Роль Совета Бизнес Эдвайзеров (СБЭ) Команды

Работающий должным образом, Совет Бизнес Эдвайзеров (СБЭ) может служить главным активом команды Enactus. Эта группа может обеспечить поддержку и наставничество для вашей команды, давать советы относительно проектов, обеспечивать доступ команды к нужным лидерам сообщества и необходимым ресурсам; оценивает вашу презентацию перед Соревнованиями. Если команда затрудняется в поиске потенциальных членов СБЭ, рассмотрите следующие группы кандидатов:

· Выпускники команды Enactus. Выпускники могут предоставить уникальный и ценный опыт вашей команде.

· Партнеры Enactus, имеющие представительства в вашей стране. Вы можете найти список компаний партнеров программы Enactus Worldwide на www.enactus.org. (Пожалуйста, обратите внимание, в то время как руководители этих компаний могут быть лично связаны с Enactus Worldwide, возможно представители данной компании в вашей стране не знакомы с Enactus. Когда вы обращаетесь к этим людям, не будьте уверены, что они знают о Enactus. Вы должны быть полностью подготовлены объяснить им что такое Enactus. Для получения рекомендаций по вопросам о том, как связаться с членами правления Enactus этих компаний, ознакомьтесь с разделом Руководство по Участию в данном Руководстве или на сайте www.enactus.org)

· Ведущие коммерческие компании, образовательные и общественные организации в вашей стране, например, Торговая палата и др.

· Фирмы, которые заинтересовались бы определенными проектами. Например, если вы обучаете школьников начальной школы экономике и капиталовложениям, вы вовлекаете сотрудника местного банка в проект и приглашаете его/ее стать членом вашего СБЭ.

· Работники средств массовой информации.

·

Вовлечение в СБЭ

После того, как вы создали свой Совет Бизнес Эдвайзеров, важно вовлечь его участников в работу с командой. Мы предлагаем встретиться с СБЭ в начале года, чтобы рассмотреть все запланированные проекты. Эта встреча - возможность для участников получить их совета и пригласить участвовать в проектах, которые соответствуют их интересам.

Имейте в виду, что не все члены СБЭ будут в состоянии уделять вам много времени. В этом случае все равно важно сохранять их вовлеченными и сообщать им о действиях команды. Рассмотрите следующие стратегии работы с СБЭ:

· Проведите в начале года встречу и расскажите о ваших планах на новый год; представьте Совету новых участников команды. Убедитесь, что приглашаете СБЭ на свои еженедельные встречи.

· Создайте ежемесячный информационный бюллетень, чтобы сообщать Совету о действиях команды и планируемых проектах.

·

 

 

Роль Выпускников Команды Enactus

Со временем вовлечение выпускников в работу команды становится очень важным. Выпускники Enactus могут быть полезным активом в любой команде.

 

Когда студенты получат высшее образование, многие из них изменят адреса, номера телефона и даже адреса электронной почты. Чрезвычайно важно собрать постоянную контактную информацию прежде, чем они покинут вуз. Чтобы сохранить связи, ежегодно обновляйте таблицу, которая включала бы имя, компанию, адрес, номер телефона и адрес электронной почты выпускника.

 

Перед тем, как некоторые члены команды окончат вуз, удостоверьтесь, что они изменили свой статус "студент" на "выпускник" на www.enactus.org. Этот шаг важен, поскольку это также поможет сохранять связь со своими выпускниками через сайт Enactus. Заранее заботьтесь, чтобы ваши текущие члены команды оставались вовлеченными даже после окончания вуза.

 

Ниже представлены некоторые предложения касательно того, как с пользой вовлечь ваших выпускников. Они могут быть сильным ресурсом помощи и помогут улучшить общее качество проектов и устойчивость команды.

· Пригласите их быть вашими гостями.

· Примите их в СБЭ.

· Попросите, чтобы они рассмотрели ваши планы на год и устраивайте в течение года совместные мозговые штурмы для получения новых идей.

· Вовлеките их в свои проекты.

· Попросите, чтобы они посмотрели и оценили презентацию вашей команды.

· Постарайтесь, чтобы они стали наставниками отдельных членов команды.

·

 

 

Планирование Устойчивости/Преемственности Команды

Ежегодно количество членов команды Enactus колеблется из-за неподобающего отношения к набору. Для быстрого и эффективного начала учебного года, команды Enactus должны создать план преемственности в команде. Цель плана состоит в том, чтобы гарантировать, что студенты, которые придут на смену нынешним в следующем году, поймут цели команды, цели и методы Enactus достаточно хорошо, чтобы продолжить работу команды.

 

Некоторые ключевые идеи плана включают:

· Лидеры следующего года определяются достаточно рано, так что они могут быть должным образом обучиться у действующих лидеров.

