Учебно-методический центр «парус»

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ПАРУС»

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

1.2. ПОДГОТОВКА СИСТЕМЫ К РАБОТЕ......................................... 3

1.3. Заполнение словарей системы.......................................................... 4

1.4. ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕРНОГО ФОНДА.............................. 7

1.5. ДАННЫЕ О МЕСТАХ................................................................... 10

1.6. КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ............................................................ 15

1.7. ЖУРНАЛ ВОПРОСОВ.................................................................. 16

1.8. ДАННЫЕ О ПУТЕВКАХ.............................................................. 17

1.9. ПОЧАСОВОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ................................................ 18

1.10. ТЕЛЕФОННЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ................................................. 20

1.11. ДИСКОНТНО-КЛУБНЫЕ КАРТОЧКИ..................................... 20

1.12. ПОДГОТОВКА ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.......................... 20

ПОДГОТОВКА СИСТЕМЫ К РАБОТЕ

Создание базы данных

 

1.2. Создайте в корневом каталоге диска D: пустую папку, назовите её BasaParusHotel

1.3. Запустите модуль «ПАРУС-Гостиничное хозяйство 7.40». Для этого выберите пункт главного меню MS Windows: Пуск®Программы®ПАРУС-Предприятие 7.40®ПАРУС-Гостиничное хозяйство 7.40

1.4. В появившемся окне:

в поле База данных укажите название базы данных – Гостиница «Хаят»; в поле Путь к БД укажите путь к папке, которую вы создали в пункте 1.1., система предложит назвать основной файл базы WPARUS.DBC;

- в работе Вы будете использовать имя пользователя базы данных SUPERVISOR (это пользователь с максимальными правами на все действия в базе данных и правами администрирования пользователей БД);

- введите пароль admin (маленькими латинскими буквами);

- нажмите кнопку OK (см. рис. 1.1);

- система Парус спросит: В указанном каталоге база данных отсутствует. Создать? Выберите ответ ДА;

- В появившемся окне поставьте флажок Демонстрационная конфигурация, комплектация -Хозрасчет;

- нажмите кнопку Начать;

-
подождите, пока будет выполнена генерация БД.

Рис. 1.1 – Регистрация БД в системе ПАРУС – Гостиничное хозяйство 7.40

1.5. Ознакомьтесь с общим предназначением основных пунктов меню главного окна системы ПАРУС – Гостиничное хозяйство. Помощь по текущему разделу системы вызывается нажатием клавиши F1.

 

Заполнение словарей системы

 

Информация словарей будет использована вами в дальнейшей работе при регистрации, учете и анализе информации о клиентах, путевках, услугах, номерном фонде, забронированных местах

 

Cловарь «Организации и МОЛ»

 

1.Добавьте в словарь «Организации и МОЛ» подкаталоги «Организации», «Свои реквизиты», «МОЛ». Добавьте в подкаталог «Свои реквизиты» сведения о вашем отеле.

 

Для этого выполните последовательно следующие действия:

1. Откройте пункт меню «Словари» - раздел «Организации и МОЛ»;
2. В панели дерева каталогов (левая часть окна словаря) активизируйте двойным щелчком мыши корневую папку дерева каталога – раздел Организации и МОЛ;
3. Щелкните правой кнопкой мыши на разделе, выберите из открывшегося контекстного меню пункт Добавить и введите название нового подкаталога – «Организации», далее наведите курсор на корневую папку дерева каталога и аналогично добавьте еще 2 подкаталога «Свои реквизиты» и «МОЛ».

 

1. В подкаталог «Свои реквизиты» добавьте сведения о вашей гостинице под названием «Хаят», а в подкаталоге «МОЛ» добавьте сведения про директора гостиницы Иванова Дмитрия Владимировича, гл. бухгалтера Честную Виталину Павловну и завхоза Бабия Валерия Ивановича.

 

Для этого выполните последовательно следующие действия:

1. Активируйте подкаталог «Свои реквизиты» двойным щелчком левой клавиши мыши.

2. Перейдите в правую верхнюю панель раздела «Организации и МОЛ» под названием Список организаций и материально-ответственных лиц одинарным щелчком левой кнопки мыши, и вызовите контекстное меню.

