20…

The sales Manager

Spenlow & Jerkins Ltd.,

10-14 Regatta Street Tiplort,

Loamshire

 

Dear Sir,

We should be obliged if you would kindly send us the detailed catalogue of your new produce. We would place our order with your firm.

We look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

*** (підпис)

T. Harrows

Sales Manager

 

Правило №1

Відповідь на запит слід писати в той же день, коли ви отримали запит. Навіть якщо вам знадобиться кілька днів, щоб підготувати необхідні матеріали для вашого потенційного клієнта, обов’язково напишіть йому листа і повідомте, що прайс-лист надійде пізніше, а також попередьте його про своє бажання співпрацювати з ним.

Правило №2

З каталогами, прайс-листами, рекламними буклетами завжди висилайте невеличкий супровідний лист.

Правило №3

Намагайтесь зробити так, щоб ваша пропозиція була максимально вигідною клієнтові. До листа-пропозиції завжди додавайте опис товарів.

 

Тепер прочитайте та перекладіть наступні листи, що містять відповіді на запити.

Лист №5 (Letter №5)

Dear Sirs,

Thank you for your order of 20th February. Unfortunately, 7390/6 is out of stock at present and will not be available again before the end of April. We can, however, offer a slightly better, very similar model 7395/4 at a price of $19 instead, which is in stock and is perhaps even more suitable. Please let us know whether we may send it to you.

 

Look forward to your reply.

Yours faithfully,

*** (підпис)

Thomas Brown

 

Підсумовуючи вищевикладене, підкреслимо, що ваше завдання – написати такого листа, прочитавши котрий клієнт не просто захотів би купити ваш товар, а жадав би цього, тому вам слід дати йому зрозуміти, наскільки ви його цінуєте і як вам було б приємно співпрацювати з ним.

 

Лист-замовлення

(Letter of order)

Більшість замовлень робиться на спеціально надрукованих бланках. Треба лише заповнити такий бланк, вписавши у відповідні графи кількість примірників, ціну, термін та спосіб доставки. Ще однією перевагою таких бланків є те, що вони пронумеровані для зручності листування.

Лист №6 (Letter №6)

The Modern Machine Tool Corp.,

300 Lincoln Place,

Chicago, Illinois,

USA.

Gentlemen,

We thank you for your letter of November 4th. We have studied your catalogue and have chosen 3 models for which we enclose our order. We would stress that this is a trial order and if we are satisfied with your shipment, you can expect regular repeated orders.

For our credit status, we refer you to Transatlantic Bank, Old Bond St., London and Trusso & Co., Geneva.

 

Yours truly,

 

Підтвердження замовлення

(Confirming orders)

Лист № 7 (Letter №7)

Dear Sirs,

Thank you very much for your order of March 2nd for tea.

The item is in stock, and we can guarantee delivery to your warehouse well before March 15th. As requested, we will advise you of date of dispatch.

We are at your service at all times.

Yours faithfully,

Відмовлення від замовлення

(Rejection of order)

Лист-відмовлення від замовлення – справа дуже делікатна. Прочитайте наступного листа та зверніть увагу на те, що автор висловлюється не категорично, він бажає не втратити клієнта і залишає шанс для продовження ділових стосунків.

 

Лист №8 (Letter №8)

Dear Sirs,

We regret very much that we have not been able to execute your order (№2481).

We have had great difficulties in getting our usual supplies, but have now been advised that a large shipment should reach us in two day’s time. We shall dispatch the goods to you before the end of the week.

With sincere regret for the inconvenience we caused you

Yours faithfully,

Зміст (Contents)

Вступ (Introduction)...................................................……………………..
Оформлення конверта (The envelope) ……………………………….....
Структура ділового листа (The composition of a business letter) ………
Заголовок (The letterhead) ………………………………………………..
Дата (The date) ……………………………………………………………
Прізвище та адреса одержувача (The recipient’s name and address) …..
Вітання (The greeting or the salutation) ………………………..
Основний текст листа (The body of the letter)…………………………..
Заключна формула ввічливості (The complimentary close) ……………
Підпис (The signature) ……………………………………………………
Стиль ділового листа (The style of business letters)................................
Типи речень та розділові знаки (Types of sentences and punctuation)....
Перенос слів та великі літери у діловому листі (Division of the words into syllables and capital letters)............................
Вживання скорочень (Abbreviations).......................................................
Штампи, що вживаються в діловому листі (The written patterns)..........
Вправи з ділового листування (Exercises in letter writing).....................

 

Рецензія

на Методичні вказівки з ділового листування (англійською мовою) з дисципліни „Іноземна мова” для студентів II–V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та дистанційної форм навчання.

Автори: доцент Сімачевська Ж.М., викладач Агейчева А.О.

 

Дані методичні вказівки містять у собі основні необхідні правила написання ділових листів англійською мовою: дається їх структура, пояснюється оформлення кожної із складових частин, надаються рекомендації щодо стилю та вживання мовних штампів. Серія вправ допоможе розвитку у студентів,майбутніх фахівців, навичок спілкування з діловими партнерами письмовою формою. Ці методичні вказівки будуть корисними у навчальному процесі, можуть бути рекомендовані до друку.

