Неудовлетворение запроса иначе можно назватьотказом,т. Е. Невыдачей затребованного документа, какими бы причинами она ни объяснялась.

Запросом считают любое требование пользователя о выдаче ему кон­кретного документа. Запрос квалифицируют по различным основаниям, главное из которых — результат его исполнения. По этому признаку он делится на удовлетворённый и неудовлетворённый (рис. 14).

Рис. 14. Классификация видов удовлетворения запроса

Удовлетворённый запрос фиксируют в величине документовыдачи, судя по ней о качестве сформированного фонда. Это, однако, лишь самое первое приближение к достоверной картине, поскольку качество имеет разные сте­пени. Запрос выполнен отлично (высококачественно), если он выполнен полно, точно, досрочно. Он выполнен хорошо (просто качественно), т. е. сво­евременно (в нормативные сроки); если взамен запрошенного выдан непол­ноценный документ: либо имеющий физические изъяны материальной основы (сильно выцветший текст или отсутствие его части, плохая видеозапись и др.), либо не тот, что запрошен, а иной, по своим качествам более или менее приближающийся к затребованному. Конечно, если библиотекарем предло­жен взамен документ лучший по сравнению с запрошенным, исполнение за­проса переходит в разряд отличного. Свидетельством удовлетворительного (низкокачественного) исполнения запроса является отложенное его испол­нение — когда профильный запрос библиотека не в состоянии удовлетво­рить своим фондом и отсылает его на исполнение в другие библиотеки или в Интернет; несвоевременная выдача в связи с постановкой запроса на оче­редь и др.

Неудовлетворительное (некачественное) выполнение запроса — это ис­полнение пользовательского требования позже нормативного, заранее об­условленного срока; а также неполное, неточное исполнение.

Методы непосредственного обращения к пользователям библиотеки. Анализ пользования фондом, проведённый по библиотечной докумен­тации, дополняют материалами, полученными в ходе непосредственных контактов с пользователями. Это анкетные опросы, интервьюирование пользователей, устные беседы с ними, изучение их откликов на исполь­зованные документы и т. п. Особый интерес представляют мнения членов совета по комплектованию и лидеров чтения.

Методы опосредованного анализа. Формирование фонда корректируют с учётом сведений, полученных из средств массовой информации, всё шире освещающих мнение пользователей о лучших документах (книгах, филь­мах и т. д.) года, месяца и даже недели.

При сплошном просмотре книжных формуляров (паспортов книг) или листков сроков возврата устанавливают обращаемость каждого отдельно­го документа в пределах тематической рубрики, отраслевого отдела фонда и т. д. за исследуемый период. Для её расчёта число выдач документа делят на срок его нахождения в фонде (в годах). Если такая обращаемость в два или более раза выше оптимальной для данного подфонда, документ отно­сится к используемым сверхактивно, и в этом случае требуется увеличить его экземплярность. Если же конкретная обращаемость ниже оптимальной в два раза и более, то документ считается малоспрашиваемым. К числу малоспрашиваемых относят также документы, которые оправданно не запра­шивают в течение 3-5 лет в массовых, 5-10 лет — в научных библиотеках.

Документы, не используемые по субъективным причинам, — это пас­сивная часть фонда, или пассив. В него входят незаслуженно забытые цен­ные и редко спрашиваемые документы, обеспечивающие фонду запас на­дёжности.

Объективно обусловленное отсутствие спроса на документы предо­пределяет причисление их к балластовой части фонда, или балласту. Это документы морально устаревшие, окончательно износившиеся, дефект­ные и т. п.

Наглядное представление о степени соответствия фонда характеру ин­формационных запросов даёт и метод ранжирования структуры запросов и тематического профиля фонда. Если показатели удельного веса запро­сов по темам, зафиксированным в профиле фонда, отметить на графике в порядке убывания спроса на них (т. е. ранжировать), получится нисходя­щая экспонента. На том же графике фиксируют значение удельного веса соответствующего тематического раздела фонда (его укомплектованно­сти). Полученная при этом картина свидетельствует о расхождении или совпадении доли документов по данной теме и доли запросов на неё (рис. 15).

Количество запросов

Рис. 15. Сопоставление удельного веса пользовательских запросов с разделами фонда

 

Изменением политики комплектования ломаную линию стремятся сде­лать по возможности плавной и придать ей вид экспоненты. Формульно это находит отражение в так называемом коэффициенте использования фон­да — частном от деления удельного веса запросов по тому или иному тема­тическому разделу фонда на удельный вес документов этого раздела. Если результат колеблется в пределах 1,Зн-0,7, то фонд укомплектован оптимально.

Один из современных способов анализа библиотечного фонда — бенч­маркинг — метод анализа библиотечного фонда, при котором характери­зующие его показатели сравнивают с показателями, считающимися эта­лонными для подобных фондов. За эталон обычно принимают идеальные количественные модели фонда, стандарты и нормативы.

Сочетание различных методов расчёта позволяет довольно точно опре­делить оптимальную величину фонда и другие важнейшие показатели комплектования библиотечного фонда, ориентированного на утилитивную функцию.

Фонд, исполняющий мемориально-кумулятивную функцию, анализи­руют по критерию полноты отражения им соответствующего документно­го ресурса.

