От контроля требуется открытость, гласность и доброжелательность. Его следствием становятся поощрения и наказания фондистов.

Восходящая (осведомительная) информация — о выполнении заданий, а также инициативные предложения, рекомендации — поэтапно кон­центрируется. Нисходящая (распорядительная) информация — в форме приказа, распоряжения, команды — поэтапно конкретизируется.

Помимо вертикальных связей, т. е. связей подчинения и прямого руко­водства подчинёнными, в процессе руководства реализуются и горизон­тальные связи. Они имеют осведомительную и совещательную природу, обеспечивают информационную поддержку координации. Обычно такие связи существуют между коллегами, занимающими приблизительно оди­наковое служебное положение.

§4. Функции управления библиотечным фондом

Систему характеризуют не только структура и связи, но и выполняемые ею функции. Структура системы характеризует её в статике, а функциони­рование — в динамике.

При управлении библиотечным фондом и объект, и субъект управления последовательно выполняют следующие функции: планирование, органи­зацию, регулирование, учёт, контроль и анализ. Аббревиатура этих слов выглядит как «ПОРУКА». Отталкиваясь от этого слова, легко вспомнить последовательность функций управления.

Названные функции свойственны и всему циклу функционирования библиотечного фонда, и отдельным его слагаемым (процессам, этапам, операциям ит. д.).

Функция планирования. В основе функционирования библиотечно­го фонда лежат планы его развития.

План —это заранее намеченная на определённый период работа с указа­нием её цели, содержания, объёма, методов, последовательности, сро­ков выполнения. Задача планирования — обеспечить целесообразное, целенаправленное, динамичное, поэтапное, сбалансированное развитие фонда.

Под планы динамики библиотечного фонда подстраивают и планы про­изводственной деятельности фондиста. Они свидетельствуют о наличии рациональной последовательности действий фондиста. План представля­ет собой перечень мероприятий, указание сроков и последовательно­сти их выполнения, а также ответственных исполнителей.

Реальность планов зависит от того, насколько в них учтены ведущие тенденции в издании и распределении документов, их востребованность пользователями библиотек в близком и отдалённом будущем. Поэтому реализации всех управленческих функций предшествует прогнозирова­ние развития библиотечного фонда. В связи с бурным ростом системы до- кументивных коммуникаций, появлением всё новых видов документов, развитием автоматизированных библиотечных систем прогнозированию придаётся всё большее значение.

Прогнозирование

Функция прогнозирования обеспечивает научное предвидение будущего состояния библиотечного фонда благодаря выявлению тенденций и за­кономерностей общественного развития, динамики информационных технологий, возможной эволюции самой библиотеки и её фонда.

В подавляющем большинстве современных прогнозов (более трети) стремятся определить будущее использование фонда. Пытаются предо­пределить также (по убывающей частоте прогнозов): величину фонда, площади для его содержания, изменение структуры и состава фонда, но­вые технологии его комплектования, обработки, хранения. Большое вни­мание уделяют также предвосхищению сведений о грядущем изменении характера и величины спроса на документы библиотечного фонда. В свя­зи с этим прогнозируют и исходные данные, определяющие экономиче­ские, материальные и трудовые параметры. В поле зрения прогнозистов находятся также (по убывающей): профиль фонда, объём списания мало­используемых документов, финансовые затраты, тенденции обновления средств обработки и хранения библиотечного фонда, площади фондохра- нения и многие другие.

Предметом прогнозирования является, как правило, верхний уровень би­блиотечного фонда, т. е. фонд страны в целом, фонд отдельных систем и се­тей, и в особенности динамика его объёма и использования, внешние и вну­трибиблиотечные факторы, влияющие на развитие библиотечного фонда.

Прогнозированием развития фонда чаще всего занимается высший эше­лон управления библиотечным фондом — исследователи и методисты.

Возможно и краткосрочное прогнозирование, особенно по отношению к будущему читательскому спросу. Провести его под силу уже библиотеке средней мощности.

Точность прогнозов, как правило, убывает в зависимости от длительности сроков, на которые их составляют. В настоящее время известно свыше ста методов прогнозирования.

Прогнозы периодически повторяют, делая поправку на свершившиеся факты и появление новых тенденций. Работе по прогнозированию функ­ционирования библиотечных фондов пока недостаёт планомерности, полноты охвата существенных факторов, широты спектра применяемых методов.

Планирование

На основе прогнозов и/или программ составляют планы, которые, в от­личие от прогнозов, имеют директивный характер и обязательны для ис­полнения.

