Повестка дня Общества еженедельной ответственности

1. Личный отчет о выполненной работе. Каждый член группы рассказывает о том, как ему удается идти к своей цели и насколько хорошо у него это выходит. Здесь нужно учесть четыре ключевых аспекта:

А.‑Результаты, которых вы достигли на сегодня и учитываете как часть плана на 12 недель.

Б.‑Ваша оценка действий, которые вы выполнили на предыдущей неделе.

В.‑Планы на текущую неделю.

Г.‑Обратная связь и комментарии членов группы.

2. Обсуждение секретов успеха. Обсудите с участниками группы успешно выполненные дела и возможность применения успешных методов одного участника группы в работе других.

3. Взаимная поддержка и одобрение действий участников группы.

 

Все очень просто. Каждому дается несколько минут на выступление перед группой, рассказ о своих результатах, которых он добился к сегодняшнему дню. Выполняет ли он все задуманное? Опережает график или опаздывает? Затем он расскажет группе об оценке эффективности действий на предыдущей неделе (подробнее о том, как оценивать результаты, мы расскажем в главе 16). Он также опишет план своих действий на эту неделю. И, наконец, члены группы зададут ему вопросы, поздравят с успехами, дадут комментарии или советы. После выступления всех участников можно с ними поговорить об их успехах и попросить поделиться опытом. Собрание ОЕО заканчивается взаимными пожеланиями успешной недели.

Лесли Лилиенберг[24]применила ОЕО в качестве начального метода для изменения принципов работы ее команды, больше узнавая о том, на что сотрудники тратили свое время. Вот как она это описывает:

 

Выполнение 12‑недельных планов заставило нас почувствовать важность каждого дня! Когда мы только начали, то выделили каждому члену команды отдельное направление работы. Они создавали планы развития своих направлений. Каждые 12 недель мы оценивали их достижения и корректировали планы.

Встречи ОЕО больше всего повлияли на успех во всех наших делах. Когда наши сотрудники стали оценивать каждую неделю, то начали внимательнее относиться к собственному времени.

Мы решили проводить по одному дню с каждым сотрудником исключительно для того, чтобы правильно оценить, как он тратит свое время. Это помогло выявить действия, которые отнимали больше времени и приносили меньше результатов. Анализ ROI[25]показал, что некоторые направления не стоили наших усилий и их следовало закрыть. Если бы мы не оценивали затраченное время и достижения еженедельно, то, вероятно, никогда бы не узнали, какая работа выполняется неэффективно.

Отказ от «годового мышления» помог нам быстрее добиваться запланированных результатов, а встречи ОЕО оказались еще полезнее. Лидер отвечает за то, чтобы все планы на ближайшие 12 недель выполнялись, а члены команды не отвлекались от видения будущего и продолжали работать по графику. Мой совет – создавайте группы ОЕО, выполняйте все намеченное в планах, и тогда 12‑недельный год принесет отличные плоды!

 

 

Еженедельная программа действий

 

Единственный путь достижения целей на ближайшие 12 недель – ежедневное выполнение плана. Еженедельный план и участие в группе ОЕО – важные составляющие трехступенчатого процесса, называемого «еженедельной программой действий». Это очень простая программа, которая поможет вам правильно действовать каждую неделю и добиться поставленных целей.

Еженедельная программа включает три очень простых, но эффективных шага:

1. Дайте оценку прошедшей неделе.

2. Планируйте текущую неделю.

3. Участвуйте в группе поддержки.

 

Шаг 1. Дайте оценку прошедшей неделе

 

В главе 16 вы узнаете, как методика 12‑недельного года поможет эффективно измерять свои действия с помощью еженедельной оценочной ведомости. Это лучший способ узнать о достигнутых успехах. Нужно тратить несколько минут каждую неделю на оценку собственных действий. В главе 16 подробнее рассказано, как рассчитать параметры оценки. Сейчас же хотим напомнить, что этот подход – важная составляющая еженедельной программы действий.

 

Шаг 2. Планируйте текущую неделю

 

До сих пор мы подробно говорили о важности еженедельного плана и работы в соответствии с ним. В разделе Achieve! на нашем сайте, о котором мы писали ранее, можно автоматически сгенерировать ваш план с перечнем действий, которые необходимо выполнить в течение недели. Если же вы планируете свои дела на бумаге, то нужно изучить общий 12‑недельный план и перенести из него список необходимых действий в план на текущую неделю. В любом случае начинайте новую неделю с плана действий.

В начале каждой недели потребуется около 15 минут на оценку предыдущей и планирование текущей. Приблизительно 70 % наших клиентов занимаются этим утром по понедельникам. Остальные 30 % делают это на выходных. На самом деле не так важно, когда вы будете составлять планы, – главное, чтобы вы еженедельно этим занимались.