Анализ отказов. Изучение отказов для управления библиотечным фондом имеет не меньшее значение, чем анализ удовлетворённых запро­сов, так как наилучшим образом позволяет обнаружить недостатки библи­отечного фонда.

В общем случае наличие некоторой доли отказов — явление естествен­ное. Библиотека представляет собой систему массового обслуживания, для которой свойственно существование очередей и отказов. Безотказным может быть библиотечное обслуживание в целом, т. е. с привлечением внешних документных ресурсов.

Отказы образно сравнивают с жёлтым сигналом светофора, требующим, как известно, повышенного внимания. Не всякий отказ свидетельствует об ошибках в формировании библиотечного фонда (вспомним, что би­блиотечный фонд — это система с отказами), но каждый требует внима­тельного изучения его характера и причин появления, с тем чтобы в не­обходимых случаях отказы предупредить или ликвидировать.

Если запросы профильные и правильно оформлены, но отражают еди­ничное в интересах пользователя, то их выполняют по Интернету, межби­блиотечному абонементу, заочному абонементу или иным путём; квали­фицируют как отложенное исполнение запроса и учитывают отдельно. Их можно также выполнить, перенаправив пользователя в соответствующую библиотеку.

В отличие от неудовлетворённого запроса и отложенного исполнения заявки, собственно отказ — это подлежащее исполнению, но не удовлет­воренное в нормативный срок правильно сформулированное и оформ­ленное устное или письменное требование пользователя на существу­ющий в системе информационных коммуникаций профильный фонду документ.

Явный отказ тоже может быть обоснованным или необоснованным. Отказ обоснован, если запрошенный документ отсутствует (ещё не вышел в свет, не существует в принципе и т. д.), непрофилен для данного фонда, не выдаётся данному пользователю по уважительным причинам (педаго­гическим, государственной тайны и др.). Впрочем, неверно оформленные запросы могут быть уточнены библиографом, и в этом случае возможны иные варианты оценки качества их удовлетворения.

Необоснованный отказ (в обиходе — просто «отказ») — это отрицатель­ный ответ на подлежащее выполнению, но не удовлетворённое в норма­тивный срок устное или письменное требование на профильный фонду или координационной системе документ. Отказ не обоснован, если он вы­зван такими причинами, как:

♦  профильный документ не приобретён;

♦  документ отсутствует на месте, ибо занят, заставлен, утрачен, находится в ремонте, переплёте, заштабелирован;

♦  документ не может быть доставлен из-за неисправности технических средств и т. п.

Не обоснован отказ на документ ядра библиотечного фонда; на доку­мент по основному профилю библиотечного фонда; если пользователь имеет приоритет на получение документа.

Категорически недопустимы отказы, вызванные нежеланием обслу­жить пользователя. Они свидетельствуют о полном непрофессионализме библиотекаря, даже если поводом послужило некорректное поведение пользователя.

Постоянный анализ отказов позволяет принять меры к улучшению со­става фонда. Важно знать долю необоснованных отказов в общем объеме спроса, объективно представлять причины, тематику, частоту и иные при­знаки отказов. Уменьшить количество отказов позволяют:

♦  доукомплектование фонда требующимися названиями или экземпля­рами документов:

♦  усиление контроля своевременности возврата и отсутствия поврежде­ний взятых в библиотеке документов;

♦  сокращение срока обработки, ремонта, реставрации документа, пользо­вания им, повторной расстановки; перераспределение фонда в пределах библиотеки;

♦  территориальное приближение наиболее часто спрашиваемых доку­ментов к местам их выдачи или пользования ими.

Сопоставление количества отказов и обращаемости фонда даёт следую­щие четыре варианта состояния фонда, ориентированного на выполне­ние утилитивной функции:

1.  Если показатель обращаемости для данного фонда оптимален и коли­чество или удельный вес отказов находятся в пределах нормы (а она может составлять, с учётом отказов на запросы, отражающие единич­ное в интересах данного контингента пользователей, до одной трети общего числа запросов), значит состав и объём фонда оптимальны.

2.  Если показатель обращаемости оптимален, а отказов больше нормы, значит по составу фонд оптимален, но экземплярность наиболее спра­шиваемых документов нуждается в увеличении.

3. Если обращаемость чрезмерно низка, но и отказов мало, значит фонд оптимален, но имеет избыточную полноту. Требуется устранить из него балласт и, возможно, уменьшить экземплярность.

4.  Если показатель обращаемости низок и отказов много, — это свиде­тельство того, что фонд имеет сверхнормативный объём и, кроме того, имеет изъяны в составе. Для его оптимизации надо исключить лишние документы и привести комплектование в соответствие с информаци­онными потребностями пользователей.

 Данные об отказах в сочетании с другими данными позволяют дей­ственно управлять библиотечным фондом.

Анализ спроса и отказов заканчивается разработкой мероприятий по улучшению функционирования фонда и полноте удовлетворения ин­формационных и духовных потребностей пользователей.

Анализ фонда и спроса на него дополняют анализом действий субъек­тов управления, т. е. фондистов, что позволяет обнаружить слабые места в системе управления фондом и своевременно укрепить их.

* * *

Рассмотренные функции управления библиотечным фондом взаимос­вязаны и влияют друг на друга. Исполнение каждой функции заранее планируют. Планирование, как и остальные функции, организуют, коор­динируют. Анализ невозможен без учёта, регулирование — без анализа.

