Лабораторная работа № 4. Ресурсы проекта.

Цель работы: знание понятия "ресурс", характеристик ресурса, как составной части проекта, умение составлять список ресурсов проекта.

Цена ресурса и стоимость задачи. Для выполнения задач проекта необходимы ресурсы: люди, оборудование, механизмы. За использование ресурса для реализации задачи надо платить. Стоимость использования ресурса определяется ценой ресурса и временем его использования. Цена ресурса измеряется в денежных единицах, отнесенных к единице времени (день – день, ч – час, мин – минута). Например, цена ресурса "грузовик" может быть 500 тг./ч. Это означает, что если для выполнения некоторой задачи необходимо использовать ресурс "грузовик" в течение двух часов, то стоимость этого ресурса равна 1000 тг. Суммарная стоимость ресурсов, использованных для реализации задачи, определяет стоимость этой задачи. Из стоимости ресурсов, использованных для реализации задач проекта, складывается стоимость проекта в целом.

Ресурсы проекта. Работая над проектом нужно иметь список доступных ресурсов. В режиме Лист ресурсов список ресурсов проекта отображается в виде таблицы. Каждому ресурсу соответствует отдельная строка (рисунок 33).

При описании ресурсов в Project рекомендуется следующая последовательность за­полнения полей таблицы Ввод.

1. Перейдите в представление Лист ресурсов и выберите таблицу Ввод (команда Вид Þ Таблица: Названиетаблицы Þ ввод ).

2. В поле Название ресурса введите название ресурса.

3. Задайте тип ресурса:

а) чтобы указать, что данный ресурс является трудовым, в поле Тип выберите значение Трудовой;

б) чтобы указать, что данный ресурс является материальным, в поле Тип выбе­рите значение Материальный.

4. В поле Единица измерения материалов для материальных ресурсов введите на­именование единицы измерения для данного ресурса (например, метры, тонны или штуки (рисунок 33).

5. В поле Краткое название введите краткое название ресурса, например для тру­дового ресурса можно указать его инициалы.

6. В поле Группа укажите категорию ресурсов, например инженеры, операторы, отдел продаж, материалы и т.д. Объединение ресурсов в группы позволяет про­сматривать, сортировать, фильтровать ресурсы по группам.

7. В поле Макс. единиц для трудового ресурса введите максимальное число единиц использования ресурса. Максимальное число единиц можно выразить в про­центах (50%, 100%, 300%) или в виде числового значения (0,5; 1; 3) (рисунок 33). Если в поле Макс. единиц для ресурса указано значение 50%, но ресурс назначен задаче с числом единиц, равным 100%, Project выделит его в таблице ресурсов красным полужирным шрифтом, чтобы показать, что этот ресурс перегружен.

8. В поле Стандартная ставка введите ставку повременной оплаты ресурса, напри­мер 350 тг./ч. Стандартная единица учета – час. Если нужно учитывать другой период времени, укажите его через косую, например 1000 тг./день. Для матери­альных ресурсов в это поле вводится цена за единицу материального ресурса, например 40 тг.

9. В поле Ставка сверхурочных введите ставку повременной оплаты ресурса в сверхурочные часы. Ставку сверхурочных следует указывать даже тогда, когда она совпадает со стандартной ставкой оплаты. В противном случае Project будет вычислять оплату сверхурочных часов по ставке 0,00 тг./ч.

10. В поле Затраты на использование введите разовую стоимость использования ре­сурса. Если оплата трудового ресурса не повременная, а фиксированная, введите в это поле оплату ресурса, например его месячный оклад. Для материальных ресурсов в этом поле можно указать стоимость доставки.

11. В поле Начисление укажите способ начисления затрат по ресурсам. Выберите одно из значений:

а) В начале – затраты на задачу начисляются сразу после начала задачи;

б) Пропорциональное – затраты начисляются пропорционально, по мере вы­полнения задачи. Данный способ начисления затрат установлен по умолчанию;

в) По окончании – затраты на задачу начисляются по окончании задачи (пока трудозатраты по задаче не становятся равными нулю).

Независимо от способа начисления затрат, затраты на использование всегда на­числяются в начале задачи.

12. Вполе Базовый календарь выберите календарь для ресурса. По умолчанию в этом поле установлен календарь Стандартный. Если рабочее время ресурса отличается от того, которое определено в стандартных календарях проекта, на­значьте ресурсу другой подходящий календарь.

13. В поле Код можно ввести любой код для классификации ресурсов. Это может быть код отдела, учетный номер, краткое название отдела и т.д.

 

Рисунок 33 – Описание ресурсов в таблице Ввод в представлении Лист ресурсов

 

Ресурсы также можно описать с помощью диалогового окна Сведения о ресурсе (рисунок 34), содержит пять вкладок – Общие, Рабочее время, Затраты, Заметки и Настраиваемые поля. В этом диалоговом окне вы можете более точно определить такие параметры ресурсов, как календарь, доступность и ставки оплаты ресурса.

На вкладке Общие (рисунок 34) диалогового окна Сведения о ресурсе можно определить или изменить следующие данные о ресурсе.

− Поля Название ресурса, Тип, Код, Группа и Краткое название содержат ту же информацию, что и соответствующие поля таблицы Ввод из представления Лист ресурсов.

