Отримання довідкової інформації.

Довідкова система Microsoft Word має наступні можливості:

· надавати довідкову інформацію, що упорядкована тематично в книгах, які складаються з розділів. Кожну книгу можна розкрити, вибрати певний розділ і вивести на екран в окремому вікні його зміст;

· надавати довідкову інформацію за терміном, вибраним із списку або введеним в відповідне поле;

· здійснювати пошук слова або фрази в тексті довідки;

· викликати програму Помощник для автоматичного отримання довідки, поради чи повідомлення, пов’язаних з діями користувача. Режим роботи програмикористувачвстановлює за власним бажанням;

· отримувати довідку про призначення будь-якого елементу екрану Word або команди;

· надавати гіперпосилання на ресурси Web.

 

Встановлення параметрів сторінки нового документа.

Відображення границь області текста

Word за замовчанням встановлює для сторінки наступні параметри: розмір аркушу А4, книжкову орієнтацію, поля: верхнє та нижнє – 1 дюйм (2,54 см), ліве та праве – 1,25 дюйму (3,17 см) та відстань від краю сторінки до колонтитулу (верхнього та нижнього), які можна при бажанні змінити до початку введення тексту або після нього.

Поля сторінки визначають відстань між текстом і краєм сторінки і можуть при бажанні відокремлюватися від області тексту документу лінією (має назву Границы области текста), яка відображається в режимі перегляду Разметка страницы

В цьому режимі перегляду документу поля можна змінювати, використовуючи горизонтальну та вертикальну лінійки в вікні документу. Для цього потрібно встановити покажчик мишки на межу між сірою частиною (область поля) та білою частиною (область тексту), наприклад, в лівій частині горизонтальної лінійки. Це – границя лівого поля. Коли покажчик мишки змінить свій вигляд на двобічну стрілку та з’явиться напис Левое поле, протягнути цю границю в потрібний бік. Пунктирна лінія покаже нову границю поля.

 

 

Масштабування відображення документа

Користувач має можливість за допомогою команди Масштаб з меню Вид або кнопки Масштаб панелі інструментів Стандартная встановлювати масштаб (довільний або фіксований) відображення однієї сторінки документу на екрані або виводити на екран цілком по одній або дві сторінки документу в залежності від мети роботи, що виконується.

 

 

Вибір мови для введення тексту в документ

Word XP забезпечує можливість введення тексту в документ різними мовами. Перелік мов та відповідних розкладок клавіатури, що завантажуються в пам’ять після запуску комп’ютера, можна побачити в діалоговому вікні Свойства: Клавиатура папки Клавиатура.

Для швидкого переключення розкладки клавіатури треба в діалоговому вікні встановити прапорець Вывести индикатор, який поміщується в правий нижній кут екрану. Якщо клацнути по ньому мишкою, з’явиться список мов, з якого вибирають потрібну.

Переключення клавіатури викликає переключення мови та забезпечує автоматичну перевірку правопису тексту на іншій мові засобами перевірки цієї мови. Для автоматичної перевірки правопису тексту українською мовою необхідний текстовий процесор Рута. Якщо він інстальований, рядок меню вікна Word містить меню Рута. Користувач має можливість включати та виключати автоматичну перевірку правопису.

 

Введення тексту в документ

Введення тексту в документ здійснюється за допомогою клавіатури. Між словами та після знаків пунктуації вживається один символ пробіл. Перехід на наступний рядок здійснюється автоматично. Розташування тексту в рядку залежить від встановленого способу вирівнювання, як, наприклад, показано на кнопках панелі інструментів Форматирование: вирівнювання тексту в рядках за лівим краєм, по центру рядка, за правим краєм та за шириною рядка. Після завантаження Word автоматично (за замовчанням) встановлюється вирівнювання за лівим краєм.

 

Після введення тексту абзацу натискається клавіша <Enter> і курсор вставки переміщується на початок нового рядка.

Якщо включити режим відображення символів, які не друкуються, можна побачити, що пробілам відповідають крапки (·), а там, де натискалась клавіша <Enter>, знаходиться символ кінця абзацу. В наступному рядку утворився новий абзац, поки що порожній. Документ має стільки абзаців, скільки в ньому є символів кінця абзацу. Нижче наведений приклад абзацу з виключеним та включеним режимом відображення символів, що не друкуються.

	¶

 

Включення та виключення режиму відображення символів, що не друкуються, здійснюється натисканням на кнопку панелі інструментів Стандартная з зображенням символу кінця абзацу або команди Параметры в меню Сервис.

Збереження документа

Зберегти новий документ на диску під автоматично наданим ім’ям або оригінальним ім’ям перший раз можна на будь-якому етапі роботи з документом: до введення тексту, під час роботи з документом або після завершення її. В будь-якому разі роботу з документом завершують збереженням документу. При намаганні завершити роботу з документом без його збереження з’являється наступне інформаційне вікно, яке пропонує 3 варіанти: Да – збереження документу і закриття вікна документу, Нет – закриття вікна документу без збереження документу, Отмена – продовження роботи з документом.

