Способ 6 «Управление через регламенты»

Формируется рабочая группа по процессу из сотрудников, участвующих в процессе, экспертов, консультантов.

Рабочей группе ставится задача выполнить реорганизацию процесса с последующим закреплением измененных технологий выполнения сквозного процесса в пакете регламентирующих документов:

· регламенте выполнения сквозного процесса;

· положениях о подразделениях, участвующих в процессе;

· операционных или технологических картах;

· инструкциях для персонала;

· прочих.

ТЕМА 5 ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ В ОРГАНИЗАЦИИ

Процессный подход к управлению – управление организацией путем построения системы процессов, управления ими, осуществления деятельности по улучшению процессов.

Для внедрения процессного подхода в организации необходимо:

1. Провести построение, анализ и оптимизацию цепочек создания ценности организации

Методика построения и анализа цепочек создания ценности позволяет:

· анализировать бизнес на верхнем уровне;

· принимать решения о преобразовании процессов и организационной структуры организации.

Это высший уровень применения процессного подхода к управлению.

2. Создать систему (сеть) процессов организации

Система процессов организации может быть использована в целях:

· организации управления на принципах процессного подхода;

· осуществления изменений в организационной структуре;

· поэтапной регламентации процессов;

· разработки системы показателей для управления процессами;

· проведения анализа по сравнению с конкурентами (бенчмаркинга);

· прочее.

На основе системы процессов оптимизировать организационную структуру организации

Если у руководителей, осуществляющих структурные изменения, нет видения деятельности организации как системы процессов, то, скорее всего, реорганизация окажется неудачной.

Процессы первичны, а организационная структура вторична, так как процессы создают ценность для клиентов, структура – нет.

За счет оптимизации организационной структуры необходимо добиться, чтобы при выполнении процессов были устранены:

ü зоны безответственности;

ü дублирование функций;

ü пересечение полномочий;

ü неэффективные звенья цепочки.

Выполнить документирование деятельности в той степени, которая необходима для организации управления процессами

Обычное документирование деятельности (в том числе регламентация процессов) не является внедрением процессного подхода.

Внедрение процессного подхода означает в первую очередь внедрение механизмов управления процессами. Поэтому регламентация необходима в той степени, в которой позволяет организовать управление процессами и достигать поставленных собственниками и руководителями организации целей.

Разработать и внедрить систему показателей для управления организацией и процессами

Система целей и показателей может быть привязана к структурным подразделениям. Такие показатели не ориентированы на результативность и эффективность в масштабе всей организации.

При внедрении процессного подхода система целей и показателей должна быть привязана к процессам и ориентирована на достижение целей бизнеса в целом.

При описании процессов важно точно определить, какие именно структурные подразделения их выполняют. Поэтому корректно развернутая на основе процессов система показателей может быть использована для определения показателей структурных подразделений, если это необходимо.

Организовать управление процессами

Это из наиболее сложных задач при внедрении процессного подхода.

Чтобы организовать такое управление:

ü у руководства организации должно быть понимание методов управления процессами;

ü необходимо выделить соответствующие ресурсы (например, средства на разработку информационной системы, регламентов, обучение персонала и т. п.);

ü должна быть четко структурирована система процессов;

нужно разработать систему целей и показателей для управления процессами

При организации управления процессами для каждого из них разрабатываются и используются различные контуры управления.

В рамках внедрения управления процессами должны быть разработаны и внедрены процедуры управления корректирующими и предупреждающими действиями.

Организовать деятельность руководителей по улучшению процессов.

Можно наладить оперативное управление процессами, но не добиться при этом улучшений в них. В рамках внедрения процессного подхода необходимо создать механизмы улучшений процессов.

Возможны различные подходы к решению этой задачи: от жестких административных мер до вовлечения персонала и создания условий для эффективной командной работы по улучшению процессов.

Разработать и внедрить систему мотивации, ориентированную на улучшение процессов.

Неформальное и эффективное внедрение процессного подхода невозможно без вовлечения персонала организации, а это означает, что руководителям необходимо задуматься о вопросах мотивации сотрудников.

24.Пять первичных и четыре вторичных действия (процесса), составляющих цепочку создания ценности М.Портера.

Цепочка создания ценности – главный процесс организации.

Она описывает все виды деятельности, осуществляемые организацией для производства продукта.

В число первичных процессов он включает:

Материально-техническое обеспечение деятельности

Это действия, связанные с получением, хранением и распределением вводимых ресурсов, такие как физическое обращение с сырьем и материалами, их складирование, ведение учета запасов, составление графиков движения транспортных средств, расчеты с поставщиками.

Производственные процессы

Это действия, сопряженные с трансформацией вводимых ресурсов в конечный продукт, в частности машинная обработка, упаковка, сборка, техническое обслуживание оборудования, испытание готовой продукции, выпуск печатной продукции и эксплуатация производственных площадей и помещений

Материально-техническое обеспечение сбыта

Это операции, связанные со сбором, хранением и физической доставкой продукта покупателям, такие как складирование готовых изделий, физическое обращение с ними, эксплуатация средств доставки, обработка заказов и составление графиков.

Маркетинг и продажи

Все действия, сопряженные с куплей-продажей продукта, – реклама, продвижение товара на рынке, сбытовые операции, квотирование, выбор каналов сбыта, отношения со сбытовиками и ценообразование.

Обслуживание

Действия, связанные с оказанием услуг, повышающих или поддерживающих ценность продукта, такие как установка, ремонт, обучение, поставка компонентов и наладка (регулировка).

К вторичным, или поддерживающим, процессам М. Портер относит:

Закупки

Действия, связанные с закупками сырья, запасов и прочих расходных материалов в дополнение к станкам, оборудованию (в том числе лабораторному и офисному) и зданиям.

Развитие технологии

Действия, связанные с совершенствованием продукта и (или) процесса, включая научные исследования и опытно-конструкторские разработки, проектирование продукта и его дизайн, исследование средств массовой информации, проектирование производственных процессов, процедур обслуживания и т.д.

Управление человеческими ресурсами

Действия, связанные с привлечением, наймом, профессиональной подготовкой, развитием и оплатой труда персонала.

Поддержание инфраструктуры

Такие действия, как общее управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, отношения с правительством, управление качеством и т.д.

Набор процессов, входящих в стандартную ЦСЦ, согласно М. Портеру, может служить лишь отправной точкой для выделения уникальных ЦСЦ, свойственных для конкретной организации.