Программный комплекс автоматизации KEI HOTEL

Система автоматизации гостиничного предприятия KEI-Hotel–это усовершенствованный программно-аппаратный комплекс, который совмещает в себе самые новейшие технологии в сегменте микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Абсолютное преимущество системы KEI-Hotel– это интерактивный интерфейс, с помощью которого легко обучать пользователей и практически использовать проект в целом.

В автоматизированной информационной системе гостиничного предприятия система KEI-Hotel занимает ведущее звено, куда кумулируется информация из других подсистем, а именно: телефонной, ресторанной, платного телевидения, системы безопасности. Все эти системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase и это является гарантом их сохранности в аварийных ситуациях.

Следует обратить внимание на основные особенности программы как: простота настроек и удобство применения к условиям отелей любых категорий и размеров.

Программапозволяет в автоматическом режиме позволяет привести в систему и автоматизировать все этапы работы различных служб: приёма гостей и размещение, бронирование, регистрации, выписки и расчёта клиентов, управления номерами гостиницы. Это делает работу финансового и коммерческого отделов проще, так как автоматически формирует разные отчёты установленного образца, статистические таблицы и журналы паспортного стола. Система ведёт счета клиентов и позволяет применять депозитную, расчётную или смешанную систему оплаты услуг в отеле в целом или по каждой из полученных услуг в отдельности.

Структура этой системы состоит:

1. Система службы размещения

Она даёт возможность оперативного размещения, расчёта и выписки клиента, освобождая от оформления большого количества бумаг по предварительной брони или без неё.

Этот модуль обладает следующими возможностями:

- оперативная регистрация гостей без предварительного бронирования номера;

- размещение гостей по предварительному бронированию;

- поиск гостя в архивных папках по истории его проживания в отеле;

- обработка групповых заявок, в том числе транзитные;

- автоматический перенос данных о полученных услугах на лицевой счёт клиента в автоматическом и ручном режиме;

- контроль за начислениями на счета клиентов по предоставленным услугам;

- автоматический пересчёт услуг в случаях изменений тарифов, смене категории номера или места размещения посетителя;

- начисления почасовой оплаты за вторые сутки проживания;

- автоматический расчёт тарифа в зависимости от сезона года и тарифного плана;

- возможность внесения исправлений в данные гостя после регистрации гостя, за исключением дня прибытия и времени заселения;

- формирование и печать анкеты и регистрационной карты гостя до и после прибытия;

- быстрый доступ к готовым для заселения номерам;

- движение гарантийного платежа, произведенного при бронировании на лицевой счёт гостя при регистрации;

- оперативный учёт и контроль за клиентами с отрицательным балансом или отсутствием авансового платежа;

- возможность автоматической блокировки гостевых ключей по окончании оплаченного срока проживания с центрального компьютера службы приёма и размещения без необходимости личного воздействия на замки специальными картами-ключами;

- внесение особенных деталей пребывания клиента в память компьютера на любой срок;

- электронные журналы регистрации и паспортный стол;

- сообщения гостю;

- услуга электронного будильника;

Все операции с клиентами отеля выполняются через единую форму - карту гостя.

Карта гостя предназначена для хранения информации о нём и выполнения таких операций как:

- заселение;

- поиск клиента в электронной базе отеля;

- изменение личных данных;

- изменение периода проживания клиента;

- смена номера клиентом;

- выполнение операций с электронным ключом;

- автоматическое управление доступом клиента в номер.

Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет полноценно учитывать не только количество визитов клиента, но и всю историю его проживания.

Система может хранить информацию об индивидуальных гостях, которые когда-либо посещали гостиницу, а также о группах гостей и организациях. Это позволяет эффективно вести статистические документы. Также эта функция максимально облегчает и упрощает работу службы бронирования, поскольку даёт возможность автоматического переброса данных о госте в новую сформированную заявку.

2. Модуль службы бронирования

Эта система отвечает за полную автоматизацию процесса бронирования номеров и анализирует будущую загрузку гостиницы по различным разрядам.

