Технологія і техніка управління

Численні дослідження останніх років і практичний досвід показують, що чітко сплановані організаційні схеми і структура створюють важливі передумови для ефективної діяльності. Але для реалізації цих передумов необхідно виконувати функції, спрямовані на побудову і організацію роботи апарату управління.

Формування апарату управління здійснюється відповідно до вимог основних принципів:

1. принцип первинності функцій і вторинність органу управління й кількості персоналу, який виконує ці функції.

2. принцип спеціалізації апарату управління, яка досягається розподілом функцій і об’ємів робіт між структурними підрозділами.

3. принцип функціональної замкнутності, суть якого полягає в тому, що при визначенні сфери діяльності структурних підрозділів.

4. Принцип дотримання міри контролю – числа осіб і структурних підрозділів, безпосередньо підлеглих керівникові.

5. Принцип правильного співвідношення (пропорційності) прав, обов’язків і відповідальності.

Окрім названих вище основних варто назвати ще принципи оптимальної централізації виконання функцій, єдиноначальності.

Під час формування апарату управління закладається чіткий поділ праці - департаменталізація апарату управління.

Департаменталізація – це процес організаційного відокремлення виконання певних робіт, тобто процес поділу підприємства на окремі ланки-департаменти (відділи, служби, сектори або відділення), які виконують чітко визначені конкретні завдання й обов’язки. Відносини між окремими ланками управління підтримуються за рахунок зв’язків, які прийнято ділити на горизонтальні і вертикальні.

Горизонтальні зв’язки мають характер узгодження і є, як правило, однорівневими. Їх основне призначення – сприяти найбільш ефективній взаємодії підрозділів підприємства при розв’язанні виникаючих між ними проблем.

Вертикальні зв’язки (субординаційні, ієрархічні) - це зв’язки керівництва і підлеглих, необхідність в яких виникає як результат ієрархічності управління, тобто наявності декількох рівнів управління. Ці зв’язки служать каналами передачі розпорядчої і звітної інформації.

Розширення сфери застосування управлінської праці обумовлює реальну потребу її нормування, визначення суспільно-необхідних норм часу на менеджмент і обслуговування виробництва на кожному підприємстві. У широкому розумінні нормування праці – це встановлення міри затрат праці на виробництво одиниці продукції за одиницю часу, виконання заданого об’єму робіт або обслуговування засобів виробництва у певних організаційно-технічних умовах праці.

З нормуванням праці тісно пов’язана розробка типової структури управління і нормативів чисельності працівників апарату управління. На основі типової структури управління розробляються посадові характеристики і тарифно-кваліфікаційні довідники, схеми посадових окладів і формуються штати. Нормування затрат управлінської праці дозволяє уникнути як необгрунтованого збільшення чисельності управлінських працівників, так і довільного їх скорочення.

У практиці застосовується кілька видів нормативів на управлінські роботи і відповідних методик їх розробки. При нормуванні всі управлінські працівники поділяються на три групи: а) працівники, які виконують масові роботи, що постійно повторюються; б) працівники, які зайняті на малоповторюваних організаційних та інших роботах; в) керівні працівники. Для першої групи працівників можуть встановлюватися норми виробітку на основі прямого нормування, другої – шляхом встановлення норм обслуговування і для третьої групи шляхом встановлення норм керованості.

Норма виробітку – це наперед встановлений обсяг роботи, який повинен бути виконаний протягом робочого дня за певних організаційно-технічних умов. Використовується вона для нормування праці службовців, за якими закріплюється досить стабільне коло робіт, обсяг і методи виконання яких піддаються чіткій регламентації (машинописі, стенографічні, деякі облікові й інші роботи). Базою для розробки є звітно-статистичні дані про трудомісткість робіт за минулі періоди і коректування їх з допомогою хронометражних спостережень.

До складу норми виробітку на управлінські роботи входять такі елементи: час обслуговування робочого місця, час короткочасних перерв на відпочинок і особисті потреби, підготовчо-заключний час, віднесений на одиницю роботи.

Норма керованості – це кількість працівників або структурних підрозділів, діяльність яких може ефективно контролювати один керівник за відповідних організаційно-технічних умов і нормальної інтенсивності праці. Ця норма повинна мати не тільки економічне, а й психологічне обгрунтування.

На відміну від норми керованості, яка показує кількість працівників або структурних підрозділів, яких доцільно підпорядкувати одному керівникові, норма обслуговування – це кількість працівників, господарських підрозділів, збиральна площа, поголів’я тварин і т. д., які закріплюють за одним касиром, комірником, обліковцем, спеціалістом сільського господарства та іншими працівниками.

