Заступник Начальника Головдержслужби

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Якщо необхідний ще чийсь підпис після підпису основної особи, то тоді другий підпис ставиться під першим. Наприклад:
Начальник Головдержслужби

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Начальник фінансово-бюджетного відділу

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

5.1.12. Якщо лист має додатки, то позначку про їх наявність роблять у лівій частині сторінки під текстом з нового рядка.

1. Якщо лист має додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так:

Додаток: на 4 арк.

2. Якщо надсилається кілька примірників додатка, то зазначається кількість (у 2-х прим.).

3. Якщо лист містить не зазначені в тексті додатки, то їх слід перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному з них і кількості примірників, якщо їх надсилається кілька:

Додатки:

1. Проект Розпорядження Секретаріату Президента України на 2 арк.
2. Акт про знищення документів Управління документального забезпечення за 2005 рік на 4 арк., у 2-х примірниках.

4. Якщо лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на 3-х аркушах.

5.1.13. Листи складаються у двох примірниках: перший примірник – на бланку Головдержслужби України, другий примірник повинен мати візи усіх виконавців.

У випадку, якщо лист підписаний Начальником Головдержслужби України, відповідальний за діловодство у відповідному структурному підрозділі додатково виготовляє його копію.

Накази Головдержслужби України готуються на підпис Начальникові Головдержслужби України в одному примірнику, який повинен мати візи.
Службові записки готуються в одному примірнику разом з проектом доручення Начальника Головдержслужби України, або особи, яка його офіційно заміщує.

Оформлення документів

5.2.1. Службовий документ, що складається у Головдержслужбі України, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: назву виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи. Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

 

5.2.2. Заголовок до тексту документа повинен бути надрукованим жирним шрифтом, містити максимально короткий та точний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і відповідати на питання “про що?”, “чого?”.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Датування документів

5.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання та реєстрації у ВОД; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

5.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2005 року слід писати: 13.01.05.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.

Наприклад: 3 квітня 2005 року слід писати: 03.04.05.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року.

5.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

5.3.4. Обов'язковому датуванню (з обов’язковим зазначенням часу) і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Індексація документів

5.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

5.4.2. Індекси вхідних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, відповідно до журналів реєстрації, доповнюються зазначенням номера, що означає кількість звернень із зазначеного питання, номера вказаного журналу та останніх двох цифр календарного року.

Наприклад:
вх. № 1234/0/11-06; № 23/0/13-06; № 154/0/14-06.

5.4.3. Індекс вихідного документа складається з трьох груп арабських цифр, дві перші з яких проставляються через косу риску, третя – через тире. Перша група цифр – порядковий номер реєстрації вихідного документа з початку року; друга – індекс структурного підрозділу – виконавця третя – останні дві цифри календарного року.

Наприклад:
вих. № 4253/12-06, № 521/61-06.

Індексами наказів та розпоряджень, протоколів, довідок є їхні реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду документу окремо в межах календарного року.

Індекси можуть доповнюватися через косу риску індексами за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире – літерами з питань діяльності.

Наприклад:

накази з основної діяльності - № 24;

накази щодо особового складу - № 13/23-к/о,

розпорядження про відрядження № 102-в;

доручення щодо перевірки органів державної влади - № 70/14.

Облік розпорядчих документів та довідок здійснюється в окремих журналах.

5.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.
Наприклад:
415/01-13/27 або 41/68/59.

Погодження документів

5.5.1. З метою оцінки доцільності документа та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як у Головдержслужбі України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа (згідно з положеннями про відповідні структурні підрозділи та покладеної резолюції) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

 

5.5.2. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем в робочому порядку.

Проект документу подається на погодження в окремій папці з обов’язковим зазначенням відповідного структурного підрозділу, прізвища безпосереднього виконавця та внутрішнього контактного телефону.

Проекти таких документів розглядаються Начальником Головдержслужби України невідкладно.

5.5.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

5.5.4. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату і час візування.

У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного управління

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата та час

Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Головдержслужбі України.

5.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються як правило на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного управління

(підпис) (ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
5.5.6. Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби України перевіряються юридичним управлінням Головдержслужби України на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта після погодження з усіма співвиконавцями.

5.5.7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.
Зовнішнє погодження проектів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра економіки України

(підпис) (прізвище, ініціали)

Дата

5.5.8. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання

Вищої атестаційної комісії України

Дата, №
5.5.9. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади

(підпис) (прізвище, ініціали)

Дата

Найменування посади

(підпис) (прізвище, ініціали)

Дата

Засвідчення документів

5.6.1. Документи засвідчуються підписом, грифом затвердження та печаткою.

5.6.2. Документи підписуються посадовими особами Головдержслужби України відповідно до їх компетенції.

На бланках Головдержслужби України документи підписуються Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги нормативно-правових актів та цієї Інструкції.
Документи, що надсилаються управлінням державної служби Головдержслужби, підписуються Начальником Головдержслужби України, першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України, а також директором департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції.

Відповіді на листи підписуються першим заступником або заступниками Начальника Головдержслужби України, які розглядали відповідні вхідні документи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби.

 

5.6.3. За підписом Начальника Головдержслужби або особи, яка його офіційно заміщує, мають надсилатися наступні листи:

на виконання законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, за виключеннями доручень Кабінету Міністрів України, які передаються на розгляд першому заступникові, заступникам Начальника Головдержслужби України;

висновки Головдержслужби України щодо подань про погодження призначення на посади та звільнення з посад перших заступників міністрів – керівників апаратів, заступників керівників інших центральних органів виконавчої влади, відповідальних за роботу апарату, заступників голів облдержадміністрацій – керівників апаратів, керівників кадрових служб центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій;

відповіді на листи за підписом першої особи, надіслані головним розробником проектів нормативно-правових актів щодо їх погодження;
щодо направлення на погодження та внесення в установленому порядку до Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових актів;
відповіді на інші листи центральних органів виконавчої влади та облдержадміністрацій за підписом першої особи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби України до вказаних листів. При цьому проміжні відповіді дописувачам підписуються заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов’язків;

листи щодо надання на запит органів державної влади, підприємств, установ, організацій та громадян копій довідок (актів) за результатами проведених перевірок чи службових розслідувань.

За підписом Начальника Головдержслужби України надсилаються листи щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі державним службовцям, які досягли граничного віку.

На бланках структурних підрозділів Головдержслужби України, довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться підпис посадової особи, у межах компетенції якої робиться відповідь.

5.6.4. Підпис друкується жирним шрифтом в один ряд і складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища. Наприклад: