Часть III. Концепции и метафоры в презентации (Решения в поисках проблемы).

До сих пор я рассказывал только о способах представления количественной информации в виде диаграмм. Однако некоторые идеи неколичественного характера также довольно трудно выразить в визуальной форме. Среди них такие идеи, как взаимодействие, воздействие, препятствия и взаимосвязи, или такие понятия, как структура, последовательность и процесс.

Осознавая, что в этой области есть пробелы, я вместе с несколькими талантливыми дизайнерами создал представленный в этой главе набор изображений для использования в докладах, презентациях и статьях. Их можно поделить на две большие категории: "визуальные концепции", состоящие из абстрактных геометрических форм (стрелок, кругов, треугольников и т. д.) и "визуальные метафоры", которые включают предметы нашего обихода - лестницы, лабиринты, головоломки и т. д. Здесь вы найдете рекомендации по работе с ними.

Когда вы ищете нужное изображение, здесь можно черпать идеи. В каком-то смысле рисунки из данного раздела - это решения в поисках проблемы. Само по себе ничто не является ни верным, ни неправильным, ни хорошим, ни плохим. Подойдет ли изображение, зависит от того, насколько оно соответствует вашей основной идее - а это решать вам.

В поиске визуального решения проблемы коммуникации вы можете обратиться к приведенным ниже изображениям, раскрывающим понятия с разных точек зрения. Вы можете упрощать их, расширять, увеличивать, изменять любым образом в соответствии со своими потребностями. Выбрав диаграмму, добавьте надписи, выражающие основную идею, внутри диаграммы или рядом с ней. Посмотрим на конкретные примеры.

 

Необязательно хвататься за первую понравившуюся вам идею. Продолжайте искать, играйте с диаграммами и в конце концов вы найдете идеально подходящее визуальное решение. Например, предположим, что вам нужно изобразить следующее:

ФАЗЫ ПРОЕКТА

1. Планирование проекта
2. Запуск проекта
3. Разработка решения
4. Представление рекомендаций
5. Исполнение

Ниже представлены девять диаграмм, взятые со страниц этой главы. Какая из них, на ваш взгляд, сможет лучше всего отобразить эту последовательность?

Кстати, разные люди воспринимают эти диаграммы по-разному - как и прочие зрительные образы. Поэтому я советую вам сначала протестировать диаграмму на коллегах, чтобы удостовериться в том, что она ясно и четко доносит вашу идею и ваши коллеги хорошо ее понимают.

Удачи!

Визуальные концепции.

Движение по горизонтали

Движение по вертикали

Движение по кругу

Взаимодействие

Движущие силы

Изменение курса

Рычаг/Баланс

Проникновение/Барьеры

Фильтры/Экраны

Взаимосвязи

Процессы

Сегментация

 

Визуальные метафоры.

Игры

Спорт

Мозаика, лабиринты

Оптические иллюзии

Ступеньки и лестницы

Веревки и все такое

Знаки препинания

Слова, слова

Капли и брызги

Офисные принадлежности

Отъезды и приезды

Приезды и отъезды

Далеко-далеко

Прочие

 

Немного о талантливых дизайнерах, принявших участие в работе над этой главой

Ян Уайт - консультант по коммуникативному дизайну, читает лекции по всему миру. Архитектор по образованию, 13 лет проработал арт-директором в компании Time Inc., после этого в 1964 г. открыл собственную студию издательского дизайна. Автор нескольких книг по визуальным технологиям в издательском бизнесе. Среди них - "Editing By Design", "Graphic Idea Notebook", "Graphic Design for the Electronic Age", "Color for the Electronic Age" и "Color for Impact".

Вера Дойч - хорошо известна своими разработками графического дизайна в издательском бизнесе, а также разработками корпоративных стилей - от дизайна почтовых наклеек до оформления ежегодных отчетов. Консультант по графическому дизайну для данной книги.

Дэн Невинс - свободный карикатурист, ранее работавший штатным художником в Американской ассоциации менеджмента, а впоследствии арт-директором рекламного отдела газеты "New York Daily News".

Питер Уайшар уже 14 лет работает в сфере дизайна, анимации и компьютерной графики. В настоящий момент преподает компьютерную анимацию на факультете телевидения и кинематографии Нью-Йоркского университета. Автор книг "Digital Space: Designing Virtual Environments" (издательство "McGraw-Hill", 1998 г.) и "3D Pro Video Series" (издательство "EduPro", 2000 г.).

