Анализ использования административных и социально-психологических методов в деятельности организации

Административные методы управления широко применяются в ООО «Вест Экспо», поэтому возникает объективная необходимость поиска путей совершенствования их использования.

Во-первых, на предприятии должна быть обоснована дифференциация административных методов управления по уровням системы управления ведь применение административных методов управления, не соответствующих положению ступени управления в иерархии управленческой структуры, приводит к срывам, нарушения ритма производственно-хозяйственных процессов.

Во-вторых, обоснованность распоряжений и указаний нужно прежде рассматривать юридически: есть ли с точки зрения соответствия содержания их правовым нормам. Вместе с правовой обоснованностью указаний различают ресурсную обоснованность их, то есть ли наличие или предоставление материальных, трудовых, финансовых и временных ресурсов для выполнения этих указаний и распоряжений. Используя административные методы управления, руководство ООО «Вест Экспо» должно четко и грамотно ставить задачи, компетентно анализировать и эффективно контролировать ход реализации их, проводить инструктивное и разъяснительную работу, налаживать и поддерживать исполнительскую дисциплину работников.

В-третьих, руководству предприятия во многих случаях целесообразнее высказывать приказы и распоряжения в форме просьбы. Нужно стараться больше учить, чем приказывать. Нужно также соблюдать определенные требования к приказам и распоряжениям:

они должны быть понятными и объективными;

не должны наносить ущерб авторитету руководителя;

распоряжения следует отдавать с учетом индивидуальных качеств работников,

они эффективны, когда развивают инициативу и самостоятельность у подчиненных, степень детализации распоряжение зависит от условий, сложившихся и способностей работников.

Прежде чем ставить задачи подчиненным, руководитель сам должен хорошо усвоить их сущность и цели. Если задачу выполняет много работников, каждый из них должен знать его основную цель.

При издании приказов и распоряжений руководителями их подчиненным, возникает вопрос, есть ли необходимость в данном приказе, некоторые руководители не желают отказываться от данных методов управления, что приводит к напряжению в коллективе, то есть в данном случае руководитель руководствуется только административными методами управления персоналом, показывая себя с точки зрения «строгого» руководителя. Заменяя приказы и распоряжения просьбой, у подчиненных, к данному заданию возникает «позитивный» и инициативный подход, в результате чего данная задача выполняется своевременно и качественно (экономические методы) при этом в коллективе держится спокойный, творческий и рабочий климат (социально-психологические методы).

Итак, видим при совершенствовании административного метода, а именно замене приказа просьбой, данный метод управления персоналом начинает набирать более широкого значения с экономическими социально-психологическим признакам, т.е. в данном случае имеет место комплексный метод управления персоналом.

Аналогичные примеры можно привести и при других новинках. Возложение ответственности - один из компонентов распоряжения. Возлагая ответственность на работника, руководитель должен точно сформулировать суть порученного ему дела, указать, за что он отвечает и кому подчиняется по этому вопросу. Инструктаж подчиненных должен содержать объяснение порядка выполнения работ, их распределение между участниками, назначении ответственного за исполнение. Координация и контроль работы предусматривают постоянный учет, сопоставление результатов и правильное размещение работников. Последнее имеет особо важное значение, потому что достаточно часто человек плохо работает только потому, что ему поручили не его дело.

Необходимо, также, помнить, что практикой управления социально-экономическими системами выявлена такая зависимость: чем выше уровень (качество) организации труда, производства и управления, тем меньше письменных распоряжений. Большое количество распоряжений ослабляет их влияние, превращаясь в формальные акты, увеличивает объем работы управленческого аппарата. Следует отметить, что чем больше письменных указаний представляется, тем больше вероятность появления несогласованных мероприятий, сроков, нарушений принципа материальной и временной обеспеченности распоряжений.

Относительно использования устных распоряжений приведем некоторые рекомендации:

отдавать устное распоряжение нужно ясно, понятным языком, чтобы не ставить исполнителя в затруднительное положение: либо он выполнит распоряжение так, как понял, или придет к руководителю за уточнениями;

полезно проверить, правильно ли понял распоряжение исполнитель; перед тем, как отдать устное распоряжение, нужно убедиться, что оно не будет противоречить ранее преданным; устное распоряжение также должно фиксироваться руководителем.

Нормы и нормативы, применяемые в процессе управления, являются необходимым, важным условием научной организации управления, поскольку именно на них основывается выполнение функций менеджмента. Поэтому чрезвычайно важно постоянно улучшать нормативную базу, расширять круг нормативных показателей, своевременно пересматривать ранее принятые нормы и нормативы, чтобы они не стали преградой на пути оптимизации управления.

В ходе анализа производственной деятельности ООО «Вест Экспо» был выявлен ряд недостатков. В первую очередь это касается структуры управления предприятием, а именно структуры управления отдела кадров, которая требует некоторых изменений. На протяжении нескольких лет, отдел кадров на предприятии оставался в неизменном виде, то есть структура управления персоналом остается на прежнем устаревшем этапе.