3. Из контекстного меню выберите подпункт Добавить.

4. В, появившейся на экране, форме Контрагент: Добавление, отметьте переключатель Тип: Организация, далее введите мнемокод Хаят и полное наименование Гостиница «Хаят» (см. рис. 2.2). Прочие реквизиты контрагента можно ввести при необходимости. Нажмите кнопку Записать.

5. Активизируйте подкаталог «МОЛ» левой клавишей мыши. Далее перейдите в правую верхнюю панель словаря «Организации и МОЛ» под названием Список организаций и материально-ответственных лиц одинарным щелчком левой кнопки мыши, затем вызовите контекстное меню и выберите из него подпункт Добавить. На экране появится форма Контрагент: Добавление, отметьте переключатель Тип: М ОЛ,и внесите необходимые данные по МОЛам (материально-ответственные лица).

Рис. 2.2 – Форма добавления контрагента - организации

 

Рис.2.3 – Форма добавления единицы измерения

 

Для возврата в окно формы Номенклатурная позиция: Добавление и одновременно выбора ЕИ для создаваемого товара нажмите кнопку Выбрать.

 

На вкладке «Дополнительные данные» заполните следующие поля:

§ НДС –укажите ставку налога на добавленную стоимость (20 % по умолчанию);

§ флажок Уже включен в сумму – укажите, включается ли НДС в стоимость ТМЦ.

§ Примечание - дополнительная информация о товаре. После заполнения всех полей нажмите кнопку Записать (см. рис. 2.4).

§

Рис. 2.4 – Форма добавления номенклатурной позиции

 

На нижней панели позиции Проживание в поле Цена в национальной валюте - укажите стоимость услуги - 100,00 грн. Аналогичным способом добавьте остальные позиции и их цену.

 

Словарь «Образцы номеров»

Словарь «Образцы номеров» предназначен для хранения и использования в Системе типовых образцов номеров с описанием и фотографиями (Рис 3.1.).

 

Рис. 3.1 – Форма добавления образцов номеров

 

1. Заполните словарь «Образцы номеров», используя данные из таблицы:

 

Тип номера	Категории/услуги	Стоимость	Формула
Президентский	Проживание, кабельн. ТВ, уборка номера, джакузи, WiFi, минибар	Сезон	С
Не сезон	С*0.80
Люкс 1м	Проживание, кабельн ТВ, уборка номера, джакузи, WiFi,	Сезон	с
Не сезон	С*0.85
Люкс 2м	Проживание, кабельн ТВ, уборка номера, джакузи, WiFi	Сезон	с
Не сезон	С*0.85
Полулюкс 1м	Проживание, кабельное ТВ, WiFi	сезон	с
Не сезон	С*0.85
Стандарт 1м	Проживание, кабельное ТВ	Сезон	с
Не сезон	С*0.9
Стандарт 2м	Проживание, кабельное ТВ	Сезон	с
Не сезон	С*0.9
Эконом 2м	Проживание	Сезон	с
Не сезон	С*0.9
Эконом 3м	Проживание	Сезон	с
Не сезон	С*0.95

 

Выполнение задания:

 

1. Откройте пункт меню «Словари» - «Образцы номеров».

2. В верхнем рабочем поле с помощью контекстного меню (правая клавиша мыши, далее выберите Добавить) добавьте типы номеров из таблицы.

3. Выделите тип номера Президентский. Перейдите на нижнюю панель, где укажите перечень услуг, предоставляемых в номере. Для этого активируйте рабочее поле в закладке «Стоимость» одним кликом левой клавиши мыши. Вызовите контекстное меню и выберите функцию Добавить. Заполните поля в открывшемся окне данными из таблицы согласно рис. 3.2.:

Рис 3.2.Добавлениепозиции стоимости номера Рис.3.3 Перечень услуг номера

 

Вкладка «Стоимость» образца номера отражает информацию об отпускной стоимости услуги проживания в номере, которая задается как на основе общей себестоимости (на вкладке «Категории/Услуги») с помощью формулы, так и определена вручную. Величину отпускной стоимости услуги проживания в номере можно изменять самостоятельно, сохраняя внесенные изменения или же использовать формулы.