Часть IV. SAYIT.COM

Введение

Я поражен и восхищен тем, как новые технологии изменили нашу жизнь. Просто невероятно: с помощью ноутбука я могу создать диаграмму менее чем за 10 минут, черно-белую или цветную, исправить опечатки, добавить эффекты анимации, отсканированные рисунки, звук, видеоклипы, гиперссылку, разослать ее коллегам по всему миру, сделать сколько угодно копий, представить ее в любом конференц-зале или переговорной, и все за 10 минут. Удивительно!

Но так было не всегда. Я работаю в сфере визуальных коммуникаций с 1961 г. до э. к. "До э. к." означает до эры компьютеров, калькуляторов, копировальных машин. Вот как работали над диаграммами раньше.

Разработчик наглядных пособий, сидя за чертежным столом, чертил диаграмму, используя светло-голубой карандаш, треугольники, рейсшины, транспортиры, циркули, лекала и масштабные линейки.

Если нужно было перевести абсолютные величины в проценты от целого, то приходилось использовать логарифмическую линейку.

Затем диаграмму передавали оператору вери-тайпера. Эти пишущие машинки имели несколько печатных шрифтов от 11 кегля и меньше.

Оттуда диаграмма попадала к корректорам, которые указывали на опечатки.

Корректировки делались с помощью аппликаций. Даже и не спрашивайте, что это.

Диаграмма возвращалась к чертежнику, который обводил голубые линии с помощью рейсфедера и туши.

В качестве заливки использовались самоклеющиеся листы бумаги с черно-белой штриховкой различных видов.

Если вам требовалось использовать диаграмму на презентации, ее вместе с другими материалами нужно было отправить в печать за день до презентации, чтобы получить увеличенные фотокопии, слайды на прозрачной пленке для проектора или 35-миллиметровых слайды.

Очевидно, что на все это уходило гораздо больше 10 минут.

Новые технологии не только экономят время, но и позволяют достичь невозможного ранее уровня качества. С другой стороны, появляются новые проблемы, связанные с созданием диаграмм. Именно об этом и рассказывается в данной главе - как разработать наглядные пособия для презентации на компьютере.

Здесь вкратце описаны возможности, предоставляемые новыми технологиями. Книжный формат диктует свои ограничения, но основное представление о том, что можно сделать, вы получите из приведенного ниже перечня приемов.

Начнем с простых цветных наглядных пособий, проецируемых на экран, и добавим анимацию. Используя "увеличение" и "уменьшение", "возникновение сверху или снизу", "растворение", вы сможете отобразить в диаграмме движение и направление. С помощью этих видов анимации можно показать движение товарных потоков, распределение ответственности в организационной схеме, отсутствие корреляции между размером скидки и объемом проданной продукции.

" Возникновение" вертикальных и горизонтальных осей

"Полет" стрелки

"Увеличение" размеров точек, обозначающих сделки

Добавьте отсканированные изображения. Отсканировать цветные фотографии продукции или людей и добавить их в наглядные пособия очень легко. Можно также импортировать в компьютер фотографию, сделанную цифровым фотоаппаратом, и модифицировать ее при необходимости.

Добавьте звук. Звук телефонного звонка или гудка машины усилит чувство реальности, а музыка создаст определенное настроение. Пригодятся и цитаты торговых агентов, объясняющих необходимость использования рекламных материалов.

Добавьте видео. Можно вставить видеоклип, иллюстрирующий ваши слова, например, о недостаточном ассортименте продукции или о различных подходах, которые используют торговые агенты для заключения сделок.

Добавьте ссылки. Чтобы связать продукцию с ее производителем, добавьте гиперссылку, вызвав которую, можно получить более подробную информацию с веб-сайта производителя. Сделайте ссылку на программное обеспечение, позволяющее моментально проводить расчеты альтернативных сценариев развития. {Сделайте ссылку на мой веб-сайт www.zelazny.com и посмотрите его вместе с вашими детьми, когда у вас будет свободное время.)

Использование вышеперечисленных приемов будет значительным вкладом в успех ваших презентаций.

У любой новой технологии всегда есть свои плюсы и минусы, которые необходимо учитывать.

