Правові, технічні та лінгвістичні вимоги до оформлення тексту документа.

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвачила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

o Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

o Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

o Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.

o Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

o Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

Правильно	Неправильно
Ректор університету підписав наказ про зарахування.	Наказ про зарахування підписано ректором університету.
Вправу виконано.	Вправу виконано учнями.
Законопроект прийнято (ухвалено)	Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою.

Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но,-то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.

o Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

o У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

o Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

o Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

o Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

 

Мова і професія

Мова й професія

Мова нації – це душа кожного народу, його світ, його духовність.

Мова й професія – поняття нероздільні. Вони обслуговують потреби

суспільства, окремих груп, кожної людини. Це дві важливі категорії, за

допомогою яких визначається рівень надбань цивілізації, мовленнєвої

культури. Мова не тільки обслуговує сферу духовної культури, а й

пов’язана з виробництвом, з його галузями й процесами, із соціальними

відносинами. Вона має велике значення для всіх, є інструментом здобуття

знань, засобом життєдіяльності людини. Справжній фахівець – людина грамотна в повному значенні цього слова: досконало володіє відомостями з певної галузі, необхідними

знаннями в цій галузі, до тонкощів опанувала як усне, так і писемне

професійне мовлення.

Професія інженера, економіста, фінансиста, аудитора, менеджера та

ін. потребує засвоєння фахової термінології як власне української, так й

іншомовної, але доступної, зрозумілої для всіх, хто працює в цій галузі.

Мова й професія – дві важливі суспільні категорії, що визначають глибину

пізнання світу, оволодіння набутками цивілізації, рівень мовленнєвої

культури.

Мова й професія – немов партнери, які не можуть існувати один без

одного, бо обидва покликані обслуговувати потреби суспільства, окремих

груп його й кожної людини.

Мова з багатьма її функціями забезпечує належний рівень

грамотності носіїв певної професії, формує їх уміння спілкуватися у всіх

сферах комунікації – у ділових відносинах, у науці, в освіті, культурі,

економіці тощо.

Знати мову професії – це означає дотримуватись граматичних,

лексичних, стилістичних, акцентологічних норм професійного

спілкування, якого люди вчаться впродовж усього життя.

А. де Сент-Екзюпері сказав – «Найбільша розкіш на світі – це

розкіш людського спілкування». Саме мова є таким засобом спілкування, а

професія – інформаційним матеріалом, який використовуємо для

вирішення важливих проблем економічного, господарського життя завдяки

доречному, умілому, правильному виборові мовних одиниць.

Отже, мова професійного спілкування – це засіб мовного

професійного спілкування, специфіку якого зумовлюють особливості

спілкування у виробничо-професійній сфері: мета, функції, ситуація,

особистісні риси учасників спілкування (вік, стан, освіта, рівень

інтелектуального розвитку та ін.).

Володіння мовою професійного спілкування – це:

* знання власне мови, тобто сформованість мовної компетенції;

* уміння використовувати ці знання на практиці, доречно поєднувати

вербальні (словесні), паравербальні (темп, інтонація тощо) та невербальні

(жести, міміка та ін.) засоби спілкування відповідно до ситуації, мети,

тобто сформованість комунікативних навичок.

Успіх мовного професійного спілкування залежить від:

* мовця як особистості з індивідуальними якостями;

* знання мовцем сучасної української літературної мови як основи

мови професійного спілкування (мовна компетентність);

* уміння використовувати ці знання і втілювати інформацію в текст

залежно від мети, ситуації тощо (комунікативні навички).

Таким чином, основними компонентами мовного професійного

спілкування є:

* особистісний чинник у професійному спілкуванні;

* мова як засіб професійного спілкування;

* текст – мовне втілення інформації в професійне спілкування.

Документи, їх призначення і класифікація

 

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний

об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному

порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

 

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері,

фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

 

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути

загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними

(властивими лише частині документів).

 

До загальних належать такі функції документів:

 

інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

 

соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

 

комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами

і т.д.);

 

культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

 

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

 

управлінська (документ як засіб управління);

 

правова (документ як засіб закріплення правових норм);

 

історична (документ як джерело історичних відомостей).

 

Документи класифікують за різними ознаками:

 

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки,

протоколи і т. ін.

 

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони

створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх

представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у

коло їх службових обов’язків).

 

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах

установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом

спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

 

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

 

організаційно–правова; планова; інформаційно-довідкова й

довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова);

фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна;

колегіальних органів.

 

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

 

6. За формою – типові й індивідуальні.

 

7. За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового

користування.

 

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи),

копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної

частини оригіналу).

 

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

 

документи тимчасового зберігання (до 10 років);

 

документи тривалого зберігання (понад 10 років);

 

документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

 

10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені

механічним способом.