Эффективными механизмами изменения всей работы предприятия является совокупность организационных мероприятия, направленных на оптимальное формирование коллектива и полное использование его способностей в производственном процессе. Перед предприятием стоит основная задача: наиболее рационально построить свою деятельность в работе управления кадрами и получить от нее максимальный экономический эффект. Неоценимую помощь в решении проблемы можно добиться путем преобразования отделов кадров. Важность развития управления персоналом на предприятии объясняется:

- необходимостью реализации человеческого фактора с точки зрения потенциального вклада в повышение производительности труда и в связи с этим соответствующего поведения;

- потребности в формировании новых структур, обеспечивающих подготовку кадров и повышения их квалификации;

- целесообразностью снижения миграции квалифицированной рабочей силы.

Для оценки роли различных участников организации в выполнении основных функций кадровой политики, осуществляемых в рамках функционирования системы управления персоналом компании, необходимо провести функциональное разделение труда в данной области (таблица 2.9(Приложение 4)). В таблице приводится ряд функций по управлению трудовыми ресурсами в компании.

Данные таблицы 2.9 свидетельствуют о наличии существенных проблем в компании в системе управления персоналом. Их можно определить следующим образом: происходит дублирование некоторых функций по управлению трудовыми ресурсами (например, обеспечение кадрами); существует неравномерная нагрузка при их реализации; ряд руководителей выполняет несвойственные их должности функции; практически игнорируются особенности управления малыми коллективами и необходимость использования социально-психологических инструментов воздействия, отсутствует понимание важности адаптации в компании.

В основу системы управления персоналом ООО «Вест Экспо» положены следующие организационные принципы:

- включение в процесс управления персоналом всех руководящих звеньев, высшего и ведущего менеджмента, линейных руководителей, построение системы обучения руководящего звена принципам и методам управления персоналом, разработка методических указаний по работе с персоналом для руководителей всех уровней;

- единство политики работы с персоналом во всех подразделениях ООО «Вест Экспо», доступная единая терминология, открытость и понятность технологии и мероприятий управления персоналом всем работникам предприятия;

- подбор, расстановка и выдвижение кадров по профессиональным, деловым, нравственным, психологическим качествам на основе конкурсного отбора и объективной оценки их деятельности;

- разумное сочетание внутренних и внешних ресурсов при замещении вакансий;

- гибкое, постоянное динамическое развитие системы управления персоналом, адекватно отвечающее текущим интересам ООО «Вест Экспо».

Планирование подбора персонала в ООО «Вест Экспо» состоит из следующих этапов (рисунок 2.2):

- анализ резюме и заявления, позволяющий отобрать тех кандидатов, которые имеют наиболее соответствующие данной вакансии знания и навыки;

- практика двух пробных дней, на которой соискатель, выполняя задания, созданные на основе конкретных рабочих ситуаций, знакомится с принципами работы в ООО «Вест Экспо»;

- решение о приеме и приглашении на работу принимается в случае успешного прохождения кандидатом всех этапов процесса подбора персонала.

Рисунок 2.2 - Этапы планирования процесса подбора персонала в ООО «Вест Экспо»

 

Для облегчения анализа всем претендентам в ООО «Вест Экспо» предлагается стандартный бланк заявления, включающий сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты. Заявление совмещено с анкетой, содержащей вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, интересах, опыте работы, наградах, почетных званиях, публикациях, а также о лицах, которые могут что-то сообщить о претенденте.

В результате анализа документов принимается решение о целесообразности личной встречи с претендентом. Приглашение на нее предварительно делается по телефону, но обязательно подтверждается письменно.

Отбор кандидатов производится из числа претендентов с помощью оценки деловых качеств кан­дидатов. При этом, в ООО «Вест Экспо» используются специальные методики, кото­рые учитывают систему деловых и личностных характеристик, охватывающих следующие группы качеств: общественно-гражданская зрелость; уме­ние работать с людьми; уровень зна­ний и опыт работы с зарубежными партнерами; умение работать с документами и информацией; организаторские способности; отношение к труду; умение своевременно принимать и реализо­вывать решения; морально-этические черты характера.

Далее экспертами проводится работа по определению наличия качеств у кандидатов на вакантную должность и сте­пень обладания ими каждым кандидатом по каждому качеству. Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необхо­димыми для вакантной должности качествами, занимает эту должность.

Пример оценки деловых и личностных качеств начальника отдела кадров ООО «Вест Экспо» приведен в таблице 2.10 (Приложение 5). В данной методике рассматривается оценка деловых, социальных, профессиональных и личностных качеств руководителя по пяти бальной системе:

1 балл – зона очень слабого руководителя;

2 балла – зона слабого руководителя;

3 зона – среднего руководителя;

4 балла – зона хорошего руководителя;

5 баллов – зона лучшего руководителя.

Таким образом, кандидат на должность начальника отдела кадров в ООО «Вест Экспо» потенциально является хорошим руководителем.

Решение проблемы эффективного использования человеческих ресурсов является важнейшим условием экономического развития ООО «Вест Экспо». Хочется отметить, что одним из основных минусов в работе по управлению персоналом в ООО «Вест Экспо» является недостаточная мотивация сотрудников данной фирмы к высокопроизводительному труду. Некоторые предложения по исправлению этого недостатка предложены мной далее, в п. 2.3.

