Статус рисков и спорных вопросов

Статус Открыт	Описание Вопрос не поручен для исследования
Поручен	Вопрос поручен для исследования
Исследован	Вопрос исследован
Принят к решению	Вопрос рекомендован к решению
Утвержден	Решение вопроса утверждено. Утвержденное решение — это почти всегда результат какого-либо действия или формирование запроса на изменение
Задержан	Решение вопроса задерживается до особо оговоренной даты
Нет действий	Никаких действий не предпринималось в отношении данного вопроса

 

Последовательность шагов выполнения процедуры*

 

Появление нового спорного вопроса. Любой член команды про­екта (автор) может представить на рассмотрение спорный вопрос, заполнив форму «Риски и спорные вопросы». Внесенная инфор­мация о спорном вопросе должна включать описание потенци­ального воздействия на проект в случае, если данный вопрос не будет решен. Администратор проекта направляет форму «Риски и спорные вопросы» менеджеру проекта для проведения обзора. После консультаций с заказчиком (если есть необходимость в та­ких консультациях) менеджер проекта поручает члену команды проекта исследовать вопрос. Менеджер проекта также устанавли­вает приоритет для рассмотрения вопроса и предполагаемую дату решения, а также изменяет статус вопроса на «поручен».

Изучение спорного вопроса и поручение его к исполнению. I Менеджер проекта изучает спорный вопрос и в случае необходимости вносит коррективы в форму «Риски и спорные вопросы», дополнив ее информацией о месте данного спорного вопроса в перспективе. Результатом изучения спорного вопроса может быть один из следующих вариантов:

· решение, что постановка спорного вопроса уже разрешает существующий вопрос. Это может включать модификацию существующего вопроса для отражения новой информации;

· дальнейшая дискуссия с автором и другими членами команды проекта, чтобы выяснить, может ли быть достигнуто удовлетворительное решение вопроса до того, как вопрос будет включен в журнал «Риски и спорные вопросы» (или решение о том, в что вопрос вообще не нуждается в документировании);

· решение, что спорный вопрос попадает в сферу управления. Менеджер проекта опытным путем определяет этап/процесс, к которому относится данный вопрос, функциональную область

и приоритет (критичный, высокий, средний или низкий). Администратор проекта включает вопрос в журнал со статусом «открыт» и присваивает ему последовательный номер.

Каждый открытый спорный вопрос поручается члену команды проекта для исследования. Поручение может быть сделано со­вместно менеджером проекта и менеджером проекта со стороны заказчика после обзора результатов изучения данного вопроса. После этого статус вопроса меняется на «поручен». Исследователю

вопроса устанавливается срок подготовки отчета по результатам исследования (как правило, не более 2 недель).

Исследование спорного вопроса. Исследователь анализирует об­стоятельства, сопровождающие спорный вопрос с автором и дру­гими членами команды проекта. Цель исследования — определить один или несколько возможных путей решения. Там, где это воз­можно, такое исследование следует выполнять совместно с заказ­чиком, так как могут существовать альтернативные решения дан­ного вопроса, исходя из стратегии бизнеса и практической дея­тельности заказчика. Отчет по исследованиям должен быть представлен к назначенной дате. Может быть признано необхо­димым провести дополнительное исследование после каждого обзора с целью получения законченных результатов или изучения других альтернатив. В качестве результата исследования в форме «Риски и спорные вопросы» записывается следующая информа­ция:

· статус — устанавливается «исследован»;

· описание — связанные спорные вопросы (любые другие спорные вопросы, имеющие отношение к данному, — идентификатор); базовая информация (включает информацию, достаточную для того, чтобы ее мог понять любой индивид, вновь изучающий этот вопрос); потенциальное воздействие (что может случиться, если вопрос не будет решен — и для бизнеса, и для проекта); история действий (хронология событий, включая имена тех, кто принимал участие в обсуждении — в обратном хронологи­ческом порядке);

· возможные действия — описывается один или более вариантов действий для решения спорного вопроса или мер по сдержи­ванию риска;

· оценка воздействия на бизнес — обсуждение воздействия спор­ного вопроса на бизнес. Приводится описание процессов, функций, стратегий или процедур, которые могут оказаться под воздействием;

· рекомендации — исследователь может рекомендовать какие-то особые действия для решения или определить шаги, которые необходимо предпринять перед тем, как будет принято окон­чательное решение.

Рекомендации к решению. Альтернативные решения или рас­смотрение шагов, которые необходимо предпринять перед тем, как будет принято окончательное решение, должны быть обсуж­дены и отражены в форме «Риски и спорные вопросы» на совещаниях, посвященных обзору спорных вопросов. Менеджер про­екта принимает рекомендуемое решение и изменяет статус спор­ного вопроса на «принят к решению».

