The executive's guide to VIsual communication

SAY IT WITH CHARTS

THE EXECUTIVE'S GUIDE TO VISUAL COMMUNICATION

Fourth edition

McGraw-Hill

New York Chicago San Francisco Lisbon London Madrid Mexico City Milan New Delhi San Juan Seoul Singapore Sydney Toronto

 

 

ДЖИН ЖЕЛЯЗНЫ

ГОВОРИ НА ЯЗЫКЕ ДИАГРАММ

ПОСОБИЕ ПО ВИЗУАЛЬНЫМ КОММУНИКАЦИЯМ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Перевод с английского

ИНСТИТУТ
КОМПЛЕКСНЫХ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ

Москва 2004

УДК 316.77
ББК 60.524.224
Ж 52

Перевод с английского А. Мучника

Желязны Д. Говори на языке диаграмм: Пособие по визуальным коммуникациям для руководителей / Пер. с англ. - М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2004. - 220 с.

ISBN 5-902677-01-7

Книга рассказывает о том, как наилучшим образом представить ваши идеи и передать информацию посредством диаграмм и наглядных пособий, удержать внимание аудитории в процессе изложения материала и быть уверенным, что представленные вами идеи будут правильно поняты. На страницах этой книги вы найдете все, что вам необходимо знать для создания понятных и запоминающихся диаграмм: правила подготовки и применения различных типов диаграмм (круговых, линейчатых, точечных, гистограмм, графиков); практические рекомендации по выбору типа диаграммы, цветового решения, размера шрифта и т. д.; правила использования диаграмм и ограничения по их применению; графические примеры неудачных диаграмм, а также советы по их улучшению; практикумы и упражнения, которые помогут вам освоить принципы построения диаграмм и наглядных пособий. В книге вы найдете советы по использованию современных цифровых технологий для создания наглядных пособий с помощью компьютера.

На протяжении многих лет книга "Говори на языке диаграмм" является настольным пособием для руководителей, консультантов, аналитиков - всех тех, кто хочет научиться четко и лаконично выражать свои мысли и доносить идеи с помощью диаграмм.

УДК 316.77
ББК 60.524.224

Все права защищены. Никакая часть текста не может быть воспроизведена, сохранена в информационно-поисковой системе или передана в любой другой форме или любыми средствами без письменного разрешения владельцев авторских прав.

ISBN 5-902677-01-7 (рус.)
ISBN 0-07-136997-Х (англ.)

(c) 2001, 1996, 1991, 1985 by Gene Zelazny. All rights reserved
(c) Перевод на русский язык, А. Мучник, 2004
(c) Институт комплексных стратегических исследований, 2004

Об авторе

Джин Желязны является директором по визуальным коммуникациям McKinsey & Company. Работает в компании с 1961 г.

Консультирует сотрудников по вопросам оформления визуальных презентаций и письменных докладов, включая планирование коммуникационной стратегии, работу над структурой докладов и выбор наиболее подходящих визуальных форматов для графиков, диаграмм и т. д. Разработал и проводит курс по коммуникациям для сотрудников компании. Регулярно читает лекции по подготовке и проведению презентаций в бизнес-школах Вашингтонского, Гарвардского, Корнельского, Колумбийского, Мичиганского, Оксфордского, Стенфордского, Чикагского университетов, Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, Лондонской школе бизнеса, а также в школах Darden, Haas, INSEAD, Kellogg, Sloan, Tuck и Wharton. Увлекается теннисом, велосипедными прогулками, дизайном шахматных фигур.

От автора

Посвящается Кену Хэмеру

Если оригинальность - это нераскрытый случай плагиата, эту книгу можно назвать оригинальной. Большинством идей, представленных в этой книге, я обязан покойному Кеннету Хэмеру, который занимал должность руководителя отдела исследований в области презентаций компании AT&T. Долгие годы Кен был мне наставником и другом. Большое спасибо, Кен. Мне тебя не хватает.

Кен был для меня источником идей, а компания McKinsey предоставила мне возможность пробовать и совершенствовать идеи на практике. Огромное спасибо сотням профессиональных консультантов, с которыми я работаю в McKinsey. Для меня это большая честь и одновременно удовольствие.

Также сердечно благодарю всех тех, кто работал вместе со мной над этой книгой.

