Ошибка 3. Вам кажется, что все недели проходят одинаково

Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана – это окупится, поверьте!

 

Ошибка 4. Вы еженедельно дополняете список действий

Помните, что еженедельный план – 1/12 вашего общего плана. Иногда можно добавить какой‑то пункт, но нечасто. Большинство действий должно быть предусмотрено в 12‑недельном плане, потом достаточно их перенести в свой план на конкретную неделю. Это позволяет избежать неразберихи в действиях, которые не входят в число стратегических.

 

Ошибка 5. Вы не используете свой план ежедневно

Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы. Как только вы научитесь сверять все свои действия с планом, сразу почувствуете возросшую эффективность своей работы.

 

Ошибка 6. Ваш план не стал неотъемлемой частью обычного рабочего процесса

У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше – подумать об этом прямо сейчас.

 

 

Глава 16

Оценка своих действий

 

Измерение – двигатель рабочего процесса, момент столкновения с реальностью. По‑настоящему эффективное измерение сочетает оценку как рабочего процесса, так и конечных результатов, что позволяет получить полную обратную связь, необходимую для принятия решений на основе верных данных. Именно эта обратная связь позволяет понять, насколько эффективны ваши действия.

Адам Блэк рассказывает, какое влияние на его результаты оказала простая методика ежедневного измерения и оценки рабочего процесса.

 

Методику 12‑недельного года мне предложил деловой партнер в конце 2011 года. Это замечательная система управления временем. После того как я перечитал книгу несколько раз, мне стало ясно, что этот подход – как раз для меня!

Я амбициозен. Я много и упорно работаю, но иногда упускаю из виду небольшие детали. После прочтения этой книги я смог притормозить и систематизировать свои действия, чтобы добиваться долгосрочных целей. А главное, я обнаружил, что могу корректировать свои 12‑недельные планы на основе четкой оценки действий.

Чтобы сосредоточиться на главном, я создал 12‑недельный календарь для визуальной оценки своих достижений. Там я ежедневно делаю две основные пометки – оцениваю свои действия и их результаты. Каждый вечер, уезжая с работы, я могу точно узнать, каков мой прогресс в достижении целей на ближайшие 12 недель.

Выражая эти оценки по отношению к своим 12‑недельным целям в единицах продаж и денежном эквиваленте, я увидел прирост на 65 % в 2012 году! А в результате применения методики 12‑недель– ного года я завоевал звание лучшего продавца и в 2013 году получил награду – путешествие за счет компании.

Сказать, что методика 12‑недельного года стала для меня революционной, – значит не сказать ничего. Теперь мне проще добиваться своих целей. Я больше не тороплюсь в конце года, чтобы выполнить план.

Этот подход к рациональному использованию времени обогатил мою жизнь. Я могу добиваться желаемых результатов, проводить больше времени с семьей, и у меня остается время на хобби!

 

Как выяснил Адам, измерение действий и результатов не должно быть сложным – оно должно быть своевременным.

Мы уже писали в главе 6, что для правильного измерения нужны два параметра: рабочий процесс и результат. Ваши цели на 12 недель определяются результатами. Если вы успешно продвигаетесь к цели, то повышаете результаты.

Параметры рабочего процесса включают действия, которые вы выполняете каждый день и которые влияют на результат. Большинство хорошо оценивает конечные результаты, но все возможности роста определяются правильными параметрами рабочего процесса.

Какими будут параметры результата в вашем случае? Скажем, вы хотите похудеть на 5 кг. Конечная цель – параметр результата, потому что его нужно достичь через 12 недель. А хороший параметр рабочего процесса – количество калорий в день или неделю. Или количество еженедельных физических упражнений, километров, которые вы пробегаете, кругов, которые вы проплываете, время на тренажере – что вам больше подойдет. Какими бы ни были параметры действий, фиксируйте их каждую неделю!