И так далее. Функции реализуются по отношению как к управляющей, так и управляемой подсистемам. Они проявляются на каждом уровне управле­ния — как при формировании фонда в целом, так и в отдельных процессах и операциях его создания и развития.

Резюме

Управлять библиотечным фондом — это значит приводить его в желае­мое состояние, исходя из предполагаемых результатов его функционирова­ния, соответствующих выработанной политике. Управлению подвержены все технологические циклы и процессы функционирования библиотечно­го фонда. Необходимость управления вызывается постоянной динамикой внешней по отношению к библиотечному фонду среды, а также изменени­ями, происходящими внутри самого фонда.

Управление библиотечным фондом характеризуется целесообразно­стью. Цель управления состоит в обеспечении желательного состояния библиотечного фонда, т. е. выполнения им намеченных функций по удовлетворению информационных потребностей пользователей и со­хранению документов в течение установленного времени.

По времени достижения выделяют цель и подцели краткосрочные, сред­несрочные и долгосрочные. Структура управления библиотечным фондом включает в себя две подсистемы — управляемую, или объект управления, и управляющую, или субъект управления, — и информационные связи между подсистемами и внешней средой. Субъект — это фондист (в том чис­ле коллективный), объект — библиотечный фонд.

Социальное управление функционированием библиотечного фонда — это, иными словами, руководство функционированием библиотечного фонда, технологическое управление — это управление функционировани­ем библиотечного фонда, а совокупность этих двух видов — управление библиотечным фондом.

Структура субъекта управления — это упорядоченная совокупность взаимосвязанных подразделений (отделов, секторов, филиалов и т. п.), предназначенная для того, чтобы установить устойчивые взаимодействия и взаимоотношения между фондистами в процессе их совместной деятель­ности по достижению цели формирования документного фонда.

При управлении библиотечным фондом и объект, и субъект управления последовательно выполняют следующие функции: планирование, органи­зацию, регулирование, учёт, контроль и анализ. Любая функция представ­ляет собой процесс, из которого складывается содержание управленческо­го цикла.

Вопросы для самопроверки

1.  Зачем нужно управлять библиотечным фондом?

2.  Как соотносятся между собой структура и функции управления библиотеч­ным фондом?

3.  На какие подсистемы разделяется управление библиотечным фондом? Что такое социальное управление библиотечным фондом? Что такое технологи­ческое управление библиотечным фондом?

4.  Кто входит в управляющую подсистему и какова её структура?

5.  Назовите основные связи в системе управления библиотечным фондом.

6.  Перечислите последовательность функций управления библиотечным фон­дом, используя мнемонический приём — слово «ПОРУКА».

7.  Относятся ли функции управления библиотечным фондом только к субъекту управления? Относятся ли они только к объекту управления? Относятся ли они к субъекту и объекту управления одновременно?

8.  Какие аспекты объекта управления изучают в границах исполнения функции анализа управления библиотечным фондом?

9. Опираясь на свои представления о будущем библиотек, спрогнозируйте, что будет представлять собой фонд библиотек через 50 лет. Сохранится ли он и в каком виде?

 

 

Глава в. Субъект управления библиотечным фондом

Требования к субъекту управления

Решающую роль в функционировании библиотечного фонда играет лич­ность библиотекаря, так как именно он в значительной мере определяет содержание и успех всей библиотечной работы.

На операциях, связанных с технологическим циклом функционирова­ния библиотечного фонда, в библиотеках занято до половины персонала. Без него нельзя обойтись даже в полностью механизированной и автома­тизированной библиотеке. Его деятельность регулируется профессиональ­ными стандартами специалистов в области библиотечно-информацион­ной деятельности. Управленцы самого низшего уровня, т. е. исполнители, имеют самостоятельные профильные направления деятельности:

1.  Комплектование, учёт, обработку и систематизацию библиотечных фондов ведут:

♦  библиотекарь-комплектатор (по категориям):

♦  библиотекарь-каталогизатор (по категориям).

2.  Хранение библиотечных фондов осуществляют:

♦  хранитель библиотечного фонда (по категориям):

♦  специалист по работе с книжными памятниками.

Профессиональные качества фондиста, как и любого работника, разделя­ют на три группы, требующиеся для успешной работы в любой отрасли, общие для всей профессии и специфические для той или иной специаль­ности, специализации.

Специалисту в области функционирования библиотечного фонда необходимо свободно владеть соответствующим государственным язы­ком, а также русским языком как языком межнационального общения. При оперировании документами, опубликованными на других языках, надо в требуемых пределах знать и их. От фондиста требуется повышен­ный, по сравнению со средним, уровень речевой и особенно письменной грамотности. Любая ошибка в каталожной карточке, шифре, учётном до­кументе отрицательно сказывается не только на обслуживании пользова­телей, но и на престиже библиотеки и библиотекаря.

Устойчивые познавательные интересы являются специфической чер­той библиотекаря-профессионала вообще, а фондиста в особенности. Раз­носторонняя эрудиция фондиста позволяет значительно ускорять отбор и оценку документов.

Фондист должен ориентироваться в системе издания и распростране­ния документов, в структуре фондов региона, отрасли, своей библиотеки. Он должен обладать специфической памятью: ему надо запоминать фами­лии авторов, заглавия их произведений, ассоциативно связывая их с внеш­ним видом документов, шифром и местом их расположения на полках. Ему свойственны критичность мышления, объективность в оценках докумен­тов, своё мнение он отстаивает твердо, но корректно.