· Создать программу наблюдения и наставничества для участников, которые хотели бы быть в роли лидеров команды

· Набор участников помладше (студенты первого и второго курса). Это может добавить стабильность в членство команды.

· Ежегодная передача текущей документации

Ежегодная передача текущей информации

Один из самых важных инструментов, который ваша команда может создать для обеспечения устойчивости, является ежегодная передача текущей документации. Думайте об этих документах как о проекте вашей команды Enactus. Если бы кто-то, кто ничего не знает о вашей команде, поднял бы эти документы, то он должен был состоянии немедленно понять, что собой представляет ваша команда и работа.

Ниже представлены некоторые из пунктов, которые должна содержать такая документация:

1. Организационная структура команды

2. Предварительный календарь событий

3. Полные резюме продолжающихся проектов

4. Копия нового годового отчета и презентации на соревнованиях

5. Предварительные даты и крайние сроки для отчетности через Национальный Офис Enactus

6. Контактная информация всей команды и всех групп, связанных с командой (участники СБЭ, важные установленные контакты, финансовые контакты, контактную информацию сотрудников пограммы Enactus, и т.д.)

7. Все финансовые документы

8. Руководящие принципы команды и устав, если он есть.

 

Этот пакет документов должен обновляться в конце каждого учебного года, предпочтительно на встрече в конце года руководителей команды. Пакет должен оставаться в офисе команды у эдвайзера или вновь избранного Президента команды. Эти документы особенно важны, когда команду покидает эдвайзер или одновременно закончит вуз большое количество членов команды. В этой ситуации следующие пункты становятся наиболее важными для продолжения традиций вашей команды:

1. Имена и контактная информация сторонников команды в пределах колледжа/университета.

2. Вся информация, связанная с финансовой поддержкой команд (деньги, которые нужно просить от колледжа/ университета, спонсоров команды, информация о доходах от всех проектов, и т.д.).

3. Контактная информация СБЭ

 

Директор/Президент или Программный менеджер вашей страны должны помочь вам с передачей этой документации.

Для получения дополнительной информации о создании плана преемственности, пожалуйста, обратитесь к Руководству Team Succession Best Practices Guide в разделе Team Toolkits и/или на www.enactus.org.

 

Ключевые идеи

Ø Планируйте будущее своей команды

Ø Вовремя обновляйте документацию команды

Ø Храните информацию о текущих контактах команды

Ø Создайте пакет документов, который будете ежегодно обновлять и передавать

Ø Используйте Team Succession Toolkit на сайте Enactus

Аудит команды

 

Enactus практикует во всем мире аудит команд Национальных Чемпионов, готовящихся к выступлению на Мировом Кубке. Эта инициатива рассматривается как неотъемлемая часть Программы и осуществляется Национальной организацией Enactus. Три основных элемента этого процесса: Вовлеченность команды, Обзор деятельности команды и Аудит проектов. Советы по подготовке к Аудиту могут быть найдены в этом разделе Руководства Команды.

 

Наряду с аудитом, проводимым Enactus и его местными отделениями, команды могут проводить внутренний аудит посредством внутренней оценки или с привлечением третьей стороны. Внутренняя оценка может быть осуществлена членами команды, с целью оценить работу с точки зрения операционного и программного аспекта работы команды. Этот тип оценки может соответствовать производительности команды против ее миссии, видения, целей и пр. Внутренний аудит – эффективный инструмент для того, чтобы оценить функциональность команды и увеличить воздействие программы. Само-Аудит, осуществляемый третьим лицом, означает, что команда пригласила внешнюю аудиторскую фирму, чтобы провести ревизию. Если третье лицо назначено, то команда должна убедиться, что включала результаты ревизии Национального Офиса Enactus, особенно если команда является Национальным Чемпионом. Таким образом, внутренний аудит в настоящее время не является обязательным условием Enactus; это лишь возможность команды оценить свою работу и вероятность увеличения своего потенциала и признания новичками команды, администрацией вуза, членами сообщества.

 

Когда ваша команда избрана для ревизии Национальным Офисом Enactus, вы будете уведомлены заранее, вам сообщат о графике и времени ревизии. Хотя мы не сомневаемся в этичности наших команд, пожалуйста, отметьте, что мы относимся к этому процессу очень серьезно и примем меры соответственно, если команда не пройдет аудиторскую проверку. Подробную информацию об этом процессе вы можете получить в Национальном Офисе

 

Ключевые идеи

Ø Самоаудит – непрерывный процесс. Значит это должно быть естественной фазой во всех программных и оперативных мероприятиях команды,как команды Enactus.

