Организация работы кассы пересчета

6.1. Для пересчета сумок, поступивших от организаций, от учреждений банка и подразделений учреждения банка, создается касса пересчета.

Количество кассовых работников в кассе пересчета определяется исходя из объема поступающих ценностей и оснащения кассы техническими средствами их обработки.

Пересчет сумок с ценностями осуществляется кассовыми работниками, которые в зависимости от их количества объединяются в бригады. При численности кассовых работников от 2 до 7 человек организуется одна бригада, при большей численности создаются несколько бригад численностью от 4 до 6 человек каждая. Кассовые работники, объединенные в бригаду, пересчитывают ценности, применяя индивидуальную форму обработки. Каждую бригаду возглавляет контролер. Обязанности контролера бригады возлагаются на наиболее опытных кассовых работников. Контролер осуществляет контроль за работой кассовых работников, организует их работу таким образом, чтобы обеспечить наибольшую производительность и эффективность труда, а также сохранность ценностей.

При организации нескольких бригад приказом по учреждению банка может назначаться кассовый работник, возглавляющий кассу пересчета.

6.2. Помещение кассы пересчета должно быть изолированным и оборудованным для приема и пересчета сумок, иметь удобные и кратчайшие пути для перемещения ценностей в кладовую (хранилище кассы пересчета).

Входная дверь кассы пересчета может дополнительно иметь решетчатую дверь, обзорный глазок либо окошко, запираться с внутренней стороны и должна быть оборудована барьером для приема-передачи сумок работникам службы инкассации.

6.3. Рабочие места в кассе пересчета должны быть изолированы друг от друга стеклянными (прозрачными пластиковыми) перегородками и расположены так, чтобы контролер вел наблюдение одновременно за работой всех кассовых работников бригады. Оборудование рабочих мест должно соответствовать требованиям пункта 1.3 настоящей Инструкции.

6.4. Прием сумок контролером от работников вечерней кассы осуществляется по журналу учета ф. 143 с проставлением подписи контролера в справке ф. 145. При этом контролер сверяет соответствие номеров принимаемых сумок данным журнала учета ф. 143 и проверяет четкость оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, а также отсутствие на сумках каких-либо внешних повреждений или иных дефектов.

Приказом по учреждению банка назначаются работники кассы пересчета (контролер и кассовый работник), ответственные за прием сумок, находящихся в хранилище вечерней кассы, без явки работников вечерней кассы.

Данным работникам выдается экземпляр ключей от хранилища вечерней кассы. В договоре на охрану и данном приказе оговаривается, что хранилище вечерней кассы сдается в конце рабочего дня под охрану работниками вечерней кассы, а утром принимается из-под охраны в соответствии с требованиями раздела 10 настоящей Инструкции. При приеме сумок, находящихся в хранилище вечерней кассы, работники кассы пересчета пересчитывают количество вложенных в него сумок и порожних сумок, сверяют с данными, указанными в справке ф. 145, на свободном поле которой расписываются за их прием с указанием количества принятых сумок и порожних сумок, даты, должности, фамилии и инициалов. Принятые сумки, порожние сумки и документы вечерней кассы передаются работнику, возглавляющему кассу пересчета (контролеру).

6.5. Приказом по учреждению банка назначаются работники кассы пересчета (контролер и кассовый работник), ответственные за прием сумок, находящихся под ответственностью работников службы инкассации, доставленных работниками службы инкассации в течение рабочего дня.

Прием сумок в кассу пересчета от работников службы инкассации осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 5.3 – 5.8 настоящей Инструкции.

6.6. Пересчет сумок в кассе пересчета.

6.6.1. Учет сумок с денежной выручкой организаций и результатов их пересчета ведется контролером в контрольной ведомости ф. 135 или сводной ведомости ф. 136, сумок учреждений банка, подразделений учреждений банка – в контрольном листе ф. 134, в котором, кроме номера сумки, должны быть указаны фамилия и инициалы кассового работника, получившего сумку для пересчета.

6.6.2. Контролер в течение рабочего дня хранит принятые сумки в индивидуальном сейфе, закрытом на ключ.

Передача в течение дня сумок от одного контролера другому осуществляется:

сумок с денежной выручкой организаций – по контрольной ведомости ф. 135;

сумок учреждений банка, подразделений учреждения банка – по кон­трольному листу ф. 134.

В контрольной ведомости ф. 135 и контрольном листе ф. 134 указываются номера и общее количество передаваемых сумок, проставляется подпись контролера, принимающего сумки.

6.6.3. Получив сумку с денежной выручкой организаций, а также сумку учреждений банка, подразделений учреждения банка с валютными и иными ценностями, кассовый работник записывает в контрольном листе ф. 134 ее номер, а также наименование организации или номер учреждения банка, подразделения учреждения банка.