- Наименование позиции – Сезон

- Операция – Поселение на место;

- в поле Наименование услуги выберите Проживание (сезон)

- в поле Автопересчет по количеству дней поставьте галочку;

- Укажите формулу для вычисления стоимости.

Сумма общей себестоимости каждой позиции определяется на вкладке «Категории/услуги», где можно добавлять соответствующие наименования категорий и услуг.

Формулы для расчета отпускной стоимости:

К – количество мест в номере;

СУ – сумма стоимостей всех услуг;

СК – сумма стоимостей всех категорий;

С – общая стоимость номера (СУ+СК)

 

Словарь «Номерной фонд»

Словарь «Номерной фонд» заполняется на основании словаря «Образцы номеров» и содержит список всех номеров, предоставляемых гостиничным комплексом. Информация словаря будет использована при создании картотеки клиентов, а также при работе с разделом Данные о местах.

В словаре «Номерной фонд» сформируйте структуру отеля в разрезе распределения номеров разных категорий по этажам и корпусам вашего отеля. Например:

 

Рис. Структура номерного фонда гостиницы

Задания:

1. Заполните словарь «Номерной фонд» данными из таблицы:

Этаж	Тип номера	№ комнаты
Первый этаж	Президентский
Люкс 1м
Люкс 2м
Полулюкс 1м
Второй этаж	Стандарт 1м
Стандарт 1м
Стандарт 2м
Стандарт 2м
Третий этаж	Эконом 2 м
Эконом 2 м
Эконом 3 м
Эконом 3 м

Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте пункт меню «Словари» - «Номерной фонд».

2. Наведите курсор на дерево каталога «Номерной фонд» и добавьте 3 каталога: «1 Этаж», «2 этаж», «3 этаж» (Контекстное меню - Добавить).

3. Перейдите в верхнее рабочее поле «Номера». Добавьте данные из таблицы (правая клавиша мыши, далее выберите Добавить).

4. Внесите все данные из таблицы.

ДАННЫЕ О МЕСТАХ

 

Данный раздел Системы предназначен для оперативного управления состоянием номеров гостиничного комплекса и состоит из двух панелей: на верхней отображается состояние номеров (бронь, занято, уборка и т.д.) и нижней – где есть 4 вкладки: Стоимость, Карточки клиентов, Предоставленные услуги, Документы.

Дерево каталогов и перечень номеров соответствует словарю «Номерной Фонд», а расценки за проживание - из словаря «Образцы номеров», т.е. данные этих словарей автоматически переносятся в раздел и становятся его основой.

Задания

1. Просмотреть оперативную информацию о номерах с различными параметрами отображения (загруженность, пол). Использовать функцию отбора записей.

2. При необходимости вы можете просмотреть состояние всех номеров в почасовом режиме. Это особенно удобно, когда необходимо точно знать время заселения или отъезда клиента.

 

 

Бронирование

При Бронировании места в форме добавления карточки клиента дополнительно становятся доступными для заполнения поля «Броня», «Броня действительна до»

- При Бронировании номера форма добавления карточки клиента аналогична форме при добавлении на место, только поле с номером места остается пустым и недоступно для редактирования.

- Массовое бронирование, вызвав контекстное меню и нажав на операцию Массовое бронирование, на экране в окне Массовое бронирование: Добавление, укажите дату действительности брони – дата до 12:00,

- ФИО – Петрова Галина Сергеевна,

- Организация – Сатурн,

- Приезд – укажите диапазон дат, всего - 6 дней,

- Бронировать - места

- Общее количество – 10,

- Массовое бронирование можно выполнять как вручную, так и автоматически. При автоматическом бронировании к уже заполненным полям необходимо добавить поле Образец номера. Тогда Система сама подберет свободные номера согласно указанным условиям.

Образец номера – полулюкс 2-м.

На каждое место в номере будут созданы отдельные карточки клиента (на фамилию Петрова), которые можно просмотреть на нижней панели или в разделе Учет-Картотека клиентов.

При ручном бронировании сначала пробелом помечаются номера, подлежащие брони, а затем выполняется операция Массовое бронирование. В открывшемся окне помеченные номера будут отображаться в поле Отобранные номера.

Забронированные номера на экране окрасятся в оранжевый цвет.