Економічна ефективність проектної структури управління характеризується трьома типами економічних показників: 1) загальні результативні показники; 2) показники продуктивності управлінської праці; 3) показники економічності роботи управлінського персоналу.

Для ефективного впливу на об'єкт потрібна належна організація праці цієї специфічної частини трудовго колективу організації чи підприємства. її обгрунтований поділ та кооперація.

Під організацією управлінської працірозуміють порядок, правила службової поведінки в апараті управління, спрямовані на виконання поточних та перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівниками управління відповідно до діючих посадових інструкцій та положень про структурні підрозділи.

Організація праці в апараті управління грунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу апарату управління і кожного працівника в системі управління, порядок взаємозв'язків між ними, норми взаємовідносин усередині апарату управління, форми впливу на діяльність об'єкта управління, способи контактів з навколишнім середовищем.

Організація управлінської праці як система є результатом упорядкованої діяльності і невід'ємною складовою частиною управління.

Першочерговою проблемою створення організаційної системи для будь-якого виду діяльності є поділ праці, об'єктивно необхідний у будь-якому трудовому процесі, що здійснюється колективом.

При організації управлінської праці застосовують три напрями її поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний.

Функціональний поділ праціполягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками. Так, у будь-якому апараті управління повинні бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою рішень, організацією виконання їх, мотивацією, контролем. Подальша спеціалізація і поділ праці в межах функції відбувається конкретизація окремих складових конкретної (специфічної) функції та закріплення їх за працівниками. Наприклад, у межах загальної функції мотивації праці виділяється функція обліку праці. Обліком праці може займатися певний структурний підрозділ чи працівник.

Технологічний поділ праціявляє собою спеціалізацію працівників відповідно до трьох великих груп робіт: керівництво структурним підрозділом, прийняття рішень на основі інформації про здійснення робіт згідно з певною функцією; обробка інформації, яка надходить як від об'єкта управління, так і з інших джерел, та створення комплексу документації, необхідного для здійснення функції; оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та ін. Цим трьом видам робіт або видам діяльності відповідають і три категорії працівників: керівники, фахівці, інші працівники апарату управління.

Кваліфікаційний поділ праці - це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду. Так, заступники керівника можуть відповідати за роботу різних структурних підрозділів виробничого та управлінського напрямів. Великий обсяг роботи може бути поділений на однакові ділянки за певною ознакою. Наприклад, при територіальному розосередженні однотипних підприємств працівники відділу, що входять до складу апарату управління організації, можуть закріплятися за підприємствами, розташованими на певній території.

Принципи організаційної роботи знайомі не лише організато­рам, а й усім учасникам організації, оскільки вони визначають як їхню роботу, так і життя взагалі. Кожен мусить знати дору­чену йому справу дуже добре.

Будь-яка організація має певну форму і застосовувати певні методи. І кожна людина для себе з'ясовує, яке місце зайняти в житті, точніше, в які організації вона повинна увійти, які функ­ції там виконувати, яку роботу на себе взяти. Таким чином, лю­дина свідомо ставить себе в певні організаційні стосунки з інши­ми людьми й усвідомлює зв'язок, що існує між нею та іншими членами чи осередками організації. Організована людина завж­ди діє, говорить, виступає не тільки від свого імені, а й як член певних організацій. Кожна людина дотримується дисципліни тієї організації, до якої вона належить, напрацьовує прийоми самодисципліни, тобто вміє тримати себе в руках і систематично виконувати роботу без зволікань.

Людина повинна прагнути використати себе для роботи максимально. Для цього мусить добре знати свої переваги та не­доліки в роботі і критично оцінювати себе. Людина повинна прагнути до досягнення максимальної досконалості своєї роботи і найвищої майстерності у своїй про­фесії. Людина зму­шена систематично планувати свій час. Ця сувора регламентованість життя робить надзвичайно успішною і продуктивною всю діяльність і привчає кожну людину до систематичності та навчає правильно використовувати власні здібності.

Паралельно з розкладами на день ділові люди складають собі розклад і на цілий тиждень. У зв'язку з цим регу­люванням робочого дня необхідно мати спеціальну книжку для записів розкладу робочого часу — щотижневик, щорічник. «Важливі речі знай напам'ять, а дрібниці записуй» - так вчать американці. Щоб не захаращувати пам'ять дрібницями, треба мати записну книжку з розподілом часу на найближчі дні.

Треба мати на увазі, що найменша буденна дрібниця має велике значення, якщо вона повторюється день у день впродовж довгих років. Неправильне, незручне розміщен­ня паперів на столі, молотка чи напилка на станку, мила чи рушника змушує людину робити в 2-3 рази більше непотрібних рухів і тим самим непродуктивно витрачати енергію.

