Тема: Інформаційні системи управління проектами

 

Мета: Ознайомлення з сучасними інформаційними системами управління проектами та технологією розв’язування задач в них. Одержання практичних навичок календарного планування за допомогою інформаційної системи Spider Project.

 

Завдання:

1. Розробити календарний план виконання робіт проекту.

2. Оптимізувати календарний план з врахуванням обмеження на ресурси.

3. Визначити загальну тривалість проекту, його вартість та необхідні ресурси.

Технологічна послідовність виконання основних процесів проекту наведена в додатку до лабораторної роботи.

 

Опис основних функцій та модулів пакету Spider Project

Програмний продукт Spider Project призначений для комп'ютерного моделювання проектів. Його застосування дає можливість керівникові проекту планувати та прогнозувати параметри проекту, вести облік виконання, приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Програма Spider Project використовується для вирішення наступних задач:

структуризації та опису складу і характеристик робіт, ресурсів, витрат і доходів проекту;

розрахунку розкладу виконання робіт проекту з врахуванням усіх наявних обмежень;

визначення критичних операцій і резервів часу для виконання інших операцій проекту;

розрахунку бюджету проекту і розподілу запланованих витрат у часі;

розрахунку розподілу в часі потреби проекту в основних матеріалах і устаткуванні;

визначення оптимального складу ресурсів проекту і розподілу в часі їхнього планового завантаження;

аналізу ризиків і визначення необхідних резервів для надійної реалізації проекту;

визначення імовірності успішного виконання директивних показників;

ведення обліку та аналізу виконання проекту;

моделювання наслідків управлінських впливів з метою прийняття оптимальних рішень;

ведення архівів проекту;

одержання необхідної звітності по проекту.

Методичні поради

Для створення комп'ютерної моделі проекту необхідно виконати наступні кроки:

укрупнено описати проект – створити ієрархічну структуру робіт (ІСР);

скласти перелік операцій проекту і задати їхні характеристики;

задати взаємозв'язок (обмеження на порядок виконання) операцій проекту;

скласти перелік ресурсів проекту і задати їхні характеристики;

призначити ресурси на виконання операцій проекту;

призначити вартості на операції та ресурси проекту;

задати обмеження на фінансування, постачання, терміни виконання операцій;

скласти розклад виконання робіт проекту з урахуванням всіх обмежень.

оптимізувати склад використовуваних ресурсів;

визначити бюджет і розподіл у часі планових витрат проекту;

визначити і змоделювати ризики і невизначеності;

визначити необхідні резерви на терміни, вартості і потреби в матеріалах для виконання запланованих показників із заданою надійністю;

якщо задані директивні терміни, вартості, обмеження по постачаннях, то визначити імовірність їхнього успішного дотримання;

представити планову інформацію керівництву і виконавцям.

Створення ієрархічної структури робіт. Як правило, створення комп'ютерної моделі проекту починається з розробки його Ієрархічної структури робіт (ІСР). Ієрархічна структура робіт дозволяє виконати декомпозицію робіт проекту на більш дрібні, доступні для розгляду і управління частини, точніше визначити склад і характеристики робіт, що мають бути виконані.

Розглянемо процес створення Ієрархічної структури на простому навчальному прикладі – проекті придбання програмного забезпечення для вирішення конкретних управлінських задач (наприклад, програми управління проектами).

Такий проект неминуче складається з двох основних фаз – підготовчої, на якій здійснюють аналіз ринку програмних засобів і визначають потенційних постачальників, а також аналізують потреби організації, і фази ухвалення рішення, на якій аналізуються отримані і відібрані пропозиції, і приймається рішення про придбання того або іншого пакета. Назвемо підготовчу фазу "Аналіз" а заключну "Прийняття Рішень". Ці фази є фазами другого рівня ієрархії (перша – сам проект).