Модуль бронирования системы KEI-Hotel имеет обладает следующими характеристиками:

- Удобное индивидуальное бронирование;

- Групповое бронирование;

- Бронирование номеров и блоков в любое время и на любой период;

- Визовая поддержка;

- Ведение электронного журнала регистрации;

- Оплата стоимости проживания автоматически или вручную;

- Корректировка заявки в любое время по любым критериям;

- Удаление заявки с её последующим восстановлением в любой момент;

- Автоматическое начисление тарифа на карточку бронирования;

- Синхронизация брони с количеством гостей и временем заезда;

- Простая система отчётов;

- Анализ загрузки – предоставление информации о количестве свободных номеров в любое время может быть представлена в виде текстового или графического отчета;

- Мгновенное размещение в системе примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования;

- Учёт заезда и не заезда (по номерам, фирмам и туроператорам)

- Ведения учёта и статистики;

- Наличие отчёта «История брони», который показывает историю всех операций сотрудников с заявками и даёт возможность анализировать работу персонала.

3. Расчётный центр

Расчётный центр комплекса KEI-Hotel ведёт лицевые счета на каждого гостя и групп. Услуги на время проживания гостя рассчитываются и включаются в лицевой счёт автоматически в ходе выполнения любых операций службы размещения. Применение в системе фискального принтера функции кассира выполняет администратор службы приёма и размещения.

При открытии сервиса на лицевой счёт клиента сразу автоматически начисляются оказанные услуги за телефонные переговоры, использование платного телевидения, ресторана, мини-бара по утвержденной системе тарифов.

Модуль обладает свойствами:

- Ведение расчётов в различных валютах;

- Ведение банковской истории курса валют;

- Детализация счёта;

- Объединение счетов;

- Контроль дебиторской задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей;

- Возможность разделения счетов и платежей: перемещение оплаты одной комнаты на другую или с одного счёта на другой;

- Предоставление отчёта реализации услуг в указанном периоде для бухгалтерии;

- Автоматическое закрытие: день – месяц - год;

- Автоматическая поддержка авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании United Card System (Объединенные Кредитные Карты)

4. Доступ в номерной фонд и управление ими.

Принципиально новым решением стала система электронных замков/система контроля доступа в номерной фонд - KEI-Biser, внедрённая в систему KEI-Hotel и разработанная специально для гостиничных предприятий. Это говорит о том, что управление электронным замком номерного фонда производится непосредственно из общей системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Данная технология позволяет поднять на новый высококачественный уровень контроль и учёт использования номерного фонда отеля, значительно улучшить эффективность работы службы безопасности, этажной службы и службы обслуживания в номерах. С помощью этой опции можно произвести контроль следующих событий: зафиксировать вход или выход из номера, время открытия и закрытия двери, проконтролировать плохо закрытую дверь, пресечь попытку открытия двери «другой» картой. В каждом перечисленном случае сигнал поступает в службу безопасности.

Учитывая пожелания заказчика система комплектуется различными видами ключа- идентификатора доступа, который может быть в виде магнитной карты, штрих - кодовой или бесконтактной карты. Так же можно использовать идентификатор «Dallas», который имеет вид ключа от домофона.

В настоящее время есть ряд различных категорий функционально сформированных устройств системы KEI-Biser, позволяющих управлять сервисом в номерах:

- KEI-Biser-Light - контроль состояния дверей номерного фонда;

- KEI-S450Nх - электронные замки;

- KEI-S450Rх - интеллектуальное устройство управления номером;

- KEI-S450WT - устройство для учёта материалов и рабочего времени кадров.

В системе сочетается комбинация этих устройств, исходя из требований и запросов гостиницы – заказчика.

Существуют дополнительные возможности системы. Она может менять функции без замены оборудования с помощью изменения программы контролёра с центрального сервера системы по любому запросу администрации гостиницы. С целью улучшения качества технической поддержки в систему введена фирменная технология -"non stop in system download".

KEI-Biser разрешает:

- без остановки работы системы и любого механического вмешательства менять программу управления, которая находится в микроконтролёре;

- проводить автоматическую блокировку просроченных карт;

- при возникновении экстремальных ситуаций дистанционно открывать любые номера и служебные помещения;

- управлять электрооборудованием номера по сигналу: заселен или не заселен, или готов к заселению;

- при сдаче помещения под охрану оповещать сотрудника службы безопасности;

- получать отчёты о текущих событиях за любой период;

- в нестандартных ситуациях создавать резервные карты;

С помощью дополнительных терминалов сбора информации, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.