В ООО «Вест Экспо» проводилось анкетирование работников предприятия, в результате которого были получены следующие данные, отражающие ценностные характеристики мотивации работников (таблица 2.11(Приложение 6)).

Из таблицы 2.11 видно, что наиболее важными для работников ООО «Вест Экспо» трудовыми ценностями являются уровень заработной платы, надежность, стабильность места работы, а также отношения с товарищами по работе.

Удовлетворенность своим трудом является важным фактором формирования структуры кадров предприятия, так как разделение труда и чувства ответственности и результативность позволит четко разграничить выполняемые ими функции.

Уровень распределения работников ООО «Вест Экспо» в зависимости от их удовлетворенности своим трудом можно определить на основе данных таблицы 2.12 (Приложение 6).

Данные, приведенные в таблице 2.12, показывают, что среди исследуемых кадров большая часть удовлетворена своим трудом. Все категории работников в качестве удовлетворенности трудом отмечают материальное стимулирование, продвижение, морально-психологический климат в коллективе.

Поскольку основным мотивирующим фактором к эффективному труду работников компании являются затраты, направляемые на персонал, то необходим их анализ и, прежде всего, структурный анализ (рисунок 2.3 (Приложение 6)).

Из представленного выше рисунка видно, что в структуре затрат на персонал компании «Вест Экспо» большую часть занимают расходы на оплату труда - 86%, на выплаты социального характера приходится 11%, на прочие расходы - 3%.

В соответствии с ТК РФ, компания самостоятельно устанавливает вид, системы оплаты труда, размеры должностных окладов, а также формы материального поощрения.

Оплата труда руководителя Общества производится в соответствии с трудовым договором, заключенным в установленном порядке с собственником имущества Общества.

Оплата труда руководителей, специалистов, служащих и рабочих производится в соответствии с должностными окладами (тарифными ставками), установленными штатным расписанием и пропорционально отработанному рабочему времени.

Оплата труда работников, работающих на условиях неполного рабочего времени, производится согласно штатному расписанию пропорционально отработанному времени.

Оплата труда при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника с освобождением от основной работы (перевод на другую работу) производится по ставке более высокой квалификации.

Оплата труда в праздничные дни производится работникам, труд которых оплачивается по часовым тарифным ставкам, в размере двойной часовой ставки.

Оплата труда работникам, получающим месячный должностной оклад, - в размере одинарной дневной ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы (ст.153ТК).

Оплата труда в сверхурочное время, а также при невыполнении норм труда, браке продукции, производится в соответствии с законодательством РФ (ст.152,155,156,ТК РФ).

Оплата времени простоя по вине работодателя, если работник в письменной форме предупредил работодателя о начале простоя, оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.

Оплата времени простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, если работник в письменной форме предупредил работодателя о начале простоя, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки (оклада).

Время простоя по вине работника не оплачивается (ст. 157 ТК РФ).

По соглашению между отдельными работниками и Обществом временно могут вводиться другие системы оплаты труда (сдельная или комиссионная), переход на которую осуществляется по приказу руководителя.

Для исчисления среднего заработка при начислении очередного отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за отпуск при увольнении, выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, применяется Постановление Правительства РФ от 11.04.2003г. № 213. При этом в расчет среднего заработка включаются премии, предусмотренные Положением о премировании Общества.

Доплата за совмещение профессий (должностей), за расширение зон обслуживания или увеличенный объем работ, за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (равной или низшей квалификации) без освобождения от основной работы производится до 50% от должностного оклада.

Доплата за замещение временно отсутствующего руководителя структурного подразделения производится в виде разницы в окладах (без надбавки).

Доплата работникам моложе 18 лет до уровня оплаты труда работников соответствующих категорий при полной продолжительности ежедневной работы производится за счет чистой прибыли Общества.

При отзыве по производственной необходимости работника из отпуска, сумма оставшихся отпускных не удерживается, а засчитывается в счет аванса по заработной плате.

С целью усиления материальной заинтересованности и ответственности каждого работника в улучшении качества продукции, увеличении ее выпуска и повышения эффективности производства при наличии средств у Общества вводится премирование работников по итогам работы за месяц и за полугодия.

Премирование за основные результаты работы Общества по итогам работы за месяц и за полугодия осуществляется за счет средств на оплату труда с отнесением затрат на себестоимость продукции.

В таблице 2.13 (Приложение 7) представлена динамика отдельных элементов фонда оплаты труда персонала, а в таблице 2.25 – структура фонда оплаты труда.

Из таблиц 2.13 и 2.14 видно, что в 2013 г. фонд оплаты труда работников предприятия составил 6012,5 тыс. руб. При этом 68,4% (4112,6 тыс. руб.) в фонде оплаты труда занимает основная заработная плата, 21,6% (1298,7 тыс. руб.) приходится на долю различных доплат. В 2014 г. фонд оплаты труда персонала увеличился на 31,8%

В 2015 г. фонд оплаты труда персонала предприятия продолжил свой рост до 8046,7 тыс. руб. Из них 5681 тыс. руб. (70,6%) пошли на выплату основной заработной платы.