Функция планирования занимает стержневое место в процессе управле­ния, поскольку строго регламентирует всю деятельность по функциониро­ванию библиотечного фонда, ориентируя её на реализацию поставленных задач. Планы выстраивают, опираясь на ожидаемое состояние внешней среды, на свои сильные стороны и возможности. Планируют наиболее важные параметры, чрезмерная детализация планам противопоказана: предусмотреть всё, тем более в условиях динамично меняющихся реалий повседневной жизни, невозможно, излишне детализированный план ско­вывает инициативу фондиста, неоправданно формализует его деятель­ность.

Для объекта управления — библиотечного фонда — силу плана имеет модель фонда. Неслучайно в обиходе её называют тематическим, тематико-типологическим и т. п. планом комплектования.

Субъект управления — отдельные сотрудники, секторы, отделы — обычно составляют пятилетний (перспективный) и годовой (текущий) планы своей работы. Эти планы входят на правах составных частей в соот­ветствующие планы работы всей библиотеки. Годовые планы могут быть дифференцированы по полугодиям и кварталам.

Поскольку каждое структурное подразделение реализует собственную цель по функционированию библиотечного фонда, каждое из них разра­батывает и реализует собственный план. Планы отдела, сектора, группы детализируют применительно к каждому сотруднику, давая ему задание на месяц вперед. Планируют чаще всего количественные показатели и ве­личины.

Все процессы функционирования библиотечного фонда находят отраже­ние в оперативных (годовых) и перспективных планах работы отделов комплектования, обработки, хранения.

В этих планах намечают поквартальное или годовое распределение средств на приобретение (по источникам получения документов, по под- фондам библиотеки), переплёт, ремонт, реставрацию документов фонда, распределение финансовых средств и т. д. Планируют и объёмы выбытия или перемещения документов на другие уровни хранения. В соответствии с движением фонда заблаговременно намечают необходимые площади и месторасположение хранения будущих поступлений.

Планы подкрепляют вспомогательным рабочим аппаратом: картотека­ми требуемых, заказанных и полученных документов, учётной докумен­тацией и другими формами. Исходя из объёма работы по функционирова­нию библиотечного фонда определяют количество сотрудников каждого отдела и их квалификацию, алгоритм выполнения технологических про­цессов.

Планы различаются сроками исполнения. Для достижения долгосроч­ных целей разрабатывают стратегические планы. Среднесрочные цели, как правило, реализуют в виде целевых программ (проектов). Обеспечить достижение краткосрочных целей призваны текущие (оперативные) пла­ны — годовые, квартальные, месячные, недельные и ежедневные. Недель­ные и ежедневные планы допустимо в письменной форме не фиксировать и у вышестоящего руководителя не утверждать, поскольку они представ­ляют собой всего лишь детализацию оперативного плана.

Промежуточное положение между стратегическим и текущим плани­рованием занимает программно-целевое, или проектное планирование. По срокам реализации такие планы относятся к среднесрочным и рассчита­ны, как правило, на 2-3 года. К этой группе планов относятся целевые ком­плексные программы, некоммерческие проекты и бизнес-планы.

Итак, существует целый комплекс разнообразных планов, определя­ющих порядок действий фондистов, чтобы организовать их труд и иметь возможность проконтролировать выполнение заданий. Планы регулярно пересматривают и с учётом меняющихся обстоятельств вносят в них кор­рективы.

Организация

Организация как функция управления имеет целью обеспечить слажен­ность действий фондистов, упорядочить элементы библиотечной техно­логии.

Для этого рационально разделяют труд фондистов, своевременно и в достаточном объёме снабжают их оборудованием и расходными мате­риалами, используют передовые технологии.

Для успешного осуществления управления формируют организацион­ную структуру — совокупность фондовых подразделений, находящихся в состоянии взаимосвязи и соподчинения, наделённых соответствующи­ми правами и обязанностями. Организация — настолько важный про­цесс в любом виде деятельности, что её зачастую рассматривают отдельно от управления, связывая в два хотя и взаимосвязанных, но всё же самосто­ятельных процесса — «организация и управление».

Технологические процессы функционирования библиотечного фонда (и по их количеству, и по трудоёмкости) составляют самую значительную долю —-около трети — всех производственных процессов библиотеки. От­сюда видно, насколько важно правильно организовать этот процесс.

Организация управления библиотечного фонда также по-разному про­является в отношении к его объекту и субъекту.

