Спільне і відмінне між термінами і професійними словами.

Термін — це слово або словосполучення, що виражає спец. Поняття певної галузі науки, техніки, мистецтва, сусп.-політичного життя. Це загальноприйнята, узаконена, офіційна назва цього поняття.

Професійне слово — це слово або словосполучення, що називає знаряддя праці, продукт, або процес, є напівофіційною назвою, сферою використання якої є усне мовлення фахівців певної галузі.

Лінгвістичне явище синонімії в текстах документів.

Синоніми — це слова, близькі або тотожні за значенням, що позначають одне поняття, або відрізняються відтінками значень, стилістичним забарвленням. Синоніми, що відрізн. Відтінками значень — ідеографічні. Стилістичні — розрізняються за сферою вживання, емоційним забарвленням.

Абсолютні — слова різних мов, що позначають те саме поняття або предмет. Наприклад: процент — відсоток, паралельний — рівнобіжний, фактор — чинник.

Синоніми в діловому мовленні допомагають дібрати найбільш точне, доцільне слово, а також уникнути повторів.

Використання паронімів у текстах документів.

Пароніми — це зазвичай однокореневі слова, які близькі за звучанням, але різні за значенням. Зазвичай вони ідуть парами, рідше по три. Наприклад:

Адресат — одержувач

Адресант — відправник

Абонент — користувач послуг

Абонемент — послуга

Отже, під час використання паронімів в українській мові, слід чітко знати їх лексичне значення, для того щоб їх не сплутати, висловитись зрозуміло і доречно.

 

Правила оформлення бібліографії.

Бібліографія — це галузь знань про книгу, газети або інший бібліотечний документ, завданням якого є: виявлення, облік, опис, систематизація, якісний аналіз творів. Складання різних бібліографічних посібників, які полегшують і сприяють кращому використанню друкованої продукції з науковою, практичною і виховною метою. Розробка принципів і методів бібліографічного друку творів та організація бібліографічної роботи.

Види:

1. Реєстраційна знайомить читача з назвами усіх книг з конкретними питаннями.

2. Рекомендаційна містить назви книг, які автор радить прочитати.

3. Як список використаної літератури — містить перелік книг, на які посилається автор.

Правила оформлення:

1. Автор. якщо 4 автори і більше — вказують лише першого і зазначають — та інші

2. Назва книги (Без скорочень і без лапок, підзаголовок.)

3. Місце видання.

3.1 Місто

3.2. Видавництво.

3.3. Том, частина.

3.4. Номер видання.

3.5. Рік видання.

3.6. Кількість сторінок.

 

Частини тексту, вимоги та правила написання тексту документів.

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст проф.. документа повинен відповідати таким вимогам: достовірність, точність, повнота інформації, стислість, логічна послідовність, нормативність мовних засобів, стандартизація тексту документа, переконливість.

Текст документа може бути оформлений у вигляді: власне тексту, анкети, таблиці. Також названі форми тексту можуть поєднуватись.

Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше як з 2-4 речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використав. Для виділення однорідних членів чи сурядних речень в мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень. Текст документа складається з вступної і основної частин, а також з активного чи пасивного закінчення активне — називає дію, яку повинен виконати адресат, пасивне — констатує певний факт. Слід також використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень — це прискорює складання і сприйняття документа.

Форми викладу в текстах документів:

1. від першої особи однини автобіографія, резюме, заява, тощо

2. від першої особи множини спільні розпорядження, службові листи, протоколи, тощо

3. від третьої особи однини положення, інструкції, акти, довідки, тощо

Рубрикація в текстах документів.

Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічно відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації, тощо.

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову композицію всього документа і вказує на його складність. Існують дві системи нумерації: традиційна і нова.

Нова: нумерація розділів — 1; 2; 3. Підрозділів — 1.1; 1.2; 1.3. Пунктів: 1.1.1; 1.1.2; 1.1.3.

 

Класифікація сучасних ділових паперів.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів, спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3.За призначенням: щодо особового складу, організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, обліково-фінансові.

4.За походженням: - службові офіційні — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань, - особисті приватні — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення: - внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено, - зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком спрямуванням:

· - вхідні надходять до установи, організації, підприємства, фірми

· - вихідні адресовані за межі установи.

7. За способом створення, структурними ознаками формою і ступенем стандартизації та регламентації:

· - стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо

· - нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо

· - індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо.

8. За ступенем складності:

· -прості односкладові — відображають одне питання, факт

· -складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

- оригінали

- копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

- звичайні безстрокові нетермінові — виконуються опрацьовуються в порядку загальної черги

- термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо

- дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності гласності:

- звичайні несекретні — для загального користування

- для службового користування ДСК

- таємні Т

- цілком таємні ЦТ.

12. За юридичною силою:

- справжні — чинні, нечинні

- підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

- рукописні

- відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання до 10 років

- тривалого зберігання понад 10 років

- постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

 

Реквізити документів.

Реквізити — це сукупність обовязкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

- 1 — Державний герб

- 2 — емблема організації

- 3 — зображення нагород

- 4 — код організації

- 5 — код документа

- 6 — назва міністерства чи відомства

- 7 — назва підприємства установи, організації, фірми

- 8 — назва структурного підрозділу;,

- 9 — індекс підприємства звязку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа абонентського телеграфу, номер Телефону, номер рахунку в банку

- 10 — назва виду документа

- 11 — дата

- 12 — індекс вихідний номер документа

- 13 — посилання на індекс та дату вхідного документа

- 14 — місце складання чи видання

- 15 — гриф обмеження доступу до документа

- 16 — адресат

- 17 — гриф затвердження

- 18 — резолюція

- 19 — заголовок до тексту

- 20 — позначка про контроль

- 21 — текст

- 22 — позначка про наявність додатка

- 23 — підпис

- 24 — гриф погодження

- 25 — візи

- 26 — відбиток печатки

- 27 — позначка про завірення копії

- 28 — прізвище виконавця та номер його телефону

- 29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи

- 30 — позначка про перенесення даних на машинний носій

- 31 — позначка про надходження.