Оформлення довідково-інформаційних документів: виробничі звіти, виробничі протоколи, витяг з протоколу.

Література

1. Глущик С.В.Сучасні ділові папери. - К.:А.С.К., 2000.- 85-90,99,126с.

2. Зубков М.Сучасне ділове мовлення. - Харків, 2008.- 87-94,96с.

3. Шевчук С.В.Українське ділове мовлення.-К.: Арій, 2007.-227-230,237с.

Кількість годин: 2 год.

Вид навчального завдання: скласти на оформити виробничий звіт, виробничий протокол, виконати тестові завдання.

 

Методичні вказівки

 

Запам’ятайте! Довідково-інформаційні документи - це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

 

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими.

 

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

Ø доповідні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки;

Ø протокольні документи, стенограми, звіти;

Ø службові листи, телеграми, факси,телефонограми.

 

Запитання для самоконтролю

1. Які документи належать до довідково-інформаційних?

2. Що таке звіт? Які є види звітів?

3. За якою схемою складається текст звіту?

4. За якими правилами оформлюють текст протоколу?

5. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них відомостей?

6. Що таке витяг з протоколу?

ЛЕКЦІЙНИЙ МАТЕРІАЛ

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

ЗВІТ

Про педагогічну практику з 15.09.2007 року по 15.10.2007 року студента філологічного факультету А. Г. Колесника.

Педагогічну практику проходив у 26-й школі м. Севастополя. У школі було створено всі умови для проходження практики.

Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. Шкільні кабінети добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.

За час практики провів 10 контрольних уроків з мови та літератури. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом.

Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти різні види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал, для уроків, організовувати поза-класну роботу, проводити виховні години.

При проведенні уроків особливих труднощів не було, тільки виникали питання при аналізі контрольних робіт чи диктанту.

Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити різні типи уроків, застосовувати різні методи й форми роботи, дала змогу відповідно до знань з педагогіки, психології й фізіології проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе в якості класного керівника.

15.09.2007 р. (підпис) А. Г. Колесник



Протокол

Протокол — це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша призначена особа.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали присутніх, наводиться порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного.

Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним.
Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку.
Прізвище та ініціали доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після ініціалів ставити тире й викладати зміст доповіді за фор ою прямої мови.
Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити у дужках (Текст доповіді додається).
Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.
Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.
Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

За обсягом інформації протоколи бувають трьох видів:

— короткі (записуються питання, які обговорюються, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);

— повні (стисле подання виступів доповідачів і учасників);

— стенографічні (дослівно фіксується увесь хід засідання).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7. Підписи голови і секретаря.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють, редагують і оформляють.

ПРОТОКОЛ № 25

Загальних зборів студентів І курсу Красноградсь-кого медичного коледжу

15.05.2007 р.

Голова: С. І. Луценко

Секретар: В. І. Луговий

Присутні: директор медичного коледжу П. Р. Куліш, заступник директора з виховноїроботи В. О. Петренко, викладачі А. Л. Федорова, В. Ю. Доскальчук, С. Т. Москаленко, студенти І курсу.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Підготовка студентів до літньої виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й благоустрою міського парку.

I. СЛУХАЛИ:

Петренко В. О. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

Федорова А. Л. Запропонувала поділити студентів на групи, визначити кожному завдання і години роботи в парку.

Москальчук В. Ю. Зазначив, що треба підготувати інвентар для роботи в парку до початку практики.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам І курсу взяти участь у літній виробничій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи і визначити час роботи у парку.

II. СЛУХАЛИ:...

 

Голова зборів (підпис) С. І. Луценко

Секретар (підпис) В. І. Луговий



Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про­токолу, що відображає конкретне окреме питання по­рядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6.Підписи голови й секретаря.

 

Приклад

Витяг з протоколу № 12

засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»

від 2.12.2002 р.

Голова: Журавльов О.Я.

Секретар:Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

СЛУХАЛИ:

Закірова Р.Т Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчо­го директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечно­го О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо­ром СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Оригінал протоколу підписали:

Голова (підпис) О. Я. Журавльов

Секретар (підпис) К. Г. Корженевська

 

Практичні завдання

 

1. Напишіть звіт про проведену науково-практичну конференцію студентів вашого коледжу.

2. Складіть протокол зборів студентів вашої групи, розмістивши подані реквізити відповідно до правил та додавши необхідні відомості.

Протокол; голова; порядок денний; звіт голови профгрупи за 2013 рік; секретар;слухали; різне; про надання гуртожитку; ухвалили; підписи; дата; номер; про обрання делегатів на звітні профспілкові збори студентів університету; виступили.

 

Тестові завдання

 

1. Одним з найпоширеніших документів колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, усі виступи з пи­тань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в резуль­таті обговорення, є:

а) виступ;

б) доповідь;

в) протокол.

 

2. У випадку, коли вам необхідно відтворити частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання, ви складаєте:

а) витяг з протоколу;

б) короткий протокол;

в) стислий протокол.

 

3. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують:

а) голова й секретар;

б) ті, хто виступає;

в) усі присутні.

