Искренность и уверенность в общении

Договоритесь о стандартах и принципах общения и подготовки отчетности о состоянии проекта, твердо придерживайтесь этих принципов. Будьте искренними в общении. Старайтесь вести ра­боту так, чтобы избегать неожиданных ситуаций. В связи с этим необходимо всегда быть «в гуще событий». Не стоит ограничи­ваться формальными отчетами, можно использовать и презента­ции, и специальные брифинги, и контрольные встречи. Желательно использовать стратегию, направленную на минимизацию кон­фликтов, но избежать полностью конфликтных ситуаций вряд ли удастся. Нужно быть готовыми к возникновению таких ситуаций и уметь их разрешать.

 

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЛАНА КАЧЕСТВА РАБОТ ПО ПРОЕКТУ

В плане качества работ по проекту должно быть четко определе­но, каким образом будут исполняться обязательства по проекту. Важно, чтобы включенные в методологию проекта оценки, а также процессы планирования, контроля и управления изменениями, спорными вопросами, а также подготовка документации, подкреп­лялись реальным опытом практической деятельности. В плане ка­чества работ по проекту должны быть описаны процедуры и стан­дарты, которые будут использованы в проекте и на основе которых будет проводиться аудит качества. Из этого следует, насколько важ­но утверждение данного документа со стороны заказчика.

 

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ

Любой опытный менеджер проекта скажет, что любые действия как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика должны быть согласованы в письменном виде. Необходимо документировать и сохранять все результаты, соглашения, решения, спорные во­просы, предпринимаемые действия (т.е. все, что может оказать влияние на ход выполнения проекта), а также всю переписку и протоколы совещаний. Все это необходимо хранить, так как ни­когда не знаешь, в какой момент это может понадобиться. Письменные доказательства используются для того, чтобы избе­жать разногласий или урегулировать спорные моменты. Так, к примеру, хорошо проработанный контракт обеспечивает взаимную защиту как исполнителя, так и заказчика.

 

ПЛАН ЗАВЕРШЕНИЯ ПРОЕКТА

Умелое и эффективное завершение проекта может внести зна­чительный вклад в его успех. Завершение проекта — заключитель­ный этап процесса вносимых изменений. Планировать завершение проекта нужно заранее. Заключительное впечатление о проекте остается в памяти людей. Необходимо подготовить отчет об окон­чании проекта, в котором должно быть отражено: что было сде­лано хорошо, что было сделано плохо, что можно было бы сделать лучше. Такая самооценка необходима и тем, кто будет осуще­ствлять будущие проекты, и как инструмент самосовершенство­вания.

.

 

Лекция 5. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

 

ОБЗОР

 

На этой стадии определяются цели проекта и подход к области его применения, качеству работ, их срокам и стоимости.

Целями планирования проекта являются: I) определение области применения, технических целей и бизнес-целей, а также распре­деление ресурсов и разработка графика проекта; 2) составление базового рабочего плана обучения заказчика и подготовки требо­ваний к ресурсам проекта; 3) подготовка финансового плана про­екта, который будет использоваться для контроля финансового состояния работ; 4) получение подтверждения со стороны заказ­чика и исполнителя на выполнение проекта; 5) определение по­казателей, на основе которых будет оцениваться качество процес­сов и результатов проекта.

Критическими факторами успеха при проведении планирова­ния проекта являются следующие моменты: а) область примене­ния проекта, его цели и подход согласованы и однозначно трак­туются всеми сторонами, включенными в проект; б) атмосфера вокруг проекта соответствует настрою на его успешную реализа­цию; в) проектные риски идентифицированы и установлены меры по их сдерживанию; г) заказчик считает рабочий план про­екта приемлемым с точки зрения области применения проекта и оценки степени риска; д) заказчик осознает свои обязательства по обеспечению ресурсами для поддержки выполнения рабочего плана проекта.

На рис 3.1. представлены исходная информация, процессы и ключевые результаты стадии планирования проекта. Приведенная в табл. 3.1 информация является исходной для стадии планирования проекта, т.е. для того чтобы ею пользоваться, она должна быть в наличии до начала выполнения работ по проекту. Если какая-либо информация отсутствует, то в этом случае следует установить, при­ведет ли это к невыполнению задач по планированию проекта и возникновению каких-либо проектных рисков.