Чем чаще вы проводите измерения, тем они полезнее. Например, ежеквартальные измерения точнее годовых. Годовые дают обратную связь только через 12 месяцев и не позволяют ничего узнать раньше этого срока – и вы не будете уверены, насколько продуктивно работаете. Ежемесячные измерения точнее ежеквартальных, потому что они быстрее дают обратную связь. И так далее: еженедельные измерения лучше ежемесячных, а ежедневные – еженедельных.

В 12‑недельном году вы ставите цели, срок достижения которых равен 12 неделям, поэтому будете измерять успешность своих действий минимум один раз за этот срок. Но даже тогда результат оценки будет точнее, если вы определите параметры рабочего процесса, которые будут измеряться ежемесячно, еженедельно или ежедневно.

Вы, наверное, уже поставили себе цели на ближайшие 12 недель и написали план – пора определить набор параметров для каждой цели, по которым будут измеряться действия и результаты. Если же вы еще не поставили себе цели и не написали план, то вернитесь к этому упражнению после того, как все подготовите.

 

 

Цель на 12 недель № 1

Параметры действий и результатов

1. ______________

2. ______________

3. ______________

 

Цель на 12 недель № 2

Параметры действий и результатов

1. ______________

2. ______________

3. ______________

 

Цель на 12 недель № 3

Параметры действий и результатов

1. ______________

2. ______________

3. ______________

 

Пожалуйста, проводите измерения каждую неделю. Используйте сводную таблицу, файл Word или раздел Key Measures («Ключевые показатели») на нашем сайте, чтобы записывать и отслеживать ваши достижения.

Как мы уже писали ранее, самая эффективная оценка – еженедельная. Очень важно, чтобы вы измеряли свои действия. Наш опыт показывает, что выполнение даже 85 % запланированного на неделю повышает шансы на достижение целей в 12‑недельной перспективе.

Не важно, используете ли вы для оценки своих действий интернет‑ресурс или делаете записи на бумаге. Главное – не забывайте работать над этим каждую неделю. Ниже приводится пример еженедельной оценочной формы, взятый из нашей онлайн‑системы в разделе Achieve!. Вы можете легко создать подобную ведомость на бумаге.

 

План на неделю 5

Заработать 105 тыс. долларов на новом бизнесе

Позвонить минимум пяти потенциальным клиентам, чтобы назначить встречи, и назначить минимум три встречи в неделю

Провести минимум два начальных раунда переговоров в неделю

Создать график продаж и еженедельно обновлять его

 

Сбросить 5 кг

Ограничить потребление калорий до 1200 или менее в день

Проводить 20‑минутные кардиотренировки минимум трижды в неделю

Выпивать минимум шесть стаканов воды в день

Проводить силовые тренировки минимум три раза в неделю

 

Улучшить отношения с Кэрол

Ходить на свидания с ней без детей раз в неделю

 

В любом случае вы будете еженедельно измерять запланированные действия, а не их результаты. Вы просто вычеркиваете или подсчитываете те, которые были выполнены на предыдущей неделе, вне зависимости от результатов.

Вернемся к примеру с упражнениями. Моя цель – похудеть на 5 кг в течение 12 недель. Мой план включает следующие действия:

• Проводить 20‑минутные кардиотренировки минимум три раза в неделю.

• Проводить силовые тренировки трижды в неделю.

• Выпивать минимум шесть стаканов воды в день.

• Ограничить потребление калорий до 1200 в день.

 

Я буду еженедельно измерять и записывать свой вес – это будет часть моей системы измерений. Но вес – результат, поэтому я также буду измерять свои действия. Для этого я определю их количество и выражу в процентах от максимально возможного числа. В разделе Achieve! на нашем сайте это делается автоматически. И если я выполню 3/4 запланированных действий, то моя оценка за предыдущую неделю составит 75 %.

Действия и результаты измеряются отдельно. В приведенном примере я мог похудеть на 1 кг за предыдущую неделю, но при этом выполнить только 75 % запланированных действий. И поскольку результаты не появляются мгновенно, я хотел бы уделить внимание измерению как их, так и действий: даже если мне удалось похудеть на 1 кг, предыдущая неделя не увенчалась успехом с точки зрения процента выполненных действий. И это показывает, что мне нужно лучше работать над собой в течение следующей недели для поддержания или улучшения результата.

