Современный офисный документооборот. Электронная подпись.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет определить, вносились ли в содержание электронного документа какие-то изменения с момента его подписания и удостовериться, что автором является именно то лицо, за которое оно себя выдает.

Шифрование, в отличие от ЭЦП, позволяет лишь защитить передаваемую информацию от ее модификации посторонними лицами, но не позволяет надежно определить автора сообщения.

Пример: Алиса посылает сообщение Бобу. Боб должен иметь возможность совершенно точно удостовериться, что Алиса — это на самом деле Алиса. Ему надо быть уверенным, что отправителем не стала Ева, которая этой Алисой притворилась.

Цифровая подпись не обеспечивает защищенности переписки. Если требуется обеспечение секретности, то необходимо использовать любые методы шифрования информации.

Между обычной подписью на обычном документе и электронной цифровой подписью есть различия, которые нужно рассмотреть перед обсуждением механизма работы системы ЭЦП.

• Обычная подпись – это часть документа. Когда кто-то подписывает документ, то он ставит свою подпись на том же листе бумаге, на котором располагается визированный текст.
  ЭЦП – это не часть документа. Получатель принимает данные и ЭЦП раздельно и с помощью определенного алгоритма проверяет, что подпись принадлежит отправителю.
• При применении обычной подписи получатель должен сравнить подпись на документе с ранее полученным образцом подписи. При использовании ЭЦП у получателя такого ранее полученного образца подписи отправителя не хранится.
• У обычной подписи всегда один вид. Для любых документов человек применяет одну и ту же подпись. ЭЦП в корне отличается по этому признаку от обычной подписи – для каждого документа формируется уникальная цифровая подпись.

Система электронной цифровой подписи построена на системе шифрования с открытым ключом. В такой системе работают два ключа – это закрытый (секретный) ключ, которым отправитель подписывает сообщение и открытый (публичный) ключ, с помощью которого получатель проверяет достоверность ЭЦП.

В системе ЭЦП помимо непосредственных участников переписки имеется третье действующее лицо — это удостоверяющий центр (УЦ).
Удостоверяющий центр нужен для того, чтобы решить проблему свободного распространения открытых ключей.

Пример: Алиса хочет проверить переданный Бобом документ, и ей надо каким-то образом получить открытый ключ Боба. Однако сделать это напрямую, особенно по незащищенным каналам связи, не так просто, так как Ева может перехватить открытый ключ, сфальсифицировать его и незаметно передать уже поддельный ключ Алисе. В результате Алиса будет получать письма от Евы, считая их сообщениями Боба. Так вот УЦ является тем лицом, которому доверяют и Боб, и Алиса. В его записях хранится открытый ключ Боба, и Алиса может безопасно получить его. В случае же компрометации закрытого ключа Боба, он легко отзовет соответствующий ему открытый ключ и опубликует новый.