Вскрытие сумки кассовый работник осуществляет на своем рабочем месте обязательно под наблюдением контролера. Сумка вскрывается путем разрезания только одного оборота шпагата. После снятия с сумки пломбы со шпагатом кассовый работник вынимает из нее ценности и передает сумку контролеру, оставляя у себя до конца пересчета всех ценностей пломбу от вскрытой сумки. Пломба от вскрытой сумки должна храниться отдельно от пломб ранее пересчитанных сумок. При расхождении денежной наличности в сумке пломба не обезличивается, а хранится у контролера для предъявления организации (учреждению банка или подразделению учреждения банка) по их требованию. В случае признания организацией (учреждением банка или подразделением учреждения банка) факта расхождения пломба по истечении 10 рабочих дней уничтожается. В случае непризнания организацией (учрежде­нием банка или подразделением учреждения банка) факта расхождения ценностей пломба подлежит уничтожению по истечении срока исковой давности, установленного законодательством Республики Беларусь, с момента принятия соответствующего решения.

Контролер проверяет, все ли ценности изъяты из сумки, вынимает из специального кармана, находящегося внутри сумки, препроводительную ведомость ф. 005, препроводительную ведомость и квитанцию ф. 006 или препроводительную ведомость ф. 007, оставляет сумку и эти документы у себя для контроля.

6.6.4. После пересчета наличных белорусских рублей из каждой сумки кассовый работник передает на компьютер контролера информацию о сумме наличных белорусских рублей, фактически оказавшейся в сумке.

После пересчета наличной иностранной валюты из каждой сумки кассовый работник передает на компьютер контролера информацию о суммах наличной иностранной валюты по каждому наименованию иностранной валюты, фактически оказавшихся в сумке, после чего записывает суммы иностранной валюты в свой контрольный лист ф. 134.

Контролер сверяет суммы ценностей, указанных в информации, переданной кассовым работником, с суммами, указанными на лицевой и оборотной сторонах препроводительной ведомости ф. 005, препроводительной ведомости ф. 006 или препроводительной ведомости ф. 007.

При тождестве сумм ценностей, указанных в информации, переданной кассовым работником, с суммами, указанными в препроводительной ведомости ф. 005, препроводительной ведомости ф. 006 или препроводительной ведомости ф. 007, контролер передает для подписи кассовому работнику препроводительную ведомость ф. 005, препроводительную ведомость и квитанцию ф. 006 или препроводительную ведомость ф. 007, после чего контролер проставляет свою подпись на указанных документах.

Кассовый работник убирает пересчитанную ценности в индивидуальный сейф и получает от контролера новую сумку.

При расхождении суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в препроводительной ведомости ф. 005, препроводительной ведомости ф. 006 или препроводительной ведомости ф. 007, кассовый работник сверяет с контролером сумму пересчитанных наличных белорусских рублей по номиналам (иностранной валюты по наименованиям) и вторично полистно пересчитывает банкноты тех номиналов (наименование иностранной валюты), в сумме которых выявлены расхождения.

При подтверждении недостачи или излишка ценностей составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости ф. 005, препроводительной ведомости и квитанции ф. 006 или препроводительной ведомости ф. 007 за подписями кассового работника и контролера.

6.6.5. О расхождении ценностей в сумке с денежной выручкой организации в размере не менее одной базовой величины работник, возглавляющий кассу пересчета (контролер), обязан немедленно поставить в известность руководителя службы кассовой работы с целью информирования организации и выяснения причин недостачи.

Недостачи (излишки), установленные работниками кассы пересчета при пересчете сумок, отражаются контролером в карточке учета кассовых просчетов ф. 012, которая ведется по каждой организации.

С целью исключения фактов недостач (излишков) в дальнейшем руководитель учреждения банка (заместитель руководителя, направляющий деятельность службы кассовой работы) обязан еженедельно рассматривать данные случаи о недостачах (излишках) и проводить разъяснительную работу с организациями о необходимости принятия ими мер по исключению фактов недостач (излишков).

В случае установления недостачи (излишка) ценностей в сумках учреждений банка, подразделений учреждения банка кассовые работники руководствуются требованиями Методики № 9.7 [5].

При обнаружении сомнительных и неплатежных банкнот кассовые работники кассы пересчета руководствуются требованиями раздела 9 настоящей Инструкции.

6.7. После вскрытия всех сумок с денежной выручкой организаций и их пересчета контролер выводит на печать контрольные ведомости ф. 135 в одном экземпляре и сводные ведомости ф. 136 в двух экземплярах отдельно по каждому кассовому работнику.