Ø Не ждите до конца года, начинайте готовиться к аудиту Национального Офиса с начала года. Создайте собственную стратегию прохождения аудита.

Ø Заранее примите меры по обработке документации и результатов. Утвердите члена команды, который будет контролировать процесс аудита или привлеките сотрудника соответствующего департамента своего вуза помочь и посоветовать вам как контролировать этот процесс. Вы также можете привлечь аудиторскую компанию для оценки и консультации по проведению внутреннего аудита.

Ø Информируйте задействованных в ваших проектах людей(заблаговременно), что с ними может связаться команда аудиторов во время проверки. Это поможет после завершения аудита избежать многих проблем.

 

Советы командам по подготовке к аудиту

Если ваша команда будет выбрана для аудиторской проверки Национальной организацией Enactus, очень важно, чтобы вы были подготовлены. Ниже приведены некоторые советы, которые помогут вам подготовиться к аудиту:

· Составить план ведения переговоров с представителями Национального Офиса Enactus в преддверии прохождения аудита - это гарантирует то, что все будут иметь четкие адекватные и согласованные представления касательно требуемого времени и подготовки.

· Иметь следующие документы, доступные на любом из этапов прохождения аудита:

o Финансовые записи команды

o Список активных студентов на текущий год

o Список данных о команде на текущий год

o Личные дела/Реестр команды

o Годовой Отчет, использованный на Национальных Соревнованиях (или подготовленный для использования на Мировом Кубке Enactus)

o Документы по проектам/бизнес-планы, в том числе любые соглашения и договора с бенефициарами проектов.

o Другие документы мониторингов, отслеживания и оценки проектов

o Другие организационные инструменты команды (данные диаграмм, инструменты отслеживания часов, инвестированных и т.д.)

o Иметь в доступе соответствующих людей (эдвайзер, президент команды, координаторы проектов и т.д.)

• Будьте готовы:

° Объяснить любой элемент работы вашей команды и представить подробную информацию о проектах, особенно тех, которые были представлены в Годовом отчете, а также в презентации на Соревнованиях.

° Объяснить рабочий план вашего проекта (актуальность, необходимость, как была выбрана целевая аудитория, демонстрация инструментов оценки, частота и способ общения; тренинги: личные/по электронной почте/по телефону и т.д.).

° Обеспечить всю необходимую документацию, которая может подтвердить показанные результаты ваших проектов.

° Определить ошибки планов проектов (недостатки) и/или новые возможности, в том числе планы на будущее.

° Объяснить внутренние административные процессы (практика, процедуры и т.д.)

• Помните, что представители Национальной Организации Enactus, координируя вашу работу, опираются на ваш профессионализм, вежливость и готовность к сотрудничеству. Настраивайтесь на позитив - это будет гарантировать, что аудит пройдет гладко и, надеемся, станет полезным опытом для всех.

 

 

Добро пожаловать в Enactus! Вы собираетесь заниматься тем, что вероятно, станет новой захватывающей и увлекательной главой вашей студенческой жизни!

Начало:

1. Ознакомьтесь с основными понятиями Enactus.

2. Познакомьтесь с товарищами по команде - с кем вы будете работать с этого года?

3. Выясните, какова будет ваша роль в команде. Каковы будут ожидания от вас в текущем году? 4. Найдите наставника/опытного студента в вашей команде, кто сможет помочь вам ознакомиться с основами работы по проектам Enactus и общую динамику развития команды.

 

Ресурсы

· Посетите сайт www.enactus.org или на соответствующий твоей стране сайт и зарегистрируйтесь в качестве студента, чтобы получить доступ к основным материалам и инструментам Enactus.

· Прочитайте Руководство по cудейскому критерию для начинающих.

· Узнайте о каждом из элементов Критерия из документа “Понимание Критерия”

 

 

 

 

Запускаете новый проект Enactus?

· Узнайте, какие финансовые и человеческие ресурсы есть в распоряжении вашей проектной группы

· Проведите мозговой штурм на выявление потребностей проекта

· Рассмотрите, как ваш проект должен будет отвечать судейскому критерию

· Создайте план действий для вашего проекта - с помощью шаблонов проектирования

· Установите четкие цели для вашей проектной команды

· Создайте раздел задач

 

 

Приступаете к существующему проекту Enactus?

· Убедитесь в слаженности и ясной последовательности в работе с вашим предшественником

· Рассмотрите, как ваш проект должен отвечать судейскому критерию

· Ознакомьтесь с бенефициарами и партнерами вашего проекта - отправьте ознакомительное письмо

· Установите четкие цели касательно того, чего вы стремитесь достигнуть по проекту в этом году

· Составьте план действий

 

Советы для опытных студентов

Говоря “опытные” мы подразумеваем осведомленных, квалифицированных, умелых, профессиональных сайферов. Как опытные студенты Enactus, вы составляете важное большинство студентов сообщества Enactus и играете решающую роль в качестве наставников для новых студентов Enactus, а также будущих потенциальных лидеров команд.