Фондисту присущ особый тип внимания: мгновенное концентрирование его на отдельном участке деятельности и столь же мгновенное переключе­ние на иной вид деятельности. Он быстро отбирает и перерабатывает нуж­ную информацию, делая правильные выводы о её ценности для библио­течного фонда, даже если эта информация противоречива. Поскольку библиотечный фонд состоит из огромного множества мелких и крупных элементов (книг, дисков, формуляров, ярлыков и т. д.), каждому из кото­рых строго определено его место, фондистом может быть лишь человек аккуратный, собранный, усидчивый, наделённый известной долей педан­тизма. Ему постоянно приходится осуществлять большое количество мел­ких, но важных операций, и безошибочность их выполнения существенно сказывается на качестве всего библиотечного фонда.

Важным профессиональным качеством комплектатора является спо­собность предвидеть степень использования приобретаемых (исключае­мых) документов. Он должен свободно владеть методами библиографи­ческого поиска; уметь анализировать соответствие заказов, поступающих от структурных подразделений библиотеки и пользователей, их действи­тельным информационным потребностям: мотивированно отстаивать своё мнение при решении вопроса об отборе, брать на себя ответствен­ность в этом ключевом для всей библиотеки деле. Ему свойственна малая внушаемость, чтобы не поддаваться влиянию даже со стороны авторитет­ных лиц.

Наиболее ценное качество фондохранителя — умение продуктивно и продолжительно работать в одиночку. От фондохранителя требуется хо­рошая зрительная память, внимательность, сообразительность (быстрота ориентации), расторопность, повышенная добросовестность и честность.

Перечисленные качества не просто желательные черты личности библиотекаря — специалиста по функционированию библиотечного фон­да. Всё это — характеристики профессиональные, свидетельствующие об уровне его квалификации и мастерства.

Факторы специализации. Возможность постоянного пополнять свои знания благодаря общению с документами как произведениями челове­ческого гения — один из самых мощных факторов удовлетворённости фондиста своей работой. По значимости этот фактор сопоставим с науч­ной организацией труда в отделе. Привлекают его условия и режим труда (односменность, стабильность выходных дней, скользящий график и др.). Самое большое моральное удовлетворение от выполняемой работы при­носит высокий профессионализм.

Но на его работу влияют и неблагоприятные факторы. Прежде всего это физическое утомление, вызываемое монотонностью и чрезмерно вы­соким темпом выполняемых операций. Труд в отделах обработки и хра­нения наиболее регламентирован, рабочий день максимально уплотнён. Занятость, напряженность усилий здесь значительны. Для смягчения этих факторов следует постоянно совершенствовать технологию функциониро­вания библиотечного фонда и организацию труда сотрудников.

Специализация фондиста нуждается настолько в широком спектре пси­хофизиологических качеств, что для овладения ею не имеется профес­сиональных ограничений. Но было бы утопией требовать, чтобы необхо­димые качества были представлены у каждого сотрудника в равной и необходимой мере. Главное, чтобы в «ансамбле» личностных качеств од­ними из них максимально восполнялись другие. К тому же многие из недо­стающих вначале способностей могут быть развиты в процессе трудовой деятельности.

Вместе с тем отсутствие профессиональных ограничений не означает, что работу с фондом можно поручить всякому желающему. К этой специа­лизации имеются и противопоказания: наличие идеалов, противоречащих интересам общества; корыстно-эгоистическая направленность лично­сти; низкий интеллектуальный уровень, отсутствие специальных знаний и умений; безволие, несобранность. В процессе овладения специализацией и при желании эти недостатки могут быть исправлены. Фондисту противо­показаны резко выраженные дефекты зрения, опорно-двигательного аппа­рата.

Круг обязанностей фондистов зависит от типа и вида библиотеки, определяется характером занимаемой должности и проявляется в уровне квалификации.

Квалификацией считают совокупность общего и специального образова­ния, а также опыта, накопленного в процессе выполнения той или иной деятельности. Уровень квалификации фондиста отражён в квалификаци­онных характеристиках библиотекаря-библиографа.

Особенно глубоко фондисту требуется знать формы и методы ведения закреплённых за ним процессов и операций на своём рабочем месте. Про­фессиональные знания приходится постоянно обновлять, чтобы всегда быть на уровне достижений библиотечного фондоведения и передовой би­блиотечной практики.

Каждый фондист обязуется знать основы управления и организации труда, основы трудового законодательства, систему делопроизводства, правила внутреннего трудового распорядка, правила охраны труда и по­жарной безопасности. Помимо этого, должность соответствующего специ­алиста предполагает знание и выполнение им соответствующих производ­ственных особенностей обеспечения безопасности библиотечного фонда.

Поскольку деятельность субъекта управления иерархически структу­рирована, к разным её звеньям предъявляют дополнительные требования.

Из всех процессов функционирования библиотечного фонда самой вы­сокой квалификации требует комплектование фонда. Для того чтобы стать кадровым комплектатором, требуется в среднем около пяти лет.