Утверждение решения. Рекомендуемое решение обсуждается с заказчиком. Если заказчик соглашается с ним, это означает изме­нение статуса спорного вопроса на «утвержден». Если спорный вопрос требует изменений в сфере применения проекта или ос­новных положениях проекта, то заполняется форма «Запрос на изменение». В этом случае спорный вопрос представляется как базовая информация для создаваемой формы. Иначе соответству­ющему члену команды проекта поручается реализовать утверж­денное решение. Состояние решения далее отслеживается в обзо­рах, посвященных управлению проектом. Если решение не может быть согласовано до какой-то более поздней даты, то согласуется дата задержки, спорному вопросу устанавливается статус «задер­жан» и предпринимаются какие-либо промежуточные действия для продвижения данного вопроса. Если никаких действий не предпринимается, в форме «Риски и спорные вопросы» это отра­жается как изменение статуса на «нет действий».

Передача спорного вопроса для утверждения (в случае необходи­мости). Если решение требует утверждения/координации со сто­роны других представителей заказчика, то спорный вопрос пере­дается на следующий уровень утверждения, как это описано ниже. Такая передача (эскалация) должна быть четко отражена в истории обзора и форме «Риски и спорные вопросы» (табл. 9.2). Если со­ответствующий руководитель утверждает решение, то спорный вопрос возвращается к менеджеру проекта для реализации.

 

Таблица 9.2

Уровни эскалации решения спорных вопросов

Уровень эскалации	Роли или организация	Критерии эскалации на данный уровень
	Руководитель группы	Необходимость изменения плана работ члена группы
г	Менеджер проекта	Необходимость изменения плана работ группы
	Комитет по контролю за изменениями	Необходимость изменения плана работ в рамках договора
	Комитет по управлению	Необходимость изменения договора

 

 

Периодические обзоры рисков. Все риски и сдерживающие меры должны периодически подвергаться обзору, чтобы удостовериться в правильности выбранной стратегии. Администратор проекта несет ответственность за планирование на регулярной основе об­зоров рисков.

 

УПРАВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМАМИ

 

Для разрешения проблем, возникающих в процессе выполне­ния проекта, предусмотрена процедура управления проблемами. Любая проблема обычно нуждается в отслеживании, которое дает возможность контролировать состояние проблемы и определять, решена она или нет. Это относится к проблемам, связанным с документацией, программным обеспечением и тестированием. Проблемы отличаются от спорных вопросов тем, что они связаны с существенными недостатками в получении результатов по дан­ному проекту. Процедура управления проблемами представляет собой механизм, при помощи которого каждая из сторон, участ­вующих в договоре, может вынести на обсуждение любые вопросы, возникающие в процессе выполнения проекта.

Цель процедуры управления проблемами — установить, как решаются проблемы, связанные с результатами проекта. Данная процедура структурирует и направляет действия менеджмента на своевременное решение таких проблем. Вопросы, возника­ющие при посещении специалистами рабочих мест, сначала до­кументируются в отчете о посещении рабочих мест и обсужда­ются в обзорах о состоянии проекта. Затем они могут быть от­несены командой проекта к категории спорных вопросов или проблем. Персонал проекта идентифицирует проблемы в ходе выполнения задач по качеству управления проектом, например в ходе обзоров качества. Заказчик может идентифицировать про­блемы с результатами в технических обзорах и при приемке ре­зультатов. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.

Администратор проекта ведет учет проблем в соответствующих форме и журнале. Информация по этим вопросам предоставляет­ся специально назначенным членам команды проекта. Форма «Отчет по проблемам» возвращается администратору проекта для сохранения в виде файла в библиотеке проекта после того, как проблема решена или, наоборот, никаких действий не предпри­нималось, а в журнале отчетов по проблемам указывается окон­чательное состояние проблемы. Информация о проблеме пред­ставляется в следующем виде:

• источник — фамилия, имя и отчество автора, дата поступления, учетный номер, детали проблемы (включая воздействие на эле­менты);

· текущее состояние (корректируется в случае необходимости) — приоритет (немедленный/срочный/обычный), фамилия, имя и отчество исследователя, статус (табл. 9.3); исследование — кому поручено, когда должно быть завершено (конкретная дата), связанные запросы, на что воздействует, что обнаружено и рекомендации, связанные спорные вопросы, связанные до­кументы, воздействие на бизнес, воздействие на аппаратные средства, предложенные/фактические действия, оценка требу­емых работ;

 

Таблица 9.3

Статус проблем

Статус	Описание
Открыта	Проблема не поручена для исследования
Поручена	Проблема поручена для исследования
Исследована	Проблема исследована
Принята к решению	Проблема рекомендована к решению
Закрыта	Решение проблемы реализовано и проверено
Нет действий	Никаких действий не предпринималось в отношении данной проблемы

 

· решение — утверждение (исполнителем) с указанием даты, утверждение (заказчиком) с указанием даты; исполнение — кто проводит анализ изменения, дата анализа, документ, подтверждающий исполнение (на конкретную дату), связанная форма «Запрос на изменение».