Содержание

Сила простоты.. 8

Введение. 9

Говори на языке диаграмм. 9

Часть I. Выбор диаграмм. 16

Введение. 16

1. Формулирование идеи (от данных к идее). 17

2. Определение типа сравнения данных (от идеи к сравнению данных) 24

1. ПОКОМПОНЕНТНОЕ СРАВНЕНИЕ.. 25

2. ПОЗИЦИОННОЕ СРАВНЕНИЕ.. 25

3. ВРЕМЕННОЕ СРАВНЕНИЕ.. 25

4. ЧАСТОТНОЕ СРАВНЕНИЕ.. 26

5. КОРРЕЛЯЦИОННОЕ СРАВНЕНИЕ.. 26

3. Выбор типа диаграммы (от сравнения к диаграмме) 29

3.1. Покомпонентное сравнение. 30

3.2. Позиционное сравнение. 34

3.3. Временное сравнение. 37

3.4. Частотное сравнение. 41

3.5. Корреляционное сравнение. 45

Часть II. Использование диаграмм. 66

Покомпонентное сравнение. 69

Позиционное сравнение. 75

Временное сравнение. 83

Частотное сравнение. 101

Корреляционное сравнение. 104

Часть III. Концепции и метафоры в презентации (Решения в поисках проблемы). 110

Визуальные концепции. 116

Движение по горизонтали. 116

Движение по вертикали. 118

Движение по кругу. 120

Взаимодействие. 123

Движущие силы.. 125

Изменение курса. 130

Рычаг/Баланс. 131

Проникновение/Барьеры.. 133

Фильтры/Экраны.. 134

Взаимосвязи. 135

Процессы.. 138

Сегментация. 139

Визуальные метафоры. 141

Игры.. 141

Спорт. 144

Мозаика, лабиринты.. 146

Оптические иллюзии. 148

Ступеньки и лестницы.. 150

Веревки и все такое. 151

Знаки препинания. 152

Слова, слова. 153

Капли и брызги. 154

Офисные принадлежности. 155

Отъезды и приезды.. 157

Приезды и отъезды.. 158

Далеко-далеко. 159

Прочие. 159

Часть IV. SAYIT.COM... 162

Надписи на слайдах. 166

Используйте цвет. 174

Спецэффекты.. 176

 

Сила простоты

Эта книга написана директором по визуальным коммуникациям McKinsey & Company[1], работающим в компании уже более 40 лет. Учитывая то, сколько сил и времени эта компания уделяет изучению способов донесения информации до клиентов, вы держите в руках неоценимое методическое пособие, позволяющее вам забраться на плечи гигантов.

Для клиентов особенность работы McKinsey, как, впрочем, и других стратегических консалтинговых компаний, заключается в том, что, заказав консалтинговый проект даже за миллион долларов, на выходе вы получите аккуратную презентацию, состоящую из одних слайдов с диаграммами[2] с выводами в верхней части. Цель всей презентации (суть работы консультанта) - сделать выводы, основанные на беспристрастном анализе фактов. Как подтверждает опыт, для решения этих задач лучше всего подходит графическая форма представления информации (все мы в детстве любили книжки с картинками!). Наилучшим образом это срабатывает с руководителями, с трудом читающими длинные наукообразные тексты начинающих консультантов (а ведь и мы когда-то писали отчеты-"кирпичи").

Множество шаблонов диаграмм, любезно представленных в книге, облегчат вашу жизнь и стимулируют воображение (здесь автору помогала команда отличных дизайнеров). Не ленитесь сделать упражнения, приведенные почти в каждом разделе. Это окупится сторицей. Даже если вы уже опытный "рисователь" слайдов, вы все равно найдете для себя что-то новое.

Автор через всю книгу проводит мысль о том, что работа над любым слайдом начинается с определения того, что вы хотите сказать, и лишь потом стоит выбирать форму диаграммы и рисовать слайд. Эта, казалось бы, простая формула не всегда работает даже в среде консалтинговых компаний. Широкое распространение компьютерных технологий привело к тому, что сейчас за минуты можно сделать то, на что раньше требовались часы кропотливой работы, - и слайды пекутся как пирожки... пресные и невкусные. Помните, любой слайд начинается с заголовка. Не сформулировав то, что вы хотите сказать, не беритесь за карандаш.