У свою чергу фаза Аналіз складається з підфази "Визначення вимог" і підфази "Аналіз ринку". Ці підфази будемо називати фазами третього рівня ІСР (термін підфази вживати не будемо, тому що далі можуть бути підпідфази та ін., а число рівнів ієрархії в пакеті Spider Project не обмежено).

Фаза "Прийняття Рішень" складається з фаз третього рівня "Аналіз пропозицій" і "Перевірка інформації". Причому про фазу "Перевірка інформації" слід зазначити, що ця фаза – типовий випадок включення в проект робіт, що призначені для зниження імовірності настання ризикових подій, втрати від яких можуть значно перевершити витрати які необхідні, щоб ці події запобігти.

У такий спосіб виникає ІСР, що є лише однією з декількох можливих варіантів.

Створити ІСР у пакеті можна двома способами. Перший – у Діаграмі ІСР (ієрархії робіт). Натиснувши праву кнопку на прямокутнику, що відображає проект у діаграмі ІСР, потрібно вибрати в меню що з'явилось пункт Створити фазу. Задавши її назву, продовжити процес. При цьому створювані фази є підфазами тієї фази, на відображенні якої була натиснута права клавіша миші.

Інший спосіб – створення фаз ІСР безпосередньо у діаграмі Ганта. Так само, натиснувши праву клавішу миші на смужці, що відображає фазу в діаграмі, або на лівому полі, у якому проставлений номер рядка, ви побачите меню, у якому потрібно вибрати Створити фазу. Далі ви вибираєте рівень ієрархії цієї фази – або вона є підфазою тієї фази, на якій було викликано меню, або наступною фазою того ж рівня ієрархії.

Складання переліку операцій. Операції – це самий нижній рівень декомпозиції робіт проекту. Для того, щоб визначити, коли зупинити декомпозицію і задовольнитися досягнутим ступенем деталізації, рекомендується використовувати наступні правила:

1. На операції можна призначити певних виконавців, що зайняті на ній від початку і до кінця.

2. Тривалість виконання операцій порівнянна з періодом обліку виконання.

3. На операції можна призначити вартість і витрату матеріалів.

Елементи ІСР (фази), що складаються тільки з операцій, називаються пакетами робіт.

У нашому прикладі:

фаза Розробка вимог складається з операцій "Визначення технічних вимог" і "Визначення функціональних вимог";

фаза Аналіз ринку складається з операцій "Збір інформації" і "Переговори з постачальниками";

фаза Аналіз пропозицій включає операції "Аналіз специфікацій" і "Аналіз Демоверсій";

фаза Перевірка інформації складається з операцій "Перевірка посилань" і "Перевірка супроводу".

У пакеті Spider Project є декілька способів створення нових операцій (у діаграмі Ганта, у Таблиці операцій, у Сітковій діаграмі). Зручніше це робити у діаграмі Ганта. Щоб створити чергову операцію в який не будь фазі досить викликати меню фази і вибрати в ньому пункт Створити операцію. Якщо викликати меню операції натисканням правої клавіші миші на номері відповідного рядка або на смужці в діаграмі, то можна створити операцію (пункт меню Створити операцію), що буде наступною в тій же фазі.

За замовчуванням операції створюються з стандартними характеристиками, далі ми розглянемо завдання характеристик операцій.

Контрольні події – це операції нульової тривалості, що звичайно відображають настання важливих подій проекту, досягнення запланованих результатів.

В нашому проекті маємо дві контрольних події – "Завершення фази Аналізу" та "Ухвалення рішення". Щоб задати контрольну подію, потрібно звичайним способом створити операцію і вибрати відповідний пункт у її властивостях.

 

Рис 1. Головне вікно програми

 

Для того, щоб скласти розклад робіт, необхідно задати характеристики операцій, якими можуть бути їхні тривалості або обсяги робіт.

