Виконання запитів і їх зміна

Щоб передивитись результати запиту, достатньо відкрити його у режимі таблиці. Для цього необхідно:

u. У вікні бази даних на панелі об’єктів вибрати ярлик „ Запити ”.

v. Виділити потрібний запит у списку запитів і натиснути на кнопку „ Відкрити″ або двічі клацнути лівою кнопкою миші на потрібному запиті.

Після цього, на екрані з’явиться таблиця, яка містить тільки ті записи, що задовольняють критеріям відбору, вказаним у запиті, і ті поля, що вказані у запиті. Якщо у запиті вказаний порядок сортування записів, то вони виведуться на екран у відповідному порядку.

Коли результати запиту відображаються у вигляді таблиці на екрані, з цією таблицею можна працювати аналогічно звичайній таблиці, тобто не тільки переглядати, але й змінювати у ній дані. Зміни зберігаються в записах базової таблиці, на основі яких побудований запит.

Для здійснення запиту в режимі „ Конструктора ” достатньо переключитись у „ Режим таблиці ” за допомогою кнопки „ Вид ” на панелі інструментів. Аналогічну операцію можна здійснити за допомогою команди „ Режим таблиці ” з меню „ Вид ”.

Якщо потрібно змінити запит, необхідно відкрити його в режимі „ Конструктора ” і внести необхідні зміни.

Щоб відкрити запит в режимі „ Конструктора”, потрібно:

u у вікні бази даних на панелі об’єктів вибрати ярлик „ Запити ”;

 виділити потрібний запит у списку запитів і натиснути на кнопку „ Конструктор ”. Відкриється вікно „ Конструктора запитів ”.

Щоб добавити в запит ще одну таблицю або інший запит, необхідно:

u Натиснути кнопку „ Додати таблицю ” на панелі інструментів.

 У вікні „ Додавання таблиці ”вибрати вкладку, що містить необхідні об’єкти.

Примітка . Якщо потрібна таблиця знаходиться в іншій базі даних або іншому додатку, необхідно спочатку приєднати цю таблицю до поточної бази даних.

 

Ž Вибрати ім’я об’єкта, що додається в запит.

 Натиснути кнопку „Додати ”, а потім кнопку „ Закрити ”.

Примітка . Додати таблицю, або один запит у вікно „ Конструктора запитів ” можна також шляхом перетягування мишею назви таблиці, або запиту із вікна бази даних.

 

Щоб видалити таблицю або запит із змінюваного запиту, необхідно у верхній частині вікна виділити таблицю або запит, що видаляються, вибравши будь-яке місце у їх списку полів, і натиснути клавішу „ Del ”.

Щоб добавити в запит нове поле, необхідно виділити це поле в таблиці у верхній панелі вікна „ Конструктора запитів ” і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відповідне поле з’явиться у бланку запитів. Якщо потрібно перенести декілька полів, виділіть ці поля, користуючись клавішами „ Shift ” i „ Ctrl ”, і перетягніть їх мишею на вільний стовпець бланку (покажчик миші при цьому повинний прийняти вигляд трьох прямокутників).

Щоб видалити поле із запиту, необхідно виділити потрібний стовпець, вибравши у бланку запиті область виділення стовпця. А потім натиснути клавішу „ Del ”.

 

Щоб змінити порядок полів у запиту, необхідно переставити відповідним чином стовпці у бланку запиту. Виконується це стандартно, тобто спочатку виділяється потрібний стовпець, або декілька стовпців. А потім вони перетягуються мишею на нове місце. При цьому усі поля, які розташовані праворуч від встановлюваного поля, зсуваються вправо.

У режимі „ Конструктора запитів ” можна змінювати імена полів запиту. Щоб перейменувати поле, необхідно встановити курсор у бланку запитів перед першою літерою його імені і ввести нове ім’я і символ двокрапки.