В нашей компании эта книга входит в список книг для обязательного чтения всех новых сотрудников - даже несмотря на то, что над оформлением окончательных презентаций работает специальный отдел, - ведь умение графически представлять информацию является одним из ключевых навыков консультантов.

Мы всегда стараемся делать свою работу так, чтобы, обратившись к ней через какое-то время, заказчик или его сотрудники, не принимавшие участие в презентации, могли бы легко понять, что мы имели в виду. Мы придерживаемся простого принципа: "Слайды должны быть понятны даже без нашего присутствия". И в этом нам, несомненно, помог опыт McKinsey и Джина Желязны.

Спасибо, Джин!

Михаил Иванов,
директор по развитию "Про-Инвест Консалтинг", соавтор книги "Руководство по маркетингу консалтинговых услуг"

Введение.

Говори на языке диаграмм.

"Вам не понятно, что это значит?"

Введение

Девять часов утра предпоследнего вторника месяца - время традиционной встречи совета директоров. Чтобы решить, что делать дальше, председатель совета директоров попросил перспективного менеджера - назовем его Фрэнком, - подготовить краткую презентацию о состоянии дел в отрасли, в которой работает наша компания, а также об основных результатах работы компании. Доклад должен стать основой для определения возможностей для новых инвестиций.

Чтобы выполнить задание как следует, Фрэнк тщательно изучил проблему, составил план презентации и для наглядности подготовил несколько графиков и диаграмм. Как и большинство из нас, Фрэнк понимает, что диаграммы являются важной формой донесения идей. Хорошо продуманная и правильно подготовленная диаграмма поможет быстрее и точнее, чем обычные таблицы, донести материал до слушателей.

Плохо продуманные или выполненные диаграммы, как в случае с Фрэнком, не только не помогают слушателю, но и еще сильнее его запутывают. Давайте присядем и послушаем вместе со всеми презентацию Фрэнка. Время от времени мы будем комментировать эффективность используемых им визуальных материалов.

Фрэнк начинает: "Доброе утро, дамы и господа! Цель моей презентации - представить вам краткий обзор отрасли и основные результаты работы нашей компании и заручиться вашей поддержкой в вопросе выхода компании на рынки развивающихся стран. Я подготовил несколько графиков и диаграмм для того, чтобы более наглядно представить имеющиеся данные.

Прежде всего, я хотел бы отметить, что мы работаем в отрасли, отличающейся хорошими финансовыми показателями. Как четко видно на этой таблице, все 11 показателей, отмеченные наверху по горизонтали, для трех типов компаний отрасли, перечисленных по вертикали, просто отличные".

Тем временем вы сидите среди других слушателей и, тщетно пытаясь разглядеть цифры в таблице, думаете, что вам пора наведаться к окулисту.

Фрэнк продолжает: "По сравнению с другими компаниями, результаты нашей работы можно назвать выдающимися. К примеру, с 1996 г. наши продажи значительно выросли, несмотря на спад в 1998 г., причиной которого, как вы знаете, была забастовка".

"Ой, я что-то пропустил? Могу поклясться - я слышал, как Фрэнк говорил, что продажи значительно выросли, но вижу я лишь несколько круговых диаграмм, показывающих увеличение доли нашей основной продукции. А, понял! Он имеет в виду цифры под каждой из диаграмм..."

Фрэнк продолжает: "По сравнению с четырьмя нашими основными конкурентами, мы занимаем первое место по рентабельности инвестиций. Этот показатель равен 14 %..."

" Что занимает первое место? Кто занимает первое место? - думаете вы. - Диаграмма, по-моему, просто показывает, что показатель рентабельности инвестиций колебался".

"... а наша доля рынка увеличилась по сравнению с 1996 г., как и доля одного из наших конкурентов, в то время как доли трех других уменьшились".

Вы тяжело вздыхаете: "Может, мне что-то подлили в апельсиновый сок? Иначе почему мои глаза видят нечто совершенно отличное от того, что слышат мои уши? Возможно, причина в том, что диаграммы не соотносятся с высказываниями докладчика?"