После вскрытия всех сумок учреждений банка, подразделений учреждений банка и их пересчета контролер выводит на печать контрольные листы ф. 134 каждого кассового работника и сводный контрольный лист ф. 134, в котором указываются общая сумма пересчитанной наличной иностранной валюты по каждому наименованию валюты, общая сумма недостач и излишков, сумма банкнот, принятых на инкассо.

В случае когда пересчет сумок учреждений банка, подразделений учреждений банка осуществляется одним кассовым работником, сводный контрольный лист ф. 134 контролером не составляется.

Контролер передает препроводительные ведомости ф. 005, препроводи­тельные ведомости ф. 006 и препроводительные ведомости ф. 007, а также первый экземпляр сводной ведомости ф. 136 работнику, возглавляющему кассу пересчета.

Работник, возглавляющий кассу пересчета, проверяет заполнение в препроводительных ведомостях ф. 005, препроводительных ведомостях ф. 006 и препроводительных ведомостях ф. 007 сведений о недостачах, излишках ценностей, неплатежных и сомнительных банкнотах и передает их, а также первый экземпляр сводной ведомости ф. 136 ответственным исполнителям.

6.8. Кассовый работник обрабатывает, формирует и упаковывает ценности в порядке, изложенном в разделе 7 настоящей Инструкции.

6.9. В конце рабочего дня кассовый работник осуществляет сверку соответствия сумм пересчитанных им ценностей с суммами, указанными в контрольной ведомости ф. 135, сводной ведомости ф. 136 или контрольном листе ф. 134. Результат сверки по пересчету денежной выручки организаций оформляется подписями кассового работника и контролера в контрольной ведомости ф. 135 или сводной ведомости ф. 136. Общую сумму пересчитанных наличных белорусских рублей учреждений банка, подразделений учреждений банка кассовый работник записывает в свой контрольный лист ф. 134. Результат сверки по пересчету валютных и иных ценностей учреждений банка, подразделений учреждений банка оформляется подписями кассового работника и контролера в контрольных листах ф. 134 контролера и кассового работника. После указанной сверки кассовый работник сдает полные пачки банкнот заведующему кассой с проставлением подписи заведующим кассой в контрольном листе ф. 134 кассового работника. В таком же порядке может передаваться денежная наличность заведующему кассой в течение рабочего дня при возникновении в этом потребности.

6.10. Оставшаяся у кассовых работников после пересчета и сортировки денежная наличность, из которой нельзя сформировать полные пачки и корешки, передается для объединения и упаковки уполномоченным для этого кассовым работникам в порядке, изложенном в разделе 3 настоящей Инструкции. Уполномоченные кассовые работники после объединения и упаковки денежной наличности передают ее заведующему кассой по контрольному листу ф. 134.

6.11. После сдачи кассовыми работниками ценностей контролер сверяет выведенные в контрольных ведомостях ф. 135 и сводных ведомостях ф. 136 или контрольных листах ф. 134 суммы пересчитанных ценностей по каждому кассовому работнику отдельно с итогами контрольных листов ф. 134 кассовых работников.

Контролер сопоставляет общую сумму денежной наличности, указанную в контрольных ведомостях ф. 135 и сводных ведомостях ф. 136 или контрольных листах ф. 134 с учетом излишков и недостач, с объявленной суммой вложения денежной наличности в сумки, принятые ими для вскрытия и пересчета, и, убедившись в том, что вся пересчитанная, а также принятая кассовыми работниками для объединения и упаковки денежная наличность сдана по назначению, передает контрольные ведомости ф. 135, контрольные листы ф. 134 и вторые экземпляры сводных ведомостей ф. 136, а также контрольные листы ф. 134 кассовых работников и порожние сумки работнику, возглавляющему кассу пересчета.

Работник, возглавляющий кассу пересчета (контролер), на основании принятых документов заполняет оборотную сторону справки ф. 145 и выводит ее на печать.

В конце рабочего дня работник, возглавляющий кассу пересчета (контролер), записывает в журнал учета ф. 013 сумму денежной наличности и количество пачек, пересчитанных каждым кассовым работником в течение рабочего дня, выводит итоги и заверяет своей подписью.

Ежемесячно, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, работник, возглавляющий кассу пересчета (контролер), передает сведения о сумме пересчитанной денежной наличности и количестве пачек за предшествующий месяц руководителю службы кассовой работы (лицу, его замещающему) для проведения анализа норм нагрузки на кассовых работников.