Обсяг робіт – це об'єктивний показник, що не залежить від того, які ресурси призначаються на виконання операції. Так у нашому прикладі як обсяг роботи на операції "Переговори з постачальниками" можна прийняти кількість постачальників, з якими варто провести переговори, на операції "Визначення функціональних вимог" – кількість функціональних відділів, у яких ці вимоги будуть збиратися. Простіше всього визначається обсяг робіт у будівельних проектах – він може вимірятися в кубічних, квадратних або погонних метрах, тоннах і кілограмах та ін.

Тривалість операції звичайно залежить від обсягу робіт, кількості і продуктивності призначених ресурсів. У цьому випадку вона обчислюється пакетом після розрахунку розкладу. У деяких випадках тривалість роботи не залежить від кількості призначених ресурсів і задається прямо. При цьому обсяг роботи і продуктивність ресурсів при розрахунку не враховуються.

Крім обсягу і тривалості як вихідну інформацію задають її код, що повинен бути унікальним, пріоритет (який задається тільки в разі потреби втручання у вже складений розклад), тип (служить для зв'язку з базами даних), календар (визначає періоди, коли операція може виконуватись).

Розглянемо операції в нашому проекті. Вихідною характеристикою операції "Визначення технічних вимог" є тривалість. Припустимо, що на її виконання потрібно 2 дні. Збір інформації про потенційних постачальників програми також задамо через тривалість і відведемо на її виконання 15 днів. Обсяг цих операцій можна прийняти рівним 100%.

Для інших операцій задамо обсяг і продуктивність ресурсів. Приймемо, що в нас є 5 функціональних відділів, у яких ми повинні зібрати функціональні вимоги. Тоді на операцію "Визначення функціональних вимог" ми ставимо обсяг 5. "Переговори з постачальниками" – очевидно, що обсяг цієї операції залежить від кількості постачальників. На стадії планування ми не можемо визначити, скільки їх буде точно, але можемо прийняти приблизно, наприклад, – 10. Після переговорів приблизно половина потенційних постачальників відсіється. Тому на операціях "Аналіз Демоверсій", "Аналіз специфікацій", "Перевірка посилань" і "Перевірка супроводу" обсяг буде вже 5. Тривалість цих операцій розраховується після призначення ресурсів.

Завдання взаємозв’язку. Послідовність виконання операцій повинна враховувати технологічні взаємозв'язки між роботами. Так, контакти з постачальниками можна установити тільки зібравши інформацію і дослідивши ринок, а перевірити супровід пакета неможливо, не познайомившись із самим пакетом, тобто не проаналізувавши Демо версію. Тому до складання розкладу робіт необхідно задати взаємозв'язок операцій, тобто обмеження на порядок їхнього виконання.

Звичайно використовуються наступні типи взаємозв'язків операцій:

фініш-старт – попередня операція повинна завершитися до початку наступної;

фініш-фініш – попередня операція повинна завершитися до завершення наступної;

старт-старт – попередня операція повинна початися до початку наступної;

старт-фініш – попередня операція повинна початися до завершення наступної.

Крім типу взаємозв'язку інформація про зв'язок операцій може містити також затримку. Приклад: наступну роботу можна почати не раніше, ніж через тиждень після початку попередньої – зв'язок старт-старт із затримкою в один тиждень.

У нашому прикладі для простоти використовуються тільки зв'язки типу фініш-старт без затримок. Визначення функціональних вимог може бути здійснено тільки після визначення технічних вимог. Переговори з постачальниками – після того, як закінчиться Збір інформації. Від операцій Визначення функціональних вимог і Переговори з постачальниками піде зв'язок до операції Завершення фази аналізу. Після завершення фази аналізу починається наступна фаза – "Прийняття Рішень". Операції "Аналіз Демоверсій" і "Аналіз специфікацій" можуть проводитися незалежно одна від одної після операції "Завершення фази аналізу". Операція "Перевірка посилань" починається після операції "Аналіз Демоверсій", а операція "Перевірка супроводу" може початися тільки після того, як був проведений "Аналіз специфікацій".