Фрэнк продолжает: "Основываясь на данных об объемах продаж, показателях рентабельности инвестиций и изменении доли рынка, мы рекомендуем сконцентрировать наши усилия на продвижении нашей основной продукции на рынках развивающихся стран. Мы считаем, что эти рынки обладают значительным потенциалом роста. Так как представленный график может быть не совсем понятен, позвольте мне пояснить. Я привел данные по объему мирового рынка в 2001 г. и прогноз на 2010 г. Основываясь на серьезных исследованиях, мы предполагаем, что объем рынка вырастет с 8 до более чем 11 млрд. долл. Затем я привел отдельные данные по 11 странам, оперирующим на данном рынке, показав долю каждой. После этого я подсчитал среднегодовой темп роста для каждой страны и указал его в центре таблицы. Из этих цифр ясно, что самый быстрый рост рынка будет наблюдаться именно в развивающихся странах".

Вы уже не можете удержаться, толкаете меня в бок и шепчете: "Невероятно - таблицы и графики, которые должны помогать докладчику, на деле требуют от него дополнительных объяснений! Я всегда думал, что рисунок заменяет тысячи слов, а не требует тысячи пояснений".

Фрэнк говорит: "Однако, если мы хотим развивать деятельность в этом направлении, сначала надо убедить наше высшее руководство в том, что политическая и социальная обстановка в выбранных нами развивающихся странах не будет мешать нашим планам. Недавно проведенный опрос 16 руководителей высшего звена показал, что их мнение по вопросу об инвестициях в эти страны разделилось почти поровну".

К этому моменту Вы уже сами готовы устроить социальные волнения, а вид круговой диаграммы почему-то напоминает обеденный десерт.

Намерение Фрэнка было правильным - с помощью диаграмм он хотел сделать презентацию более эффективной. Но достичь этой цели ему не удалось - диаграммы оказались трудны либо для чтения, либо для понимания. Давайте посмотрим на них еще раз и попробуем разобраться, почему они не возымели должного эффекта.

Таблицу ►1 невозможно прочесть. Как и во многих наглядных пособиях, в которых невозможно что-либо разобрать, в ней отразился синдром "нестерпимого желания продемонстрировать свои знания". Это обычно случается, когда докладчик стремится включить в таблицу всю доступную информацию, не заботясь о том, что из этого смогут извлечь слушатели.

Фрэнк не понял одной простой истины - диаграмма для презентации должна быть по крайней мере в два раза проще и в четыре раза четче той, которая применяется в письменном докладе. Они различны также, как реклама на щите, которую нужно успеть прочесть и понять, проезжая мимо на автомобиле, и реклама в журнале, которую можно детально изучить в свободное время.

В диаграмме ►6 Фрэнк впал в другую крайность - диаграмма настолько проста, что и вовсе не нужна. Эту мысль можно было с легкостью выразить в словесной форме. Есть еще несколько случаев, когда лучше обойтись без диаграмм:

1. Если вы имеете дело с прогнозными данными, так как диаграммы обычно ассоциируются с точными значениями.
2. Если данные обычно представляются в виде таблиц, как, например, отчет о прибылях и убытках.
3. Когда аудитория скептически относится к восприятию информации через диаграммы.

Главное правило при подготовке презентаций - чем меньше диаграмм, тем лучше. 1) Подготовка диаграмм занимает довольно много времени. 2) Чем больше диаграмм используется в презентации, тем хуже их запоминают слушатели. Если в презентации или отчете используется одна диаграмма, то она получит 100 % внимания аудитории; если сто - не запомнится ни одна.

Диаграмма ►5, описывающая мировой рынок, является чем-то средним между таблицей и диаграммой. Докладчик не может решить, сделать ли ему таблицу или диаграмму и решает объединить и то, и другое. Он надеется, что если диаграмма не произведет эффекта, то слушатели, по крайней мере, обратят внимание на табличные данные. Обычно не срабатывает ни то, ни другое. Эта диаграмма, несомненно, помогла Фрэнку разобраться со связями между показателями прогнозируемых темпов роста в разных странах. Однако Фрэнк не позаботился о том, чтобы перевести данные из табличной формы, удобной для анализа, в форму диаграммы, более наглядно отражающей результаты анализа.