Офисный документооборот

Управление документами Функциональные возможности: Создание новых документов Регистрация документов Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа Учет исходящих документов Учет внутренних документов различного назначения Учет договоров и организационно-распорядительных документов Редактирование существующих документов Присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла Создание заданий и их рассылка исполнителям Исполнение назначенных заданий Контроль исполнения заданий другими пользователями Поиск документов в приложении Построение отчетов Участие в согласовании документов: подписание документа согласование документа (без корректировки его текста) с подписанием атрибутов карточки и основного файла Возможности пользователя по работе с документами зависят от его роли, определяемой по отношению к любому документу (например, сотрудник может читать документы в папке своего отдела и не может в папках других отделов). Возможности и преимущества: Обеспечение контроля деятельности, повышение исполнительской дисциплины Сокращение сроков обработки документов, прохождения бизнес-процессов и выполнения заданий Сокращение затрат на копирование, печать, доставку и хранение Снижение операционных ошибок История согласования документа Исключение утери документов (доступ к отсканированным оригиналам документов)
	Управление совещаниями Организация совещаний, фиксирование результатов и контроль исполнения решений совещаний. Основные функции: Интеграция с календарем MS Outlook Автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания Рассылка заданий с возможностью контроля исполнения Оценка эффективности проводимых совещаний за счет отчетов, содержащих статистические показатели по проведенным совещаниям, посещаемости и исполнению решений. Дополнительные возможности: Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников. Автоматическое формирование протокола совещания с возможностью согласования Автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании Контроль исполнения решений совещаний Автоматический сбор отчетов по завершенным заданиям, выданным по решениям совещания Список невыполненных заданий по совещаниям с указанием ответственных лиц
	Электронная цифровая подпись (ЭЦП) Модуль интеграции с «Диадок», для обмена любыми неформализованными документами (договоры, акты и т.д.) с клиентами, поставщиками и партнерами из системы Docsvision, используя ЭЦП. Возможности решения: Создание и отправка контрагентам исходящих документов DocsVision через «Диадок». Отправка готовых либо создание новых документов из файла файловой системы или со сканера Подписание в Docsvision отправляемого документа с помощью ЭЦП, выданной для работы с «Диадок» Получение в Docsvision ответной подписи контрагента Получение в Docsvision входящих документов от контрагентов через систему Диадок и их регистрация в Docsvision Установка запрошенной контрагентом ответной подписи входящего документа и ее отправка контрагенту из Docsvision Ввод отказа от запрошенной контрагентом ответной подписи с указанием причины отказа и его отправка контрагенту из Docsvision Поиск в Docsvision документов по различным реквизитам и их группировка по статусам («Подписан», «Отправлен» и др.)
	Docsvision 4.5 Топ-Менеджер для iPad и Windows планшетов Мобильное рабочее место топ-менеджера компании в системе электронного документооборота на iPad. Ключевые преимущества: Реализация типовых сценариев работы топ-менеджера предприятия, включая работу с помощником: работа с поручениями контроль выданных поручений согласование документов работа с документами, внесение пометок Простой, удобный и современный интерфейс программы, позволяющий работать на сенсорном экране iPad Работа с программой в автономном (офф-лайн) режиме с последующей синхронизацией данных в момент связи с сервером Возможность настройки интерфейса под предпочтения пользователя Интеграция со встроенным календарем iPad
	Менеджер для Outlook Мобильное рабочее место менеджера предприятия в системе электронного документооборота внутри приложения MicrosoftOutlook. Приложение является надстройкой над MicrosoftOutlook и обеспечивает работу с заданиями Docsvision таким же способом, как и в Outlook. Работа с программой в автономном режиме с последующей синхронизацией данных в моменты связи с сервером. Возможность просматривать карточки Docsvision прямо в папках Outlook при онлайн работе. Реализованные бизнес-сценарии работы Выполнение всех действий с заданиями Docsvision, включая исполнение, согласование и создание новых заданий Просмотр и изменение приложенных файлов Доступ к карточкам Docsvision после соответствующей настройки папок
	Шлюз к 1С:Предприятие 8.X Интеграция Docsvision c системой 1С:Предприятие версий 8.X. Типовые сценарии использования шлюза: Синхронизация справочников Docsvision и 1С (например, справочников контрагентов) Мониторинг в 1С документов Заказ поставщику, при превышении порогового значения суммы документа, — согласование документа через Docsvision с руководителем с отражением результатов согласования в поле "Комментарий документа 1С" Оформление заявок на оплату в системе Docsvision и передача их на согласование. При положительных результатах согласования оформляется платежное поручение (ПП) в 1С на основании заявки на оплату Docsvision. После оформления ПП проводится контроль факта оплаты, по его результатам в заявке указывается дата оплаты, состояние заявки в Docsvision изменяется
	Docsvision клиент для MicrosoftSharePoint Полнофункциональное рабочее место пользователя, встраиваемое на страницу SharePoint с помощью специальной веб-части. Позволяет просматривать папки, создавать новые папки и новые документы, открывать и выполнять задания, контролировать выполнение заданий другими пользователями, просматривать простые отчеты в форме представлений навигационной веб-части, а также при необходимости открывать карточки любых приложений Docsvision. Возможность поиска карточек Docsvision, используя полнотекстовый поиск и сохраненные в системе поисковые запросы. Просматривать свойства карточек и папок. Экспортировать данные, отображающиеся в области просмотра содержимого папки, в файлы формата.csv,.pdf,.rtf и.xls.
	Обращения граждан 5.0 Основным назначением приложения является автоматизация регламента обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ. В частности точное выполнение всех положений ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Основные возможности: Регистрация обращений граждан, поступающих в устной, письменной форме, по электронной почте, факсу, в том числе и при личном приеме должностного лица и поступающих из внешних автоматизированных систем Рассмотрение обращения, согласование резолюции и ответа должностным лицом Формирование поручений (заданий) по обращению для исполнителей Ведение реестра обратившихся граждан Разграничение прав доступа к данным обращений и информации о заявителях Автоматизация подготовки ответа и отправка ответа заявителю по электронной почте Средства контроля над исполнением заданий по обращениям, наглядные отчеты по исполнительской дисциплине Просмотр статистики по обработке обращений