Документи і їхня класифікація. Реквізити бухгалтерських документів

Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др. Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1) возможность визуального просмотра;

2) возможность получения бумажных копий;

3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения

4) идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;

5) ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с ее помощью:

1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;

5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции. Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:

1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;

4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату и место его составления;

3) основание и содержание хозяйственной операции;

4) количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5) наименование должностей, фамилии и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

2. Облік готової, відвантаженої й реалізованої продукції

Реалізованою продукцією вважається продукція, відвантажена (відпущена) зі складу підприємства-постачальника. Підприємство-виробник, що має намір реалізувати свою продукцію, повинне встановити на неї ціну, яка б відповідала низці вимог:

- відшкодувати витрати підприємства на виготовлення продукції;

- відшкодувати витрати на збут продукції;

- вартість повинна бути меншою, ніж вартість подібної конкурентної продукції;

- забезпечити прибуток.

При реалізації своєї продукції підприємство перш за все повинно укласти про це угоду з покупцем. Якщо підприємство реалізує свою продукцію покупцям, така реалізація відбувається відповідно до Наказу №99 на підставі довіреності. Довіреність на одержання цінностей видається тільки особам, які працюють на даному підприємстві, іншим - з дозволу керівника підприємства.

Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з позначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а другий - додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для розрахунків з одержувачем.

Якщо підприємство реалізує продукцію в інше місто, то в угоді про поставку продукції має бути зазначений перевізник, вид транспорту та спосіб відправки готової продукції. Склад у цьому випадку відбирає та упаковує продукцію відповідно до умов договору та виписує товаротранспортну накладну, у якій ставить підпис перевізник продукції. Товаротранспортні накладні товаровідправник виписує в чотирьох примірниках: перший є підставою для списання відвантаженої продукції зі складу вантажовідправника, другий - для оприбуткування одержаної продукції направляється покупцю, третій - транспортній організації як підстава замовника-вантажовідправника для здійснення розрахунків з нею, четвертий додається до шляхового листа для обліку транспортної роботи. (Типова форма ТТН затверджена Наказом №488.)

Постачальник-вантажовідправник на підставі товаротранспортних накладних, залізничних квитанцій про прийняття вантажу та інших документів виписує розрахункові документи для передачі їх до банку на інкасо або рахунок-фактуру на попередню оплату. У рахунку для одержувача бухгалтерія відправника має зазначити факт відвантаження продукції та суму, яка повинна бути сплачена за відвантажену продукцію (з урахуванням суми ПДВ). Крім цього, в рахунку-фактурі можуть бути зазначені й інші додаткові умови. Наприклад, термін оплати - "оплатити протягом 10 банківських днів"; місце отримання товару - "товар видається на складі ТзОВ "Верея" кожного робочого дня з 8ї години ранку до 18ї години вечора без перерви за такою адресою...".

У рахунку-фактурі постачальник також може зазначити суму транспортних витрат, вартість тари (якщо її вартість не включена до вартості продукції) та інші дані.

Якщо товар надається покупцеві на умовах наступної оплати, то рахунок-фактуру додають до платіжної вимоги-доручення, що передається до обслуговуючого банку. У цьому випадку вона міститиме дані про номенклатуру відвантаженої продукції, її вартість і за що вимагається оплата.

На підставі товаротранспортних накладних у картці складського обліку списують відвантажену продукцію. У бухгалтерії, крім бухгалтерського обліку, ведуть також аналітичний облік відвантаженої продукції: за відомістю відвантаження, відпуску та реалізації продукції.

Відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси» готовою вважається продукція, яка виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним і якісним характеристикам, які передбачені договором або іншим нормативно-правовим актом.

Випущена з виробництва готова продукція здається на склад за накладними. В бухгалтерії на підставі накладних ведеться накопичувальна відомість випуску готової продукції, у якій випущена продукція групується за видами і сортами (номенклатурними номерами) і відображається за двома оцінками - за обліковою вартістю (плановою собівартістю або за відпускними цінами без ПДВ) і фактичною собівартістю. Такий порядок оцінки зумовлений тим, що фактичну собівартість готової продукції, випущеної протягом місяця з виробництва, визначають тільки наприкінці місяця після відображення всіх прямих затрат і розподілу непрямих витрат та складання звітної калькуляції.

Дані відомості випуску готової продукції є підставою для ЇЇ оприбуткування.

Синтетичний облік наявності і руху готової продукції за фактичною собівартістю ведеться на активному рахунку 26 «Готова продукція». Оприбуткування випущеної з виробництва продукції відображається по дебету рахунка 26 «Готова продукція» і кредиту рахунка 23 «Виробництво»

Виконані і здані за актами замовникам роботи списуються з кредита рахунка 23 «Виробництво» на дебет рахунка 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг».

Підприємства реалізують свою продукцію покупцям на підставі укладених договорів (угод). Відпуск готової продукції покупцям оформляється накладною на відпуск товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-20), яка є підставою для списання готової продукції підприємством-виробником. що здійснило її відпуск, для оприбуткування її підприємством-одержувачем та для дозволу на вивезення її з території підприємства-постачальника.

При відвантаженні готової продукції товарів підприємство може обрати один з двох варіантів визначення процесу реалізації — метод нарахування або касовий метод.

За принципом нарахування в момент відвантаження готова продукція (товари) вважається проданою, тому в обліку повинен відображатися дохід з одної сторони (пасив) та на цю суму має бути зроблено збільшення активу — дебіторської заборгованості. Тобто мають бути зроблені два записи: один на відвантаження:

Дебет рахунка «Собівартість проданої готової продукції»

Кредит рахунка «Готова продукція на складі»

Другий запис:

Дебет рахунка «Розрахунки з покупцями»

Кредит рахунка «Дохід від продажу (реалізації) готової продукції»

Билет 5