Оставшиеся три диаграммы (►2, 3 и 4) представляют собой примеры наиболее распространенной ошибки при подготовке диаграмм - неправильного выбора типа диаграммы. В первом случае (диаграмма ►2) круговые диаграммы использованы в том случае, когда намного удобнее был бы простой график. Во втором случае (диаграмма ►3) был использован график, хотя лучше было бы применить линейчатую диаграмму. В третьем случае (диаграмма ►4) точечную диаграмму следовало бы заменить гистограммой.

Вот так должны выглядеть эти три диаграммы, чтобы быстро и понятно выразить нужные мысли:

Продажи выросли с 1,2 млн. долл. в 1996 г. до 3,4 млн. долл. в 2001 г., несмотря на спад в 1998 г., вызванный забастовкой.

По сравнению с четырьмя нашими основными конкурентами, мы занимаем первое место по коэффициенту рентабельности инвестиций (14%) в 2001 г.

Наша доля рынка увеличилась на 4 %, с 11 % в 1996 г. до 15% на сегодняшний день. Среди наших четырех основных конкурентов компания Б также улучшила свое положение, в то время как доли рынка компаний В, А и Г уменьшились.

Теперь все эти диаграммы производят нужный эффект. В каждом случае выбранный тип диаграммы соответствует идее заголовка, который, в свою очередь, подкрепляет основную идею диаграммы. Во всех этих примерах диаграммы гораздо быстрее и яснее передают идеи докладчика, чем это возможно при использовании простых таблиц.

Таким образом, цель нашей книги - помочь вам научиться доносить свои идеи с помощью правильно выбранных диаграмм, которые будут помогать вам при общении с аудиторией, где бы вы их не использовали - в деловых презентациях или докладах, в компьютерных графических программах, в ежегодных отчетах или в статьях в периодической прессе.

В первой части мы рассмотрим процесс преобразования данных в диаграмму.

Во второй части мы разберем примеры готовых диаграмм. Здесь вы сможете почерпнуть идеи для собственных презентаций.

В третьей части вы узнаете о том, как донести свои мысли до аудитории с помощью визуальных концепций и зрительных метафор.

В четвертой части мы изучим методы составления диаграмм для компьютерных презентаций.

Как уже было сказано выше, диаграммы являются важной формой коммуникации. Но чтобы в совершенстве овладеть языком диаграмм, необходимо пополнить свой словарный запас и приобрести определенные навыки. Одних только теоретических знаний недостаточно, поэтому я включил в эту книгу практические задания. Так что берите в руки карандаш и давайте приступим к процессу выбора типа диаграммы!

Часть I. Выбор диаграмм.

Введение

Несмотря на разнообразие графических средств, используемых в различных видах коммуникации (таблицы, схемы, графики, матрицы и карты), при иллюстрации количественных данных применяется пять основных типов диаграмм:

Итак, у нас есть цель. Каковы же средства для ее достижения? С помощью следующей схемы мы попробуем описать весь процесс от начала до конца.

Шаг 1: ФОРМУЛИРОВАНИЕ ИДЕИ (от данных к идее)

Для того, чтобы правильно выбрать тип диаграммы, вы в первую очередь должны четко сформулировать конкретную идею, которую вы хотите донести до аудитории при помощи диаграммы.

Шаг 2: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТИПА СРАВНЕНИЯ ДАННЫХ (от идеи к сравнению)

Сформулированная вами идея будет обязательно заключать в себе один из пяти основных типов сравнения данных: покомпонентное, позиционное, временное, частотное и корреляционное.

Шаг 3: ВЫБОР ТИПА ДИАГРАММЫ (от сравнения к диаграмме)

Каждому типу сравнения соответствует один из пяти видов диаграмм.

Давайте подробно рассмотрим каждый шаг.

ПОКОМПОНЕНТНОЕ СРАВНЕНИЕ

При покомпонентном сравнении, мы, прежде всего, показываем размер каждого компонента в процентах от некоего целого. Например:

► В мае продажи продукции А составили наибольшую долю в общем объеме продаж компании.

► Доля рынка клиента в 2001 г. составляет менее 10 % рынка отрасли.

► Почти половина корпоративных ресурсов привлечено из двух источников.

Увидев слова "доля", "проценты от целого", "составило X %", вы можете быть уверены, что имеете дело с покомпонентным сравнением.