Средний эшелон управления — это сотрудники, имеющие высшую квали­фикацию. Они отвечают за самые ответственные участки работы. С 1971 г. в крупных библиотеках существует должность главного библиотекаря, от­ветственного за комплектование библиотечного фонда. Он организует все виды комплектования, взаимодействует с источниками документоснабжения, обеспечивает изучение фондов, их перераспределение.

Впоследствии ввели также должность руководителя (директора), от­вечающего за сохранение библиотечного фонда. Более того: в 2011 г. в «Справочник должностей руководителей, специалистов и служащих» к названным выше добавились должности специалистов, непосредственно обеспечивающих функционирование библиотечного фонда: главный хра­нитель фондов, специалист по учётно-хранительской документации, спе­циалист по превентивной консервации библиотечных фондов, специалист по массовой консервации библиотечных фондов, специалист по организа­ции безопасности библиотечных фондов.

Рядовые сотрудники-исполнители — это низший эшелон управления. Они осуществляют технологические операции над документами, ведут делопроизводство, выполняют отдельные распоряжения руководителей. Специфика отделов обработки и фондохранения позволяет чётко описы­вать и закреплять обязанности за конкретными участниками или группа­ми исполнителей.

Требования, предъявляемые к комплектаторам, обработчикам, фондохранителям, подробно излагаются в должностных и технологических инструкциях. Залогом эффективной работы фондовых отделов является рациональное сочетание должностных обязанностей работников, имею­щих разную квалификацию, навыки взаимозаменяемости сотрудников.

Резюме

Личность фондиста играет решающую роль в функционировании биб­лиотечного фонда. Специфической чертой фондиста являются устойчивые познавательные интересы, особый тип внимания, аккуратность, собран­ность, усидчивость, повышенная добросовестность и честность и другие.

Круг обязанностей фондистов зависит от типа и вида библиотеки, опре­деляется характером занимаемой должности и проявляется в уровне ква­лификации. Уровень квалификации фондиста отражён в квалификацион­ных характеристиках библиотекаря-библиографа.

Для достижения наилучших результатов труда фондистам создают со­ответствующие условия труда. На сохранение здоровья фондистов нацелен и раздел науки гигиены, изучающий влияние химических, физических, биологических и социальных факторов на здоровье людей и разрабатыва­ющий мероприятия по предупреждению и устранению неблагоприятно­го воздействия этих факторов на организм человека. Фонд периодически проверяют и на предмет радиоактивного заражения.

Вопросы для самопроверки

1.  Ответьте себе: какими требующимися фондисту качествами личности распо­лагаете лично вы? Способны ли вы выработать у себя недостающие качества?

2.  На каком участке, связанном с функционированием библиотечного фонда, вы себя видите? Что придаёт вам уверенность, что вы с ним справитесь?

3.  Готовы ли вы стать руководителем структурного подразделения, связанного с функционированием библиотечного фонда? Какой стиль управления избе­рете в этом случае?

4.  Кому работа в фондохранилище показана, а кому — абсолютно противопо­казана?

Литература

1.  Захаренко М. П. Молодые кадры современной библиотеки: организационно-­управленческий подход : науч.-практ. пособие / М. П. Захаренко. – Санкт- Петербург : Профессия, 2013. – 238 с.

2. Столяров Ю. Н. Управление библиотечным фондом : учеб. пособие / Ю. Н. Столяров. — Орёл, 2015. — 153 с.

 

§3. Моделирование библиотечного фонда

Конкретно Политика функционирования библиотечного фонда выражается в моделях библиотечного фонда. Модели служат действенным рычагом управления библиотечным фондом.

Общие требования к моделированию

Подмоделью понимается идеальный условный образ фонда, отражаю­щий его реальное или желаемое состояние в виде словесного описания, схемы, статистического показателя, норматива, библиографического ука­зателя или другой формы.

Технологически создание фонда начинается именно с его моделирова­ния. В ходе моделирования задаются параметры и границы фонда, кото­рые служат ориентиром для всех остальных процессов функционирования библиотечного фонда.

При моделировании более сложная система (в нашем случае — библи­отечный фонд) воспроизводится в менее сложной, т. е. модели. Благодаря своей относительной простоте по сравнению с моделируемым объектом, модель облегчает его изучение, измерение и преобразование.

Преимущество модели фонда перед самим фондом состоит в том, что она позволяет выделить главное, не отвлекаясь на детали. Целью моделиро­вания является определение оптимальных границ фонда, характеристик его профиля, объёма, структуры. Конечным результатом моделирова­ния является создание, фиксирование и регулярное корректирование представления о желаемом состоянии документного фонда.

Модель может и предшествовать возникновению фонда, и отражать реальный библиотечный фонд. Для изучения уже существующего фонда используют реальные модели, а для планирования его будущего состоя­ния — идеальные, или эталонные модели.

Сведения в модели могут быть представлены в виде описания (вербаль­ная модель), графика (графическая модель), формулы (математическая модель) или ином.

Вид модели выбирают в зависимости от решаемых задач. Один и тот же фонд отражают в нескольких моделях, представленных в комплексе.

Чем более глубокие, сущностные свойства модель отражает, тем дольше она служит. Однако ни одна модель не бывает застывшей, годной на все времена; время от времени модели уточняют или составляют заново.