− Если ресурс был добавлен в проект из адресной книги, то в поле Адрес эл.почты отображается адрес электронной почты ресурса.

− В поле Рабочая группа можно определить способ взаимодействия с ресурсами в проекте. Выберите следующее значение.

а) По умолчанию, если требуется использовать тип совместной работы, опре· деленный как стандартный для проекта на вкладке Совместная работа диа· логового окна Параметры.

б) Нет, чтобы указать, что для связи с данным ресурсом не используются со· обшения для рабочей группы.

в) Только электронная почта, чтобы указать, что связь с ресурсами осуществля­ется посредством электронной почты.

г) Сервер Мiсrоsоft Project Server, чтобы указать, что для связи с данным ре­сурсом используется Мiсrоsоft Project Server.

Более подробные данные о доступности ресурса можно ввести в таблицу Доступ­ность ресурса, расположенную на вкладке Общие диалогового окна Сведения о ресурсе (рисунок 34). Таблица содержит три столбца – Доступен с, Доступен по и Единицы.

По умолчанию в полях Доступен с и Доступен по установлено значение НД. Оставь­те это значение, если ресурс доступен на протяжении всего периода выполнения про­екта. Если ресурс доступен с самого начала проекта, но только до некоторой опреде­ленной даты, выделите поле Доступен по и выберите эту дату из календаря. Если ре­сурс доступен не с даты начала проекта, выделите поле Доступен с и выберите нужную дату из календаря (рисунок 34). Если ресурс доступен только некоторый период времени, измените значения в обоих полях – Доступен с и Доступен по. В поле Единицы уста­новите максимальное число единиц использования ресурса в данный период времени. Кнопка Подробности позволяет просмотреть дополнительные данные о ресурсе, которые хранятся в адресной книге почтовой программы.

В Project можно точно задать доступность ресурса. Допустим, Инженер 2 будет дос­тупен на 100% первую неделю работы над проектом. Следующую неделю он сможет работать над проектом только половину рабочего дня (доступность – 50%). Затем все оставшееся время до завершения проекта он сможет работать только 2 дня в неделю (доступность – 40%), так как в остальные дни он будет задействован в дру­гом проекте. Заполненная таблица для Инженера 2 представлена на рисунке 34.

Дополнительную информацию о ресурсе можно поместить в поле Заметки, расположенное на вкладке Заметки диалогового окна Сведения о ресурсе (рисунок 35).

 

Рисунок 34 – Вкладка Общие диалогового окна Сведения о ресурсе	Рисунок 35 – Вкладка Заметки диалогового окна Сведения о ресурсе

 

Ввод информации о затратах. Для многих руководителей проектов затраты являются важным аспектом планиро­вания проектов и управления ими, так как во многих случаях успех проекта определя­ется степенью соответствия фактических затрат по проекту запланированным. В общие затраты проекта включаются все норми­рованные затраты, затраты на использование и фиксированные затраты.

Нормированные затраты на трудовые ресурсы вычисляются следующим образом: Project умножает почасовую ставку ресурса на время, которое требуется ресурсу для выполнения задачи. При расчете нормированных затрат на материальные ресурсы Project умножает ставку материального ресурса (т.е. цену единицы материала) на ко­личество материала, которое требуется для выполнения задачи.

Затраты на использование ресурсов вводятся в дополнение к нормированным за­тратам. Затраты на использование трудового ресурса зависят от числа единиц назначе­ния трудового ресурса; затраты на использование материального ресурса не зависят от количества используемого материала и при вычислении общих затрат по задаче учи­тываются только один раз.

Фиксированные затраты используются для отслеживания затрат по задачам или ресурсам, не имеющим почасовые ставки оплаты. В отличие от нормированных затрат, они остаются постоянными и не зависят от времени выполнения задачи и от количе­ства единиц назначения.

В Project предусмотрена возможность для одного ресурса задать несколько наборов ставок с помощью таблиц норм затрат. Таблица норм затрат – это совокупность ставок ресурсов и затрат на использова­ние для материальных и трудовых ресурсов. В Project имеется пять таблиц норм затрат (с А по Е), поэтому можно назначить пять наборов различных ставок ресурса для раз­ных видов работ, причем в каждой таблице можно ввести до 25 ставок. Например, при тестировании программного обеспечения работа инженера может оплачиваться выше, чем во время создания программного кода; таким образом, одну таблицу норм затрат можно применить к назначению работ по тестированию программного продук­та и другую – к назначению работ по созданию программного кода.

Задание

1. Откройте файл проекта, над которым вы работаете.

2. Составьте список ресурсов, необходимых для реализации Вашего проекта. Для каждого ресурса задайте цену, цену при сверхурочном использовании, величину фиксированной платы за ресурс, количество ресурса, доступное в рамках реализации проекта и другие характеристики.

3. Сохраните измененный проект.

4. Внесите дополнения в отчеты (электронный и бумажный).

Основная литература: 3 [240-260]

Дополнительная литература: 10 [148-230]

Контрольные вопросы:

1. Перечислите характеристики ресурса.

2. Чем определяется стоимость задачи проекта?

3. Чем определяется стоимость проекта в целом?