ПОЗИЦИОННОЕ СРАВНЕНИЕ

При позиционном сравнении мы выявляем, как объекты соотносятся друг с другом - одинаковы ли они, больше или меньше других. Например:

► В мае продажи продукции А превысили продажи продукции Б и В.

► Выручка клиента от продаж находится на четвертом месте.

► Текучесть кадров в шести подразделениях примерно одинакова.

Ключевыми словами для позиционного сравнения являются: "больше чем", "меньше чем", "равно".

ВРЕМЕННОЕ СРАВНЕНИЕ

Этот вид сравнения - один из наиболее распространенных. В данном случае нас интересует не размер каждой доли в сравнении с целым, не соотношение долей, а то, как они изменяются во времени - что происходит с определенными показателями на протяжении недель, месяцев, кварталов, лет - возрастают ли они, снижаются, колеблются или остаются неизменными. Например:

► Продажи в январе неуклонно росли.

► Рентабельность инвестиций за последние пять лет резко сократилась.

► Ставки процента в течение последних семи кварталов колебались.

Ключевые слова в данном случае: "изменяться", "расти", "убывать", "возрастать", "снижаться", "колебаться" и т. д.

ЧАСТОТНОЕ СРАВНЕНИЕ

Данный вид сравнения помогает определить, сколько объектов попадает в определенные последовательные области числовых значений. Например, частотное сравнение используется для того, чтобы показать, сколько работников зарабатывают менее чем 30 тыс. долл., сколько - 30-60 тыс. долл. и т. д.; сколько жителей относятся к возрастной группе до 10 лет, сколько - от 10 до 20, от 20 до 30 и т. д. Примеры типичных формулировок такого вида:

► В мае сделки в основном заключались в диапазоне от одной до двух тысяч долларов.

► Большая часть грузов была получена за 2-5 дней.

► Возрастная структура штата нашей компании сильно отличается от структуры штата нашего конкурента.

Термины, характерные для этого вида сравнения, - "в диапазоне от х до у", "концентрация", "частотность" и "распределение".

КОРРЕЛЯЦИОННОЕ СРАВНЕНИЕ

Корреляционное сравнение показывает наличие (или отсутствие) зависимости между двумя переменными. Например, обычно ожидается, что при увеличении объемов продаж возрастает прибыль или что при увеличении скидок возрастают объемы продаж.

Если формулировка вашей идеи содержит такие слова, как "относится к", "возрастает при (в случае)", "снижается при (в случае)", "меняется при (в случае)" или, наоборот, "не возрастает при (в случае)" и т. д., это указывает на применение корреляционного сравнения. Например:

► Результаты продаж в мае демонстрируют отсутствие взаимосвязи между объемом продаж и опытом продавцов.

► Зарплата исполнительных директоров не зависит от размера компании.

► Страховая сумма возрастает при росте доходов индивидов.

Итак, мы рассмотрели пять типов сравнения, с помощью которых можно выразить любую идею, сформулированную на основе табличных данных. Подытожим кратко:

Покомпонентное: процент от целого.

Позиционное: расположение объектов.

Временное: изменения во времени.

Частотное: объекты в интервалах.

Корреляционное: зависимость между переменными.

С карандашом в руке прочитайте следующие 12 примеров типичных идей, сформулированных на основе табличных данных, и определите тип сравнения, содержащийся в каждом из них. Ищите ключевые слова и при необходимости обращайтесь к определениям и примерам, которые мы только что привели. Сравните свои ответы с теми, что приведены внизу страницы.

Типичные идеи	Тип сравнения
1. В течение следующих десяти лет прогнозируется увеличение объема продаж
2. Большинство сотрудников получает от 30 до 35 тыс. долл.
3. Повышение цены на отдельные сорта бензина не означает повышения их качества
4. В сентябре уровень текучести кадров в шести подразделениях был примерно одинаков
5. Менеджер по продажам проводит с клиентами лишь 15 % своего времени
6. Размер прибавки по результатам работы не зависит от выслуги лет
7. В прошлом году наибольшая текучесть кадров наблюдалась в возрастной группе от 30 до 35 лет
8. Центральный регион занимает последнее место по производительности
9. Доходность акций нашей компании сокращается
10. Наибольшая доля фондов задействована в производстве
11. Наблюдается связь между доходами и зарплатой
12. В августе два завода обогнали по производительности шесть других

 

Ответы

Перейдя от данных к идее, а от идеи к сравнению, мы готовы сделать заключительный шаг - от сравнения к диаграмме, наиболее подходящей для выражения вашей идеи.