Информационная база моделирования. Составлению моделей пред­шествует сбор и анализ информации обо всех параметрах, существенных для библиотечного фонда и тенденций его развития. Эта информация со­средоточена в следующих материалах:

♦  миссии библиотеки, долгосрочных целях и стратегических направлениях её развития:

♦  Политике функционирования фонда как исходном документе, регла­ментирующем функционирование библиотечного фонда;

♦  Паспорте библиотечного фонда;

♦  сведениях об информационных потребностях реальных и потенциаль­ных пользователей;

♦  данных о состоянии других документных фондов по смежному профилю, с которыми возможны или имеются координационные связи;

♦  характеристике материальных, финансовых, кадровых ресурсов и пер­спективах их динамики, поскольку ресурсные возможности существен­но влияют на формирование документного фонда.

На этих основаниях делают заключение о состоянии фонда библиотеки: его величине, составе, качестве. В результате создаётся целостное пред­ставление о том, каким должен быть моделируемый фонд.

Первейшей основой моделирования являются задачи, стоящие перед библиотекой. Они находят отражение в исходном организационно-право­вом документе библиотеки — её Уставе или Положении. Здесь сформули­рована социальная миссия библиотеки, её долговременная стратегическая политика.

Не менее важно иметь представление о контингенте реальных и по­тенциальных пользователей, т. е. распределении их по профессиям и роду деятельности, квалификации, литературным вкусам, возрасту и иным признакам. Важно иметь обобщённое представление о специфике их ин­формационных потребностей. Фондист должен иметь представление о цели, с которой пользователь обращается к документу: самообразование, учёба, коммерция, научная, производственная деятельность, повышение квалификации или иное. Эти материалы дают представление о требую­щихся темах, жанрах, видах документов, их общем количестве. Вот здесь существенно знать, какие запросы являются общими, а какие — групповы­ми для данного контингента пользователей.

Сведения для базы данных берут из официальных статистических ис­точников, планов и отчётов внешней для библиотечного фонда среды. Большие возможности предоставляют сайты, домашние странички, соци­альные сети. Выяснив, какие объекты расположены в зоне обслуживания библиотеки, собирают правомерно размещённую информацию о них из общедоступных источников.

Собрав все исходные материалы, приступают к составлению моделей библиотечного фонда.

Описательные модели

Описательная (вербальная) модель ставит задачу дать самое общее пред­ставление о целях, тенденциях формирования фонда; о его зависимости от основных характеристик обслуживаемой зоны, контингента пользо­вателей и их информационных потребностей, перспективах развития библиотеки; о методических решениях по отбору документов, перечне приоритетных тем, видов документов, экземплярности, хронологической глубины и других существенных для данной библиотеки признаков фон­да, его структуре и объёме.

Главный вид описательной модели — это Положение о библиотечном фонде (системе фондов, отдельном подфонде).

В отличие от паспорта, который имеет регистрирующий характер, Положение — это организационно-правовой документ, детально регла­ментирующий статус, структуру, организацию, порядок деятельности структурных подразделений и должностных лиц по формированию дан­ного фонда, определяющий их функции, компетенцию, взаимоотношения между собой.

Названные виды относятся к реальным моделям фонда.

Идеальная описательная модель, отражающая желаемое состояние фон­да, — это его профиль.

Профиль библиотечного фонда — это регламентирующий доку­мент, который отражает принципы, направления и стратегию, особен­ности комплектования фонда, определяет источники комплектования, тематику, виды, экземплярность приобретаемых документов, а также их распределение по подфондам. В профиле детально расписана струк­тура документного фонда и особенности комплектования каждого под- фонда.

Математические модели

Общее количественное представление о фонде дают математические модели. С их создания обычно и начинают определять его желаемые чис­ленные характеристики.

Фонд каждой библиотеки должен иметь рациональную величину и структуру.

Идеальные количественные модели задают, а реальные количественные модели отражают — в абсолютных и относительных показателях — пара­метры документного фонда в целом или его отдельных подфондов. Такие модели могут относиться ко всему технологическому циклу формирова­ния библиотечного фонда или к отдельным процессам этого цикла.

Каждая библиотека в обязательном порядке имеет и постоянно под­держивает такую важнейшую реальную количественную модель, как кни­га суммарного учёта, В ней постоянно фиксируется число поступающих и выбывающих документов, итоги движения фондов на момент последней записи. Эта и другие реальные количественные модели отражают характе­ристики сложившегося на данный момент фонда, позволяя статистически изучать его, тогда как идеальные модели создают в расчёте на его желае­мое состояние.

При моделировании будущего фонда важно изначально представлять его величину, потому что она влияет на архитектурно-планировочную композицию всех библиотечных помещений. Влияет она и на числен­ность штата фондистов различных специализаций. Рассчитывают так­же количественное соотношение между подфондами; пропорции между структурными частями фонда (например, доли литературы по различ­ным отраслям знания, языкам, читательскому или целевому назначе­нию); количественные характеристики первичного и вторичного отбора, обрабатываемой литературы, дислокации фонда; количественное разви­тие фонда.

Расчёт необходимого объёма документного фонда ведут исходя из норма­тивного показателя книгообеспеченности. Этот термин укрепился в фондо- ведении с давних времён и в настоящее время стал условным. С внедрением собирательного термина «документ» термину «книгообеспеченность» при­дают значение «документообеспеченности», сохраняя, однако, привычное словоупотребление.

