Как использовать миссию как инструмент управления

«Наша миссия

1. Серийный выпуск продукции.

2. Обеспечение приоритета красоты и здоровья человека.

3. Соблюдение экологической дисциплины.

4. Ответственность за соблюдение культуры производства. Воспитание самосознания работников.

5. Создание и реализация механизма непрерывного контроля качества.

6. Поднятие культуры взаимоотношений между участниками рынка»

 

6. Использование в миссии отрицаний, негативных слов.

В приведенном ниже примере помимо того, что, перечисляются условия работы, еще и используется отрицание.

«Мы не отступаем и не отступим ни при каких условиях:

• от высоких стандартов качества нашей продукции

• от выполнения своих обязательств;

• от норм и правил общепринятой деловой этики»

Отрицание само по себе не стоит использовать в формулировках миссии, так как она должна нести положительный, позитивный настрой, а любое отрицание (порой на подсознательном уровне) может восприниматься негативно.

Также нежелательно употребление в миссии слов с негативным подтекстом, это тоже формирует не лучшее впечатление.

«Наша миссия - комплексное решение проблем женщин за счёт обеспечения их высококачественной модной одеждой»

«Мы обязаны быть безусловными лидерами на рынке товаров, формирующих новые стандарты жизни».

В первом примере негативный оттенок имеет фраза «проблемы женщин», сразу рисуется образ несчастных женщин, у которых масса проблем. Естественно, остальная часть фразы просто не слышится. Во втором примере используется неоднозначная фраза «мы обязаны». Слова «обязаны», «должны» невольно вызывают вопрос: «почему обязаны?», «кому должны?».

А как нужно?

Мы разобрались, как не надо формулировать миссию, но возникает закономерный вопрос: «а как же надо?»

Редко, но все же встречаются грамотно сформулированные миссии. Причем может использоваться два подхода: кратко, но емко или детально, структурированно. В данном случае каждая компания делает свой выбор. И тот и другой вариант имеет право на существование.

Ниже мы приведем примеры достаточно хорошо сформулированных миссий, но хотим предостеречь читателей от слепого копирования. Если ваша миссия даже структурно будет напоминать миссию другой компании, то вы сами себе подкладываете свинью – выбирая для себя роль подражателя. Миссия «зазвучит» только тогда, когда вы вложите в нее свою душу, свою историю, свои мечты. И только тогда, когда она нестандартна, самобытна, даже алогична. А любое копирование, увы, получается «пластмассовым». Лучше нарушить какие-то правила, изменить структуру, внести что-то неординарное – и тогда в вашей миссии появиться изюминка, она, что называется «заиграет» и сможет выполнить возложенные на нее задачи.

Итак, приводим хорошие примеры.

Вот пример миссии, выполненной в соответствии с основными правилами. Она звучит несколько суховато, но в целом неплохо.

«Наша миссия - повышение безопасности на предприятиях России путем обеспечения их современными качественными тканями и специализированными материалами для корпоративной рабочей одежды. Мы производим промышленные ткани специально для отраслевых задач наших клиентов за счет глубокой специализации. Наши сотрудники – профессионалы высокого класса, они постоянно учатся и осваивают передовые технологии, которые разрабатывает наш научный центр. Мы заботимся о профессиональном развитии и удовлетворении наших сотрудников, о безопасности и экологичности производимой нами продукции и о постоянном росте благосостояния нашей компании, наших сотрудников и наших клиентов»

А в следующем примере миссия выдержана в более вольном стиле, но тем не менее в ней охвачены основные моменты и ясно предназначение данной компании.

«Смысл нашей деятельности - удовлетворение потребностей российских компаний швейной промышленности в текстиле, который мы закупаем в разных странах. Мы открыты в деловых отношениях с партнерами и клиентами. Гибко реагируем на запросы наших клиентов и постоянно подстраиваем наш ассортимент под требования рынка. Мы меняемся вместе с нашими клиентами и рынком. Поэтому для нас нет невыполнимых задач – сформулируйте свои требования, и мы найдем способ выполнить их. Мы нужны тем, кто не изучает рынок, а формирует его. Наша компания заботится о своих сотрудниках, и сотрудники заботятся о своей компании, ее имидже и благосостоянии. Наш стиль – открытость, сотрудничество, конструктивный диалог»

И еще один хороший пример. Может быть излишне просто, но зато все и всем понятно.