Покомпонентное сравнение

Покомпонентное сравнение данных лучше всего демонстрируется при помощи круговой диаграммы. Поскольку круг создает прекрасное впечатление целого, круговая диаграмма идеально подходит для выполнения единственной цели покомпонентного сравнения - показать каждую долю как определенный процент от целого (к примеру, доли продаж каждой компании в отрасли).

Для построения большинства круговых диаграмм лучше использовать не более шести компонентов. Если вам нужно отобразить большее число компонентов, выберите из них пять наиболее важных, а остальные сгруппируйте в категорию "прочие".

Поскольку человеческий глаз обычно движется по часовой стрелке, наиболее важный компонент следует располагать на линии 12 часов, а для усиления эффекта лучше использовать наиболее контрастный цвет (например, желтый на черном фоне) или самую яркую штриховку, если диаграмма черно-белая. Если нет необходимости выделять какой-либо отдельный компонент, расставляйте их от самого большого к самому маленькому или наоборот и используйте одинаковый цвет или штриховку для всех сегментов.

В целом, круговые диаграммы - это наименее практичный из пяти типов диаграмм. К тому же, они чаще других используются не по назначению.

На следующей странице приведено несколько различных псевдо-круговых диаграмм, которые я на протяжении многих лет находил в различных докладах, газетах, журналах и годовых отчетах. Все эти диаграммы составлены весьма изобретательно и с воображением, что делает их чрезвычайно привлекательными, хотя пример Г несколько мрачен. В то же время, это примеры того, когда форма подавляет содержание, и поэтому создать визуальные ассоциации не удается.

Хотелось бы обратить внимание на то, что основная цель любой диаграммы - показать важные связи быстрее и четче, чем при использовании таблиц. В любом случае, если форма подавляет содержание, т. е. если оформление диаграммы мешает четко понять существующую зависимость, то автор презентации оказывает медвежью услугу читателям или слушателям, которые будут принимать решения на основе увиденного.

А сейчас давайте немного развлечемся и сделаем упражнение, которое поможет проверить, насколько приведенные примеры эффективны в качестве наглядных пособий. Чтобы наше упражнение было наиболее результативным, обещайте, что не будете думать. Просто фиксируйте свое первое визуальное впечатление. Начиная сверху и двигаясь вниз или по кругу, быстро запишите процентное количество, соответствующее каждому сегменту, в каждом примере. Затем подсчитайте общие суммы. Самое главное - НЕЛЬЗЯ ВОЗВРАЩАТЬСЯ к уже просмотренному, НЕЛЬЗЯ СТИРАТЬ и МЕНЯТЬ СВОИ РЕШЕНИЯ, поскольку мы договорились, что вы не будете думать.

НАЧИНАЙТЕ!

В каждой из шести диаграмм впишите проценты, которые, по вашему мнению, соответствуют каждому сегменту, и сложите их.

 

А теперь сравните ваши догадки с реальной информацией, содержащейся в примерах.

	А	Б	В	г	Д	Е
	%	%	%	%	%	%
	продаж	активов	доходов	смертей	объема	налогов
а.
б.
в.
г.
д.

Если ваши результаты сильно отличаются от этих цифр - по крайней мере, для диаграмм А, В и Д, - то становится ясно, что приведенные диаграммы не выполняют своей главной функции, а именно - не дают четкого представления о связи между изображением и числовыми показателями. Я проводил этот тест со многими своими коллегами. Скорее всего, ваши результаты похожи на те, что получил я. Лишь в немногих случаях сумма всех долей составляла точно 100 %. Чаще же всего сумма была меньше или намного больше 100 % - от 45 до 280 %. Даже когда конечный результат у разных людей совпадал, числовые выражения долей совсем не обязательно получались одинаковыми.