Ваша роль

· Помощь в наборе и инструктаже новых студентов Enactus. Будучи частью Enactus в вашем университете в течение года или более, уроки из вашего личного опыта послужат ценным примером для начинающих.

· Вы - ум и руки ваших проектов! При достаточном знании Критерия Enactus, ваши проекты и компетенция, ваш вклад помогут укрепить программу Enactus в вашем учебном заведении.

·

Подумайте о…

· Заряжайте: Мотивируйте свою команду, особенно новых студентов и помогайте лидерам команды в вовлечении всех студентов. Помните, Enactus это больше чем удовольствие!

· Содействуйте в творчестве: Ищите возможности продемонстрировать свои навыки - помните, что вы будущий лидер/координатор проектов. Развивайте ваши навыки лидерства за счет эффективного оказания помощи руководству вашей команды и укрепления знаний Enactus.

· Посещайте тренинговые мероприятия: Связывайтесь с Программным Менеджером Enactus вашей страны чаще, чтобы получать информацию о тренингах. Будьте активны и посещайте больше тренингов. Цепляйтесь за любую возможность представить, обсудить и уточнить интересующие вопросы.

· Соревнования: Подумайте о передаче опыта прошлых выступлений на соревнованиях с презентационной командой. Как опытные студенты, активно участвуйте в разработке Годового отчета и сценария презентации. Используйте эту возможность для построения своей сети и участия на профессиональных форумах.

Ресурсы

· Зарегистрируйтесь на www.enactus.org, чтобы получить доступ к нашим руководствам Best Practise Guide - Эти руководства являются уникальным ресурсом помимо данного Руководства Команды Enactus, созданные для того, чтобы помочь вам в тончайших нюансах рекрутинга, управления вашей командой и проектами, а также по подготовке к соревнованиям.

· Обратитесь к Директору/Президенту или Программному Менеджеру Enactus вашей страны, чтобы получить ресурсы по карьерному развитию и связям.

· Будьте в курсе выпусков “Совет Месяца” от Национального Офиса Enactus вашей страны.

 

 

Советы для лидеров команд

Как лидер команды вы будете нести ответственность за общий успех вашей команды Enactus. Руководить различными проектными группами, а также обеспечивать то, чтобы ваша команда была правильно структурирована и функционировала эффективно. Как лидеру команды, вам не рекомендуется работать в проектной группе, так как все ваше время и усилия будут направлены на руководство вашей командой Enactus. Лидер команды выступает в качестве связующего звена между эдвайзером, администрацией, СБЭ и остальными членами команды Enactus. Лидер команды также является контактным лицом для Национального Офиса Enactus.

Первые шаги

· Ознакомьтесь с существующей структурой команды. Кто за что ответственен в вашей команде? Вы можете найти пример структуры команды в приложении данного Руководства.

· Разработать график встреч вашей команды и СБЭ.

· Организуйте мероприятие для вашей команды, чтобы убедиться, что все знают друг друга/могут познакомиться и развивать командный дух среди членов команды.

·

Ресурсы

· В качестве Лидера команды вам важно ознакомится с инструментами и ресурсами, доступными на www.enactus.org. Зарегистрируйтесь и получите доступ к материалам, которые могут помочь вам в ваших усилиях.

· Узнайте, как управлять конфликтами, мотивировать других и как получить максимальную отдачу от членов вашей команды, читая доступные практические руководства

Подумайте о

·...поиске наставника - убедитесь, что вы ищите наставника, который может помочь вам в вашей роли руководителя. Наставником является тот, кто служит в качестве эдвайзера, который делится опытом и помогает вам развить навыки лидерства.

·...об обмене опытом с командами Enactus вашей страны и за ее пределами. Поддерживайте связь с другими лидерами команд на региональном, национальном и международном уровнях для обмена идеями и историями успеха. Посетите официальную страничку Enactus Worldwide на Facebook, чтобы связаться с лидерами команд по всему миру. При регистрации на www.enactus.org вы также найдете форум, где сможете размещать свои идеи, обсуждать проблемы и задавать вопросы сообществу Enactus.

·... делегировании полномочий! Вы в этом году будете заняты, и у вас будет много различных дел. Постройте доверительные отношения с вашими товарищами по команде посредством передачи им обязанностей и ответственности за успех команды.

·...разработке плана действий для себя и своей команды в целом.

·...вашем плане преемственности уже в период марта месяца, чтобы постепенно передать полномочия своему преемнику.

·