С производственной точки зрения организация библиотечного фон­да как объекта управления — это совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое. Этот вид организации именуется в данном случае как технология функциониро­вания библиотечного фонда. Под организацией библиотечного фонда по­нимают и его структурное состояние, т. е. результат такого упорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую из взаимодействующих автономных частей и обусловленную её внутренним строением. С этой точки зрения организация фонда — это форма его существования, вну­тренняя структура; это его архитектура, его анатомическое строение.

Организация противостоит энтропии, т. е. неупорядоченности, хаотич­ному набору документов. Организация обеспечивает само существование библиотечного фонда. Степень организации фонда свидетельствует о тес­ноте субординационных и координационных связей между элементами библиотечного фонда, с одной стороны, и между библиотечным фондом и пользователями (что проявляется в использовании ими библиотечного фонда) — с другой.

Значение организации библиотечного фонда состоит в том, что от неё зависят удовлетворение запросов читателей и сохранность документов.

В результате организации обеспечивается важнейший признак фонда — его готовность к использованию. Суть организационной функции управ­ления состоит в постоянном приведении фонда в соответствие с меняю­щимися требованиями к нему.

Ранее понятие «организация библиотечного фонда» связывали лишь с частью процессов, составляющих функционирование библиотечного фонда: его учётом, обработкой, размещением и хранением. Такое пред­ставление неполно: ведь организуют также и моделирование, и комплек­тование, и учёт, и остальные процессы функционирования библиотечного фонда.

С точки зрения субъекта управления, организация — это упорядочение деятельности по функционированию документного фонда, в ходе кото­рого определяют, какие группы сотрудников при помощи каких ресурсов будут выполнять запланированные виды работ.

Между сотрудниками распределяют ответственность за выполнение процесса в целом (руководитель процесса) и за каждый его этап или опе­рацию. Ответственный — это тот единственный сотрудник, который от­вечает за своевременное и качественное выполнение данной операции или этапа. Исполнитель - сотрудник или сотрудники, который (которые) непо­средственно осуществляет (осуществляют) данную операцию. Возможны ситуации, когда ответственный одновременно является и исполнителем.

Распределение работ и функций между сотрудниками, занятыми от­дельными частями технологического цикла функционирования библио­течного фонда, достигается построением организационной структуры, или структуры управления. Рабочие места объединяют в логичные производ­ственные единицы — структурные подразделения библиотеки. За ними закрепляют набор производственных функций. В таких подразделениях выполняют сразу несколько процессов применительно к специфическому подфонду. Так функционируют, например, отдел редких изданий, отдел или сектор формирования фондов на иностранных языках. Такие отделы пред­ставляют собой, по сути дела, библиотеку в библиотеке.

Организованность, упорядоченность труда фондистов достигается раз­делением труда, при котором выделяют и обособляют подразделения, отве­чающие за один или несколько технологических процессов функциониро­вания библиотечного фонда (отделы, секторы, группы — комплектования, обработки, хранения, организации и использования фонда и т. п.). Внутри подразделений каждому сотруднику поручают, в соответствии с его ква­лификацией и психофизиологическими характеристиками, выполнение нескольких операций. Такое распределение функций обеспечивает специ­ализацию, координацию, кооперацию и концентрацию трудовых усилий по организации технологии функционирования библиотечного фонда. Дифференциация создаёт навыки в осуществлении повторяющихся операций и углубляет квалификацию сотрудников. Простейшие техни­ческие, монотонные операции поручают рядовым исполнителям. Логи­ческие операции требуют более высокой квалификации, а творческую, новаторскую деятельность поручают самым высококлассным специ­алистам с соответствующими знаниями, способностями и задатками.

При расчётах потребной численности персонала, занятого выполнени­ем той или иной технологической операции, руководствуются «Типовы­ми нормами времени на работы, выполняемые в библиотеках» и, при не­обходимости, «Нормативами времени на работы по научно-технической информации». При отсутствии или неприемлемости типовых норм их корректируют или рассчитывают самостоятельно, учитывая особенности технологического процесса.

Реализация рассматриваемой функции достигается и научной организаци­ей труда. Она основывается на достижениях библиотековедения, передовом опыте, позволяет наиболее эффективно использовать трудовременные ре­сурсы, способствует полному и оперативному обслуживанию пользователей при одновременном обеспечении сохранности фонда и здоровья фондистов.

Таким образом, основной задачей организационной структуры являет­ся упорядочение взаимодействий в процессе производственной деятельно­сти по функционированию библиотечного фонда.