Книгообеспеченность — это среднее количество документов, при­ходящееся на одного реального или потенциального пользователя или жителя, члена местного сообщества, обслуживаемого библиотекой.

Этот норматив принимают библиотеки, ведущие обслуживание по терри­ториальному признаку и выполняющие утилитивную функцию. Рассчитыва­ют книгообеспеченность (К) по формуле:

К = Ф: А,

где К — книгообеспеченность:

Ф — реальный объём фонда:

А — количество пользователей — жителей, учащихся и т. д. Обозна­чение «А» тоже утвердилось с тех времён, когда собирательным для биб­лиотечных пользователей был термин «абонент».

По нормативам ИФЛА, объём фонда ставится в зависимость от числа жителей зоны обслуживания: при населении до 5 тыс. человек их книго­обеспеченность должна составлять 2,5 тома на человека, до 10 тыс. — 2 тома, до 20 тыс. — 1,5 тома, и свыше 20 тыс. — 1 том. Оптимальная об­ращаемость — 3. Норматив исключения документов из фонда —12%, или до 10% бюджета на комплектование фонда. Прирост фонда считается нор­мальным, если он приближается к 3% ежегодно. Эти стандарты в целом приемлемы и для наших условий.

В Модельном стандарте деятельности публичной библиотеки, разра­ботанном РБА, рекомендуется ориентироваться на средний показатель 4,9 томов на одного жителя, в том числе в городе — 5-7 томов; на селе — 7-9 томов.

Количественные модели разрабатывают и для всего фонда (подфонда, системы фондов), и для отдельных технологических процессов его функ­ционирования. Например, рассчитывают потребный объём новых посту­плений.

Фонд можно считать укомплектованным оптимально и по составу, и по величине, если им удовлетворяют до 70% общего числа требований по профилю фонда данной библиотеки. Остальные (около 30%) удовлетво­ряют из фондов других библиотек.

Существуют нормативные количественные модели для отдельных ви­дов документов и для разных подфондов.

Так, для учебных библиотек низового образовательного звена уста­новлены следующие нормативы книгообеспеченности:

•  для фонда учебных изданий — 0,5-1,0 на каждого учащегося;

•  для фонда дополнительной литературы: научной, научно-познава­тельной и художественной литературы, периодических изданий:

•  0,1-0,2 на каждого учащегося в учебных заведениях начального и среднего профессионального образования;

•  0,2-0,25 — для высших учебных заведений.

По этим нормативам оценивают деятельность учебного заведения

при государственном лицензировании и аккредитации.

Более точно подойти к расчёту соотношения между отраслевыми подфондами, а также между подфондами, выделенными по иному при­знаку, позволяет сопоставление их структуры со структурой книговыдачи. Результат такого сопоставления называют коэффициентом соот­ветствия:

Кс = В_i:Ф_i, где Кс — коэффициент соответствия;

В_i — удельный вес (процент) документов, выданных из данного отрас­левого (или иного) подфонда в общей книговыдаче;

Ф_i — удельный вес (процент) подфонда в общем объёме фонда.

Фонд укомплектован нормально, если коэффициент соответствия со­ставляет 0,7/1,3.

Ещё более точно о качестве фонда можно судить по соотношению доли удовлетворённых запросов и доли отказов.

Если доля отказов доходит до трети общего количества запросов, то та­кую ситуацию можно считать оптимальной — при условии, что отказы из собственного фонда компенсируются удовлетворением запросов из других библиотек координационной (корпоративной) системы или из Интернета.

Математический подход способствует выбору оптимальных решений, когда существует логически строгая постановка задачи, известны методы её решения и имеются необходимые цифровые данные. Если же модели­руемый процесс слишком сложен, недостаточно ясен или еще не объяснён теоретически, нерешаем количественными методами даже приблизитель­но, пользуются моделями иных видов.

Структурная модель

Структурная модель описывает границы профиля документного фон­да в виде перечня рубрик. Такая модель даёт ориентиры для отбора из внешних документопотоков имеющихся и вновь выходящих профильных документов. Задача структурной модели — детально определить семан­тические границы профиля (на уровне тем и предметов) фонда с уточне­нием его целевого и читательского назначения.

Структурная модель — документ, регламентирующий создание и разви­тие библиотечного фонда в средней или дальней перспективе. Она опреде­ляет необходимые для эффективной и качественной работы библиотеки параметры и иные признаки фонда.

Этот вид модели воспроизводит в упрощённом виде структуру фонда по видам документов и их экземплярности в рамках определённой темы. «Тематико-типологический план» предусматривает развитие фонда библио­теки на много лет вперед, определяя его общее направление и политику комплектования.

Обычно структурная модель состоит из двух разделов. Первый из них — пояснительная записка. В ней приводят паспорт фонда, фиксируют сведения о библиотеке, её задачах, контингенте пользователей, структу­ре, особенностях формирования фонда, отвечающих местным условиям и требованиям. Здесь описывают экономический профиль региона или предприятия, обслуживаемого библиотекой, особенности культурного развития, наличие других библиотек, профиль их комплектования.

Второй раздел отражает существенные параметры моделируемого фон­да — тематику, виды документов, экземплярность, языковой состав, при­надлежность к структурным подразделениям библиотеки и т. п.

Структурную модель представляют в табличной, карточной, книжной, электронной или иной удобной для фондиста форме.