 

- При выборе операции Поселить по брони, откроется раздел Картотека клиентов, где отображаются карточки всехзабронированных мест, среди которых необходимо выбрать нужную карточку.

По нашему примеру забронировано 10 мест в 2-хместных номерах. При переходе в раздел Картотека клиентов будет отображаться 10 карточек на фамилию Петрова. Если забронированных карточек нет, тогда воспользуйтесь условиями отбора по команде Отобрать или F6. В условиях отбора установите тот период проживания, на который производилась броня.

В отобранных карточках заполните ФИО поселяющихся клиентов и сохраните их. Заселенные места окрасятся в красный цвет.

 

- Операция Подселить – это поселение на дополнительное место в номере. То есть, данная операция используется в случае, если необходимо на одно место поселить более одного человека. При выборе этой операции в карточке клиента необходимо указать место в номере, на которое выполняется подселение. Далее заполнение карточки клиента осуществляется аналогично операции поселения. Перенаселенный номер отображается синим цветом.

- При Переселении, на экране появляется картотека клиентов, состоящая из списка проживающих. Вам необходимо выбрать нужную карточку клиента и изменить номер проживания. После создания новой карточки, старая закрывается.

Задания

1. Выполните бронирование 1-го места в Стандратном 2-х местном номере;

2. Выполните поселение:

· По брони на место в номере на 6 дней;

· в номер Люкс на 3 дня.

· в номер, где остановился Петренко О.В.

3. Осуществите переселение Макаренко Л.И. в аналогичный номер на другой этаж на 2 последних дня.

 

КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ

 

Раздел Картотека клиентов предназначен для ведения работы над карточками клиентов (добавление, редактирование и просмотр), осуществления оплаты за проживание с помощью чека, платежного документа или исходящего счета на оплату.

В данном разделе содержится весь список клиентов, когда-либо регистрируемых в Системе. Изменяя условия отбора, вы можете отсортировать информацию о карточках по различным признакам, например, по типу операции, по форме оплаты, по документу на оплату.

В картотеке клиентов вы можете произвести любые действия над карточками из тех, что описаны выше в главе «Данные о местах». То есть, осуществить бронирование номеров или мест, поселение в номер или на место, а также формирование платежных документов и чеков на оплату, печать визитных карточек, счетов на оплату, регистрационных карточек, фискальных чеков.

Зайдите в раздел Учет, в подраздел Картотека клиентов, и выполните следующие действия:

- в верхней панели подраздела Картотека клиентов с помощью правой клавиши мышки выберите контекстное меню и осуществите операцию Подготовка документа -Исходящий счет на оплату;

- на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление;

- с помощью добавления создайте подраздел Счета и нажмите Записать;

- на экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление, нажмите Записать;

- в нижней панели подраздела Карточки клиентов перейдите во вкладку Документы, с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Просмотр;

- на экране появится окно Документ на оплату: Просмотр;

- находясь в поле Документ, войдите с помощью кнопки ... в раздел Исходящие счета на оплату и в правой панели словаря с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Оплата – Произвести оплату;

- на экране появится окно Платеж: Добавление, нажмите Записать. И перейдите в подраздел Карточки клиентов путем закрытия окон.

С помощью подраздела Картотека клиентов вы сможете напечатать следующие документы: Визитная карточка, Регистрационная карточка и Счет (рис.5) путем перехода в верхнюю панель подраздела Картотека клиентов и нажатия правой клавиши, вызова контекстного меню и перехода в операцию Печать Документа, выбрав нужный вам документ.

Рис. 5. – Печать документа - Счет

 

Таким же способом вы сможете сформировать следующие отчеты:

- Журнал регистрации заявок на бронирование номеров

- Картотека

- Картотека в разрезе предоставленных услуг

- Журнал учета иностранцев

- Реестр заезда отдыхающих по путевкам

- Отчет о фактически использованных койко-днях.

 

 

Задания

Картотека клиентов. Для номера Люкс:

1. Выписать исходящий счет

2. Оплатить 100 грн.

3. При отъезде оплатить остаток

 

 

ЖУРНАЛ ВОПРОСОВ

 

Подраздел Журнал вопросов предназначен для учета и систематизации информации обо всех вопросах и своевременного реагирования на возникшие ситуации при обслуживании клиентов, позволяет поднять сервис гостиницы на высокий уровень.