 

Рецензент

канд.філол.наук, доцент М.Ф. Беленьков

 

 

Рецензія

 

на Методичні вказівки з ділового листування (англійською мовою) з дисципліни „Іноземна мова” для студентів II–V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та дистанційної форм навчання.

Автори: доцент Сімачевська Ж.М., викладач Агейчева А.О.

 

 

Час ставить нові вимоги до формування професійних умінь наших студентів. Одна із них – вміння вести ділове листування іноземною мовою. З огляду на це дані методичні вказівки є своєчасною роботою.

У них викладаються базисні правила до написання листів, рекомендуються відповідні лексичні штампи, наводяться зразки основних типів ділових листів.

Матеріал закріплюється у вправах з завданнями, що максимально наближаються до реальних ситуацій.

Ці методичні вказівки будуть сприяти досягненню поставленої мети – допомогти студентам оволодіти письмовою формою спілкування з діловими партнерами. Рекомендуються до друку.

 

Рецензент

канд.філол.наук, доцент Ю.І. Кузнєцова

 

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

З ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

з дисципліни „Іноземна мова” (англійська)

для студентів ІІ – V курсів

усіх спеціальностей денної, заочної

та дистанційної форм навчання

 

Полтава 2006

 

Методичні вказівки з ділового листування з дисципліни „Іноземна мова” (англійська) для студентів II – V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та дистанційної форм навчання. – Полтава: ПолтНТУ, 2006.- 36 с.

 

Укладачі: Ж.М. Сімачевська, доцент;

А.О. Агейчева, викладач.

 

Відповідальний за випуск: завідувачка кафедри іноземних мов Н.О. Демченко,

канд. пед. наук, доцент.

 

Рецензент: Ю.І. Кузнєцова, канд.філол.наук, доцент.

 

Затверджено радою університету

Протокол № 4 від 06.07.2006 р.

 

Редактор Я.В. Новічкова

 

Коректор Н.О. Янкевич

 

Витяг

з протоколу №5 засідання кафедри іноземних мов

від 17.02.2006 року

 

 

Слухали: Кандидата філол.наук, доцента Сімачевську Ж.М. про підготовку до

видання м етодичних указівок з ділового листування

(англійською мовою) з дисципліни „Іноземна мова” для студентів

II–V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та дистанційної

форм навчання.

 

Виступили: Кандидат філол.наук, доцент Кузнєцова Ю.І., яка відзначила, що

дані методичні вказівки виконані згідно з потребою часу та у

відповідності і до програмних вимог знань іноземної мови на II-V

курсах усіх спеціальностей та форм навчання. Така робота є

необхідною та своєчасною у матеріальному забезпеченні навчаль-

ного процесу. Рекомендуються до видання;

Ст.викладач Кузьміна С.В. підкреслила необхідність даної роботи

для навчального процесу та її позитивну роль у формуванні навичок

ділового листування. Рекомендує видати дані методичні вказівки.

 

Ухвалили: Рекомендувати до видання методичні вказівки з ділового

листування (англійською мовою) з дисципліни „Іноземна мова” для

студентів II–V курсів усіх спеціальностей денної, заочної та

дистанційної форм навчання.

 

 

Зав. кафедри Н.О. Демченко

 

 

Секретар Л.В. Бабаш

 

Вступ (Introduction)

У наш час, коли процеси інтеграції та глобалізації набувають світового масштабу і співробітництво країн у різних галузях діяльності суспільства є нормою у міжнародних відносинах, уміння написати ділового листа стає необхідністю, незважаючи на використання новітніх технічних засобів комунікації.

Ділова кореспонденція – витончений вид комунікації, тому ні в США, ні в Англії звичайно ділові листи не пишуться новачками. Це копітка та вдумлива робота досвідчених бізнесменів і секретарів. Більш того, автори таких листів досконало знають психологію людей, котрим вони їх адресують, та досить точно можуть передбачити відповідну реакцію.

Ділові листи є посланням вашої фірми, тому вони мають бути ретельно продуманими перед відправленням. Їх зовнішній вигляд, стиль і тон, у якому вони написані, яскраво характеризують вашу компанію. Будьте доброзичливі, нехай ваш лист стане зразком ввічливості та вишуканості.

У США, де сильно розвинута конкуренція, написання бізнес-листів стало наукою. Результати, котрі були досягнуті за допомогою ділових листів, досліджуються й аналізуються, обчислюється процент отриманих відповідей, кількість записів, що сприяли продажу товару, розглядаються причини успіхів та невдач. У своїх листах американці намагаються використовувати майже все: жарти, анекдоти, каламбури, гумор і сарказм, карикатури, малюнки та діаграми, які можуть привернути увагу до їх листа.

У Великобританії справи з кореспонденцією дещо інакші: англійці не впадають у крайнощі заради залучення клієнтів, і їх листи відзначаються стриманістю й люб’язністю. У цьому проявляється національний характер англійців та їх прихильність до старої формальної традиції. Тому листи, написані в англійському стилі, справляють враження більш професійних.

Слід зауважити, що більшість американських ділових листів усе ж таки написана у традиційному англійському стилі.

Уміння контактувати з людьми через листування можна розвинути через навички писати хороші листи, засвоївши досить прості правила. Дані методичні вказівки мають на меті допомогти студентам у цьому. Вони призначені для студентів ІІ-V курсів усіх спеціальностей