Завдання ресурсів проекту. Ресурси проекту – це те, що необхідно для виконання операцій проекту. Ресурси можуть бути поновлюваними – люди, матеріали і механізми, які після виконання операції можуть бути використані знову, і не поновлювані – матеріали й устаткування, які на операціях витрачаються повністю. Для зручності поновлювані ресурси ми будемо називати просто ресурсами, а ті що витрачаються – матеріалами (рис. 2).

Список усіх ресурсів заноситься в таблицю ресурсів. Для ресурсів ми задаємо загальну кількість кожного ресурсу на проект і вартість години його роботи. Також може задаватися код робочого календаря ресурсу, його тип, витрата матеріалів ресурсом (наприклад, машина витрачає бензин).

До поновлюваних ресурсів нашого проекту можна віднести наступні: Один аналітик – вартість для організації $24 у годину, Один бізнес-аналітик – вартість для організації $30 у годину,

У таблицю матеріалів ми заносимо список матеріалів, одиницю виміру (шт., м, кг) і вартість одиниці виміру.

До матеріалів проекту відносяться:

час перебування в Інтернет – вартість $2 за годину,

телефонні переговори – середня вартість $0.20 за хвилину,

поштові конверти з марками – вартість $0.30 за штуку.

Рис 2. Вікно "Завдання ресурсів"

Призначення ресурсів. Наступним кроком планування є призначення ресурсів і матеріалів на виконання операцій проекту. Тільки призначивши ресурси, ми зможемо одержати розрахунок розкладу з вирівнюванням ресурсів і розрахувати тривалість операцій з врахуванням продуктивності ресурсів.

Ресурси можна призначити в діаграмі Ганта, у таблиці операцій або Сітковій діаграмі. За замовчуванням обраний ресурс призначається з 100% завантаженням і без продуктивності. 100% завантаження передбачає, що ресурс цілком зайнятий на даній операції. Якщо на операцію, задану через обсяг і продуктивність, призначено кілька ресурсів, то продуктивність зручно призначати на один "ведучий" ресурс.

На операції "Визначення технічних вимог" і "Збір інформації" призначається ресурс Аналітик. Оскільки основною характеристикою цих операцій є тривалість, то продуктивність ресурсу не задається.

На операцію "Визначення функціональних вимог" призначається Бізнес-аналітик із продуктивністю 0.0417 (відділу в годину). Продуктивність ресурсу показує скільки одиниць об'єму даної операції одна одиниця ресурсу виконує за годину роботи. Звичайно первісні оцінки продуктивності задаються виходячи з оцінок тривалості роботи і кількості призначених "ведучих" ресурсів. У нашому випадку оцінка тривалості - 3 дні або 24 години на відділ. Звідси і була обчислена продуктивність бізнесу-аналітика на цій роботі. Надалі продуктивності ресурсів на типових роботах вибираються з довідника продуктивності ресурсів компанії, які складається в процесі впровадження системи управління проектами.

На операцію "Переговори з постачальниками" призначаються обидва ресурси – Бізнес-аналітик і Аналітик. Задамо продуктивність для Бізнес-аналітика – 0.0833.

На операцію "Аналіз Демоверсій" призначаються обидва ресурси, а продуктивність задамо для Аналітика – 0.0312.

На операцію "Аналіз специфікацій" призначається Аналітик із продуктивністю 0.0625.

На операцію "Перевірка посилань" призначається Бізнес-аналітик із продуктивністю 0.0312.

На операцію "Перевірка супроводу" призначається Аналітик із продуктивністю 0.0625.

На операцію "Ухвалення рішення" призначаються Бізнес-аналітик і Аналітик.

На операції "Завершення фази аналізу" ресурси не споживаються.