Регулирование

Слово регулирование происходит от латинского regula — «норма, правило».

Регулирование как функция управления предполагает приведение проте­кающего процесса в соответствие с выработанными для него правовыми средствами для его упорядочения и стабильного прогрессивного развития.

С точки зрения кибернетики, регулирование представляет собой об­ратную связь в системе управления.

Цель регулирования — обеспечить нормальное протекание технологиче­ских, обеспечивающих и управленческих процессов и взаимодействий; устранить отклонения от выработанной технологии и исключить повторе­ние сбоев в будущем.

По отношению к объекту управления, т. е. библиотечному фонду, регу­лирующая функция заключается в измерении выходных параметров функ­ционирования библиотечного фонда, сравнении полученных результатов с эталоном (моделью фонда) и последующем управляющем воздействии на вход системы с целью корректировки заданного режима её работы. Эту функцию выполняют в основном процессы первичного и вторичного от­бора документов, перемещение и перестановка фонда, перевод документов на иной уровень хранения. Перечисленные процессы и операции сопрово­ждаются переучётом фонда, рекомплектованием, реорганизацией фонда, уточнением его модели.

Регулирование функционирования библиотечного фонда состоит в определении дальнейшей участи находящихся в нём документов: какие из них следует оставить для последующего использования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, какими следует доуком­плектовать фонд. В зависимости от принятого решения прибегают — по отношению к последовательности процессов функционирования библио­течного фонда - к статичным, поступательным, поступательно-возврат­ным и возвратным мерам. В результате регулирования уточняют также профиль библиотечного фонда, перспективы его функционирования.

Применительно к субъекту управления, т. е. фондисту, регулирующая функция сводится к координации и субординации действий фондистов по функционированию библиотечного фонда. По сути дела, выработка управляющих решений и вытекающих из них команд исполнителям и со­ставляет самую суть управления.

В роли управляющих воздействий выступают устные или письменные распоряжения, приказания, приказы, решения, обращения, постановле­ния, принимаемые руководителями разного ранга — от заведующих секто­рами до директора библиотеки, а также коллегиальными органами управ­ления — советами библиотеки, советами по комплектованию и т. д.

Учёт

Управление может быть действенным, если строится на непрерывном получении полной и достоверной информации обо всём, что происходит во вверенном управленцу структурном подразделении. Чтобы получать такую информацию, налаживают учёт данных, необходимых для управления.

Учётная функция означает получение, обработку, анализ, систематиза­цию и обобщение сведений о ходе реализации управленческих решений.

Учёту подлежит всё, что так или иначе связано с функционированием библиотечного фонда. Это финансовые траты на ведение фонда, поступле­ние и выбытие документов, трудовая дисциплина фондистов, состояние психологического микроклимата в коллективе, прохождение документов в процессе их обработки, передачи в другие структурные подразделения, выдачи пользователям и получении от них, возвратной расстановке.

С позиции субъекта управления учёт представляет собой отражение количественных и качественных результатов труда на всех производствен­ных участках функционирования библиотечного фонда. Это означает, что учитывают работу каждого сотрудника, каждого сектора и отдела, зани­мающегося тем или иным технологическим процессом функционирования библиотечного фонда.

Полный учёт производимой работы позволяет в конце года подготовить отчёт о ней. Отчётность же служит важнейшим средством контроля и ана­лиза деятельности по функционированию библиотечного фонда. В современной управленческой литературе вместо термина «учёт» практикуют применение термина «Мониторинг». Суть дела от такой за­мены терминов остается прежней.

Контроль

Управляющие решения вырабатывают при постоянной оценке изме­нений, происходящих во внешней среде и в подсистемах управления би­блиотечным фондом. Иными словами, их основой служит сопоставление полученных результатов с намеченными целями. Оно возможно, если управляющая подсистема выполняет функцию постоянного контроля (фр. controle — «проверка») правильности, полноты действий исполнителей, а также того, в какой степени эти решения реализованы при функциониро­вании библиотечного фонда.

 

Фактически контроль тоже представляет собой обратную связь в систе­ме управления. Эта связь позволяет следить за продвижением к поставлен­ной цели и своевременно регулировать возникающие отклонения. Кроме того, контроль служит целесообразному расходованию ресурсов, посколь­ку предотвращает их порчу и хищение. Контроль направлен также и на проверку качества принятых управленческих решений — их целесообраз­ности, обоснованности, законности, соответствия установленным нормам и нормативам, подтверждает их выполнимость.