 

Сдвиг в сознании

 

Большинству очень сложно оценивать реальность, и есть два варианта. Первый – признать действительность, какой бы она ни была, не стараться избежать ее, как делают многие. Да, оценка собственных действий может быть низкой. Возможно, вы даже захотите все бросить. У вас есть оправдания своему бездействию? При оценке они не учитываются. Но в целом измерение и оценка полезны и необходимы. Иначе вы не узнаете о своих достижениях, о том, что нужно изменить для повышения эффективности работы. Без измерений и оценки вы не сможете добиться поставленных целей.

Второй путь – сосредоточиться на действиях, а не на результатах. Ведь вы контролируете именно их. Результаты – следствие действий. Еженедельный план и оценочный лист отражают действия. Оценочный лист показывает, насколько вы придерживаетесь плана и выполняете поставленные задачи. Это и есть самый точный предсказатель будущего. Если вы будете добросовестно выполнять все важные дела вовремя, то результаты не заставят себя долго ждать. Поэтому измерения и оценки относятся в меньшей степени к конечному результату и в большей – к вашей текущей работе.

 

Работа в команде

 

Вы руководитель. Что вы думаете об измерениях и оценках и как вы с ними работаете, чтобы ваша команда добивалась хороших результатов? Многие руководители ошибочно принимают измерения за ответственность. Это ведет к серьезным сложностям в достижении по‑настоящему высоких результатов. Когда руководители думают так, они стараются связать недостаточную продуктивность подчиненных с отрицательными последствиями для них. Иными словами, когда руководители рассматривают систему оценок как инструмент поиска ответственных, они наказывают «виновных». А сотрудники быстро учатся избегать как измерений оценок, так и руководителя.

Чем чаще вы используете систему оценок для поиска виновных, тем активнее члены вашей команды избегают оценок, а иногда и открыто сопротивляются им. Оценки – не ответственность, а обратная связь. Намного полезнее использовать их для выявления не только ошибок, но и успехов. Тогда они позволят вам увидеть правду, в том числе и не самую приятную, без какой‑либо негативной реакции со стороны подчиненных, которые опасаются плохих последствий для себя.

Лучше всего дать исполнителям возможность самостоятельно оценивать свою работу. Если вы оцениваете их, они могут почувствовать, что не контролируют ситуацию. Подумайте об этом. Если вы хотели бы добиться своих целей, разве вы не оценивали бы свои достижения? И ради достижений команды стоит позволить подчиненным самостоятельно оценивать их действия.

Если ваша команда следует методике 12‑недельного года, то вам нужно убедиться в том, что все ее члены определили для себя параметры оценок для действий и результатов, а также готовы к оценкам их деятельности. Оценочный лист сотрудников не должен быть объемным. Для обеспечения хорошей обратной связи достаточно нескольких параметров.

Кроме того, отметим, что работа вашей команды по принципам 12‑недельного года даст им возможность постоянно совершенствоваться. Все, чему вы можете научить их в плане эффективной работы и достижения прекрасных результатов, уже есть в нашей методике. Возьмем, например, еженедельный оценочный лист. Вам как руководителю интересно отслеживать личные результаты сотрудников. Даже если вы не знаете в подробностях их индивидуальные планы, то при использовании еженедельных оценок они будут стараться решать поставленные задачи. Анализируя оценки, вы сможете узнать, кто находится в зоне риска. Недостижение 60 % результата в неделю значит, что сотруднику необходима ваша помощь. Такой недочет не должен сильно повлиять на достижение запланированных целей, но он станет сигналом для того, чтобы вовремя принять меры.

 

Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха

 

Вы определили приемлемые способы измерений и начали оценивать работу вашей команды еженедельно. Мы расскажем вам о некоторых возможных ошибках и предложим рекомендации по оценке.