Что бы задать сотруднику вопрос и решить ситуацию зайдите в Учет в подраздел Журнал вопросов. С помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Добавить. На экране появится окно Вопрос: Добавление (рис. 6) Выберите номер, гость которого задает вопрос – люкс 1., кто принял – Тарасенко С.В. и в адрес кого- Федоренко А.В., запишите содержание вопроса – В моем номере сломан кран, а также выберите карточки клиента, которые задал вопрос – Орошук Д.В. Записать.

При работе в базе администратор этажа передаст сообщение в работу, и после ликвидации поломки запишет решение аналогичным способом.

С подраздела Журнал вопросом можно сформировать отчет вопросов за определенный период, а также их решения для осуществления оценки работы персонала.

 

Рис. 6 – Форма добавление вопроса

ДАННЫЕ О ПУТЕВКАХ

 

Регистрация путевки

Раздел предназначен для учета и систематизации информации о путевках, по которым можно оформить проживание в гостиничном комплексе.

1. Создайте путевку

2. Для создания путевки выполните последовательно следующие действия:

- откройте пункт меню «Учет» – «Данные о путевках»; в верхней панели программы правой кнопкой мышки из открывшегося контекстного меню подпункт Добавить (рис.6);

- введите номер комнаты, в которую заселяется гость, вызовите с помощью кнопки ... словарь Номерной фонд, с которого выберите образец комнаты;

- заполните ФИО гостя, который приехал в отель;

- перейдите во вкладку услуги, и путем добавление выберите услуги, которые заказал гость;

- в окне Параметры услуги, поставьте чекер Включаемая в типах услуг, вызовите с помощью кнопки ... словарь Цены реализации и выберите услугу Джакузи и Проживание;

- вернитесь во вкладку Основные данные и нажмите чекер Сумма, программа спросит: Сделать ли пересчет по количеству дней, ответьте Да.

-

Задания

Добавить путевку

1. на 24 дня в номер “Стандарт 3-х местный” на одно место

2. поселить

3. переселить через 15 дней в Люкс с доплатой

4. доплатить

Добавить путевку

1. на 10 дня в номер “Стандарт 3-х местный”

2. поселить

3. заплатить по прибытию аванс 50% и остаток

 

 

Рис. 7 – Форма добавления путевки

 

ПОЧАСОВОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

 

Подраздел Почасовое обслуживание предназначен для учета гостей, которые посещают дополнительные сервисы: сауну, массажный кабинет и т.п. Такие дополнительные сервисы оплачиваются почасово, поэтому необходим расчет цены в зависимости от времени.

В верхней панели программы зайдите в раздел Учет - Почасовое обслуживание. В левой панели программы в дереве каталогов создайте каталог Сауна. Аналогично создайте сервис Массажный кабинет, Солярий.

Рис. 8 –Добавление карточки почасового обслуживания

В Сауне с помощью правой клавиши мышки и вызова контекстного меню создайте разновидность сауны Русская баня. На экране появится окно Подраздел: Добавление, проставьте количество мест: 5, наименование Русская баня, доступна с 16:00 до 22:00, установите дни работы русской бани, нажмите Записать. В правой верхней панели программы автоматически отобразится график посещения русской бани. Для того, что бы обслужить гостя, выберите день недели, и с помощью второй клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Зарезервировать. На экране появится окно Карточка почасового обслуживания: Добавление. В Карточке клиента вызовите с помощью кнопки ... словарь Карточки клиентов и выберите клиента Орощук Д.В., который живет в вашей гостинице, установите отметку пол М, проставьте время с 16:00 до 17:00, перейдите на вкладку Предоставленные услуги. Выполните операцию Добавить, на экране появитсяокно Услуга: Добавление, установите отметку вид услуги Дополнительная, в Наименовании вызовите с помощью кнопки ... словарь Номенклатор товаров и услуг, перейдите в подраздел Дополнительные услуги и выберите услугу, которую заказал клиент Джакузи. В позиции Количество проставьте время использования данной услуги 30 мин. и цену 35,00 грн., установите Автопересчет по кол-ву дней. Записать.