Запобігти втраті введеної інформації через збій або інші причини можна за допомогою включення режиму автоматичного збереження тексту та встановлення інтервалу часу між автоматичними збереженнями тексту. (меню Сервис, команда Параметры, вкладинка Сохранение діалогового вікна Параметры, прапорець автосохранение каждые, лічильник хвилин) або самостійного збереження документу час від часу під ім’ям, яке було надане при першому збереженні. При цьому нова версія документу замінює попередню.

Для особливо важливих документів створюються копії. Для цього є 2 способи:

1 спосіб: після завершення роботи над документом зберегти його під тим самим ім’ям командою Сохранить, а потім вибрати команду Сохранить как в меню Файл та в діалоговому вікні Сохранить как ввести ім’я для копії (звичайно до імені оригіналу додають цифру). Документ-копія стає поточним. Документ-оригінал закриється автоматично. Закрити вікно документу-копії.

2 спосіб: зберігати документ в процесі роботи над документом (наприклад, кожного нового дня), командою Сохранить как, послідовно збільшуючи в імені документу цифру. Створюються документи, наприклад, Diplom1, …, Diplom10. Кожний є етапом роботи. По закінченні роботи залишити останній.

З цією ж метою можна застосувати новий засіб Word XP: команду Версии в меню Файл тав діалоговому вікні Версии документа зберігати файл, накопичуючи його версії. Ім’я версії складається з імені документу та дати та часу збереження. До кожної версії можна скласти примітки.

Word XP за замовчанням зберігає документи в форматі Word XP (тип файлу Документ Word, розширення імені.doc):

 

Для збереження документів в інших форматах, наприклад, форматі попередніх версій Word потрібно вибрати цей формат із списку Тип файла.

Word XP, Word 97, Word 95 та Word 6.x дозволяють здійснювати обмін документами між цими версіями.

Для роботи в Word XP з документами, створеними попередніми версіями Word (97, 95 та 6.x), їх необхідно відкрити і зберегти в форматі, який пропонує Word XP, або в форматі Word 6.0/95, який потрібно вибрати із списку Тип файла. Вибір залежить від того, де збираються далі працювати з документами (в Word XP, Word 97 або в Word 95 та 6.x).

Для роботи в Word 97, Word 95 та Word 6.x з документами, створеними в Word XP, необхідно, щоб документи були в Word XP збережені в універсальному форматі RTF або форматі Word 6.0/95, або був встановлений конвертор Word XP.

Word 97, Word 95 та Word 6.x підтримують не всі можливості Word XP, тому відкриття документів Word XP та збереження документів Word XP в форматі Word 6.0/95 в деяких випадках може спричинити втрату даних або форматування.

 

Завершення роботи Word

Перед завершенням роботи Word необхідно закрити вікна усіх відкритих документів. Якщо для одного документу відкрито одне вікно, то для його закриття можна використати команду Закрыть в меню Файл або кнопку Закрыть окно вікна документу. Якщо для одного документу відкрито декілька вікон, то команда Закрыть в меню Файл закриє всі вікна документу, а кнопка Закрыть окно закриє лише активне вікно документу.

Для завершення роботи Word можна використати команду Выход в меню Файл або кнопку Закрыть окно вікна програми.

Інколи для закриття вікна документу та вікна програми Word використовують системні меню (мають вид піктограм), що містять команди управління вікном. Системне меню вікна документу знаходиться на початку рядка меню або рядка заголовку документу, а системне меню вікна програми – на початку рядка заголовку програми.

 

Лекція 17

 

 

Відкриття документу Word

Документ Word може потребувати певного доопрацювання перш ніж бути надрукованим. Для виконання цієї роботи необхідно відкрити документ Word безпосередньо в вікні програми Word або завантажити текстовий процесор Word одночасно із завантаженням документу.

У першому випадку в вікні програми вибирають в меню Файл команду Открыть або натискають кнопку Открыть панелі інструментів Стандартная.

У другому випадку:

· вибирають ім’я документу із списку документів:
Пуск4 Документы4 Ім’я документу.

Список містить документи, які відкривалися останнім часом.

· за допомогою піктограми файлу, що є документом Word. Для цього двічі клацнути мишкою по піктограмі файлу або вибрати команду Открыть з контекстного меню.

Контекстне меню до файлу документу Word в вікні будь-якої папки або в діалоговому вікні Открытие документа містить команди відкриття документу, відкриття для читання, друку, відправлення на дискету та поштою, переміщення та копіювання в Буфер обміну, створення ярлику, знищення та перейменування, визначення властивостей документу.

Відкриття документу безпосередньо в вікні програми Word дозволяє в діалоговому вікні Открытие документа здійснювати перегляд та пошук документу за певними умовами перед його відкриттям.