В небольших библиотеках заведующие лично наблюдают за ходом каж­дого вида деятельности и оперативно решают, какие изменения следует внести в сложившуюся ситуацию. В крупных библиотеках руководитель вынужден делегировать свои отдельные контрольные полномочия, созда­вая такую систему контроля, которая позволяла бы ему постоянно быть в курсе того, как осуществляется функционирование библиотечного фон­да и насколько слаженно функционируют связанные с ним структурные подразделения библиотеки.

Важно, чтобы контроль был непрерывным и охватывал все основные объекты управления. Его эффективность возрастает, если в нём участву­ют все фондисты.

К тому же каждый из них призван осуществлять самоконтроль. Он предупреждает возможные ошибки, а в случае их появления позволяет оперативно их выявить и устранить.

При разработке системы контроля важно найти разумный уровень кон­троля деятельности сотрудников. Слабый контроль или бесконтрольность расхолаживают персонал, воспринимаются как проявление безразлично­го отношения руководства к людям и их труду. В то же время его чрезмер­ность воспринимается как недоверие и порождает у работников несамо­стоятельность и иждивенчество.

В последние годы в связи с международными рекомендациями самое большое внимание уделяют контролю качества как результатов труда, так и самого этого труда. При этом для каждого контролируемого объекта су­ществуют свои критерии. Качество библиотечного фонда оценивают в про­цессе его использования потребителями; качество учёта документов — при проверке фонда, качество трудовой деятельности поверяют соблюдением технологической дисциплины, норм и нормативов труда, соответствия де­ятельности плану и т. д.

Информация о положении в контролируемой системе поступает к субъ­екту управления из различных источников. Одним из основных среди них являются отчётные документы, которые существуют именно для управлен­ческого контроля за деятельностью.

Отчёт — это составленные по установленной форме сведения о дея­тельности структурного подразделения за прошедший период с вывода­ми и предложениями.

Структура отчёта приближена к структуре соответствующих текущих планов, что позволяет контролировать их выполнение и обеспечить пра­вильность планирования на последующий период. Наиболее важный сре­ди отчётов — годовой.

Другой важный источник получения информации о состоянии и про­блемах в организации представляют собой служебные информационно-справочные документы. Эта контрольная информация оформляется в виде аналитических, служебных и объяснительных записок, справок, сводок, актов, протоколов, предложений, заключений, представлений, отзывов, заявлений, служебных писем.

Для объекта управления наиболее распространённой формой такого контроля является статистика книговыдач и отказов.

На всех участках технологической цепочки функционирования библио­течного фонда контролируют производственную деятельность субъекта управления, т. е. фондистов. Контроль профессионального потенциала кадров осуществляют путём периодической (обычно с пятилетним ин­тервалом) переаттестации, конкурсов профессионального мастерства, тестирования и в иных формах.

Анализ

Последняя, также важная функция управления библиотечным фон­дом — анализ (от греч. analysis — «разложение») информации, поступа­ющей от всех структурных звеньев системы управления фондом, т. е. её подсистем и связей. Анализируют также своевременность и правильность осуществления всех функций управления, включая самую функцию ана­лиза. Он призван выявить сущность и источники возникающих проблем и обосновать выбор лучших вариантов их решений.

Анализ объекта управления, т. е. библиотечного фонда, представляет собой изучение задач библиотеки, состава и интересов её пользователей, состояния и использования библиотечного фонда. Формирование и ис­пользование библиотечного фонда в определяющей мере зависит от того, насколько он изучен библиотекарем. Анализу подлежит весь фонд отдель­ной библиотеки, любая его составная часть фонда или фонд группы биб­лиотек, библиотечной системы и сети.

Анализ пользования библиотечным фондом. Выяснить, как би­блиотечный фонд выполняет стоящую перед ним цель, позволяет анализ его использования (эксплуатации) теми, для кого он предназначен. Из­учение фонда в этом аспекте — это одновременно и изучение информа­ционных потребностей пользователей. Фондист ежедневно убеждается в справедливости латинской пословицы: «Pro captu lectoris habent suafata libelli» («Оценка читателя книгам судьбу назначает»). Таким образом, сведения об использовании тоже выполняют функцию обратной связи. Поскольку фонд предназначен для пользователей, требуется иметь пол­ное представление об их составе и информационных потребностях.

Потребности выражаются в запросах на документ. В настоящее время теоретическая разработка понятия «запрос» ещё крайне недостаточна.