Ввод и редактирование данных

 

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственными вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

С типичной базой данных модно работать обычными приёмами управления. Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме Таблицы.

Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите ТАВ или ENTER (или щёлкните мышью в другой ячейке таблицы).

При вводе данных каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи). Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит её к копированию, перемещению, удалению (рис. 3.7).

 

 

 

 

Рис 3.7. Окно таблицы для ввода данных

 

 

Маркер, находящийся в первом верхнем углу таблицы, - это маркер таблицы. Щелчок на нём выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью (новая запись, удалить запись, вырезать, копировать, вставить, высота строки).

Поля базы данных, представленные в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве Подпись.

Изменение размера столбца – установка указателя на границу между столбцами до изменения указателя на двойную стрелку ↔ и теперь границу можно перемещать методом буксировки, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой мыши на выделенном столбце открывает контекстное меню (сортировать по возрастанию (по убыванию), копировать, вставить, ширина столбца, скрыть столбцы, закрепить столбцы, добавить столбцы, столбец подстановок, удалить столбец, переименовать столбец). Скрытый столбец не исчезает из базы, он только перестаёт отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок. Скрытый столбец опять станет видимым. В табл. 3.1 приведены способы редактирования данных.

 

 

Способы редактирования данных Таблица 3.1

Перемещение внутри поля	Нажатиями клавиш -> и <-
Вставка значения в поле	Выбрать позицию вставки и ввести значение
Выделение содержимого поля целиком	Нажать F2 или двойной клик
Замена значения новым	Выделить поле целиком и ввести новое
Замена из предыдущего поля	Ctrl+’(апостроф)
Замена значением по умолчанию	Ctrl+Alt + пробел
Вставка разрыва строки (текст, Мемо)	Ctrl+Enter
Сохранение тек строки	Shift+Enter или переход к другой строке
Вставка текущей даты	Ctrl+;(точка с запятой)
Вставка текущего времени	Ctrl+:(двоеточие)
Добавление новой записи	Ctrl++(плюс)
Удаление записи	Ctrl+-(минус)
Переключение кнопок опций	Пробел
Отмена изменений тек записи	Esc или кнопка отмены

 

Существуют поля, которые нельзя редактировать Типы таких полей отображены в таблице 3.2.

Не редактируемые поля Таблица 3.2

Поля типа Счетчик (AutoNumber)	Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качест­ве первичного ключа
Вычисляемые поля	Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице
Блокированные или отключенные поля	Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме
Поля в многопользовательских блокированных записях	Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно

 

 

3.2.4. Создание связей между таблицами

Реляционная база данных состоит из нескольких таблиц, между которыми установлены связи.

Между одноимёнными полями двух таблиц MS-Access автоматически устанавливает связь, например поле Код клиента в таблице Клиенты и Заказы. Это означает, что при формировании запроса к этой паре таблиц Access сможет объединить строки таблиц, в которых значения поля Код клиента совпадают. Кроме того, Access позволяет вручную установить связь между таблицами по разноимённым полям.

Создание связей выполняется следующим образом:

С помощью меню: вкладка Работа с базами данных – Схема данных

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

Если связи уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щёлкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу

После ввода в схему всех таблиц, которые надо связать, устанавливаем связь между полями из одной таблицы путём перетаскивания линии поля в другую на соответствующее ему связанное поле.

После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи (вкладка Конструктор), в котором можно задать свойства образующей связи.

Данные из связанных таблиц можно объединить. Но в таком случае нужно позаботиться о дополнительных средствах контроля связанных данных, вводимых в разные таблицы.

Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется Поддержка целостности данных.

Если вы включили механизм поддержки целостности, он должен одновременно указать тип связи: «один к одному» или «один ко многим».

Целостность данных означает:

· в связанное поле подчинённой таблицы сложно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы, т.е. в таблице заказы нельзя вводить запись с кодом клиента, который отсутствует в таблице клиент;

· из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчинённой таблице (например, из таблицы клиент нельзя удалить код клиента, который ещё не удалён из таблицы заказы).

Для того чтобы обеспечить целостность данных надо включить флажки:

Обеспечение условия целостности данных – позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи;

Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей – обеспечивает одновременное обновление или удаление данных во всех подчинённых таблицах при их изменениях в главной таблице.

Иными словами Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.

Ограничения для баз данных:

Таблица может содержать не более 255 полей.

Таблица не может иметь более 32 индексов.

Составные индексы не могут включать более 10 полей, причём общая их длина не должна превышать 255 байтов.

Общая длина строка таблицы без учёта полей MEMO и объектов OLE не может превышать примерно 2 кб.

Размер поля MEMO ограничивается 1 Гб, но вы не можете вывести поле MEMO размером >64 кб в форме или режиме таблицы

Размер объекта OLE не должен превышать 1 Гб.

На число записей в таблице не существует ограничений, но размер файла базы данных Access не может превышать 1 Гб.