 

4. Текст протоколу складається із таких частин:

а) вступної, констатуючої;

б) вступної, основної;

в) основної, висновків.

 

5.Коротка форма протоколу, що відтворює лише одне питання порядку денного, називається:

а) відпуском;

б) стислим протоколом;

в) витягом з протоколу;

 

6.Письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу:

а) пояснювальна записка;

б) звіт;

в) оголошення;

 

7.Довідково -інформаційні документи включають:

а) службові записки, оголошення, звіт;

б) договір, контракт, трудова угода;

в) заява, автобіографія, характеристика.

 

 

Самостійна робота № 9.

Укладання фахових документів.

Література: лекція.

Кількість годин: 2 год.

Вид навчального завдання: скласти опорний конспект.

 

ЛЕКЦІЙНИЙ МАТЕРІАЛ

 

Без медичного обліку не обходиться жодна медична організація, чи то великий медичний центр або невелика приватна клініка. Медична документація служить для запису даних про результати досліджень або діагностики, профілактики або лікування, а також для їх узагальнення або аналізу. Окрім медичних бланків існують ще медичні журнали, що допомагають зібрати інформацію про проведені процедури в медичній установі, про кількість пацієнтів, прийнятих тим або іншим фахівцем, про профілактичні щеплення або про інфекційні захворювання на ділянці, що обслуговується даною медичною установою.
Призначення всіх цих медичних документів - забезпечити цілеспрямовану і ефективну роботу закладів охорони здоров'я та медичних фахівців.

Медична документація поділяється на:

- гостована докумантація - це медичні бланки та журнали прийняті та затверджені МОЗ України і які є обов'язковими щодо іх ведення усіма закладами з охорони здоров’я.
- медична документація згідно прийнятих МОЗ України наказів - це медичні бланки та журнали затверджені наказом МОЗ України і які є обов'язковими щодо іх ведення усіма закладами з охорони здоров’я. Різниця між медичною гостованою документацією та документацією згідно наказів МОЗ України полягає у тому, що гост має чітку назву та код, а документацією згідно наказів є обовязковим до ведення документом і має чітку назву та номер наказу, але не має коду.

- негостована документація - це медичні бланки та журнали, які не затверджені МОЗ України, але які «прижилися»та являють собою необхідний робочий документ. Негостована документація не є обов’язковим документом, але основна мета таких документів- полегшити роботу медичних працівників.

За своїм функціональним призначенням медичну документацію можна поділити на:

- реєстраційно-накопичувальну документацію
- статистично-звітну документацію

Температурний листок

(форма № 004/о)

“Температурний листок” (форма № 004/о) являється оперативним документом для графічного зображення деяких основних даних, які характеризують стан здоров’я хворого:пульс, артеріальний тиск, температура тощо.

Щоденно лікуючий лікар записує в медичній карті стаціонарного хворого (історії пологів, карті розвитку новонародженого) дані про стан хворого (роділлі, породіллі, новонародженого). Палатна медична сестра переносить дані про температуру, пульс, артеріальний тиск, дихання в температурний листок і викреслює відповідні криві щодо цих показників.

Крім того, в температурний листок заноситься частота дихання, вага, кількість випитої рідини, добова кількість сечі, випорожнення, число ванн.

Після виписки (смерті) хворого з стаціонару температурний листок підклеюється в медичну карту стаціонарного хворого (форма № 003/о) і зберігається разом з нею протягом 25 років.

 

 

(Зразок температурного листа на с. 66).

 

 

 

Направлення хворого на госпіталізацію до стаціонару

Направлення на планову госпіталізацію виписують на бланках лікувально-профілактичної установи.

У направленні вказують:

Ø прізвище, ім’я, по батькові хворого повністю (для іноземних громадян бажаний запис англійською мовою);

Ø дату народження (число, місяць, рік);

Ø адресу проживання хворого;

Ø паспортні дані;

Ø офіційну назву стаціонару і відділення, куди направляється хворий;

Ø мету госпіталізації;

Ø діагноз основного захворювання згідно з міжнародною класифікацією хвороб, супутні захворювання;

Ø дані обстеження згідно з обов’язковим обсягом обстеження хворих, які направляються до стаціонарів (лабораторного, інструментального, рентгенівського, консультації фахівців відповідно до медико-економічних стандартів), із вказаною датою;

Ø відомості про епідеміологічне оточення;

Ø відомості про профілактичні щеплення;

Ø дату виписки направлення, прізвище лікаря, підпис лікаря, який видав направлення;

Ø назву лікувальної установи, яка направляє хворого на стаціонарне лікування.

Контроль за госпіталізацією хворого веде лікар, який направив пацієнта до стаціонару.

Направлення на планову госпіталізацію пацієнтів, за винятком дітей, оформлює амбулаторно-поліклінічна установа, за якою закріплений пацієнт. У виняткових випадках право направлення на планову госпіталізацію мають головні штатні спеціалісти, а також спеціалісти, які ведуть консультативний прийом в державних установах охорони здоров’я для надання спеціалізованої допомоги.

Направлення хворого на госпіталізацію має відповідати встановленим вимогам.