Людина лише тоді може правильно застосовувати орга­нізаційні принципи у своєму житті, якщо вона зуміє контролю­вати себе і свою роботу. Час від часу треба під­бивати підсумки своєї діяльності чи навіть свого життя за певні періоди, варто усвідомлювати, чи досягли поставленої мети і чи виконали поставлені перед собою завдання.

Констатуючи успіхи чи невдачі у тій чи іншій сфері, людина повинна спробувати з'ясувати, чим були викликані прорахунки і чим пояснюється успіх.

Як би людина не застосовувала щодо себе описані тут ор­ганізаційні принципи і методи, нехай вона пам'ятає основне правило: жити, працювати і боротися не як окремий індивід, а як свідомий учасник організацій, до яких вона причетна.

Ефективність управління залежить від оперативності, достовір­ності, якості інформації, яка циркулює в середині організації. Для за­безпечення ефективного обміну інформацією необхідно застосовувати технічні засоби, що дозволить підвищити продуктивність праці упра­влінського персоналу, скоротити час обробки інформації, а отже, покращити ефективність, оперативність та обгрунтованість управ­лінських рішень.

Інформація - це сукупність відомостей, повідомлень про гос­подарську (комерційну) діяльність підприємств та їхнє зовнішнє оточення.

Налагоджувати і підтримувати потоки інформації в організації необхідно за допомогою інформаційно-управляючої системи (ІУС).

Це формальна система для подання адміністрації інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.

ІУС - повинна видавати інформацію про минуле, теперішнє і майбутнє організації. Найважливішим завданням для ІУС є видача по­трібної інформації керівникам у відповідний час.

Основними видами ін­формації, яка забезпечує діяльність усіх органів державної влади, окремих галузей і підприємств є:

Статистична інформація - це офіційно-документована дер­жавна інформація, що дає кількісну характеристику подіям та явищам, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сфе­рах життя України. Вона підлягає систематичному і відкритому опуб­лікуванню, доступу громадян.

Масова інформація - це публічно оголошувана, друкована, ау­діовізуальна інформація. Друкованими засобами масової інформації є періодичні видання: газети, журнали, бюлетені тощо.

Інформація про особу - це сукупність документованих або пуб­лічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про осо­бу є національність, дата і місце народження тощо.

Інформація довідково-енциклопедичного характеру - цесис­тематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне та навколишнє природне середовище. Основними джерелами цієї інформації є: енциклопедія, словники, довідники, рек­ламні повідомлення, картографічні матеріли тощо.

Соціологічна інформація - це документовані або публічно ого­лошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів і фактів. Аудіовізуальними за­собами масової інформації є радіомовлення, телебачення, кіно, звуко­запис, відеозапис.

Інформація державних органів та органів місцевого і регіона­льного самоврядування - це офіційно документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого та регіонального самоврядування. Основними джерелами цієї інформації є законодавчі акти України, інші акти, акти Президента України, нормативні акти державних ор­ганів та органів місцевого і регіонального самоврядування.

Правова інформація - це сукупність документованих або пуб­лічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реа­лізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопору­шення і боротьбу з ними. Джерелом правової інформації є Конститу­ція України, інші законодавчі і нормативні правові акти, міжнародні договори, норми і принципи міжнародного права, а також нормативні правові акти.

Усі функції мене­джменту взаємопов'язані і починають діяти за наявності в організації певної системи комунікацій.

Значення обміну інформацією важко переоцінити для управлін­ня. Майже все, що роблять керівники для досягнення поставлених ці­лей, вимагає ефективного обміну інформацією. Отже, комунікація - це обмін інформацією, її змістом. Ефективність управління залежа­тиме від того, наскільки менеджер зможе налагодити комунікативний процес. Тобто менеджер повинен знати походження комунікацій; їхню складність; перешкоди, які можуть виникати на шляху до розуміння змісту повідомлень, а також методи їхніх уникнень.

Без комунікацій неможливе прийняття управлінських рі­шень, здійснення функцій управління. Комунікація і прийняття на її основі управлінських рішень виступають свого роду ланцюгом, який зв'язує як функції управління, так і внутрішні змінні в організації. То­му процес комунікації та прийняття управлінських рішень на основі поданої інформації і називають сполучним процесом. У процесі обміну інформацією виділяють чотири базових елементи: відправник - особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її; повідомлення - інформація, яка закодована за допомогою сим­волів; канал - засіб передачі інформації; одержувач- особа, якій адресована ця інформація і яку ціка­вить ця інформація.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять чотири взаємопов’язані етапи.

На етапі зародження інформації вирішується проблема - яку ідею або повідомлення зробити предметом обміну. Зародження ідеї залежить від того, як схильні діяти керівники вищого рівня управління.

Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправ­ник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонацію, жести. Чітке кодування перетворює ідею у по­відомлення. Практика свідчить про те, що вдале поєднання декількох символів, які відповідають ідеї, підтверджують ефективність комуні­кації.

Найпоширенішими каналами інформації нині є: передача повід­омлень мовою або письмово; використання електронних засобів зв'яз­ку, включаючи інформаційні елементи; електронна пошта, відеоплівки. Важливим є вибір каналу відповідно до ідеї повідомлення. Одні повідомлення можна передавати телефоном, інші у формі записок, офіційних листів чи усно під час проведення нарад, зборів.

Етап передачі становить власне фізичне повідомлення і прак­тично не впливає на логіку самого повідомлення.

На етапі декодування здійснюється переведення символів відправника в думки отримувача.

З боку керівника, обмін інформацією вважається ефективним тоді, коли отримувач інформації продемонстрував таке розуміння ідеї у своїх діях і саме таких дій чекав від цього відправник. Для налагодження ефективного обміну інформацією важливе значення відводиться зворотному зв'язку,який характеризує ступінь розуміння або нерозуміння інформації, що міститься в ньому. Щоб забезпечити ефективну комунікацію, необхідно, в першу чергу встановити двосторонній зв'язок. На повідомлення, яке послав відправник одержувачу, повинна прийти відповідь.

Управлінське рішення - це результат конкретної управлінської діяльності менеджера. Управлінське рішення - це результат аналізу, прогнозування, оптимізації, економічного обґрунтування і вибору альтернативи з безлічі варіантів досягнення конкретної мети системи менеджменту.

Імпульсом управлінського рішення є необхідність ліквідації, зменшення чи актуальності рішення проблеми, тобто наближення в майбутньому дійсних параметрів об'єкта (явища) до бажаних, прогнозних.

Прийняття рішень - це процес, який починається з виникнення проблемної ситуації і закінчується вибором рішення, тобто вибором дій з усування проблемної ситуації.

Кінцевим результатом прийняття рішення є саме рішення, яке постає як первісний, базовий елемент процесу управління, що забезпечує функціонування господарської організації за рахунок взаємозв'язку формальних та неформальних, інтелектуальних та організаційно-практичних аспектів менеджменту.

У рамках раціональної моделі можна виділити наступні етапи:

Рис. 4.1. Схема розробки та прийняття рішення

В умовах агропромислового комплексу, де процес виробництва опосередковується багаточисленними факторами, а система управління характеризується великою периферійністю, оперативне управління виробництвом має особливо важливе значення.

Під оперативним управлінням розуміється координуючий і регулюючий вплив на керований об’єкт зі сторони дії рішень, що приймаються, не більше одного місяця.

Велику поміч у своєчасному зборові інформації та оперативному управлінні може надати диспетчерська служба або, як її тепер називають, інформаційно-диспетчерська служба підприємства.

Диспетчерська служба являє собою організаційну форму оперативного управління, що базується на сучасних технічних засобах зв’язку, збору, обробки інформації і контролю за ходом робіт. Добре організована диспетчерська служба підвищує оперативність управління виробництвом, скорочує втрати робочого часу через організаційні причини, полегшує працю керівників, спеціалістів, які звільняються від багатьох розпорядницьких і контрольних операцій, підвищує якість управлінських рішень. Врешті-решт це веде до покращення використання землі, робочої сили, технічних засобів та підвищення результативних показників виробничо-фінансової діяльності трудових колективів.

Ефективність диспетчеризації може бути значно вищою за умов функціонування в системі АСУП, оскільки з’являється можливість передавати обчислювальному комплексу розробку календарних планів, з метою оперативного управління інформація може бути одержана не традиційними методами, а безпосередньо від обчислювального комплексу АСУП, інформація при цьому буде повнішою, ніж за звичайних умов.

До технічних засобівзв'язку, які використовуються у повсякденній роботі керівників та фахівців, належить телефонний зв'язок. Підвищенню ефективності використання телефонного зв'язку сприяє використання телефонних підсилювачів, пристроїв автоматичного набору телефонних номерів, автоматичних телефонних відповідачів, секретарів-автоматів.

Останнім часом значного поширення набули також засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв'язку: телеграфи, факси, факс-модеми. Перевагами цих засобів зв'язку є документування управлінської інформації та факсимільне відтворення оригіналів документів.

У ТОВ «Перемога – 2003» застосовується централізований метод для механізації виконання деяких видів робіт у масштабі всієї установи. Цей метод порівняно з децентралізованим забезпечує більш високу продуктивність праці, завдяки чому для виконання того самого обсягу робіт потрібна значно менша кількість одиниць устаткування та відповідно менші витрати на його придбання.

 

 

РОЗДІЛ 5