Аналогично добавьте Основную услугу Сауна с ценой 120,00 грн./час. В графике посещения доп. сервисов закрасятся часы резервирования русской бани. (рис. 8).

Для оплаты предоставленных почасовых услуг необходимо осуществить оплату. Для этого перейдите в нижнюю панель программы во вкладку Карточки обслуживания, вызовите контекстное меню и осуществите операцию Подготовка документа – Исходящий счет на оплату. На экране появится окно Исходящие счета на оплату: Разделы, нажмите на Счета Выбрать. На экране появится окно Исходящие счета на оплату: Добавление. В позиции МОЛ выберите Гостиницу Хаят и нажмите Записать. После этого перейдите во вкладку Документы, нажмите на позицию СЧЕТ и с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню, осуществите операцию Просмотр, на экране появится окно Документ на оплату: Просмотр, в Документе вызовите с помощью кнопки ... словарь Исходящие счета на оплату, в верхней панели программы нажмите на позицию СЧЕТ, с помощью правой клавиши мышки вызовите контекстное меню и осуществите операцию Оплата - Произвести оплату, на экране появится окно Платеж: Добавление, нажмите Записать. Закройте все окна. Оплата произведена. В подразделе Почасовое обслуживание во вкладке Документы в колонке Оплачено, появится сумма оплаты после обновления.

Задания

Почасовое обслуживание

1. Добавить сауну

2. Клиента из номера Люкс отправить в сауну на 4 часа 30 мин.

3. Выставить счет из картотеки клиента.

ТЕЛЕФОННЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ

 

Подраздел Телефонные переговоры предусматривает интеграцию с биллинговыми системами. В этом разделе вы можете получить полную информацию обо всех видах телефонных звонков, произведенных из любого гостиничного номера. Сумма разговора исходящего звонок с номера, где проживает гость, включается в сумму счета за номер.

При осуществлении звонка, администратор этажа видит в программе график исходящих звонков по номерам со следующей информацией: время звонка, с какого номера, длительность разговора, сумма звонка и контактная карточки гостя.

 

 

ДИСКОНТНО-КЛУБНЫЕ КАРТОЧКИ

 

Раздел Дисконтно-клубные карточки создан для ведения программы лояльности клиентов в гостинице, предназначен для учета постоянный клиентов, их потребностей, вкусов, а также учета клубных накопительных или дисконтных карточек.

Для того, что бы создать такие карточки, зайдите в Учет - Дисконтно-клубные карточки. В дереве каталогов создайте путем добавления подкаталоги VIP - персоны и постоянные клиенты.

В верхней панели программы вызовите контекстное меню и создайте карточку постоянного клиента, укажите все его реквизиты.

В нижней панели программы по мере поступления денег во вкладке Поступления, будут отображаться суммы поступления денег на счет клиента.

Во вкладке Расходы при осуществлении оплаты за предоставленные услуги будут отображаться расходы по данной карточке клиента.

 

 

ПОДГОТОВКА ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

С помощью программы вы сможете сформировать следующие отчеты:

· Журнал учета проживающих;

· Отчет о проживающих в разрезе организаций;

· Ведомость движения номеров;

· Анализ движения путевок;

· Отчет об уровне загруженности номеров;

· Отчет о предоставленных услугах;

· Кассовый отчет;

· Отчет об оплате за услуги;

· Отчет об оплате за проживание;

· Отчет об оплате за дополнительные услуги.

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ПАРУС»

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

1.2. ПОДГОТОВКА СИСТЕМЫ К РАБОТЕ......................................... 3

1.3. Заполнение словарей системы.......................................................... 4

1.4. ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕРНОГО ФОНДА.............................. 7

1.5. ДАННЫЕ О МЕСТАХ................................................................... 10

1.6. КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ............................................................ 15

1.7. ЖУРНАЛ ВОПРОСОВ.................................................................. 16

1.8. ДАННЫЕ О ПУТЕВКАХ.............................................................. 17

1.9. ПОЧАСОВОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ................................................ 18

1.10. ТЕЛЕФОННЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ................................................. 20

1.11. ДИСКОНТНО-КЛУБНЫЕ КАРТОЧКИ..................................... 20

1.12. ПОДГОТОВКА ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.......................... 20