 

Рис. 3.1. Схема реализации стадии планирования проекта

 

Таблица 3.2

 

Процесс	Описание процесса
Контроль и отчетность	Согласование между исполнителем и заказчиком области применения проекта, его целей и подхода, подготовка плана качества работ по проекту (плана качества)
Управление работами	Оценка затрат по проекту, подготовка рабочего плана и финансового плана
Управление ресурсами	Составление планов по персоналу и инфраструктуре
Управление качеством	Представление в документированном виде системы мер по обеспечению качества
Управление конфигурацией	Составление планов с описанием подхода к контролю и созданию документов и оценке результатов проекта

 

Таблица 3.1

Исходная информация

Исходная информация	Источник информации
Требования заказчика	Заказчик
Предложение исполнителя	Менеджер по подготовке предложения
Договорные соглашения	Менеджер по подготовке предложения
Политика заказчика	Заказчик
Политика исполнителя	Бизнес-менеджер исполнителя
Стоимость ресурсов	Бизнес-менеджер исполнителя
Требования к рабочей среде	Процессы выполнения

 

 

В табл. 3.2 приводится описание процессов, которые задейство­ваны на стадии планирования проекта.

В табл. 3.3 приводится описание ключевых результатов стадии планирования проекта.

 

Таблица 3.3

Результат	Описание результата
Область применения проекта, его цели и подход	Основные положения, цели, область применения, ограничения и допущения проекта
План качества работ по проекту (план качества)	Набор подходов, стандартов и процедур, которые будут использоваться при управлении проектом
Рабочий план	Представление взаимосвязей между задачами проекта с описаниями назначений персонала и графиков по проекту (в соответствии с областью применения, целями и подходом)
Инфраструктура проекта	Материальные ресурсы (офисное оборудование, аппаратно-программное обеспечение и др.), образующие базу рабочей среды выполнения проекта

 

ЗАДАЧИ И РЕЗУЛЬТАТЫ

В табл. 3.4 приводится перечень задач и результатов стадии планирования проекта. На рис 3.2 показаны зависимости между задачами при планировании проекта. Сформулируем основные задачи планирования проекта

 

Таблица 3.4

Задачи и результаты стадии планирования проекта

Задача	Результат
Контроль н отчетность
Установить область применения проекта, его цели и подход	Область применения проекта, его цели и подход
Определить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса «контроль и отчетность»
Разработать планы управления	План качества работ по проекту
Управление работами
Определить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса управления работами
Разработать рабочий план	Рабочий план
Разработать финансовый план	Финансовый план
Управление ресурсами
Определить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса управления ресурсами
Разработать план по персоналу и организацион­ный план	План по персоналу и организационный план
Спланировать организационную подготовку	Организационная подготовка
Разработать план по материальным ресурсам	План по материальным ресурсам
Создать инфраструктуру проекта	Подготовка инфраструктуры
Управление качеством
Определить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса управления качеством
Управление конфигурацией
Определить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса управления конфигурацией

 

Установить область применения проекта, его цели и подход (кон­троль и отчетность). В рамках данной задачи устанавливаются и согласовываются область применения, цели и подход, связанные с данным проектом. Под областью применения проекта понимает­ся требуемый заказчиком набор продуктов и услуг с предписан­ными характеристиками, который должен быть предоставлен по завершении проекта. Выполнение данной задачи означает, что и исполнитель, и заказчик достигли понимания на уровне опреде­ления области применения проекта, его целей и рисков. Для идентификации рисков и установления мер по их сдерживанию долж­на быть представлена оценка рисков.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (контроль и от­четность). В рамках данной задачи определяется, каким образом процесс «контроль и отчетность» поддерживает и реализует прин­ципы и положения, которые были установлены в документе «Область применения проекта, его цели и подход». Сюда же включается подробное описание таких процедур, как управление спор­ными вопросами и проблемами, контроль изменений, отчетность о состоянии проекта.

Разработать планы управления (контроль и отчетность). В рамках данной задачи разрабатываются или корректируются планы управ­ления проектом и составляется план качества работ по проекту.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (управление ра­ботами). В рамках данной задачи устанавливаются или корректи­руются планы, определяющие, каким образом процесс управления работами будет поддерживать и реализовывать принципы и поло­жения документа «Область применения проекта, его цели и под­ход».

Составить рабочий план (управление работами). В этой задаче представлен порядок организации всех работ по проекту: их вза­имодействие, стоимость и график выполнения. Данная задача может быть выполнена с той или иной степенью детализации в зависимости от обстоятельств, в которых она выполняется, в целях прогнозирования, получения разного рода оценок, планирования, анализа воздействия.