В то же время, практически все были точны в оценке процентных соотношений в примере Е {Процент налогов), представленном в виде традиционной круговой диаграммы. Здесь тестируемым гораздо проще было увидеть, что сегмент а составляет около 5 %, г - примерно 25 %, а д - немногим более 50 %. В действительности, пример Е основан на тех же данных, что и пример А. Я просто изменил названия, чтобы посмотреть, к чему это приведет. Сравните процентные соотношения, которые вы записали для примеров А и Е, и вы поймете, как сильно могут различаться результаты в зависимости от формы диаграммы.

Из проделанного упражнения можно извлечь абсолютно ясный урок - если вам нужно четко отобразить действительные взаимосвязи, преодолейте стремление к оригинальности и положитесь на традиционные круговые диаграммы. Творческий же подход используйте для того, чтобы повысить наглядность диаграмм за счет удачного расположения на листе, легко читаемого шрифта и конструктивного использования цветов и штриховки.

Доли целого более наглядно отображаются посредством круговых диаграмм, чем при помощи линейчатых диаграмм или гистограмм, нормированных на 100 %. Однако когда вам нужно сравнить компоненты нескольких целых, не сомневайтесь ни минуты - используйте линейчатую диаграмму или гистограмму, нормированную на 100 %. И вот почему.

Обратите внимание на то, что надписи приходится повторять для каждой из двух круговых диаграмм. Конечно, мы можем использовать легенду. Однако в этом случае читателю придется смотреть то в легенду, то на диаграмму, чтобы понять, какой из компонентов что означает. Кроме того, хотя тени или цвета помогают зрителю различить три компонента, взгляд должен постоянно перемещаться с одной диаграммы на другую, чтобы уловить взаимосвязи.

Используя же гистограмму, нормированную на 100 %, мы можем избежать этих проблем. В данном случае надписей меньше, а взаимосвязи между соответствующими сегментами, усиленные связывающими две колонки линиями, отображены более наглядно.

Позиционное сравнение

Для иллюстрации позиционного сравнения лучше всего подходит линейчатая диаграмма.

По вертикали располагается не шкала, а только обозначения сравниваемых элементов - стран, отраслей промышленности, компаний, имен продавцов. Самое главное - вы можете расставить линейки в нужной вам последовательности. Например, в диаграмме, где проводится сравнение показателей рентабельности продаж клиента и его пяти конкурентов, линейки, озаглавленные названиями компаний, можно расположить в алфавитном порядке, по времени начала работы компании в отрасли, по объемам продаж, по показателям рентабельности - от самого низкого значения показателя к самому высокому или, как в примере, от самого высокого к самому низкому (от лучшего к худшему).

При составлении линейчатых диаграмм необходимо убедиться, что пространство, разделяющее линейки, меньше, чем ширина самих линеек. Используйте самый контрастный цвет или штриховку для того, чтобы выделить самый важный элемент, подчеркивая, таким образом, вашу основную идею, выраженную в заголовке.

Для обозначения количественных величин можно использовать либо шкалу вверху (иногда - внизу), либо цифры на концах линеек, но ни в коем случае - и то, и другое. Шкалу используйте, если хотите только кратко ознакомить с взаимосвязями, цифры - если эти взаимосвязи важны для передачи основной идеи. Иногда неплохо использовать шкалу и одну цифру, на которой необходимо сделать акцент. Сочетание же шкалы и нескольких цифр излишне и создает помехи как в линейчатых диаграммах, так и в гистограммах и графиках.

Используя цифры, округляйте их и избегайте дробей, если точная величина несущественна. К примеру, 12 % запоминается гораздо лучше, чем 12,3 % или 12,347 %.

Чтобы продемонстрировать разнообразные возможности линейчатой диаграммы, я выделил шесть видов таких диаграмм и сопроводил их дополнительной информацией. Примеры их использования приводятся далее в этой части. Советую включить их в набор диаграмм, используемых в работе.

Иногда для иллюстрации позиционного сравнения вместо линейчатой диаграммы используют гистограммы - вертикальные столбцы вместо горизонтальных линеек. Это, конечно, не ошибка. Однако в девяти случаях из десяти линейчатые диаграммы смотрятся лучше по двум причинам. Во-первых, применяя их для иллюстрации позиционного сравнения, мы снижаем вероятность путаницы между позиционным и временным сравнением. В последнем случае как раз лучше использовать гистограммы. Поэтому, чтобы п