Передача результатів запиту до інших додатків

Microsoft Access надає можливості передачі результатів запитів до інших додатків Microsoft Office.

Існують чотири засоби використання даних Microsoft Access в Microsoft Word:

. За допомогою майстра створення складових документів, який дозволяє створювати документи Word, пов’язані з даними Microsoft Access. Після встановлення зв’язку документ може у будь-який час відкритий у текстовому процесорі Microsoft Word і використовуватись для друку нових стандартних листів або наклейок, де використовується поточні дані з Microsoft Access.

 

Рис. 11.20. Створення складеного документу

 

‚. Експортуванням даних з Microsoft Access до файлу даних складового документа, що використовується при створенні складових документів.

ƒ. Допускається збереження запиту Microsoft Access у файлі формату RTF (Rich Text Format).

„. Допускається збереження об’єкта Microsoft Access у режимі таблиці, форми або звіту у файлі формату RTF з автоматичним завантаження цього файлу в Microsoft Word.

Щоб створити складовий документ Microsoft Word за допомогою майстра, необхідно:

u. У вікні бази вибрати ім’я запиту що експортується, виконати команди „ Сервіс ” Ø „ Зв'язки з Office ” Ø „ Злиття з MS Word ”.

. У вікні „ Злиття з документами Microsoft Word ” (рис. 11.21) вибрати наступні дії: „ Встановити зв'язок з готовим документом MS Word ” або „ Створити новий документ і установити зв'язок з ним ”, а потім натиснути кнопку „ ОК ”

 

Рис. 11.21. Вікно злиття з документами Word

 

У першому випадку, необхідно вибрати потрібний файл у вікні відкриття файлу і натиснути на кнопку „ Відкрити ”.

Ž. Щоб вставити в документ потрібні поля, необхідно у вікні Microsoft Word натиснути на кнопку „ Додати поле злиття ”.

 

Використання виразів у запитах

Кожний вираз може містити один або декілька операторів і одну або декілька констант, ідентифікаторів або функцій. Вирази можуть бути будь-якої складності.

Константи – характеризують незмінні значення. Їх часто використовують для створення значень за умовчання і для порівняння значень у полях таблиць. Значення констант визначаються користувачем при уведенні виразів. Наприклад: 3,14, 09 тощо.

Ідентифікатори – це імена об’єктів в Microsoft Access (наприклад полів таблиць або запитів), які при обчисленні виразів замінюються їх поточними значеннями. Для визначення цієї операції зазвичай використовується термін „ повертають”. Наприклад, ідентифікатор К повертає значення.

Іменовані константи і змінні, що застосовуються у програмах на мові Visual Basic для додатків (VBA – Visual Basic for Application), також є ідентифікаторами. Існує декілька постійних іменованих констант, які також є ідентифікаторами: True, False, Yes, No, Null.

Примітка. Якщо ім'я поля або таблиці містить пробіли, то його ідентифікатор у виразі повинен поміщатись у квадратні дужки. Щоб спростити уведення ідентифікаторів рекомендується не використовувати пробіли в назвах полів, таблиць і інших об’єктів Microsoft Access.

Функції – повертає у виразі певне значення замість імені функції. На відміну від ідентифікаторів, більшість функцій потребують укладання в дужки своїх аргументів – ідентифікаторів, або значення підвиразів. Приклад: функції (з пустим списком аргументів): Date() – повертає поточну дату.

Оператори – знаки арифметичних операцій (+, -, *, /,) та інші символи і абревіатури. Більшість з них еквівалентні операторам традиційних мов програмування, інші – специфічні для Microsoft Access або SQL, наприклад Between або Like. Використовувані в операції константи, ідентифікатори і функції називаються операндами.

Для створення виразів в Microsoft Access існує шість категорій операторів: арифметичні, оператори присвоювання, логічні оператори, оператори конкатенації, ідентифікації і порівняння із зразком.

Арифметичні оператори

Арифметичні оператори, виконують додавання, віднімання, множення і ділення. Арифметичні оператори оперують тільки з числовими значеннями і повинні, за виключенням унарного мінуса, мати два числових операнди.

Таблиця 11.1.

Арифметичні оператори

Оператор	Приклад	Опис
+	[Ціна]+[ПДВ ]	Додає два операнди
-	Date() -7	Рахує різницю двох операндів
- (унарний)	-273	Змінює знак операнда
*	[Зарплата]* [Коеф_інфляції]	Перемножує два операнди
/	[Печиво]/30	Ділить один операнд на інший
\	[Хліб]\2	Ділить один цілий операнд на інший без дробової частини, при цьому, операнди з десятковими дробами округляться до цілого, а дробові частини відкидаються
Mod	[Коробок] Mod 12	Повертає залишок від ділення на ціле число. Наприклад, 15Mod12 дорівнює 3
^	[Основа] ^ [Покажчик]	Зводить у степінь