Разработать финансовый план (управление работами). В резуль­тате выполнения этой задачи должны быть сформулированы фи­нансовые показатели проекта: расходы, доходы, затраты матери­альных ресурсов и рабочего времени, график платежей и т.д. На основе этих показателей будет составляться периодическая отчет­ность о финансовом состоянии проекта. Финансовый план со­ставляется на основе договорных обязательств между исполните­лем и заказчиком.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (управление ресур­сами). В рамках данной задачи устанавливаются или корректируют­ся планы, определяющие, каким образом процесс управления ре­сурсами будет поддерживать и реализовывать принципы и положе­ния документа «Область применения проекта, его цели и подход».

Разработать план по персоналу и организационный план (управ­ление ресурсами). В рамках данной задачи устанавливается порядок организации работы персонала проекта и проверяется, насколько ресурсы соответствуют плану.

Спланировать организационную подготовку (управление ресурса­ми). В рамках данной задачи составляется план подготовки пер­сонала проекта для выполнения назначенных по проекту ролей.

Разработать план по материальным ресурсам (управление ресур­сами). В рамках данной задачи определяются общие требования к

материальным ресурсам и связанная с ними ответственность, а также рассматриваются процедуры поддержки, необходимые для выполнения задач проекта. Здесь же рассматриваются требования к рабочей среде процессов управления в рамках данного проек­та.

Создать инфраструктуру (управление ресурсами). В рамках дан­ной задачи рассматриваются вопросы приобретения и поставки необходимых материальных ресурсов.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (управление ка­чеством). В рамках данной задачи устанавливаются или коррек­тируются планы, определяющие, каким образом в процессе управ­ления качеством будут поддерживаться и реализовываться прин­ципы и положения документа «Область применения проекта, его цели и подход». Ряд стандартов данного процесса сформулирова­ны в плане качества работ по проекту, однако по мере выполнения проекта для процесса управления качеством дополнительно долж­ны быть подготовлены свои стандарты. Данный процесс подразу­мевает возможную модификацию по ходу проекта существующих стандартов и процедур.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (управление кон­фигурацией). В рамках данной задачи устанавливаются или кор­ректируются планы, определяющие, каким образом процесс управ­ления конфигурацией будет поддерживать и реализовывать прин­ципы и положения документа «Область применения проекта, его цели и подход». Кроме того, здесь описывается, каким образом элементы конфигурации идентифицируются, организуются и кон­тролируются.

 

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

Среди наиболее вероятных областей риска на стадии планиро­вания проекта можно отметить следующие: 1) определение обла­сти применения проекта неясное или неправильное; 2) не опре­делен спонсор проекта; 3) стратегия сдерживания риска не опре­делена или не отражена в планах проекта; 4) не определено в полной мере, что ожидают от проекта все заинтересованные сто­роны; 5) нет ясности, кто несет ответственность за обеспечение проекта материальными и финансовыми ресурсами. Для смягче­ния этих рисков можно использовать следующие пути:

• в документе «Область применения проекта, его цели и подход»

четко определить, какие должны быть получены результаты и

каковы основные допущения и предположения. Также данный документ можно использовать как средство распределения пол­номочий и ответственности между участвующими в проекте сторонами;

· необходимо убедиться, что со стороны заказчика существует правильное понимание целей проекта и выполнение проекта соответствующим образом организовано. В проектную органи­зацию необходимо включить спонсора проекта и лиц, прини­мающих решения со стороны заказчика, а также определить, каким образом будет осуществляться согласованное управление рисками, спорными вопросами и изменениями в области при­менения проекта;

· сделать приблизительный обзор рисков, выявленных на стадии подготовки исполнителем технико-коммерческого предложе­ния. В рабочем и финансовом планах проекта для каждого «ко­личественно измеримого» риска создать резерв и предусмотреть меры по сдерживанию рисков;

· в план по материальным ресурсам включить все необходимые требования и согласовать с заказчиком области инфраструкту­ры проекта, за которые несет ответственность заказчик.

 

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

В этом подразделе рассматривается технология проведения ра­бот на стадии планирования проекта. Подраздел включает ряд практических рекомендаций и комментариев по каждому из про­цессов управления проектом.