«Наша миссия»

• производить и продавать готовую одежду для людей с невысокими доходами

• обеспечить хорошее качество нашей продукции за счет контроля качества на всех этапах производства

• удовлетворять потребности наших покупателей в удобной, добротной и привлекательной одежде

• обеспечивать рабочими местами и достойной заработной платой жителей нашей области»

Мы уже упоминали, что миссия может решать многие задачи:

• отражать уровень отношения к ведению бизнеса, тем самым демонстрировать бизнес-окружению амбиции компании;

• служить визитной карточкой при международном сотрудничестве;

• демонстрировать акционерам заботу о приумножении их инвестиций;

• формировать корпоративную культуру в компании;

• повышать уровень лояльности и приверженности персонала и многое другое.

Помимо этих, в общем-то, очевидных задач, разработку и пропагандирование миссии можно использовать как инструмент управления.

Огромные возможности с точки зрения управления заложены уже в процессе разработки миссии, если правильно его построить.

Рассмотрим, как лучше организовать разработку миссии в начинающей компании. Для этого необходимо последовательно пройти несколько этапов:

• Провести обсуждение отдаленных перспектив развития компании совместно с управленческой командой или в составе учредителей, если штат руководителей еще не создан. Данный процесс называется определением видения компании. Необходимо помечтать о том, какой вы хотите видеть компанию лет через 5 – 10. Обсуждение можно формализовать, задав некоторые ориентиры:

• чем мы будем заниматься

• какие у нас будут клиенты

• что они будут говорить о нас

• какое место на рынке мы будем занимать

• сколько человек будет у нас работать

• из чего будет состоять рабочий день (каждый участник мечтает о своем)

• каким будет наш офис

• какова будет атмосфера, что будет волновать персонал и т.д.

Каждый участник обсуждения сначала мечтает самостоятельно, а затем делится своими образами и видениями с другими.

Для первого лица определение видения компании может очень диагностичным. Сразу все становится понятно, кто с нами, а с кем нам не по пути. То есть в ходе обсуждения могут выявиться различные точки зрения на будущее компании. А чем раньше это будет сделано, тем лучше, так как разрешать разногласия проще пока они не перешли в стадию конфликта.

Таким образом, даже самый первый шаг по разработке миссии уже работает на формирование управленческой команды и формирует единое понимание перспектив компании.

• На следующем этапе необходимо обобщить результаты обсуждения. Выбрать наиболее важные моменты, которые, по общему мнению, участников необходимо использовать и в миссии. Эту работу нужно поручить кому-то одному из членов управленческой команды или проделать самому первому лицу. Именно этот сотрудник и дальше должен курировать весь процесс разработки миссии: разрабатывать (или утверждать) анкеты, обобщать данные, фиксировать договоренности, контролировать выполнение заданий. Если такого человека не определить сразу, то очень скоро процесс разработки миссии утихнет сам собой. Так как миссия все-таки относится к разряду важных, но отнюдь не срочных дел. А текучка имеет свойство поглощать даже самые благие начинания.

• Далее можно разработать анкету, в которой попросить членов управленческой команды сформулировать отдельные элементы миссии. В основу анкеты можно положить те варианты структур миссии, которые мы приводили в начале статьи. Данный пункт не обязателен, но существенно ускоряет процесс выработки миссии.

• После этого имеет смысл еще раз собраться и уже окончательно определиться с формулировками миссии. Это довольно длительный процесс, и на него нужно закладывать не менее 3-4 часов, желательно в неформальной обстановке, чтобы ничего не отвлекало от этого творческого процесса. За полчаса или час сформулировать хорошую миссию невозможно, необходимо время, чтобы что называется «открылись каналы» и люди смогли переключиться от обычной своей работы к творчеству.

