Узагальнення інформації про господарські операції, активи, капітал та зобов’язання підприємства в облікових реєстрах

На підставі даних первинних бухгалтерських документів інформацію про здійснені на підприємстві господарські операції згруповують в облікових реєстрах.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів-ордерів, книг, машинограм тощо, які призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів повинно здійснюватися в міру її надходження, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків.

У бухгалтерських реєстрах систематизують дані про стан та операції з економічно однорідними об'єктами обліку в системі бухгалтерських рахунків за звітний період.

У бухгалтерському обліку використовують різні за формою, змістом та способом відображення інформації облікові реєстри:

Облікові реєстри поділяють за такими ознаками:

а) за зовнішнім виглядом;

б) за видами бухгалтерських записів;

в) за обсягом змісту;

г) за побудовою.

За зовнішнім виглядом бухгалтерські реєстри поділяють на такі групи:

• бухгалтерські книги;

• картки;

• окремі відомості (машинограми).

Бухгалтерські книги - це оправлені аркуші паперу спеціального графлення, в яких відображають дані про наявність господарських засобів, джерела їх формування та господарські процеси за синтетичними й аналітичними рахунками. Наприклад, касова книга призначена для обліку надходження і виплати готівки в касі; книга депонованих сум призначена для аналітичного обліку невиплаченої (депонованої) заробітної платні; у головній книзі дається інформація про сальдо й обороти по синтетичних рахунках бухгалтерського обліку за звітний період (помісячне). Бухгалтерські книги неодмінно повинні бути прошнуровані, сторінки у них мають бути пронумеровані. На останній сторінці книги вказують загальну кількість сторінок у ній і завіряють підписами керівника й головного бухгалтера підприємства та печаткою підприємства.

Картки – це таблиці спеціальної форми і стандартних розмірів, виготовлені на цупкому папері і призначені для реєстрування господарських засобів. Наприклад, інвентарні картки обліку основних фондів, картки складського обліку матеріалів тощо. Картки зберігають у картотеках. При відкритті в бухгалтерії картки реєструють у спеціальному журналі, їм надають порядковий номер, який відповідає їх реєстраційному номеру в журналі. Зареєстровані картки під розписку передають матеріально відповідальній особі. Картки широко використовують для аналітичного обліку товарно-матеріальних запасів підприємства.

Окремі відомості (машинограми) – це окремі таблиці різного формату зі спеціальним графленням (відомості, журнали-ордери, меморіальні ордери, обігові відомості тощо), їх використовують для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку. Записи в окремих відомостях здійснюють на підставі даних первинних документів.

При веденні бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки облікову реєстрацію роблять на електронних носіях (дисках, дискетах) і подають у вигляді машинограм.

Підприємства, які складають облікові реєстри на електронних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відновлення у зручному для прочитання вигляді.

Після закінчення звітного періоду (місяця, року) і складання балансу книги, картки та окремі відомості закривають через підрахунок підсумків по кожному рахунку та запису суми залишку.

Приклад. Заповнення відомості № 1 по обліку касових операцій. Нехай за звітний період у фірмі Z здійснено такі касові операції:

а) 12.03. отримано з поточного (розрахункового) рахунку готівку в сумі 1 000 грн. (Дт 301 Кт 311);

6) 18.03. отримано готівку за реалізовану продукцію у сумі 2 000 грн. (Дт 301 Кт 701);

в) 26.03. видано заробітну платню працівникам у сумі 2 800 грн. (Дт 661 Кт 301);

г) 27.03. видано під звіт на господарські витрати в сумі 100 грн. Залишок грошей у касі підприємства на початок січня становить 50 грн. (Дт 372 Кт 301).

Таблиця ____

Відомість 1 по дебету рахунку № 30 "Каса" у кредит рахунків

Сальдо на початок місяця — 50 грн.

№ п/п	Дата, № док.	№ 311	№ 372	№ 661	№ 361	…..	Разом
	12.03. ПКО-1	1000,0				......	1000,0
	18.03. ПКО-2				2000,0	......	2000,0
	Разом	1000,0	—	—	2000,0		3000,0

 

Сальдо на кінець місяця - 150 грн. (50 + 3 000 - 2 900)

За видами бухгалтерських записів облікові реєстри поділяють на:

· хронологічні;

· систематичні;

· комбіновані.

Хронологічні – реєстри, в яких записи здійснюють у хронологічній послідовності. Це різноманітні реєстраційні журнали, касова книга тощо.

У систематичних облікових реєстрах відображають у певній послідовності і з певним групуванням однорідні за економічним змістом операції. Прикладом систематичного відображення операцій є заповнення даних у касовій книзі (у межах одного дня).

Комбінованими називають реєстри, в яких записи роблять одночасно за хронологічним і систематичним порядком. Комбіновані записи застосовують у журналах-ордерах, відомостях, Головній книзі.

За обсягом змісту бухгалтерські реєстри поділяють на синтетичні й аналітичні.

Синтетичні облікові реєстри – це реєстри, в яких облік ведуть за синтетичними рахунками.

Аналітичні облікові реєстри –- це реєстри, в яких облік ведуть за аналітичними рахунками. В аналітичних облікових реєстрах дані подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках.

За побудовою облікові реєстри поділяють на:

· односторонні;

· двосторонні;

· багатографні;

· шахові.

В односторонніх облікових реєстрах подають дані про господарську операцію, суму якої записують по дебету або по кредиту відповідного рахунку. Прикладом одностороннього облікового реєстру є касова книга.

Двосторонні облікові реєстри складаються з двох частин: в одній частині подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій - про кредитові обороти на цьому рахунку (картка складського обліку матеріалів).

Багатографні облікові реєстри - це реєстри, в яких одна з граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф. До такого виду облікових реєстрів належить Головна книга.

Шахові облікові реєстри побудовані за принципом шахової дошки. Записи в таких реєстрах роблять у клітинці, що на перетині стовпчика і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках.

Для узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку, перевірки правильності записів і визначення оборотів і залишків на рахунках (у відповідних реєстрах) складають обігові відомості за синтетичними й аналітичними рахунками. За побудовою обігові відомості бувають простої і шахової форми (розглядались вище).

Інформація про господарські операції підприємства, установи за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів.

У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком "мінус", а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення.

Після складання всі первинні документи передаються в бухгалтерію. Кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично.

За суттю встановлюється відповідність господарських операцій, оформленими документами, у відповідності до чинного законодавства, нормативних актів.

За формою перевіряється повнота і правильність заповнення всіх реквізитів необхідних для даного документа, чіткості і якості якого текстових і числових записів, своєчасне оформлення господарських операцій і подання документів в бухгалтерію.

Арифметична перевірка полягає в перевірці правильності кількісного відображення даної господарської операції.

Наступний етап бухгалтерської обробки документів — кодування, таксування і групування.

Кодування — це позначення всіх показників первинного документу діючою на підприємстві системою кодів.

Таксування — визначення грошової оцінки господарської операції. Значна кількість документів, що поступає в бухгалтерію має натуральні показники, це викликає необхідність відображення цих показників в грошовій оцінці.

Групування полягає у об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і записи в накопичувальній або групувальній відомостях для визначення загального підсумку по кожній групі.

Закінчується обробка проставленням кореспонденції рахунків і погашення документа. Документ підлягає оперативному і обліковому погашенню (відмітка про його використання). Оперативному погашенню підлягають видаткові і прибуткові касові ордери, де проставляється штамп “Оплачено” (для видаткового) і “Отримано” (для прибуткового).