Контроль и отчетность. Результаты процесса «контроль и отчет­ность» используются для того, чтобы задокументировать и согла­совать требования к проекту с заказчиком и исполнителем. В ка­честве отправной точки для планирования проекта служит оценка технико-коммерческого предложения. В какой мере ожидания, связанные с проектом, нашли свое отражение в этом предложе­нии? Произошли ли какие-либо изменения после того, как тех­нико-коммерческое предложение было принято? Документ «Об­ласть применения проекта, его цели и подход» охватывает все области выявленных рисков, согласованные подходы, способы взаимодействия по проекту, стратегии реализации и др. Некоторые из этих вопросов затрагивались в технико-коммерческом предло­жении. Однако при подготовке этого предложения мог быть сде­лан ряд предположений, которые затем при разработке проектной документации подверглись изменению на основе появившейся информации и новых фактов.

Отметим, что если документ «Область применения проекта, его цели и подход» проигнорирован, то существует риск лишить­ся базы для проведения контроля изменений. Тогда следует рас­считывать на устные договоренности, которые зачастую ведут к возникновению серьезных разногласий с заказчиком и ставят под сомнение выполнение договорных обязательств. В некоторых случаях заказчику может понадобиться разъяснение и обоснова­ние полученных результатов. Документ «Область применения проекта, его цели и подход» может быть использован, чтобы объ­яснить причину использования тех или иных методов, подходов и технологий. Если документ составлен грамотно, то он может служить в качестве обоснования всевозможных вопросов, воз­никающих при рассмотрении результатов по проекту.

Если есть возможность, то целесообразно подготовить список контрольных вопросов для включения их в обзоры планов управ­ления. Цель — подготовить обзор планов с точки зрения рисков и убедиться, что существует взаимопонимание с заказчиком от­носительно процедур контроля и завершения проекта. Отметим, что на совещании, посвященном запуску проекта, необходимо Планы управления довести до сведения заинтересованных сторон. Для менеджмента заказчика и для персонала проекта желательно провести раздельные совещания. Для спонсора проекта как ми­нимум должна быть организована презентация.

Основными методами, используемыми на стадии планирования Проекта, являются оценка риска, экспертные оценки, проведение переговоров и презентаций. Эти методы позволяют выявить и ней­трализовать все факторы, которые могли бы в конечном счете поставить под сомнение успех проекта.

Управление работами. Менеджер по подготовке предложения должен предоставить предварительный рабочий пиан проекта (план работ по проекту). Этот план, очевидно, будет нуждаться в кор­ректировке, потому что технико-коммерческое предложение и непосредственное выполнение проекта имеют разные цели. Основная цель планирования при подготовке технико-коммер­ческого предложения заключается в разработке общего графика проекта и расчете затрат на выполнение работ, а следовательно, в определении осуществимости проекта в целом. При реализации проекта цель работ по планированию заключается в эффективной организации выполнения задач проекта и осуществлении дейс­твенного контроля над проектом.

Отметим, что планирование проекта включает планирование по укрупненным позициям (на верхнем уровне), но в то же время охватывает проект в целом. Тем не менее параллельно с разра­боткой планов верхнего уровня должна вестись работа по деталь­ному планированию каждого этапа. Надо отметить, что подго­тавливаемый рабочий план не включает конкретные персоналии, но для каждой роли должен быть предусмотрен реалистичный бюджет. Основными методами, используемыми в данном про­цессе на стадии планирования проекта, являются планирование и оценка работ, планирование мер по снижению риска и подго­товка бюджета проекта. Эти методы предназначены для под­держки разработки предварительных вариантов рабочего и фи­нансового планов. Для разработки бюджета по группам работ можно прибегнуть к одной или более методикам оценки (напри­мер, оценка «снизу вверх»). Чтобы проверить полученные оцен­ки, можно использовать методику оценки «сверху вниз». Кроме того, в бюджете надо создать резерв для мероприятий по сдер­живанию рисков.

Управление ресурсами. В ходе процесса управления ресурсами на стадии планирования проекта кроме планирования ресурсов производится наблюдение за тем, как используются человеческие и материальные ресурсы на начальном этапе проекта. Кроме того, как и при управлении работами, не предусматривается долгосроч­ное планирование (рассчитанное на всю длительность проекта), а составляется план по основным ресурсам, необходимым для реа­лизации первого этапа проекта. Основными применяемыми здесь методами являются разработка организационной структуры про­екта, подбор персонала и ведение переговоров.