Наиболее важным преимуществом компьютерных презентаций является то, что вы можете внести изменения в слайды, вовремя добавив новую информацию или альтернативные сценарии развития, в процессе презентации или в промежутке между встречами, во время поездки.

Такие презентации дают возможность показать их содержание с различных точек зрения, и поэтому одна презентация может подойти для различных аудиторий. Не затрачивая больших усилий, вы можете начать с рекомендаций аудитории или оставить их на потом, если возникнет риск, что в начале слушатели их не воспримут.

Соединение видео, звука, анимации и спецэффектов заметно улучшает усвоение и запоминание информации.

С другой стороны, специальное оборудование не так просто подготовить к работе, как, например, диапроекторы, для которых не требуется ничего, кроме электропровода и розетки. Чтобы соединить ноутбук с мультимедийным проектором и подключить их к источникам питания, включить все оборудование в определенном порядке, вывести изображение на экран и т. д., нужно быть очень терпеливым человеком.

Если вы недостаточно профессионально используете наглядные пособия, их демонстрация может ухудшить взаимодействие между докладчиком и аудиторией, столь важное для бизнес-презентаций. Причина в том, что внимание аудитории в первую очередь концентрируется на наглядных пособиях, а не на докладчике.

Иногда аудитория может воспринять использование анимации, эффектов растворения и всплывания, движущихся стрелок и т. д. как попытку пустить пыль в глаза. Может создаться впечатление, что вы тратите время и деньги на то, чтобы сделать презентацию более яркой, чем необходимо для четкого изложения основной идеи, что вас больше заботит форма, а не содержание.

Рассказав о плюсах и минусах компьютерных презентаций, я хочу дать вам несколько рекомендаций по поводу размера шрифта, цвета и спецэффектов, которые помогут вам сделать хорошую презентацию.

Надписи на слайдах

Надписи на слайдах должны быть разборчивыми для тех, кто сидит дальше всех от экрана

Ни один из сидящих в зале никогда не станет жаловаться на слишком большой размер букв в материалах презентации, зато все будут недовольны, если они будут слишком малы.

Здесь приведена таблица, показывающая, насколько далеко от 2-, 2,5- или 3,5- метрового экрана может сесть зритель, чтобы нормально разбирать надписи, сделанные шрифтами различных размеров.

(Допустимо от 5 до 10 % вариации разборчивости в зависимости от яркости мультимедийного проектора, контрастности, созданной затемнением комнаты, а также яркости изображения, связанной с расстоянием от проектора до экрана.)

Размер шрифта	Ширина экрана
2м	2,5 м	3,5 м
16 пт. строчные буквы
18 пт. строчные буквы
20 пт. строчные буквы
22 пт. строчные буквы
24 пт. строчные буквы
30 пт. строчные буквы
32 пт. строчные буквы

Вот несколько очевидных и простых приемов, позволяющих сделать надписи более разборчивыми:

► Округлите цифры или отбросьте знаки после запятой, если они не существенны для передачи основной идеи - вы всегда можете использовать точные числа в самом выступлении.

► Используйте координатную сетку или шкалу вместо чисел на концах столбцов и линеек или внутри них.

► Заменяйте слова символами - значок $ вместо слова "доллар", значок % вместо слова "процент".

► Используйте сокращения и аббревиатуры где возможно, если это не вносит неразбериху.

► Редактируйте надписи: сокращайте 10 слов до четырех, четыре слова до трех, три слова до двух.

► Удаляйте сноски; выносите эту информацию в устное сообщение, если она настолько важна.

► Не указывайте источники, оставьте их для раздаточных материалов.

Следует отметить, что эта таблица и рекомендации не подходят для случая, когда проблема не имеет простого решения. Поэтому далее приведены конкретные примеры проблем, связанных с разборчивостью, вместе с моими рекомендациями по поводу их решения. Возможно, эти примеры помогут вам разрешить сходные проблемы с вашими диаграммами.

Чем крупнее, тем лучше

Эта диаграмма отражает информацию в ее изначальной форме. Очевидно, что ее невозможно будет разобрать на экране любого размера. Наиболее очевидные советы - удалить те столбцы, которые не содержат данных, или же разбить график пополам по горизонтали, расположив одну его часть над другой.

В данном случае выход прост - необходимо изменить расположение данных. При перемен