• Но на этом процесс разработки миссии еще нельзя считать по настоящему законченным. Далее миссию нужно апробировать. Для этого руководители должны обсудить ее со своими подчиненными, выяснить, все ли они понимают в миссии, как ее воспринимают, что вкладывают в определенные понятия. Обычно, после процесса обсуждения миссии с подчиненными возникает необходимость внести корректировки в текст миссии. И только теперь можно считать, что миссия разработана.

Хорошим инструментом управления является и процесс информирования всех сотрудников компании о новой миссии. Очень важно, чтобы сотрудники понимали и правильно воспринимали все пункты миссии. Поэтому и формы информирования нужно использовать различные. Недостаточно просто разослать всему персоналу миссию и успокоиться на этом. А такое случается, и довольно часто. В таком случае и отношение к миссии формируется как к еще одной бумажке, которую и читать-то не обязательно. Необходимо лично побеседовать со всеми сотрудниками, по одному или небольшими группами, чтобы ответить на все их вопросы и еще раз объяснить, зачем нужна миссия, что она символизирует и каким образом каждый из сотрудников должен ее использовать в работе.

Очень хороший способ закрепить миссию в компании и сделать ее работающим инструментом придумала одна производственная компания. Под каждый пункт принципов и ценностей, отраженных в миссии было написано подробное разъяснение, как это должно быть реализовано в работе. А потом каждый из пунктов положен в основу внутрифирменного ежегодного конкурса. То есть в конце года награждались лучшие сотрудники, достигшие особых успехов именно по данной номинации. А все номинации были напрямую связаны с миссией.

Если компания найдет способ таким образом использовать миссию, то она превращает ее в действенный инструмент управления.

И последнее – возможно самое важное. Миссия может «работать», то есть выполнять свое предназначение, а может и «не работать», то есть быть никому не нужной.

Миссией можно гордиться, знать ее наизусть и приводить всем выдержки из нее в качестве аргумента. А можно даже не подозревать о том, что она существует. Или знать, но скептически улыбаться – а, модная игрушка, глупости все это.

На то, будет миссия работать или нет, по большому счету влияет два фактора: насколько грамотно она сформулирована и как к ней относится руководитель компании. Причем, если грамотная формулировка требует долгой кропотливой работы, то отношение руководителя может очень быстро перечеркнуть все усилия и труды. Или наоборот. Формулировка может быть не на 5 с плюсом, но зато отношение руководителя таково, что вместе с ним миссией гордятся и все сотрудники.

Наш опыт работы с компаниями показывает, что как руководитель будет относиться к миссии компании, так ее и будут воспринимать сотрудники. Наиболее распространено следующее отношение к миссии:

• ненужная бумажка

• декларация, а в жизни все не так

• у нас как у всех – мы как взрослые

• это действительно наши убеждения и они важны для нас

Согласитесь – есть разница. По нашим многолетним наблюдениям, миссия действительно «работает» только в том случае, если руководителю она нравится и он не забывает при каждом удобном случае напоминать, о том, какая хорошая миссия у компании.

Итак, мы рассмотрели зачем нужна миссия, как ее разрабатывать, показали примеры «хороших» и «не очень» миссий. Опыт показывает, что чем раньше компания решит разработать миссию, тем лучше (а если ситуация изменится, всегда можно запустить процесс корректировки миссии, который мало чем отличается от процесса ее разработки). Конечно, для разработки миссии требуется время, а его катастрофически не хватает начинающим предпринимателям. Ну что ж, если времени не хватает, и вы никак не можете взяться за это нужное дело, не отчаивайтесь. Просто помните, что это важно и как только позволит ситуация – беритесь за дело.

Все приведенные в статье примеры миссий – действительно существуют и почерпнуты из открытых источников (Интернета, СМИ). Мы внесли в приведенные примеры лишь незначительные купюры: исключили названия компаний и регионов.