И отчетности состояния проекта

Ниже приводится описание информации, которая необходима в качестве вводной для процедуры «мониторинг и отчетность со­стояния проекта» или которая формируется в качестве результата проведения данной процедуры.

Менеджер проекта со стороны исполнителя ежемесячно под­готавливает отчет о состоянии проекта для совещаний и внутрен­ний отчет о состоянии проекта для исполнителя, включающий также описание финансовых аспектов. Бюллетень о состоянии ра­бот представляет собой набор количественных характеристик, подготавливаемый по какому-либо аспекту проекта. Этот бюлле­тень формируется на основании данных рабочего или финансо­вого планов. Отчеты о посещении рабочих мест формируются на регулярной основе всеми специалистами, посещающими рабочие места, и представляются менеджеру проекта или координатору. Затем отчеты объединяются, а нерешенные спорные вопросы об­суждаются на совещаниях, проводимых на соответствующих ра­бочих местах, и сохраняются в журнале спорных вопросов (если в этом есть необходимость).

Все совещания по проекту протоколируются в обязательном по­рядке. В протоколе совещания должна быть представлена в письмен­ном виде краткая информация о месте встречи, присутствующих, обсуждаемых вопросах, пунктах действий и решениях, принятых на совещании. В протоколах всех описанных выше совещаний должны быть зафиксированы пункты действий, которые необходи­мо реализовать. На последующих совещаниях администратор про­екта контролирует выполнение данных пунктов. Выполнение пун­ктов действий регистрируется в библиотеке проекта. При проведе­нии обзоров по проекту выявляются риски и спорные вопросы. Администратор проекта регистрирует каждый новый риск и спор­ный вопрос в форме «Риски и спорные вопросы», и затем запуска­ется процедура управления рисками и спорными вопросами. Обсуждение открытых спорных вопросов и рисков в обзорах фик­сируется в соответствующих форме и журнале администратором проекта или кем-либо из присутствующих на совещании.

 

Совещания: повестка дня, присутствующие,

ВХОДНАЯ И ВЫХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Результатом совещаний (выходной информацией) являются протоколы, распространяемые среди всех присутствующих лиц. В ряде случаев (как отмечено ниже) дополнительные копии рас­сылаются лицам, которые на совещании не присутствовали.

Обзор состояния работы команды проекта. В повестке дня дан­ного совещания следующие вопросы: 1) состояние рабочего плана; 2) спорные вопросы; 3) журнал запросов на изменение; 4) журнал отчетов по проблемам; 5) пункты действий; 6) другие вопросы. Входной информацией для этого совещания являются еженедель­ные отчеты о состоянии проекта, подготавливаемые командой проекта. Председательствует на совещаниях менеджер проекта со стороны исполнителя. Протокол ведется администратором про­екта и распространяется среди руководителей команды проекта. На обзорах состояния работы команды проекта присутствуют чле­ны комитета по контролю за изменениями.

Обзор состояния проекта. Повестка дня данного совещания включает такой круг вопросов: 1) состояние рабочего плана; 2) ключевые показатели выполнения и результаты проекта; 3) со­стояние бизнеса (основные ключевые показатели выполнения проекта и даты, изменения в бизнес-процессах или политике фир­мы и изменения в требованиях); 4) планирование ресурсов про­екта на следующий месяц; 5) спорные вопросы; 6) журнал запро­сов на изменение; 7) пункты действий; 8) другие вопросы. Входной информацией для этого совещания является отчет о состоянии проекта, подготовленный координатором проекта. Такие совеща­ния проводятся ежемесячно. Протокол совещания распространя­ется среди присутствующих и поступает также в комитет по управ­лению проектом. На обзорах состояния проекта присутствуют координатор проекта, бизнес-менеджер, менеджер по качеству, менеджер проекта, администратор проекта и руководители групп.