Уборка номера:

Система отслеживает состояние если гость покинул гостиницу и даёт список номеров, которые нуждаются в уборке сразу после их освобождения. Это помогает менеджерам организовывать и планировать графики уборки номеров. После наведения порядка, горничная этажа при открытой двери номера активирует свою карточку-ключ, извещая портье о том, что номер готов к заселению. Система автоматически меняет состояние номера в статус «Убран и готов к заселению».

5. Служба безопасности

Эффективность работы службы безопасности зависит от использования возможностей системы KEI-Biser контроля доступа в помещение в режиме реального времени. Это достигается путём мгновенного получения информации о состоянии номеров, автоматического слежения и незамедлительного оповещения о нестандартных случаях, например: открытая дверь или ошибочная блокировка замка номера. Включается сигнал тревоги одновременно и в номере и в службе безопасности, при этом активируется камера видеонаблюдения, которая расположена максимально близко от охраняемого помещения. Это происходит в следующих случаях:

- не законная попытка открытия двери с помощью другого ключа или любого другого инструмента;

- внешнее открытие окон или появление в номере не зарегистрированных людей в отсутствии клиента;

- забытая карточка-ключ в считывателе;

- плохо закрытая или открытая дверь;

Сотрудник службы безопасности дистанционно открывает любую дверь или группы дверей в экстренной ситуации. С применением этой необходимой системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории гостиницы и учёта рабочего времени сотрудников.

6. Аналитические средства

Аналитические средства комплекса KEI-Hotel делают возможности администрации и руководителей служб шире в управлении гостиничным комплексом. Имеется возможность оперативно получать аналитические справки и информацию о количестве номеров, в том числе и дистанционно, через интернет или через мобильное приложение.

Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» помогает руководству гостиничным комплексом и самой бухгалтерии получать аналитические отчёты и финансовые результаты по результатам коммерческой деятельности.

А также получать:

- кассовые отчёты по производимым видам оплаты;

- анализ доходов по услугам;

- анализ доходов по услугам «Проживание»;

- получать информацию о клиентах - должниках, не оплативших услуги и внесение информации в лицевой счёт;

- выгрузка данных в бухгалтерские системы: 1С, Парус, БЭСТ.

Раздел «КЛИЕНТЫ» предназначен в основном для руководства гостиницы и маркетологов и даёт возможность получать следующие данные:

- справочную информацию по клиентам гостиницы, которая содержит анализ постоянных клиентов, группируя их по количеству приездов и по периодам проживания;

- информация о полученных денежных средствах от клиентов, справки о доходах, поступивших от клиентов гостиницы;

- статистическая информация по организациям, в которой выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроки и периоды проживания и общая сумма полученного дохода;

Все данные применяются для аналитической работы с информацией о постоянных клиентах и установления с ними индивидуальных тарифных отношений.

Раздел «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет руководству и экономистам получать информацию о:

- полном расчёте по проживающим единицам с учётом тариф, который имеется в нескольких вариантах;

- аналитическая информация о проживании по странам и статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества клиентов, частоту приездов, сроки проживания и общая сумма полученного дохода;

- финальная отчётность за период по результатам работы гостиничного предприятия для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

Раздел «АНАЛИТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ». Здесь руководство гостиницы контрролирует:

- полный автоматический учёт действий персонала связанный с бронированием, размещением, использованием и состоянием номеров;

- быстрое получение отчётов установленного образца, наиболее соответствующих потребностям руководителей служб;

- снижение бумажного документооборота.

Все отчёты системы KEI-Hotel формируются за любой период времени, по датам и по времени.

7. Модуль Администрирование

Данный модуль позволяет менять настройки системы:

- удалять и добавлять новых пользователей системы, присваивать им разные права доступа;

- создавать и изменять систему календарных и сезонных скидок;

- редактировать справочник;

- создавать формы документов для бухгалтерской и налоговой отчётности;

8. Особенности, отличающие её от других систем: интерактивный, доступный интерфейс, созданный в виде Интернет-приложения и получаемые из этого преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении.

Очень важным является прозрачность системы для сотрудников, обслуживающих гостей и для руководства гостиничного комплекса. Это принципиально новый уровень возможностей дистанционного управления из любой точки мира, в интернете и с мобильного приложения.