Аналогично созданию структурной модели фонда отдельной библио­теки составляют и сводные структурные модели тех библиотек, которые координируют формирование своих фондов.

Библиографические модели

Библиографические модели представляют собой перечни (списки, кар­тотеки, библиографические базы данных) конкретных документов, кото­рые имеются (реальные модели) или должны быть (идеальные модели) в данном документном фонде. Такие модели наиболее точно и подробно отражают его состав.

Сопоставление библиотечного фонда с библиографическими пособи­ями позволяет, с одной стороны, приобрести недостающие экземпляры, а с другой — выявить излишне дублетные и непрофильные.

Реальными, т. е. максимально приближенными к его действительному состоянию, моделями фонда являются:

♦  инвентарная книга и другие формы реализации аналитического учёта;

♦  система ведущихся библиотекой каталогов и картотек.

К числу идеальных моделей относятся также картотека (банк данных) дезидерат — отсутствующих, но желательных документов. К ним могут относиться документы, случайно пропущенные при комплектовании, пользующиеся постоянным спросом, утраченные документы, имеющие­ся в недостаточном количестве экземпляров. Библиографические модели дезидерат ориентированы на целенаправленное восполнение лакун (про­белов, пропусков в фонде).

Набор моделей разного вида и назначения создаёт системную модель библиотечного фонда. Она включает полный набор элементов, вклю­чая: типы, виды изданий, количество пользователей, заинтересованных в конкретной теме, хронологическую глубину комплектования, языковой диапазон и пр.

Моделями руководствуются во всех процессах функционирования би­блиотечного фонда: и при его комплектовании, и при учёте, и при обра­ботке, и при размещении, и при хранении. Видовое разнообразие моделей библиотечного фонда позволяет разносторонне отразить параметры его желаемого состояния. Каждый вид моделей решает собственную группу задач. Поэтому для того, чтобы технологию формирования библиотечно­го фонда выстроить оптимально, требуется иметь полный набор реальных и идеальных моделей.

Резюме

Важнейшим рычагом управления служит документационное обеспече­ние этого процесса. При управлении фондом используют комплекс служеб­ных документов различного рода: правовых, экономических, социальных, организационных, производственных, технологических и иных. Служеб­ный документ является основанием и средством регуляции управленче­ских действий руководства библиотеки и отдельных должностных лиц.

Исходные установки, воплощающие цель создания и поддержки библи­отечного фонда, называются политикой функционирования библиотечно­го фонда.

Различают политику функционирования фонда, выполняющего, глав­ным образом, утилитивную функцию, и фонда, выполняющего, главным образом, мемориальную функцию. Политическое значение имеет сохране­ние библиотечного фонда. Применительно к отдельной библиотеке регла­ментация политики — это обозначение рамок ответственности и комплек­са параметров, с которыми работают персонал и пользователи. Благодаря «Политике» влияние субъективного фактора на принятие решений в про­цессе управления библиотечным фондом уменьшается, ответственность за развитие фондов распределяется точнее. Пересматривают «Политику» при существенных изменениях в библиотечной деятельности.

Ещё один важный фондоуправленческий документ — паспорт библио­течного фонда. В нём приводят основные сведения о фонде.

Эффективному управлению библиотечным фондом содействуют его модели, т. е. образы, отражающие его реальное или желаемое состояние. Главный признак модели — её подобие оригиналу. Один и тот же фонд от­ражают в нескольких видах моделей (вербальных, или описательных; ма­тематических, структурных), представленных в комплексе.

Вопросы для самопроверки

1.  Что входит в понятие «документационное обеспечение управления библио­течным фондом»?

2.  Насколько актуально говорить сегодня о политике функционирования биб­лиотечного фонда? Какой смысл вкладывают в это понятие? Зачем нужно мо­делировать формирование библиотечного фонда?

3. Может ли библиотека обойтись без Паспорта библиотечного фонда?

4.  В чём принципиальная разница между реальными и идеальными моделями? Приведите примеры реальных и идеальных моделей.

Литература

1.  Морева О. Н. Документные фонды библиотек и информационных служб / О. Н. Морева. — Санкт-Петербург: Профессия, 2010. — С. 90-116.

2.  Петрова Т. А. Библиотечный фонд : учеб.-метод. пособие / Т. А. Петрова. — Москва : Либерея-Бибинформ, 2007. — С. 25-36.

3.  Столяров Ю. Н. Формирование библиотечного фонда : практ. пособие / Ю. Н. Столяров. — Санкт-Петербург: Профессия, 2015. — С. 289-314.

4.  Столяров Ю. Н. Управление библиотечным фондом : учеб. пособие для студентов высших учеб. заведений / Ю. Н. Столяров. — Орел, 2015. — 153 с.

5.  Столяров Ю. Н. Эволюция библиотечного фондоведения / Ю. Н. Столяров, Н. Н. Кушнаренко, А. А. Соляник. — Москва : Изд-во «ФАИР», 2007. — 688 с. — (Специальный издательский проект для библиотек).

5.  Эйдемиллер И. В. Документный фонд. Моделирование библиотечного фонда / И. В. Эйдемиллер, Г. В. Тараченко // Справочник библиотекаря / науч. ред. А. Н. Ванеев. — 4-е изд., перераб. и доп. — Санкт-Петербург : Профессия, 2010. — С. 70-79.