Работник, возглавляющий кассу пересчета (контролер), передает порожние сумки до выезда работников службы инкассации на маршрут начальнику службы инкассации (заместителю начальника, дежурному инкассатору) с проставлением им подписи в журнале произвольной формы с указанием даты передачи сумок, их количества. В необходимых случаях разрешается осуществлять передачу порожних сумок начальнику службы инкассации (заместителю начальника, дежурному инкассатору) частями по мере пересчета сумок.

6.12. Если режим работы кассы пересчета не позволяет сдать пересчитанные ценности заведующему кассой в течение рабочего дня, работник, возглавляющий кассу пересчета (контролер), и специально назначенный кассовый работник закрывают пересчитанные и сформированные ценности, документы по пересчету ценностей, справку ф. 145, в которой заполнены соответствующие графы, журнал учета ф. 143 в хранилище кассы пересчета, которое закрывается, опечатывается (опломбируется) и сдается ими под охрану. Отчитываются работники кассы пересчета перед заведующим кассой утром следующего рабочего дня.

Допускается приказом по учреждению банка осуществлять прием ценностей, находящихся в хранилище кассы пересчета, заведующим кассой и специально назначенным кассовым работником без явки работников кассы пересчета. При приеме ценностей заведующий кассой и кассовый работник пересчитывают сумму вложенных ценностей и сверяют их фактическое наличие с суммами, указанными в справке ф. 145, при тождестве сумм расписываются на свободном месте справки ф. 145 с указанием суммы принятых ценностей, даты приема, должности, фамилии и инициалов. Препроводительные ведомости ф. 005, препроводительные ведомости ф. 006, препроводительные ведомости ф. 007 передаются ответственному исполнителю не позднее текущего дня.

Журнал учета ф. 143, справка ф. 145 хранятся у заведующего кассой 10 рабочих дней, после чего уничтожаются.

6.13. Сумма денежной выручки организаций в белорусских рублях и иностранной валюте, проинкассированная работниками службы инкассации учреждения банка, отражается по счету 1050 «Инкассированные денежные знаки», вне зависимости от установленного договором порядка зачисления ее на счета организаций.

По мере пересчета сумок суммы пересчитанных ценностей своевременно отражаются в АРМе «SC‑инкассация (SC‑НДО)».

Не допускается отражение в АРМе «SC‑инкассация (SC‑НДО)» непересчитанной денежной наличности по счету 1010 «Денежные средства в кассе».

Руководитель службы бухгалтерского учета, начальник отдела расчетов ЦБУ, лицо, в подчинении которого находится исполнитель, осуществляющий отражение в бухгалтерском учете пересчитанных ценностей, несут ответственность за своевременность и правильность отражения сумм денежной наличности на соответствующие счета.

Руководитель службы кассовой работы обеспечивает своевременную передачу первичных документов для отражения в бухгалтерском учете операций с ценностями.

6.14. Формирование сумок с подкреплением.

6.14.1. Формирование сумок с подкреплением ценностями работниками кассы пересчета для учреждений банка, подразделений учреждения банка осуществляется в соответствии с требованиями пункта 8.1 настоящей Инструкции.

6.14.2. Заведующий кассой принимает сумку с проверкой целости сумки, четкости оттисков пломбира и соответствия его номера номеру, указанному в препроводительной ведомости ф. 007 к сумке, а также по сумме, указанной на ярлыке к сумке и в препроводительной ведомости ф. 007, под роспись в контрольном листе ф. 134.

6.14.3. В случае когда подготовленные сумки с подкреплением не возвращаются заведующему кассой, а сдаются на хранение в вечернюю кассу для передачи их утром следующего рабочего дня работникам службы инкассации, выдача ценностей кассовым работникам для формирования сумок с подкреплением осуществляется под роспись в расходном кассовом ордере ф. 102, расходном валютном ордере ф. 150, расходном внебалансовом ордере ф. 104.

6.14.4. Передача сумок в вечернюю кассу для их последующей передачи работникам службы инкассации осуществляется работником кассы пересчета по контрольному листу ф. 016, который хранится у него в течение 10 рабочих дней, а затем уничтожается.

Работники вечерней кассы принимают от работника кассы пересчета сумку с проверкой ее целости, четкости оттисков пломбира и соответствия его номера номеру, указанному в препроводительной ведомости ф. 007, а также по суммам, обозначенным на ярлыке к сумке и в препроводительных ведомости ф. 007.

6.14.5. Утром следующего рабочего дня работники вечерней кассы:

выдают работникам службы инкассации сумки для доставки их по назначению под роспись в расходных ордерах на перевозку ф. 176 и препроводительных ведомостях ф. 007, после чего указанные документы передают ответственному исполнителю;

передают заведующему кассой сумки с ценностями, оставшимися после формирования подкреплений, и документы кассы пересчета под роспись в журнале учета ф. 017.