 

Шаг 3. Участвуйте в группе поддержки

 

Как уже сказано выше, вероятность успеха многократно возрастает при наличии помощи со стороны, поэтому стоит регулярно участвовать в группе поддержки. Составьте список людей, с которыми вы хотели бы организовать такую группу, свяжитесь с ними и вместе определите время, когда будете встречаться. Решите, будут ли это личные встречи или достаточно разговора по телефону. Главное – постарайтесь общаться с участниками группы регулярно в одно и то же время.

Эти три простых шага формируют основу системы высокоэффективного действия. Их легко выполнять, еще легче забыть о них. Но если вы всерьез собираетесь достичь своих целей, то нужно привыкнуть к этой еженедельной программе действий.

 

 

Сдвиг в сознании

 

Часто люди думают: если они знают, что требуется сделать, то еженедельный план не нужен. Многочисленные исследования и наш опыт работы с тысячами клиентов показывает, что это совсем не так. План «в голове» – не план на бумаге. Вероятность успешного выполнения написанного плана повышается на 60–80 % по сравнению с умозрительным.

Запись плана позволит избежать неоднозначности толкования, обеспечивает прозрачность и понятность. Заметим, что некоторым крайне тяжело написать план: его нужно выполнять, а неукоснительное следование всем его пунктам создает дискомфорт. Они оправдываются: «Я и так знаю, что нужно сделать, поэтому не стоит ничего записывать» или «Мне нужно больше гибкости в действиях, а письменный план только помешает этому». Еще один вариант оправдания своего нежелания писать план: «Я занят, у меня нет времени». Все это служит только одной цели: избежать личной ответственности.

Некоторые думают то же о встречах с группой поддержки. Они говорят: «У меня нет времени» или «Это нужно только слабым и безвольным». Все это свидетельствует о страхах, связанных с прозрачностью будущих действий и ответственностью.

Не совершайте ошибку. Проще достичь успеха, если составлять еженедельные планы и общаться с другими в группе поддержки. Не обманывайте себя – вы ничем не отличаетесь от других. Чтобы использовать время (и жизнь) с пользой, научитесь приводить собственное мышление в соответствие с еженедельным планом.

 

Работа в команде

 

12‑недельный год помогает изменить саму культуру работы. Это совершенно новый подход к действиям. Ли Якокка, бывший председатель правления нескольких американских автогигантов, однажды сказал, что скорость работы руководителя – это скорость работы его команды. Будучи лидером команды, вы оказываете огромное влияние на ее работу – своими разговорами, действиями и сосредоточенностью на главном. 12‑недельный год меняет культуру работы. И вам как руководителю следует на своем примере показывать сотрудникам, что даст методика 12‑недельного года для того, чтобы ваша организация стала успешной и достигла поставленных целей.

Культура работы – отражение качеств лидера команды. Только ваши действия покажут сотрудникам, как можно все делать лучше и быстрее с помощью новой методики. Ваша первая задача – смоделировать качества, которые вы хотите видеть в своей команде. Для начала определите еженедельные действия, разработайте систему оценки и планирования каждой рабочей недели. И, конечно, не забывайте о группе поддержки – она необходима.

Затем стоит подробнее изучить поведение членов группы. Составляют ли они планы на неделю? Оценивают ли свою еженедельную работу? Участвуют ли в группах поддержки? Не забывайте, что время от времени у них возникают сложности. И, скорее всего, они будут пренебрегать планированием, перестанут регулярно оценивать свои действия и принимать участие в группах поддержки. Но вам нужно, чтобы они постоянно работали над собой, а не плыли по течению! Тогда придется их подбодрить. Вам захочется внимательнее изучать их еженедельные планы, оценивать действия и устраивать индивидуальные сессии коучинга минимум раз в месяц.

Иногда вам захочется самим принять участие в группе поддержки, чтобы дать членам команды необходимую помощь. В любом случае не теряйте бодрости духа. Обязательно отмечайте успехи команды и помогайте ей сосредоточиться на работе.

 

Распространенные ошибки

 

Пусть эти ошибки не станут для вас препятствием на пути к успеху.

 

Ошибка 1. Вы не составляете план каждую неделю

Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник – день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.

Кроме того, составлению плана могут помешать и другие явления, включая негативные мысли. Может быть, вам знакомы такие ситуации?

• У вас нет времени на составление плана. Вы объясняете это исключительной занятостью и говорите, что напишете план позже. Но «позже» значит «никогда».

• Вам не нужен план. Вы думаете, что вы особенные и вполне можете работать без плана. Но посмотрите, как быстро уходит время!

• Вы ставите себя выше плана. Он же нужен только новичкам, а человеку, занимающему высокую должность, совсем ни к чему!

• Вы и так знаете обо всем. Вы думаете, что помните обо всем, поэтому составление письменного плана воспринимается как пустая трата времени.

• Вы не хотите нести ответственность. Почему многие не хотят работать в соответствии с планом? Они испытывают дискомфорт, поскольку план постоянно напоминает о делах, которые не были вовремя завершены, но обязательно должны быть сделаны.

 

Ошибка 2. Вы включаете в свой план абсолютно всё

Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12‑недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков – запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное – его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями, которые неизбежно возникают каждый день.