Матеріали, як і ресурси, можна призначити в діаграмі Ганта, у таблиці операцій або Сітковій діаграмі. Для цього необхідно викликати спливаюче меню натисканням правої кнопки миші на порядковому номері рядка з операцією і вибрати в ньому пункт Властивості. У діалоговому вікні властивостей, що відкрилося, операції вибрати лівою кнопкою миші сторінку "Матеріали". Матеріал призначається в кількості, необхідному для виконання всього обсягу операції. За замовчуванням вважається, що матеріал витрачається рівномірно в міру виконання операції. У разі потреби можна призначити профіль – одноразова витрата матеріалу на початку і наприкінці операції (уводять два числа через крапку з комою). При цьому кількість матеріалу, що залишилася, витрачається рівномірно на всій довжині операції.

У нашому проекті матеріали витрачаються на наступних операціях:

"Збір інформації" – 30 годин роботи в Інтернет. Зі списку матеріалів потрібно виділити правою клавішею миші "Інтернет" і у вікні, що з'явилося, поставити фіксована витрата 30.

"Переговори з постачальниками" – ми можемо передбачити, що на цій операції ми витратимо 2 години перебування в Інтернет, 30 хвилин телефонних переговорів, і нам буде потрібно 10 конвертів з марками для листів.

На операції "Перевірка посилань" потрібно 120 хвилин телефонних переговорів і 30 поштових конвертів.

На операцію "Перевірка супроводу" призначимо 3 години перебування в Інтернет і 60 хвилин телефонних переговорів.

Завдання обмежень та складання розкладу. Наступним кроком планування є розрахунок розкладу без врахування обмеженості ресурсів, що дозволяє визначити мінімальний час виконання проекту без врахування обмеженості використовуваних ресурсів. Після розрахунку розкладу необхідно провести розрахунок пікового завантаження ресурсів і розрахунок витрат. Пікове завантаження ресурсу (планова кількість) показує максимальну кількість одиниць даного ресурсу, задіяна одночасно на операціях проекту. Планову кількість ресурсів можна подивитися в таблиці ресурсів. Якщо потреба проекту в ресурсах не перевищує їхньої наявності, то отриманий розклад і є найкращим рішенням.

Звичайна кількість ресурсів у проекті обмежено, тому наступним етапом є розрахунок розкладу з вирівнюванням ресурсів. У цьому випадку пікове завантаження ресурсів не може перевищувати їхньої кількості.

У нашому проекті при розрахунку розкладу без обмеження ресурсів дата закінчення 24 квітня. Але в цьому випадку нам потрібно 2 аналітика і 2 бізнеси-аналітики. Ми вирішили, що на наш проект ми можемо виділити тільки одного аналітика й одного бізнесу-аналітика. Отже, розклад варто відкоригувати.

Щоб врахувати ресурсні обмеження потрібно запустити розрахунок розкладу з урахуванням обмеженості ресурсів. За замовчуванням враховуються обмеження тільки на поновлювані ресурси. Якщо проект залежить від графіку поставок матеріалів, то їх потрібно теж враховувати, а при запуску ресурсного розкладу задати ті матеріали, обмеження на які будуть враховуватися в розрахунках.

У діалоговому вікні розрахунку розкладу користувачеві надається вибір ступеня оптимізації розкладу. Найпростіший розрахунок - стандартний, який використовують західні пакети. Детальний може трохи поліпшити розклад, оптимізація поліпшує розклад майже завжди. Датою закінчення нашого проекту при розрахунку буде 26 квітня – дата, що вийшла після розрахунку розкладу з оптимізацією і з вирівнюванням ресурсів (врахуванням їхньої обмеженої кількості).

Визначення бюджету. Після розрахунку витрат ми можемо подивитися витрати на всі елементи проекту окремо і вартість проекту в цілому. У нашому проекті вартість складається з вартості ресурсів (за відпрацьованим часом) і вартості матеріалів. Витрати по кожній операції складаються з вартості призначених на неї ресурсів і матеріалів. Загальною вартістю фази є сума вартостей всіх операцій, що входять у цю фазу.

Тепер ми можемо одержати звіт або діаграму розподілу планових витрат у часі для проекту або його елементів (наприклад, на фазу).

Звіт відповідно до ієрархії може бути отриманий тільки на окремий об'єкт (вартісну складову, ресурс, час, матеріал).

