Операции с карточками клиентов

 

После регистрации карточки клиента вследствие проведения операции поселения, переселения или бронирования необходимо внести в Систему данные об оплате стоимости номера и дополнительно предоставленных услуг.

Работая с карточками клиентов, Вы можете оформить:

- платежный документ на оплату

- исходящий счет на оплату

- платежный документ на возврат

и в случае необходимости произвести аннулирование подготовленного документа. Либо распечатать фискальный чек или чек в ручном режиме.

 

v Примечание: подготовка документов и печать чеков возможна, если в карточке клиента зарегистрированы предоставленные услуги.

Зайдите во вкладку Карточки клиентов, нажмите левой кнопкой мишки на первую карточку, а правой вызовите контекстное меню и осуществите операцию Подготовка документа – Исходящий счет на оплату. На экране появится окно Исходящие счета на оплату: Разделы, перейдите в подраздел счета и нажмите выбрать, на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление, в Наименовании Поставщика вызовите с помощью кнопки ... словарь Организации и МОЛ и выберите Гостиницу Хаят, нажмите Записать.

В подразделе Данные о местах перейдите во вкладку Документы, и правой клавишей мышки вызовите контекстное меню, осуществите операцию Просмотр, на экране появится окно Документ на оплату: Просмотр, в Документе вызовите с помощью кнопки ... раздел Исходящие счета на оплату, в верхней панели раздела с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Оплата – Произвести оплату, на экране появится окно Платеж: Добавление, нажмите Выбрать, Записать.

Аналогично осуществите оплату с карточек клиентов Орощук Д.В., Порохова А.С., Бужанская Л.Э.

Таким образом, в колонке Остаток в верхней панели подраздела Данные о местах вы будете видеть сумму, которую клиенты еще не оплатили.

 

 

КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ

 

Раздел Картотека клиентов предназначен для ведения работы над карточками клиентов (добавление, редактирование и просмотр), осуществления оплаты за проживание с помощью чека, платежного документа или исходящего счета на оплату.

В данном разделе содержится весь список клиентов, когда-либо регистрируемых в Системе. Изменяя условия отбора, вы можете отсортировать информацию о карточках по различным признакам, например, по типу операции, по форме оплаты, по документу на оплату.

В картотеке клиентов вы можете произвести любые действия над карточками из тех, что описаны выше в главе «Данные о местах». То есть, осуществить бронирование номеров или мест, поселение в номер или на место, а также формирование платежных документов и чеков на оплату, печать визитных карточек, счетов на оплату, регистрационных карточек, фискальных чеков.

Зайдите в раздел Учет, в подраздел Картотека клиентов, и выполните следующие действия:

- в верхней панели подраздела Картотека клиентов с помощью правой клавиши мышки выберите контекстное меню и осуществите операцию Подготовка документа -Исходящий счет на оплату;

- на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление;

- с помощью добавления создайте подраздел Счета и нажмите Записать;

- на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление, нажмите Записать;

- в нижней панели подраздела Карточки клиентов перейдите во вкладку Документы, с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Просмотр;

- на экране появится окно Документ на оплату: Просмотр;

- находясь в поле Документ, войдите с помощью кнопки ... в раздел Исходящие счета на оплату и в правой панели словаря с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Оплата – Произвести оплату;

- на экране появится окно Платеж: Добавление, нажмите Записать. И перейдите в подраздел Карточки клиентов путем закрытия окон.

С помощью подраздела Картотека клиентов вы сможете напечатать следующие документы: Визитная карточка, Регистрационная карточка и Счет (рис.5) путем перехода в верхнюю панель подраздела Картотека клиентов и нажатия правой клавиши, вызова контекстного меню и перехода в операцию Печать Документа, выбрав нужный вам документ.

Рис. 5. – Печать документа - Счет

 

Таким же способом вы сможете сформировать следующие отчеты:

- Журнал регистрации заявок на бронирование номеров

- Картотека

- Картотека в разрезе предоставленных услуг

- Журнал учета иностранцев

- Реестр заезда отдыхающих по путевкам

- Отчет о фактически использованных койко-днях.

 

 

Задания

Картотека клиентов. Для номера Люкс:

1. Выписать исходящий счет

2. Оплатить 100 грн.

3. При отъезде оплатить остаток

 

 

ЖУРНАЛ ВОПРОСОВ

 

Подраздел Журнал вопросов предназначен для учета и систематизации информации обо всех вопросах и своевременного реагирования на возникшие ситуации при обслуживании клиентов, позволяет поднять сервис гостиницы на высокий уровень.

Что бы задать сотруднику вопрос и решить ситуацию зайдите в Учет в подраздел Журнал вопросов. С помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Добавить. На экране появится окно Вопрос: Добавление (рис. 6) Выберите номер, гость которого задает вопрос – люкс 1., кто принял – Тарасенко С.В. и в адрес кого- Федоренко А.В., запишите содержание вопроса – В моем номере сломан кран, а также выберите карточки клиента, которые задал вопрос – Орошук Д.В. Записать.

При работе в базе администратор этажа передаст сообщение в работу, и после ликвидации поломки запишет решение аналогичным способом.

С подраздела Журнал вопросом можно сформировать отчет вопросов за определенный период, а также их решения для осуществления оценки работы персонала.

 

Рис. 6 – Форма добавление вопроса

ДАННЫЕ О ПУТЕВКАХ

 

Регистрация путевки

Раздел предназначен для учета и систематизации информации о путевках, по которым можно оформить проживание в гостиничном комплексе.

1. Создайте путевку

2. Для создания путевки выполните последовательно следующие действия:

- откройте пункт меню «Учет» – «Данные о путевках»; в верхней панели программы правой кнопкой мышки из открывшегося контекстного меню подпункт Добавить (рис.6);

- введите номер комнаты, в которую заселяется гость, вызовите с помощью кнопки ... словарь Номерной фонд, с которого выберите образец комнаты;

- заполните ФИО гостя, который приехал в отель;

- перейдите во вкладку услуги, и путем добавление выберите услуги, которые заказал гость;

- в окне Параметры услуги, поставьте чекер Включаемая в типах услуг, вызовите с помощью кнопки ... словарь Цены реализации и выберите услугу Джакузи и Проживание;

- вернитесь во вкладку Основные данные и нажмите чекер Сумма, программа спросит: Сделать ли пересчет по количеству дней, ответьте Да.

-