Как правило, для того чтобы спланировать единую организаци­онную структуру проекта, включающую как персонал исполните­ля, так и персонал заказчика, работа должна проводиться совместно с менеджером проекта со стороны заказчика. Эта работа включает ведение переговоров как с заказчиком (для согласования того уров­ня, на котором должно производиться утверждение выделяемых ресурсов заказчика), так и с менеджментом исполнителя (для об­суждения обязательств персонала исполнителя по формированию команды проекта). Администратор проекта должен подготовить документ «Введение в проект» с целью облегчить новым членам команды проекта процесс «вхождения» в проект.

Отметим два основных момента, касающихся материальных ресурсов. Во-первых, используя план по материальным ресурсам, следует определить инфраструктуру проекта и ответственных за обеспечение оборудованием и предоставление услуг, таких, как резервное копирование и т.д. Во-вторых, выполнение конкретных шагов задачи проектирования и работ по созданию инфраструк­туры проекта необходимо поручить конкретным лицам или ко­манде проекта. Состояние данной работы нуждается в обязатель­ном надзоре. Как минимум должно быть обеспечено создание рабочей среды и библиотеки проекта. Отметим, что часто создание инфраструктуры проекта является первой технической задачей проекта, и в связи с этим может возникнуть потребность в специ­алисте по технической архитектуре.

. Персонал проекта должен иметь выделенную рабочую зону на рабочих местах фирмы-заказчика. Для каждого члена команды проекта должны быть доступны рабочие станции, телефоны, не­обходимое офисное оборудование. Необходимо согласовать с за­казчиком, если понадобится, размещение в рабочей зоне новых членов команды проекта, чтобы приход нового члена команды не влиял на эффективность работы. Для проведения встреч и сове­щаний с членами команды проекта должны быть зарезервированы специальные переговорные комнаты, конференц-зал и т.п. Для средних и крупных проектов могут также понадобиться учебные аудитории, оснащенные терминалами, персональными компью­терами, принтерами.

Управление качеством. Важно с самого начала определить тре­бования к качеству работ по проекту и учесть эти требования при планировании проекта. В основном это касается выработки стра­тегий, стандартов и процедур, которые будут использованы при управлении проектом. Кроме того, в планах должно быть отраже­но распределение ресурсов, ролей и обязанностей, имеющих от­ношение к задачам по управлению качеством проектных работ. Отметим, что для небольших проектов план качества работ по проекту может использоваться для определения процедур и стан­дартов процесса управления качеством. Каждый член команды проекта должен нести ответственность за качество своей работы. Для этого в плане качества работ по проекту должны быть уста­новлены обязанности участников команды с точки зрения обеспе­чения качества проектных работ. Кроме того, в плане качества должны быть указаны меры по обеспечению качества продукта, выпуск которого предусматривается проектом. Ключевыми ролями в процессе управления качеством являют­ся менеджер по качеству, аудитор качества и рецензент. Менеджер по качеству назначается исполнителем и может привлекаться в течение всего проекта или периодически для анализа состояния качества работ по проекту. Аудитор качества привлекается перио­дически для проведения аудита качества проектных работ. В каче­стве рецензентов получаемых в ходе проекта результатов обычно выступают представители высшего управленческого персонала. Но мнения рядовых членов команды, касающиеся качества про­ектных работ, также должны быть учтены.

Управление конфигурацией. Основным методом, используемым в данном процессе на стадии планирования проекта, является опре­деление конфигурации. Используя этот метод, проводят анализ результатов и устанавливают структуру и организацию элементов конфигурации. Рабочая среда процесса управления конфигурацией должна включать по крайней мере библиотеку проекта. Библиотека проекта, в которой хранятся его материалы, облегчает взаимодей­ствие между членами команды проекта и организацию работ по проекту. Информационные материалы библиотеки проекта должны быть доступны всем членам команды проекта.

РОЛЕВЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

В данном случае приводится перечень ролей участников управ­ления проектом и тех задач планирования проекта, в выполнении которых данная роль принимает участие.

 

МЕНЕДЖЕР ПО ПОДГОТОВКЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Менеджер по подготовке предложения несет ответственность за подготовку технико-коммерческого предложения, ведение пе­реговоров и согласование расценок. Также в сферу его Ответствен ности входит обеспечение менеджера проекта всеми материалами и информацией, накопленными в период подготовки предложения.