Одержати звіт або діаграму на весь проект можна через пункт "Звіт" у меню діаграми Ганта або через спливаюче меню фази першого рівня. Звіт або діаграма може показувати розрахунок за кожен період часу (день, місяць, квартал, рік) окремо або з наростаючим підсумком. Звіт представляється у виді окремого документа. Діаграма показана під графіком розкладу. Масштаб тимчасової шкали будь-якої діаграми відповідає масштабові діаграми Ганта.

Такі ж звіти і діаграми можна одержати по витраті матеріалів. Для їхнього одержання використовується той же підхід, що і для вартостей. Звіт може бути складений на кожен матеріал окремо і на групу матеріалів. Звіт на кожен матеріал показує, у який час і на яку операцію обраний матеріал буде витрачатися. Звіт по групі матеріалів дозволяє скласти план постачань – у який час який матеріал повинний бути поставлений на об'єкт.

Звіти і діаграми по використанню ресурсів розраховуються по кількості і по ресурсо-годинам. Звіт (діаграма) по кількості ресурсів показує, яку кількість ресурсу буде зайнято щодня (місяць, квартал, рік). Звіт (діаграма) по ресурсо-годинам показує, скільки годин визначений вид ресурсу проробив за кожну одиницю звітного періоду.

При розрахунку проекту без вирівнювання ресурсів можна одержати діаграму перевантаження ресурсів. Вона представляє собою смужку під графіком, на якій зеленим кольором позначені періоди, де ресурси не перевантажені, і червоним – де перевантажені. Така діаграма складається тільки на весь проект.

Для відстеження ходу виконання проекту і своєчасного коректування плану необхідно вести облік виконаних робіт. При внесенні виконання необхідно зберегти проект як наступну версію.

Після затвердження плану проекту ця версія стає "Базовою версією". Базова версія при подальшій роботі з проектом служить для можливості порівняння поточної версії проекту з планом. У наступній версії проекту вноситься посилання на базову версію. Для цього потрібно ввійти в "Властивості" у меню проекту і натиснути кнопку "Вибрати" у нижньому правому куті. Після цього відкриється список сховищ із усіма наявними проектами, серед яких потрібно вибрати той, котрий буде базовою версією. Для нашого проекту це буде purchase, версія 1. Якщо ми не змінювали код проекту, то за замовчуванням ця версія вже буде базовою. Код і версію проекту, що буде базовою, можна змінити і вручну.

Виконання вноситься в проект через таблицю Облік. Програма дозволяє автоматично внести в облік тільки ті операції, що вже почалися або повинні були початися до кінця облікового періоду. У цьому випадку потрібно тільки відкоригувати дані тих операцій, що за якимись показниками відхилилися від плану (терміни, витрата матеріалів та ін.).

Для уведення виконання потрібно натиснути кнопку "Внести облік у проект". Уводити виконання за один обліковий період можна кілька разів. Після внесення повної інформації з виконання, проект необхідно перерахувати. Після перерахування проекту поточний час буде відповідати закінченню періоду, за який вносилося виконання. Цілком або частково виконані роботи позначаються на діаграмі Ганта темно-сірим кольором (за замовчуванням).

Контрольні питання

 

1. Призначення програми Spider Project.

2. Основні режими роботи програми

3. Методи створення ієрархічної структури робіт

4. Види взаємозв'язку між операціями

5. Види оптимізації розкладу робіт

 

Додаток 1

Технологічна послідовність та характеристики робіт

	Роботи	Попе-редні роботи	Нас-тупні	Трива-лість	Задіяні на операції
Робіт-ники	Ма-шини	Матеріали
	Підготовчі роботи	-
	Відривка траншеї
	Завезення труб
	Зварка труб
	Гідроізоляція труб
	Укладка труб	2,4
	Випробуван-ня	6,9
	Зворотня засипка
	Будівництво споруд на мережі
	Здача в експлуатацію

 

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 8