ПОДГОТОВКА СИСТЕМЫ К РАБОТЕ

Создание базы данных

 

1.2. Создайте в корневом каталоге диска D: пустую папку, назовите её BasaParusHotel

1.3. Запустите модуль «ПАРУС-Гостиничное хозяйство 7.40». Для этого выберите пункт главного меню MS Windows: Пуск®Программы®ПАРУС-Предприятие 7.40®ПАРУС-Гостиничное хозяйство 7.40

1.4. В появившемся окне:

в поле База данных укажите название базы данных – Гостиница «Хаят»; в поле Путь к БД укажите путь к папке, которую вы создали в пункте 1.1., система предложит назвать основной файл базы WPARUS.DBC;

- в работе Вы будете использовать имя пользователя базы данных SUPERVISOR (это пользователь с максимальными правами на все действия в базе данных и правами администрирования пользователей БД);

- введите пароль admin (маленькими латинскими буквами);

- нажмите кнопку OK (см. рис. 1.1);

- система Парус спросит: В указанном каталоге база данных отсутствует. Создать? Выберите ответ ДА;

- В появившемся окне поставьте флажок Демонстрационная конфигурация, комплектация -Хозрасчет;

- нажмите кнопку Начать;

-
подождите, пока будет выполнена генерация БД.

Рис. 1.1 – Регистрация БД в системе ПАРУС – Гостиничное хозяйство 7.40

1.5. Ознакомьтесь с общим предназначением основных пунктов меню главного окна системы ПАРУС – Гостиничное хозяйство. Помощь по текущему разделу системы вызывается нажатием клавиши F1.

 

Заполнение словарей системы

 

Информация словарей будет использована вами в дальнейшей работе при регистрации, учете и анализе информации о клиентах, путевках, услугах, номерном фонде, забронированных местах

 

Cловарь «Организации и МОЛ»

 

1.Добавьте в словарь «Организации и МОЛ» подкаталоги «Организации», «Свои реквизиты», «МОЛ». Добавьте в подкаталог «Свои реквизиты» сведения о вашем отеле.

 

Для этого выполните последовательно следующие действия:

1. Откройте пункт меню «Словари» - раздел «Организации и МОЛ»;
2. В панели дерева каталогов (левая часть окна словаря) активизируйте двойным щелчком мыши корневую папку дерева каталога – раздел Организации и МОЛ;
3. Щелкните правой кнопкой мыши на разделе, выберите из открывшегося контекстного меню пункт Добавить и введите название нового подкаталога – «Организации», далее наведите курсор на корневую папку дерева каталога и аналогично добавьте еще 2 подкаталога «Свои реквизиты» и «МОЛ».

 

1. В подкаталог «Свои реквизиты» добавьте сведения о вашей гостинице под названием «Хаят», а в подкаталоге «МОЛ» добавьте сведения про директора гостиницы Иванова Дмитрия Владимировича, гл. бухгалтера Честную Виталину Павловну и завхоза Бабия Валерия Ивановича.

 

Для этого выполните последовательно следующие действия:

1. Активируйте подкаталог «Свои реквизиты» двойным щелчком левой клавиши мыши.

2. Перейдите в правую верхнюю панель раздела «Организации и МОЛ» под названием Список организаций и материально-ответственных лиц одинарным щелчком левой кнопки мыши, и вызовите контекстное меню.

3. Из контекстного меню выберите подпункт Добавить.

4. В, появившейся на экране, форме Контрагент: Добавление, отметьте переключатель Тип: Организация, далее введите мнемокод Хаят и полное наименование Гостиница «Хаят» (см. рис. 2.2). Прочие реквизиты контрагента можно ввести при необходимости. Нажмите кнопку Записать.

5. Активизируйте подкаталог «МОЛ» левой клавишей мыши. Далее перейдите в правую верхнюю панель словаря «Организации и МОЛ» под названием Список организаций и материально-ответственных лиц одинарным щелчком левой кнопки мыши, затем вызовите контекстное меню и выберите из него подпункт Добавить. На экране появится форма Контрагент: Добавление, отметьте переключатель Тип: М ОЛ,и внесите необходимые данные по МОЛам (материально-ответственные лица).

Рис. 2.2 – Форма добавления контрагента - организации