Ширина стовпців у бланку запитів також може змінюватись. Виконується це простим перетягуванням мишею стовпця, або подвійним клацанням миші по лінії границі стовпця, аналогічно тому, як це виконувалось в Microsoft Excel.

Примітка. З міна ширини стовпців у віні „ Конструктора запитів ” або у вікні розширеного фільтру не впливає на ширину стовпців у режимі таблиці, або об’єкта, для яких застосовувався фільтр.

 

Щоб задати більшу кількість умов, необхідно:

u. Виділити рядок, розташований під тим рядком, де повинний з’явитись новий рядок. Для цього потрібно підвести покажчик миші до її лівої межі (він повинен перетворитись у жирну стрілку „вправо” è і клацнути лівою кнопкою миші).

. Виконати команду „ Вставка ” Ø „ Рядок ”. Новий пустий рядок вставиться над вибраним. В нього можна вносити умови відбору.

Щоб видалити рядки умов відбору, необхідно:

u. Клацнути лівою кнопкою миші у будь-якому місці рядка.

. Виконати команду „ Правка ” Ø „ Видалити рядок ”.

 

Щоб змінити порядок сортування у запиту, необхідно в команді „ Записи ” Ø „ Сортування ”для кожного потрібного поля вибрати зі списку відповідний порядок сортування – „ за зростанням ” або „ убуванням ”(рис. 11.17).При цьому поля у бланку запиту повинні йти у певному порядку, тому що спочатку виконується сортування самого лівого із вказаних полів, потім поля, що знаходяться праворуч тощо.

Рис. 11.17. Встановлення параметрів сортування

 

Щоб змінити умови включення того чи іншого поля в результаті запиту, необхідно встановити прапорці у рядку „ Вивід на екран ” бланка запиту ” для тих полів, що мають відображуватись і зняти прапорці для тих полів, котрим відображення яких не потрібно.

Примітка . Ситуація, коли поле не повинно відображуватись у результаті запиту виникає зазвичай, коли воно включається у бланк запиту тільки для того, щоб вказати умову відбору, або сортування записів. У протилежному випадку, ці поля виведуться двічі.

Щоб очистити бланк запиту в режимі „ Конструктора запитів ” у вікні розширеного фільтру, потрібно виконати команду „ Правка ” Ø „ Очистити бланк ”.

Щоб вставити пустий стовпець у бланк запиту, необхідно:

u. Клацнути лівою кнопкою миші в стовпці, розташованому ліворуч від того місця, куди потрібно добавити новий стовпець.

. Виконати команду„ Вставка ” Ø „ Стовпець ”.

 

Друк результатів запиту

Результати запиту можна не тільки переглядати на екрані, але й роздруковувати. Зробити це можна декількома способами:

u. Відкрити запит у режимі таблиці і натиснути кнопку „ Друк ” на панелі інструментів. При цьому таблиця виводиться на принтер, встановлений за умовчання, і використовуються параметри друку, що встановлені за умовчання. Наприклад, можна виділити у результуючій таблиці тільки певні записи а потім у діалоговому вікні „ Друк ” (рис. 11.18) встановити перемикач „ Виділені записи ”. У цьому випадку будуть надруковані тільки виділені записи.

 

Рис. 11.18. Діалогове вікно „Друк”

 

Настроювання параметрів друку при друкуванні запиту, виконується аналогічно друкуванню звичайної таблиці.

Перед виведенням запиту на друк, корисно переглянути його у режимі попереднього перегляду. Для цього потрібно натиснути кнопку „ Попередній перегляд ” на панелі інструментів. Приклад вікна попереднього перегляду наведений на рис. 11.19.

 

Рис. 11.19. Вікно попереднього перегляду.

 

Microsoft Access дає можливість друку результатів запиту прямо з вікна бази даних, не відкриваючи його. Для цього необхідно:

u. Виділити потрібний запит у списку запитів вікна бази даних.

. Клацнути лівою кнопкою миші за назвою запиту.

Ž. Обрати з контекстного меню команду „ Друк ”.