Внутренний отчет о состоянии проекта (для исполнителя). В по­вестке дня данного совещания следующие вопросы: 1) резюме о состоянии проекта; 2) состояние рабочего плана; 3) финансовое состояние; 4) внутренние спорные вопросы; 5) пункты действий; 6) другие вопросы. Входной информацией для этого совещания являются внутренние отчеты о состоянии проекта, подготавлива­емые координатором проекта. Такие совещания проводятся еже­месячно. Председательствует на совещаниях бизнес-менеджер проекта со стороны исполнителя, обязательно присутствует ме­неджер проекта. На внутренних обзорах состояния проекта при­сутствуют бизнес-менеджер, менеджер проекта, администратор проекта и руководители групп.

Совещание комитета по управлению проектом. Повестка дня дан­ного совещания охватывает такие вопросы: 1) состояние проекта относительно запланированного; 2) неотложные спорные вопросы; 3) резюме по запросам на изменение; 4) пункты действий; 5) дру­гие вопросы. Входной информацией для этого совещания являет­ся протокол ежемесячного совещания с участием обеих сторон, посвященного состоянию проекта. Выходная информация сове­щания — протокол, распространяемый среди присутствующих и менеджеров проекта с обеих сторон. На совещаниях комитета по управлению проектом присутствуют спонсор проекта, координа­тор проекта со стороны заказчика, бизнес-менеджер, менеджер по качеству и менеджер проекта.

КОНТРОЛЬ РАБОЧЕГО ПЛАНА

 

Процедура контроля рабочего плана определяет требования для поддержки рабочего плана и формирования бюллетеня о состоя­нии работ. К целям данной процедуры можно отнести: 1) сопро­вождение рабочего плана; 2) ввод текущей (актуальной) инфор­мации; 3) ввод данных об оценке завершения задач; 4) подготовку отчетности о состоянии проекта. Эта процедура, прежде всего, находится в компетенции координатора проекта, но также имеет отношение к менеджеру проекта, руководителям групп и членам команды проекта, ответственным за планирование и текущий кон­троль состояния проекта. Организация процедуры обеспечивает­ся менеджером проекта.

Бюллетень о состоянии работ состоит из ряда компонентов, которые представляют собой взгляд на состояние работ с разных точек зрения. Бюллетень о состоянии работ включает перечень всех задач по проекту с указанием для каждой задачи сле­дующих данных: утвержденное число дней по плану, общее число дней в плане, фактическое число затраченных дней, оценка ме­неджера проекта процента готовности, оценка числа дней для за­вершения, прогнозируемые даты завершения (самая ранняя и самая поздняя). Кроме этого, указывается в целом по про­екту утвержденное число дней, плановое число дней, фактиче­ское число дней и оценка числа дней для завершения. Эта инфор­мация рассылается менеджерам проекта (с обеих сторон) и ис­пользуется для обзора задач и статуса проекта.

Бюллетень о состоянии работ исполнителя предоставляет ту же информацию, что и бюллетень о состоянии работ. Кроме того, он содержит перечень задач, касающихся ресурсов исполнителя. Эта информация рассылается менеджеру по качеству и бизнес- менеджеру исполнителя и используется для обзора состояния задач, выполняемых исполнителем.

Статистические данные о состоянии работ исполнителя содержат ту же информацию, что и бюллетень о состоянии работ исполнителя, а также прогноз по состоянию работ, оценку проделанной работы, утвержденный бюджет (для завершения), оценку затрат времени (для заверше­ния) и варианты завершения работ. Эта информация рассылает­ся менеджеру проекта, менеджеру по качеству и бизнес-менед­жеру исполнителя и включается в качестве составной части во внутренний отчет о состоянии проекта.

Данные о состоянии эта­па проекта содержат информацию по этапу и проекту в целом на дату начала/конца этапа (плановую и фактическую), оценку за­трат времени для завершения работ и т.д. Эта информация рас­сылается менеджерам проекта и используется для обзора общего состояния работы на данном этапе.